PROCEDIMIENTO Y REQUISITOS PARA RADICACIÓN Y PAGO DE FACTURAS MENSUALES AÑO 2014

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1 PROCEDIMIENTO Y REQUISITOS PARA RADICACIÓN Y PAGO DE FACTURAS MENSUALES AÑO 2014 La Concesionaria Ruta del Sol S.A.S. identificada con el RUT No , con el objetivo de garantizar que las facturas emitidas por todos sus proveedores y contratistas, cumplan con el trámite de: 1. Radicación. 2. Registro. 3. Fecha de pago (Pactado en el contrato, orden de compra, solicitud de servicio o convenio empresarial o corporativo). Se permite informar el procedimiento que se debe seguir en la radicación de facturas o cuentas de cobro: 1. Requisitos que debe cumplir las facturas o cuentas de cobro: a) Las facturas emitidas por los proveedores inscritos en la DIAN en el régimen común, deberán cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario. b) Registrar en la factura el objeto y el número de contrato, orden de compra, solicitud de servicio o convenio corporativo. c) Periodo al que corresponde el servicio cobrado o facturado. d) Discriminar el porcentaje de amortización del anticipo recibido. e) Al radicar la factura o cuenta de cobro identificar la original y la copia. f) Número y fecha de radicado por parte de la Concesionaria Ruta del Sol S.A.S. g) Documentos que se deben anexar con las facturas o cuentas de cobro en el caso que aplique: I. Contrato de servicios: Acta de inicio: al radicar la primera factura. Acta de avance: recibo parcial o final de obra. Acta de modificación de cantidades de obra, cuando se requiera. Acta de verificación de prestación de servicios. Planilla de pagos de seguridad social y parafiscales, correspondientes al periodo cobrado o facturado. Planilla de pago de nómina. (en los contratos de mano de obra). II. Orden de compra: Orden de compra debidamente firmada y Planilla o remisión de entrega parcial o total de materiales o activos debidamente firmada por quien recibe, de acuerdo a lo solicitado en la orden de compra. III. Solicitud de servicio o suministro Formato diligenciado de solicitud de servicio o suministro aprobado por la gerencia solicitante. IV. Convenio empresarial o corporativo. (Restaurantes, hoteles, transporte urbano, estaciones de combustible, restaurantes, disposición de residuos sólidos o líquidos) se debe anexar Soportes de solicitud de autorización o despacho del servicio: formato de solicitud de reservas vía correo electrónico o talonario. h) Cuando se trata de un proveedor nuevo, para su registro en el sistema deben ser entregados los siguientes documentos: 1 de 5

2 Fotocopia del RUT Fotocopia del certificado de existencia y representación legal (Cámara y comercio) Certificación Bancaria Cedula del proveedor o contratista. 2. Sitios u oficinas de radicación de facturas autorizados: Para la confiabilidad, agilidad, facilidad y evitar pérdidas de documentos o vencimiento de las fechas de los mismos en la recepción de facturas o cuentas de cobro por parte de los proveedores o contratistas, estos documentos se recibirán únicamente en las oficinas de radicación que se relacionan a continuación: SEDE MUNICIPIO DIRECCIÓN 1 Bogotá Avenida Carrera 15 No , piso 4 2 Puerto Salgar Ruta Nacional 4510, PR Puerto Boyacá Carrera 3ª No Cimitarra 5 La Lizama Ruta Nacional 4511, PR , al lado del restaurante El Hato Ruta Nacional 4513, PR 4+150, Báscula Camionera Lizama II 6 Aguachica Carrera 40 No 5N Horario de Atención y radicación de facturas: Todos los días hábiles De lunes a jueves. De: 8:00 a 11:30 y 14:00 a 17:00. Viernes De: 8:00 a 11:30 y 14:00 a 16:30. 2 de 5

3 4. Calendario para pago de facturas o cuentas de cobro en el mismo mes que se radiquen. ITEM FECHA DE RADICACIÓN DE FACTURAS PROVEEDOR O CONTRATISTA RECEPCIÓN DE FACTURAS APROBADAS POR LAS GERENCIAS SOLICITANTES DE LAS COMPRAS O SERVICIOS PARA TRAMITE DE PAGO. COMPRAS, SUBCONTRATOS Y ADMINISTRACIÓN. RECEPCION DE FACTURAS ORIGINALES Y REGISTRADAS EN EL SISTEMA PARA CONTABILIDAD ULTIMA FECHA DE PAGO 1 Enero 2 al Febrero 3 al Marzo 3 al Abril 1 al Mayo 2 al Junio 3 al Julio 1 al Agosto 1 al Septiembre 1 al Octubre 1 al Noviembre 4 al Diciembre 1 al El área de administración, compras y subcontratos requieren tres (3) días hábiles para el proceso de registro y envió de facturas al área contable. La fecha límite de entrega indicadas en el cuadro, deben ser cumplidas en horas de la mañana, del día informado. 3 de 5

4 5. Calendario para pago de facturas o cuentas de cobro en el mes siguiente de radicado: ITEM FECHA DE RADICACIÓN DE FACTURAS PROVEEDOR O CONTRATISTA RECEPCIÓN DE FACTURAS APROBADAS POR LAS GERENCIAS SOLICITANTES DE LAS COMPRAS O SERVCIOS PARA TRAMITE DE PAGO. COMPRAS, SUBCONTRATOS Y ADMINISTRCION. RECEPCION DE FACTURAS ORIGINALES Y REGISTRADAS EN EL SISTEMA PARA CONTABILIDAD FECHA DE PAGO 1 Enero FEBRERO 6 2 Febrero MARZO 6 3 Marzo ABRIL 8 4 Abril MAYO 6 5 Mayo JUNIO 5 6 Junio JULIO 8 7 Julio AGOSTO 5 8 Agosto SEPTIEMBRE 4 9 Septiembre OCTUBRE 7 10 Octubre NOVIEMBRE 6 11 Noviembre DICIEMBRE 4 12 Diciembre ENERO 8 6. Trámite y Pago de anticipos 6.1. Proveedores Se debe adjuntar los siguientes soportes a la cuenta de cobro. Plan de inversión del anticipo suscrito entre el contratista o proveedor y el gerente del área solicitante del servicio. Póliza original del buen manejo e inversión del anticipo, revisada y aprobada por el área jurídica de la Concesionaria. Solicitud de anticipo aprobado por el área solicitante Integrantes Se debe adjuntar el formato de solicitud debidamente firmado y autorizado. Es importante recordar que los anticipos deben ser legalizados durante el mes siguiente a la solicitud y que por ningún motivo se realizara un nuevo anticipo hasta no ser legalizado el anterior. Los formatos de solicitud anticipo deben llegar a contabilidad en las mismas fechas del cuadro del punto 4, para poder ser pagados dentro del mismo mes. De lo contrario se debe esperar hasta el próximo mes para ser solicitado, porque no se puede tener anticipos en abierto sino es pago. 4 de 5

5 ITEM FECHA MÁXIMA DE RECEPCIÓN DE FACTURAS ORIGINALES Y REGISTRADAS EN EL SISTEMA PARA ÁREA DE CONTABILIDAD ULTIMA FECHA DE PAGO 1 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Importante tener en cuenta al radicar las facturas: La Concesionaria ruta del Sol S.A.S, no radicará, ni tramitará facturas o cuentas de cobro, en los siguientes casos: Entregados en lugares, fechas y horarios diferentes a los indicados en esta comunicación. La fecha de expedición sea mayor a un (1) mes calendario. La Concesionaria ruta del Sol S.A.S no se hace responsable por facturas o cuentas de cobro, enviadas o entregadas directamente a los integrantes o funcionarios de la Concesionaria y que estos no tengan número y fecha de radicado. Los contratos de servicios deben estar vigentes en valor y plazo, contratos vencidos no se dará tramite de pago de facturas. En el evento en que el proveedor y/o contratista radique la factura y esta no cumpla con los requisitos y no tenga la totalidad de los soportes requeridos, se realizara la devolución de la misma por parte del área de contratación. 5 de 5

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