AG ELECTRÓNICA S.A. DE C.V.

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1 MANEJO DE EFECTIVO Página 1 de 12 Emitido por: Áreas de aplicación Coordinación de Mejora Continua Ventas y Desarrollo de Nuevos Negocios. Distribución Cajeros Áreas de recepción de documentación Contenido Coordinador de Desarrollo de Nuevos Negocios Procedimiento de Manejo de efectivo Representante de Ventas-cajeros tiendas locales. Gerente de Ventas

2 MANEJO DE EFECTIVO Página 2 de JUSTIFICACIÓN Este procedimiento, surge de la necesidad de tener un mejor control sobre el efectivo que ingresa en al empresa. 2. OBJETIVO Establecer los controles necesarios para evitar problemas en el manejo de efectivo en las diferentes áreas que tengan contacto con éste. 3. ALCANCE Área de caja y Tesorería. 4. REFERENCIAS Procedimiento PR-VT-CAJ-04 Procedimiento de diferencia en corte de caja 5. DEFINICIONES 5.1. Arqueo de efectivo. Verificación periódica de las existencias en efectivo que se realiza por el área de Auditoría Interna Corte de caja. Consiste en el análisis de las transacciones del cobro en caja, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se han registrado todos los pagos recibidos y por tanto el saldo que arroja el sistema, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja Morralla. Monto de efectivo disponible en monedas fraccionarias y billetes de baja denominación. 6. RESPONSABILIDADES Cajero / Cajero vendedor. Quien será el encargado de realizar los procedimientos de recibo, conteo y envío de dinero al área de Tesorería Tesorería. Quién deberá verificar que el dinero recibido en el área cumple con las especificaciones dadas para éste procedimiento.

3 MANEJO DE EFECTIVO Página 3 de PROCEDIMIENTO 7.1. Entrega fondo de morralla El área de tesorería entregará al cajero titular la cantidad de $2, en monedas y billetes de varias denominaciones, y se firmara un vale de recibo de efectivo, siendo responsabilidad del cajero ese monto por todo el tiempo que labore en esa área. El vale quedará a resguardo del Coordinador Administrativo Operativo Éste formato será devuelto por el área de Tesorería al cajero a cambio de la devolución del dinero, cuando deje de cumplir con las funciones de éste puesto o se ausente por causa diferente a los días de descanso habituales Solicitud de morralla El cajero solicitará personalmente al área de Tesorería la morralla con la frecuencia que considere necesario, dependiendo la operación del día, el cambio será por monedas fraccionarias y billetes de baja denominación 7.3. Envío de efectivo a Tesorería. Durante el transcurso del día el cajero deberá hacer envíos de efectivo al área de tesorería, a fin de evitar la acumulación del dinero en su caja. Éstos envíos serán hechos cada 2 hrs. o cada que haya un monto en efectivo de $10, MN o mayor, siguiendo el siguiente procedimiento: Contar el efectivo Registrar en formato de entrega de efectivo Anexo A Elaborar un paquete sellado con el dinero y el formato de entrega de efectivo Enviar paquete al área de tesorería por sistema neumático Tesorería deberá verificar que el monto marcando en el formato de entrega de efectivo con el efectivo enviado en el paquete Si el monto no coincide Si el monto es mayor; tesorería deberá notificar faltante al cajero y solicitar arqueo Se realiza un arqueo rápido Revisar con el cajero y anotar la cantidad correcta en el vale Si el monto es menor se notifica el sobrante al cajero Se corrige el formato anotando cantidad correcta Si el monto coincide, Tesorería deberá firmar el formato de entrega de efectivo y devolver al área de cajas, a su vez anotar en le formato ANEXO B El formato deberá ser usado durante la jornada laboral del cajero, cada que se haga un envió de efectivo a Tesorería.

4 MANEJO DE EFECTIVO Página 4 de Control de efectivo. Durante el transcurso del día se verifica en el Software de caja el efectivo ingresado y se compara contra el vale que el área de tesorería tiene, de ésta forma modo se controla el efectivo en tienda Resguardo de Valores. El efectivo recibido de tiendas debe ser depositado en la caja fuerte, para su posterior enfajillado Corte de Caja. El corte de caja deberá hacerse al final de la jornada laboral de cada cajero Realizar corte de terminal Punto de Venta Separar facturas por tipo de pago Verificar total de pagos en software Reporte Verificar documentación de cobros con tarjeta de crédito/débito (copia rosa de orden de surtido, baucher de pago firmado por el cliente) y cuadrar con total en Reporte Verificar documentación de cobros con cheque (cheque firmado y orden de surtido)y cuadrar con total en Reporte Verificar documentación de cobros a crédito (factura y ticket) y cuadrar con total en Reporte Verificar documentación de cobros con depósito bancario que estén confirmados (orden de surtido, ticket y relación de depósitos) y cuadrar con total en Reporte Verificar documentación de pagos por Internet (tickets) y cuadrar con total en Reporte Acomodar facturas por tipo de pago y en orden numérico Sellar facturas con el sello correspondiente al tipo de cobro Anexar corte de terminal a documentación Anexar control de bajas a documentación Entregar documentación completa al área de Tesorería, junto con la diferencia de efectivo generada después del último envío de efectivo Arqueo de caja. El arqueo de caja será llevado a cabo por el Gerente de Auditoría Interna, de manera sorpresiva una vez por mes o a solicitud del área de caja cuando sea necesario, usando el formato RG-AI-GAI-01 Arqueo de caja, de acuerdo al siguiente procedimiento Contar fondo fijo (morralla $ MN) y separar del resto del efectivo Contar cantidad de billetes y monedas por denominación y calcular total de efectivo contado Sumar envíos de efectivo a tesorería de acuerdo al formato de entrega de efectivo firmado durante el día Obtener total de efectivo en caja.

5 MANEJO DE EFECTIVO Página 5 de Comparar contra efectivo de la venta del día que reporta el programa de cajas Si existe alguna diferencia, se deberá actuar conforme a lo establecido en el procedimiento PR-VT-CAJ-04 Diferencia en el corte de caja Solicitar firma al cajero del formato de arqueo de caja RG-AI-GAI-01, anotando fecha, nombre del cajero primer factura y ultima factura del día Finalmente el auditor interno firma para validar el documento.

6 MANEJO DE EFECTIVO Página 6 de 12 8 ANEXOS A. Formato de envío de efectivo B. Vale de recibo de efectivo

7 MANEJO DE EFECTIVO Página 7 de 12 C. FORMATO DE ARQUEO DE CAJA

8 MANEJO DE EFECTIVO Página 8 de 12 D. DIAGRAMA DE FLUJO DE ENVIO DE EFECTIVO Cajero Tesorería Contar el efetivo. Efectivo > $ ? Registrar monto a enviar en formato de envío de efectivo Elaborar paquete sellado con dinero y formato de envío de efectivo. Enviar paquete al área de Tesorería. Verificar monto en efectivo vs cantidad marcada en formato Coincide efectivo con cantidad marcada en formato? Monto en formato mayor a efectivo? Notificar faltante a cajero y solicitar arqueo Notificar sobrante a cajero Realizar arqueo rápido Corregir formato anotando cantidad correcta Firmar de recibido en el formato de envío de efectivo Enviar formato firmado al área de caja Arqueo de caja

9 MANEJO DE EFECTIVO Página 9 de 12 E. DIAGRAMA DE FLUJO DE ARQUEO DE CAJA Cajero Verificar total de efectivo en reporte Contar efectivo Efectivo en caja coincide con total en reporte Firmar de Conformidad en formato de envío de efectivo Arqueo de efectivo para corte de caja Faltantes/ sobrantes

10 MANEJO DE EFECTIVO Página 10 de 12 F. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE CORTE DE CAJA Cajero Cobro de último consecutivo Arqueo de efectivo Realizar corte de terminal Punto de venta Separar facturas por tipo de pago Verificar total de pagos en software Reporte Verificar documentación de los diferentes tipos de pago Documentación completa? Cuadrar pagos con total en Reporte Coinciden los pagos físicos con los de Reporte? Arqueo de efectivo para corte de caja Bajas para corte de caja Acomodar facturas en orden numérico Sellar facturas Anexar corte de terminal a documentación Entregar documentación completa a Tesorería Tesorería

11 MANEJO DE EFECTIVO Página 11 de 12 G. DIAGRAMA DE FLUO DE PROCESO DE AUDITORÍA Gerente de Auditoría Auditoría Contar fondo fijo (morralla) Contar total de monedas y billetes por denominación Obtener total en efectivo Sumar envíos de efectivo a Tesorería Coincide con el efectivo registrado en sistema? Registrar en formato primera y última factura del día Diferencias de efectivo Solicitar a cajero firma de formato de arqueo de caja Firmar formato Archivar formato FIN

12 MANEJO DE EFECTIVO Página 12 de 12 9 REVIONES DEL DOCUMENTO. Revisión Revisión Fecha Descripción del cambio 0 02-agosto-2012 Emisión de documento Septiembre-2012 Corrección de numeración a todo el documento, quedando el 7.2 como 7.1, 7.3 como 7.2 sucesivamente. Se agrega texto a punto Desglose de proceso para verificar diferencias en el efectivo entregado a Tesorería Se sustituye termino Auditoría por el termino Arqueo de caja en puntos 7.6 y 5.1 Modificación en encabezado, àrea Tesorería

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