Fecha: 02/08/2012 Página 1 12

Transcripción

1 PROCEDIMIENTOS 1 12 PROCEDIMIENTOS DEL FONDO DE GASTOS DE VIAJES, Y

2 PROCEDIMIENTOS 2 12 INTRODUCCION El propósito del presente Manual, es definir las Políticas, Normas y Procedimientos para el Control Interno de los recursos financieros asignados para el Fondo de Gastos de Viajes, Fletes y Auxilio Vial. La creación y/o establecimiento del Fondo de Gastos de Viajes, Fletes y Auxilio Vial, obedece al análisis previo de las necesidades generales que se presentan de manera imprevista cuando sucede cualquier eventualidad relacionada con el servicio de transporte, ameritándose resolver las situaciones sin perdida de tiempo a fin de garantizar el estado de la carga de la mercancía que presta la empresa a los clientes, siendo esta responsabilidad de acción y de respuesta rápida específicamente de la Gerencia de operaciones por lo cual su aprobación será en el mas Alto Nivel de la Organización, siendo manejado este Fondo por el Custodio quien ejercerá la responsabilidad directa del mismo. Por lo expuesto anteriormente se hace imprescindible un riguroso control, que evite el desorden Administrativo y Financiero, el uso indebido del mismo y la ausencia de responsabilidades en la Custodia y Manejo y rendición de cuenta de este Fondo.

3 PROCEDIMIENTOS 3 12 El Presente Manual se ha estructurado de la siguiente manera: CAPITULO I ASPECTOS GENERALES 1.1. OBJETIVO 1.2. ALCANCE 1.3. BASE LEGAL CAPITULO II DE LAS NORMAS GENERALES CAPITULO III DE LOS GASTOS DE VIAJES PERMITIDOS EN EL FONDO DE CAPITULO IV DE LAS NORMAS ESPECÍFICAS 1.4. DE LAS NORMAS ESPECIFICAS PARA EL PROCEDIMIENTO DE LA SOLICITUD DE GASTOS DE DE LAS NORMAS ESPECIFICAS DE CUSTODIO DEL FONDO CAPITULO V DEL PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA LA SOLICITUD DE LOS GASTOS DE ANEXOS.

4 PROCEDIMIENTOS 4 12 CAPITULO I ASPECTOS GENERALES 1. OBJETIVO El presente Manual de Normas y Procedimientos de Control Interno ha sido elaborado con la finalidad de establecer la apertura anual de un fondo que permita cubrir los gastos por conceptos de viajes, fletes y auxilio vial que se presenten de manera imprevista en la realización diaria de la prestación del servicio de transporte a los clientes, de manera tal que facilite la solución inmediata del problema o incidente presentado, para garantizar la continuidad de la entrega de la mercancía de manera oportuna. 2. ALCANCE El presente Manual es de estricto cumplimiento para las Gerencias, pendencias o Unidades que tengan participación directa o indirecta en la ejecución de la prestación del servicio de transporte que realiza la empresa a sus clientes. 3. BASE LEGAL Constitución de la República Bolivariana de Venezuela Ley Orgánica de la Administración Pública (Gaceta Oficial N del 17/10/2001). Ley Orgánica del Trabajo, (Gaceta Oficial N , Extraordinario del 19 de junio de 1997). Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica. (Gaceta Oficial N del 17/12/2001 Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. (Gaceta

5 PROCEDIMIENTOS 5 12 Oficial N del 11/04/2007). Ley Orgánica del Trabajo. (Gaceta Oficial Extraordinario N de fecha 19/06/1997 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. (Gaceta Oficial Extraordinario N 2819 del 01/06/1981). Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo. Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República. (Gaceta Oficial Nº 5554 de fecha 13 de Noviembre de 2001). Ley Contra la Corrupción (Gaceta Oficial Nº 5637 extraordinaria de fecha 07 de abril de 2003). Reglamento Parcial N 1, 2, 3 y 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Código de Comercio. Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado. Providencia Administrativa sobre las obligaciones que deben cumplir los Contribuyentes Ordinarios del impuesto al Valor Agregado. Código Orgánico Tributario Venezolano. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica. (Gaceta Oficial Extraordinario N del 27/12/1996). Normas Generales de Control Interno dictadas por la Contraloría General de la Republica. (Gaceta Oficial N de fecha 17/06/1997). Normas Generales de Contabilidad del Sector Público. Gaceta Oficial N del 04/12/1996. Ley de Estatutos de la Función Pública. (Gaceta Oficial N del 06/09/2002).

6 PROCEDIMIENTOS 6 12 CAPITULO II DE LAS NORMAS GENERALES 1.- La apertura del Fondo de Gastos de Viajes, Fletes y Auxilio Vial se efectuara previa exposición de motivos por parte de la Gerencia de Administración y Finanzas, con la autorización de la Junta Directiva al inicio de cada Ejercicio Económico. 2.- El monto estimado para dar inicio al Fondo será calculado tomando en cuenta el costo de los repuestos, la mano de obra en carretera, el costo del pasaje y costo estimado de los imprevistos de carretera mas comunes que se hayan presentado en el año anterior, el mismo no podrá exceder de 55 unidades tributarias. 3.- Este Fondo solo podrá ser destinado para los Gastos de Viajes, Fletes y los Gastos de Auxilio Vial y Multas. 4.- La Gerencia de Administración y Finanzas podrá solicitar la disminución o el aumento del Fondo para Gastos de Fletes y Auxilio Vial, de acuerdo a las necesidades y requerimientos de la Gerencia de Operaciones, en base a la Planificación de los servicios de Transporte a realizar, debiendo presentar Exposición de Motivos que lo justifique, el cual será autorizado por la Junta Directiva. 5.- La Gerencia de Administración y Finanzas deberá realizar el análisis del uso del Fondo cuando lo estime conveniente, mínimo de cuatro (04) veces al año, e informara a la Presidencia de los gastos incurridos y pagados a través de este Fondo, así como también del cumplimiento de las Normas y Procedimientos aquí establecidos.

7 PROCEDIMIENTOS La empresa suministrara el medio adecuado para el resguardo del Fondo. 7.- La Gerencia de Administración y Finanzas deberá efectuar arqueos al Fondo con la frecuencia que considere conveniente e igualmente hará reposición del Fondo una vez agotado el 75 % del mismo. 8.- La Gerencia de Administración y Finanzas dependiendo de la disponibilidad realizara el cierre del Fondo al finalizar el Ejercicio Fiscal. 9.- Toda cancelación o pago de gastos efectuados con cargo a este fondo debe rendirse ajustada al Manual de Normas y Procedimiento para el manejo de caja chica y de la Emisión de Pagos y Rendición de Cuentas, No se cambiaran cheques, ni se efectuaran Pagos de Viáticos, ni se harán Prestamos Personales, con cargo a este Fondo Pasados veinte (20) días, a juicio de la Gerencia de Gestión Administrativa, sin que el beneficiario del efectivo (recibido del fondo), haya presentado la rendición del respectivo gasto, le será descontado de la nomina en un solo debito el total del fondo entregado La Gerencia de Operaciones será la responsable ante la empresa de la rendición de cuenta del gasto, de los fondos o recursos financieros que haya recibido la gerencia a su cargo Todos los soportes ( facturas ) deben presentarse en original y con los siguientes datos: RIF y NIT de la empresa que presta el servicio, identificación de la empresa, fecha, detalle del servicio o compra, monto a pagar en Bolívares, etc.

8 PROCEDIMIENTOS 8 12 CAPITULO III GASTOS DE VIAJES PERMITIDOS EN EL FONDO DE. 1.- Hospedajes a Nivel Nacional. 2.- Pagos de custodios de las mercancías y/o alimentos que sufran daños ocasionados por accidentes viales. 3.- El Pago de Peajes que se presenten en el traslado de la mercancía y/o alimentos a Nivel Nacional. 4.- Gastos menores por compra de repuestos tales como Cauchos, Partes y Piezas Mecánicas etc. 5.- La mano de Obra de los Trabajadores Mecánicos. 6.- Gastos de Grúas. 7.- Otros gastos no especificados anteriormente 8.-Pago de Caleta (de carga y descarga). 9.- Pago de Servicio de custodio de mercancías en caso de accidentes. 10.-Compras de insumos para la protección y salvaguarda de las unidades de transporte y carga, tales como: cadenas, lanas, encerados, ganchos, perno y otros.

9 PROCEDIMIENTOS Pago de Traslados a Nivel Nacional del personal involucrado en la salvaguarda, protección traslado de mercancías en caso de accidentes Compras de insumos médicos para la protección y salvaguarda de personas en caso de accidentes Pago de Estacionamientos en caso de contingencia y el traslado de la mercancía y/o alimentos a Nivel Nacional Pago de Estacionamientos necesarios que se presenten en el traslado de la mercancía y/o alimentos a Nivel Nacional Pago de Combustibles y lubricantes necesarios para el desarrollo de la efectividad de las operaciones del traslado de la mercancía y/o alimentos a Nivel Nacional Gastos de Alimentación para el personal de apoyo en caso de contingencia y traslado de la mercancía y/o alimentos a Nivel Nacional.

10 PROCEDIMIENTOS CAPITULO IV: DE LAS NORMAS ESPECÍFICAS A.- NORMAS ESPECÍFICAS DEL PROCEDIMIENTO DE LA SOLICITUD DE GASTOS DE. 1. La Gerencia de operaciones, solicitara a las gerencias plantas,, departamento o cualquier unidad involucradas por vía mas expedita todos los detalles necesarios para que la Gerencia de operaciones tome las acciones necesarias y urgentes para la solución del problema presentado. 2. La Gerencia de operaciones recibirá las solicitudes de cancelación de los gastos que por los conceptos antes señalados le sean presentados, verificando que los soportes estén ajustados a la normativa legal vigente, ordenándole al custodio del fondo la cancelación del gasto. 3. La Unidad de Planificación y Presupuesto recibirá la Rendición del 75% del fondo ejecutado para su Imputación Presupuestaria y registro en el causado de la ejecución del Presupuesto, devolviéndola al custodio para que le de continuidad a los demás registros contables y administrativo. 4.- La Gerencia de Operaciones, cuando ocurra un incidente o accidente, remitirá el formulario de Gastos de Auxilio Vial con todos los datos solicitados tales como: Nº de Ítem, Nº de la Gandola, Nombre y Apellido del conductor, Tipo de Falla presentada, Monto del Gasto ocasionado, Fecha en que ocurrió el incidente y/o accidente, Tipo de Pago si es deposito en Cuenta Personal o es en Efectivo, debidamente revisado, avalado, firmado y sellado por el Gerente de Operaciones, el Jefe de Mantenimiento y lo enviara a la Gerencia de Administración y Finanzas.

11 PROCEDIMIENTOS La Gerencia de Operaciones recibirá el formulario de Gastos de Auxilio Vial con todos los datos solicitados y lo enviara al custodio del Fondo el cual revisara todos los datos allí existentes, procederá a cancelar al pago, mediante un depósito a cuenta personal del transportista (chofer) o entregara el dinero en efectivo. B.- NORMAS ESPECÍFICAS DEL CUSTODIO DEL FONDO: 1.- El custodio para realizar los pagos en efectivo de los gastos de viaje deberá recibir de la Gerencia de Operaciones la relación de los gastos con sus respectivos soportes debidamente firmada, avalada y sellada por el Gerente, el Jefe de Flota y el Analista que elaborará el cuadro de relación de gastos. 2.- El custodio una vez realizados todos los pagos correspondientes a la ejecución del 75% del fondo, enviara partamento de Tesorería, todos los soportes generados por los pagos de los mismos para que efectué el respectivo registro y control. 3.-El custodio del fondo podrá justificar el gasto realizados en casos de contingencia a través de un recibo de pago que tendrá Venezolana de Alimentos la casa s.a colocando como soporte la cedula de identidad, una exposición de motivos y el informe del Instituto de Transito Terrestre siempre si fuere necesario siempre y cuando el servicio que fuere solicitado no cumpliera con las normas descritas en el Código de Comercio y el Seniat para la prestación de servicio o venta de articulo u otros.

12 PROCEDIMIENTOS 12 12