MANUAL ADMINISTRATIVO PARA USO DEL FONDO DE CAJA CHICA DE LA AMSCLAE.

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4 MANUAL ADMINISTRATIVO PARA USO DEL FONDO DE CAJA CHICA DE LA AMSCLAE. -AMSCLAE- CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1. Objeto. El presente Manual Administrativo tiene como fin normar el uso de los recursos financieros asignados mediante el Fondo de Caja Chica, con el propósito de dar certeza a las diversas operaciones que conlleva el uso de la misma, para atender pagos en efectivo por gastos menores, exclusivamente para fines y uso de la Entidad. Este fondo no podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores que excedan los límites establecidos en el presente Manual. Artículo 2. Monto Asignado. Se autoriza que con recursos del Fondo Rotativo Institucional, se disponga de un monto de CINCO MIL QUETZALES EXACTOS (Q 5,000.00) para ser utilizados como Fondo de Caja Chica el cual se autorizará cada período fiscal mediante resolución de la Dirección Ejecutiva. Artículo 3. Constitución y reintegro. El Cheque para la constitución del Fondo de Caja Chica deberá emitirse a nombre de la persona responsable. El mismo deberá ser reintegrado en su totalidad mediante efectivo y documentos de legítimo abono, obligatoriamente antes del 31 de diciembre de cada año o cuando así lo requiera la Autoridad Superior. Artículo4. Responsabilidad. El Fondo asignado para Caja Chica estará bajo la responsabilidad del Departamento Administrativo. El manejo y control de la Caja Chica se podrá delegar en la persona que a juicio del Jefe Administrativo lo considere conveniente, debiéndose hacer constar por medio de resolución de la Dirección Ejecutiva. La persona responsable, deberá caucionar la respectiva fianza de fidelidad y presentar ante la Contraloría General de Cuentas su Declaración Jurada Patrimonial conforme al Decreto (Ley de Probidad). Artículo 5. Valor de Caja chica. Se autorizan compras y/o pagos en efectivo hasta un máximo de QUINIENTOS QUETZALES (Q ) en una sola compra y/o pago de servicio. Artículo 6. Renglones de gasto autorizados. Únicamente podrán efectuarse compras y/o pagos que estén comprendidos en los renglones presupuestarios autorizados para el ejercicio fiscal vigente, de los grupos 1y 2 del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, con las excepciones siguiente: Renglones del grupo de gasto 1- SERVICIOS NO PERSONALES Subgrupo 15 Subgrupo 17 (Excepto el renglón 174) Subgrupo 18

5 CAPÍTULO II PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MEDIANTE FONDODE CAJA CHICA. Artículo 7. Vales de Caja Chica. Se entenderá como vale de Caja Chica, el documento por medio del cual se contrae una deuda u obligación a favor de la Caja Chica, y que respalda la recepción de una cantidad de dinero, para el pago de un servicio inmediato o la compra de materiales y suministros, solicitado por escrito por los departamentos y unidades de la Autoridad para el Manejo Sustentable de la Cuenca del Lago de Atitlán y su Entorno AMSCLAE El vale de Caja Chica, será de uso obligatorio y debe contener como mínimo la siguiente información: (Ver Anexo I) a) Identificación del documento como: VALE DE CAJA CHICA. b) Numeración correlativa incluyendo el año. c) Lugar y fecha de la entrega de los fondos. d) Monto del vale descrito en letras y números, sin borrones, tachones, enmiendas ni alteraciones. e) Destino que se le dará a los fondos. f) Nombre y firma de la persona que recibe los fondos. g) Visto Bueno del Jefe inmediato de la persona que recibe los fondos. Los empleados públicos que utilicen vales para el retiro de Fondo de Caja Chica quedan obligados a presentar, dentro de los cinco (5) días hábiles de la fecha de emitido el vale, los comprobantes respectivos y/o el reembolso del efectivo, si fuera necesario. En caso contrario, el encargado del manejo del Fondo de Caja Chica exigirá el reintegro inmediato de la totalidad de los fondos, asimismo se notificará por escrito al Subdirector Administrativo-Financiero y al Jefe del Departamento y/o unidad solicitante. No se autorizará la entrega de fondos de Caja Chica a favor del empleado que tenga vale vencido pendiente de liquidar. Ni se hará entrega de efectivo sin la utilización del formulario denominado VALE DE CAJA CHICA, que forma parte del anexo I. Artículo 8. Requisitos de los documentos. Los documentos de legítimo abono que se paguen con fondos de Caja Chica deben llenar los siguientes requisitos: a) Emitidos a nombre de: Autoridad para el Manejo Sustentable de la Cuenca del Lago de Atitlán y su Entorno o AMSCLAE. b) Que se anote en el mismo, el número de identificación tributaria de AMSCLAE: (NIT) c) Facturas originales. d) Indicar el régimen de pago del impuesto Sobre la Renta. (ISR) e) Detalle de los bienes y servicios adquiridos f) Valor total del gasto en letras y números. g) Sello y firma de cancelado por el proveedor. h) Cumplir con los requisitos legales establecidos por la SAT

6 i) Las facturas no deberán contener borrones, testados, tachones, alteraciones o enmiendas. j) Adjuntar recibo de cajas a las facturas cambiarias. k) Adjuntar listado de participantes cuando se realicen compras de alimentos en caso de reuniones oficiales. l) Agregar leyenda de PAGADO CON CAJA CHICA m) Formulario 1-H de Ingreso a Almacén. (Grupo 200 y 300) Las facturas que amparan las adquisiciones con recursos provenientes de Caja Chica, deberán estar justificadas en el reverso mediante razonamiento, firmadas y selladas, por el Jefe del Departamento y/o unidad que solicita la compra. Artículo 9. Otros documentos de soporte. Se autorizan los pagos respaldados con recibos o formas debidamente autorizados por la Superintendencia de Administración Tributaria-SAT- o por la Contraloría General de Cuentas de la Nación.-CGC- Artículo 10. Liquidación. Las liquidaciones del fondo de Caja Chica deberán elaborarse cuando la suma de los comprobantes de legítimo abono haya superado como mínimo el cincuenta por ciento (50%) del monto asignado o una vez al mes. Los gastos menores y urgentes necesarios para el funcionamiento de la Institución ejecutados a partir de enero de cada año y con fecha anterior a la aprobación del fondo de Caja Chica deberán registrarse, pagarse y reportarse en la primera liquidación del período fiscal. Artículo 11. Liquidación de Caja Chica. La persona encargada del manejo y control del fondo de Caja Chica deberá proceder a revisar detenidamente los comprobantes que respalden los pagos efectuados, para luego elaborar la liquidación que corresponda, la cual deberá llevar la siguiente información: a) Número de Liquidación b) Lugar y fecha de la liquidación. c) Numeración correlativa de los comprobantes. d) Fecha de la factura. e) Nombre del proveedor. f) NIT del proveedor. g) Concepto del Gasto. h) Serie, número y monto de la factura pagada. i) Renglón presupuestario que se afecta. j) Identificación del Departamento y/o unidad que efectuó la compra del bien o servicio. k) Monto total de la Liquidación. l) Efectivo disponible. Para el efecto, se deberá utilizar el formulario denominado LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA, que forma parte del presente manual y que consta en Anexo II. El mismo formulario que se elabora para la liquidación de Caja Chica, sirve para solicitar al Encargado de Tesorería el reembolso del fondo respectivo, conforme a los documentos de legítimo abono que la respaldan, dicho formulario deberá estar firmado y sellado por las siguientes personas:

7 1. Encargado del manejo y control del fondo de Caja Chica. 2. Jefe Financiero. 3. Subdirector Administrativo Financiero(a) Artículo 12. Revisión de la Liquidación. Es responsabilidad del Encargado de Tesorería del Departamento Financiero, recibir y efectuar una revisión exhaustiva a la liquidación, previamente a la emisión del cheque de reintegro. Artículo 13. Custodia de los Valores. La custodia del efectivo y los documentos que forman parte del fondo de Caja Chica, estará a cargo de la persona responsable de la misma. Artículo 14. Modificación del Fondo. La modificación del monto asignado para el manejo de la Caja Chica, podrá hacerse de acuerdo a las necesidades de la Autoridad para el Manejo Sustentable de la Cuenca del Lago de Atitlán y su Entorno AMSCLAE- y a la disponibilidad financiera. La Dirección Ejecutiva mediante resolución autorizará la modificación del monto asignado al fondo de Caja Chica, a solitud del Departamento Administrativo de conformidad con el artículo 2 del presente manual de procedimiento. Artículo 15. Manejo y Control. Los recursos de la Caja Chica deberán manejarse en forma independiente de los otros fondos de la Autoridad para el Manejo Sustentable de la Cuenca del Lago de Atitlán y su Entorno-AMSCLAE. El Jefe del Departamento Financiero podrá solicitar la integración de dicho fondo cuando lo considere necesario. Articulo 16. Habilitación y operación del libro para manejo de Caja Chica. Los movimientos diarios de la Caja Chica (ingresos y egresos) deben ser procesados oportunamente, con la finalidad que en cualquier momento se muestre el saldo correcto y con ello realizarlas programaciones correspondientes. El libro debe estar habilitado y autorizado por la Contraloría General de Cuentas, este no debe contener borrones, enmiendas o tachaduras debido a que puede ser objeto de reparo de parte de la Contraloría General de Cuentas. Los datos que debe contener como mínimo el libro de control de caja chicas son: a) Fecha, serie y número de la factura b) Nombre del proveedor c) Descripción de gastos e ingresos d) Egresos de saldo Artículo 17. Sobrantes y faltantes. Si al momento de una liquidación o arqueo, se determine fehacientemente que existe un excedente de efectivo se deberá depositar en la cuenta No Gobierno de la República Fondo Común, del Banco de Guatemala. En caso de faltante, éste deberá ser reintegrado de inmediato por la persona encargada del manejo y control del fondo de Caja Chica. Artículo 18. Prohibiciones. La persona responsable del manejo del fondo de Caja Chica, deberá actuar con independencia, para la fiel observancia de las normas del presente manual de procedimientos. Los recursos de Caja Chica no podrán utilizarse para cubrir gastos personales ni aquellos que no se encuentren regulados en el presente manual. Al momento de la

8 liquidación del fondo no serán aceptados como respaldo de los recursos de Caja Chica, los documentos que incumplan con los requisitos mínimos legales establecidos. Artículo 19. Casos no previstos. Los casos no contemplados en este manual, serán resueltos por la Dirección Ejecutiva. Artículo 20. Vigilancia. La Unidad de Auditoría Interna de la Autoridad para el Manejo Sustentable de la Cuenca del Lago de Atitlán y su Entorno AMSCLAE-, velará por la correcta aplicación del presente manual y realizará arqueos de fondos en cualquier momento que lo considere conveniente.

9 ANEXO No. I

10 Caja Chica Constituido Mediante Resolución Interna No. de fecha AUTORIDAD PARA EL MANEJO SUSTENTABLE DE LA CUENCA DEL LAGO DE ATITLÁN Y SU ENTORNO. -AMSCLAE- VALE CAJA CHICA No.XXX-AÑO DATOS GENERALES: Lugar y Fecha: Q. (Cantidad en Números). Cantidad en Letras: Concepto de Gastos: DATOS DEL SOLICITANTE: Nombres y Apellidos: Unidad o Sección: FIRMAS: Firma del Solicitante Firma del Jefe Inmediato REQUISITOS: 1. Nota de solicitud de Justificación del gasto. 2. El monto consignado deberá liquidarse en un máximo de 5 días hábiles de la fecha de emisión del vale y no se aceptara un segundo Vale sin antes haberse liquidado el primero. 3. Al liquidar este Vale deberá acompañarse por la factura a nombre de la AMSCLAE-, con número de Identificación Tributaria

11 ANEXO No. II

12 MANUAL ADMINISTRATIVO PARA USO DEL FONDO DE CAJA CHICA DE LA AMSCLAE. No. FACTURAS U OTROS SERIE No. AUTORIDAD PARA EL MANEJO SUSTENTABLE DE LA CUENCA DEL LAGO DE ATITLÁN Y SU ENTORNO - AMSCLAE - PRIMERA LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA HOJA 1 DE 1 FECHA NIT PROVEEDOR PROYECTO SOLICITANTE DESCRIPCIÓN RENGLÓN VALOR SALDO Saldo total del fondo de Constitución según cheque No. (+) Saldo anterior Lugar y fecha Liquidación: TOTAL: Q0.00 RESUMEN LIQUIDACIÓN FACTURAS PAGADAS PARA LIQUIDAR HOJA 1 DE 1 VALES EFECTIVO EN CAJA. TOTAL DEL FONDO CAJA CHICA. Q0.00 Q0.00 Q0.00 Nombre y Firma Encargado del Fondo. Nombre y Firma Jefe Financiero. Caja Chica Constituido Mediante Resolución Interna No. de fecha de Nombre y firma Vo.Bo. Sub-Director Administrativo Financiero