Facturar nuestros servicios de manera oportuna, garantizando los recursos para la operación y el retorno de los socios.

Transcripción

1 1. OBJETIVO Facturar nuestros servicios de manera oportuna, garantizando los recursos para la operación y el retorno de los socios. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la recepción de informes y soportes para la generación de la factura y va hasta la gestión de cobro de la misma. 3. RESPONSABLE 4. DEFINICIONES 4.1 Factura: La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un titulo valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que este sujeta la respectiva operación económica. Este documento suele llamarse factura de compraventa. El Código de comercio colombiano, en el artículo 772 define la factura como: Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.

2 4.2 Requisitos de la factura. La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621 del Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes: a. La fecha de vencimiento, en ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión. b. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley. c. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura. No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados anteriormente. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura. En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada. La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas en el presente artículo, no afectará la calidad de título valor de las facturas. 4.3 Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura original debe cumplir con los siguientes requisitos: a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

3 b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. 4.2 Recaudo: Recibo de consignaciones, transferencias, billetes, monedas y cheques por parte de un tercero por concepto de un pago. 4.3 Conciliación: La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar los valores que la empresa tiene registrados en libros de una cuenta bancaria o de inversión, con los valores que el banco y/o fiduciaria suministra por medio del extracto de cada periodo. 5. REQUISITOS GENERALES Estatuto Tributario Requisitos Código de Comercio Manual de Calidad NTC ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Vocabulario Recursos Necesarios Recursos Humanos Directores de Área (Definir cargo de Ruby) Hardware, software de información y comunicaciones Computador, teléfono, Impresoras, Internet, Microsoft Office, Información suministrada para el cobro Productos o resultados esperados Oportunidad en la facturación de los servicios prestados y el recaudo de los mismos

4 Procedimiento Requisitos Recursos Necesarios Infraestructura Oficinas / Puestos de Trabajo Financieros Presupuesto aprobado por la Gerencia Productos o resultados esperados 6. FLUJOGRAMA Inicio Recibir informes y soportes Coordinadora Administrativa Generación de valores a facturar Coordinadora de contabilidad Elaboración de la factura física Radicación de factura Recaudo Auxiliar contable y administrativa Elaboración de recibo de caja Fin

5 7. DESCRIPCIÓN Actividad Descripción Responsable Se recibe información de varias áreas dependiendo del cliente y el Recibir informes producto a facturar; reporte de valores auditados, digitalización de y soportes soportes de envíos o glosas, entre otros. Generación de valores a facturar Con el reporte de valores auditados generado por el área de sistemas, se ingresan los valores a un modelo en Excel y se aplica la tarifa correspondiente de acuerdo a lo establecido en el contrato de cada cliente. Se elabora la factura en formato pre impreso, llenando todos los campos exigidos para factura de venta según lo establecido en el Estatuto Tributario y Código de Comercio. Elaboración de la factura física Aplisalud por ser gran contribuyente, responsable de IVA y por ser algunos de sus servicios gravados; a todas las facturas generadas que sean gravadas, debe aplicarse el IVA sobre el valor cobrado por los servicios prestados. Coordinadora de contabilidad Radicación de factura Recaudo Nota: En caso de que se requiera la anulación de una factura se marcará como Anulado y se archivan los 3 ejemplares. Cuando la factura es generada se envía al cliente para su correspondiente radicación. Se debe tener el sello de radicado por parte del cliente para poder iniciar el proceso de cobro de la factura presentada. Para el recaudo se deben tener presente los tiempos pactados con el cliente para el pago de la facturación presentada. Se realiza verificación de la factura telefónicamente en el área de contabilidad del Cliente y se procede al cobro.

6 Actividad Descripción Responsable Elaboración de recibo de caja Cuando se refleja en el banco el pago de la factura, se realiza el correspondiente recibo de caja de acuerdo al consecutivo, se asienta en el sistema y se archivan en el mismo orden. Auxiliar contable y administrativa 8. CONTROL DEL PROCEDIMIENTO Actividad que se controla Recibir la información para facturar Como se controla Se recibe informe en Excel de los líderes de los procesos involucrados y se hace una revisión aleatoria de los valores a facturar Quien lo controla Frecuencia Mensual Responsable Recaudo Las facturas radicadas se llevan al cuadro de seguimiento de vencimiento de cartera por edades Permanente 9. SEGUIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO Nombre Oportunidad Facturación Fórmula Indicador Número de facturas presentadas oportunamente en el período / Total de facturas radicadas en el período Frecuencia de análisis Mensual Responsable % Glosado Valor glosado / Total valor facturado Mensual

7 10. CONTROL DE REGISTROS Ubicación y Tiempo de Código Nombre Responsable Disposición archivo retención N/A N/A N/A N/A N/A N/A 11. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción Elaboró Revisó Aprobó 00 12/07/ /01/2015 Creación del documento Actualización del documento Ruby Vanegas Tobón Coordinadora Administrativa Luz Amparo Peláez de Calidad Victoria Eugenia Mejía Administrativa Paula Andrea Gil Administrativa y Helen Arango Asistente de Calidad Gloria Ramirez Gerente Gloria Ramirez Gerente