PROCEDIMIENTO VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO VIATICOS Y /10/2013 HOJA DE VIDA Y CONTROL DE CAMBIOS CÓDIGO DEL DOCUMENTO: 0 9 P T 0 1 NOMBRE DEL DOCUMENTO: Procedimiento Viáticos y Gastos de Viaje DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN: Actualización total del instructivo de Viáticos y Gastos de Viaje y de los formatos a utilizar. Versión 02 CONTROL DE ACTUALIZACIONES Fecha Modificación Motivo de la Modificación DD MM AAAA No. Páginas Modificadas Actualización del Instructivo en armonía con la estructura organizacional. CONTROL DISTRIBUCIÓN COPIAS Responsable Solicitud Cambio Aura Matilde Corredor Cuervo Elaboró: Aura Matilde Corredor Cuervo Profesional Especializado Revisó: Nilza Esperanza Parrado Reyes Directora Financiera Aprobó: Nilza Esperanza Parrado Reyes Directora financiera

2 Objetivo Establecer el procedimiento correspondiente a Viáticos y Gastos de Viaje para los funcionarios de la Personería de Bogotá, que lo requieran y que se encuentren debidamente autorizados mediante acto administrativo, para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes al Distrito Capital o en cumplimiento de misiones especiales. 2. Alcance Aplica para los funcionarios de la Personería de Bogotá en desarrollo de las funciones propias de sus cargos y que tienen que desplazarse a un lugar diferente al Distrito Capital para su cumplimiento o en desarrollo de misiones especiales. 3. Responsables Financiera Contabilidad Gestión Documental y Recursos Físicos de Talento Humano Responsable del avance 4. Definiciones 4.1 Viáticos y Gastos De Viaje: Son recursos asignados a los servidores públicos que laboran con la Personería de Bogotá y que por necesidades de servicio, deban trasladarse a un lugar diferente al Distrito Capital para desempeñar las funciones propias de su cargo, misiones especiales, asistir a: reuniones, conferencias o seminarios. Dichos recursos cubrirán los gastos por concepto de transporte, alimentación, hospedaje y gastos menores inherentes al viaje. 4.2 Certificado De Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es el documento expedido por el Jefe del Presupuesto o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal Certificado De Registro Presupuestal (CRP): Es el documento expedido por el Jefe del Presupuesto o quien haga sus veces, con el cual se respalda el valor total del contrato, la ejecución y el pago del mismo.

3 Resolución De Asignación De Viáticos Y Gastos De Viaje: Es un acto administrativo de justificación del avance para viáticos y gastos de viaje, el cual debe contener: justificación, nombre del (los) funcionario(s) que viaticará(n), fechas, lugar, valor (viáticos y gastos de viaje), nombre del responsable del avance, la normatividad vigente y término para la legalización e imputación del gasto. 45 Acto Administrativo Resolución Interna: Manifestación escrita de la voluntad de la administración, tendiente a crear, modificar o extinguir una situación jurídica. 5. Documentos de referencia Decreto 1007 de Mayo 21 de 2013 del Departamento Administrativo de la Función Pública, Por el cual se fijan las escalas de viáticos. Decreto 061 de 2007 de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Por el cual se reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores y los Avances en Efectivo. Formato de Recaudo de Conceptos Varios de la Secretaría de Hacienda Distrital 6. Registros Correos electrónicos u oficios de notificaciones o solicitudes de trámites Acto Administrativo: resolución que confiere la comisión y ordena el pago de viáticos y gastos de viaje Formato de Solicitud de Viáticos y Gastos de Viaje : 09RE03 Formato de Solicitud de Compra de Pasajes: 09RE04 Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Registro Presupuestal Registro el aplicativo PREDIS del CDP y del CRP Orden de pago y planilla de giros Formato de Legalización Viáticos y Gastos de Viaje: 09RE05 Registro contable comprobante de contabilidad 7. Anexos Invitación al funcionario para cumplir una comisión Facturas de gastos de viaje (hospedaje, alimentación) Facturas o recibos de la compra de pasajes terrestres Copia de las carátulas de los pasajes aéreos Informe de Comisión Constancias o certificaciones de asistencia

4 Condiciones Generales Los Viáticos y Gastos de Viaje se tramitan única y exclusivamente para el disfrute del funcionario de la Personería de Bogotá, debidamente autorizado mediante acto administrativo suscrito y aprobado. La de Talento Humano tramitará en su totalidad la expedición del Acto Administrativo que confiere la comisión y ordena el reconocimiento de los Viáticos y Gastos de Viaje. Se prohíbe autorizar el pago de Viáticos y Gastos de Viaje sin que medie el acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los Viáticos correspondientes. Las legalizaciones de Viáticos y Gastos de Viaje se deben realizar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización de la comisión. En la eventualidad de no realizarse la comisión, el funcionario debe reintegrar dentro de los tres días siguientes a la fecha programada de inicio de la comisión los recursos que le fueron reconocidos como Viáticos y Gastos de Viaje ante la Secretaría de Hacienda del Distrito y solicitar mediante oficio a la Financiera Presupuesto Contabilidad y la reversión de los registros originados en el trámite de la comisión; para ello deberá allegar copia del recibo de reintegro de los recursos. 9. Lineamientos y directrices 9.1 Toda delegación de comisión debe estar autorizada por el Personero Distrital o en su defecto quien haga sus veces por delegación. 9.2 Las solicitudes de Viáticos y Gastos de Viaje, deben estar sancionadas mediante Acto Administrativo. 9.3 Las tarifas de Viáticos y Gastos de Viaje se liquidarán con base en la escala definida en el Decreto vigente expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública. 9.4 Las sanciones pecuniarias que se originen por cancelación de itinerarios aéreos o modificación de los mismos, serán cubiertos por el funcionario. 9.5 La liquidación de Viáticos y Gastos de Viaje se realizará teniendo en cuenta los siguientes factores: Gastos de representación Básico, corresponde al salario básico mensual asignado para el cargo La base de liquidación es la sumatoria de los Gastos de Representación y el salario básico El valor diario se toma de las tarifas definidas en el Decreto que fija las escalas de viáticos, expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

5 02 5 VIATICANTES GASTOS DE REPRESENTACION BASICO BASE DIARIO No DÍAS VIATICOS TIQUETES TOTAL 10. Descripción del Procedimiento. No. Pasos Descripción Documento o registro generado Responsable 1 Delegar al funcionario que realizará la comisión en representación de la Personería de Bogotá Personero Distrital, el Personero Delegado(a), Secretario General o Director(a) informa a la de Talento Humano, para que se produzca el Acto Administrativo que lo designa y ordena el pago de los Viáticos y Gastos de Viaje, con copia al funcionario delegado para la comisión. Correo electrónico u oficio de notificación Personero Distrital, Personero Delegado(a), Secretario General o Director(a) de área. 2 Diligenciar y tramitar los vistos buenos requeridos en el formato: 09RE03 Formato de Solicitud de Viáticos y Gastos de Viaje y Solicitud de Pasajes Formato 09 RE04 Con base en el correo o copia del oficio de notificación de delegación de comisión, el funcionario tramita el formato: 09RE03 Formato de Solicitud de Viáticos y Gastos de Viaje", toma los vistos buenos respectivos y diligencia la solicitud de pasajes, Formato 09RE04 Formato 09RE03 Formato 09RE04 3 Radicar los Formatos 09RE03 y 09RE04, para la elaboración del Acto Administrativo Radicar en Talento Humano los formatos 09RE03 Formato de Solicitud de Viáticos y Gastos de Viaje" y 09RE04 Solicitud Compra de Pasajes, para que se elabore el Acto Administrativo que confiere la comisión y autoriza el pago los mismos, con copia del correo u oficio que notifica la delegación Formato 09RE03 Formato 09RE04 4 Solicitar a la, se expida el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, para las solicitudes de Viáticos y Gastos de Viaje y compra de pasajes Mediante oficio dirigido a la Subdirección de Presupuesto, Contabilidad y, solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, para lo cual anexa copia de los formatos Formato 09RE03 Formato 09RE04 Oficio solicitud CDP de Talento Humano

6 Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP Remitir el CDP Certificado de Disponibilidad Presupuestal debidamente firmado por el responsable del presupuesto, a la de Talento Humano CDP 6 Suscribir Acto Administrativo que confiere la comisión y ordena el reconocimiento de Viáticos y Gastos de Viaje y compra de pasajes Expedido el CDP, se suscribe y somete a aprobación el Acto Administrativo que confiere la comisión y ordena el reconocimiento de Viáticos y Gastos de Viaje y compra de pasajes Acto Administrativo de Talento Humano 7 Notificar al funcionario el Acto Administrativo que confiere la comisión y ordena el pago de los Viáticos y Gastos de Viaje; Solicitar la expedición del CRP y Ordenar el pago o abono de los Viáticos y Gastos de Viaje Una vez sancionado el Acto Administrativo, se notifica al funcionario, se solicita a la Presupuesto Contabilidad y se expida el CRP y se tramite el pago o abono de los Viáticos y Gastos de Viaje, anexando el original del formato 09RE03 y copia del Acto Administrativo Acto Administrativo de Talento Humano 8 Solicitar compra de pasajes Radicar en la Gestión Documental y Recursos Físicos, el formato 09RE04 Solicitud Compra de Pasajes. Formato 09RE04 9 Compra de pasajes 10 Registrar en el sistema la afectación presupuestal y expedir el Certificado de Registro Presupuestal 11 Tramitar orden de pago 12 Consignar o abonar en la respectiva cuenta de ahorros o corriente del funcionario que viaticará. Tramitar la compra de pasajes y hacer entrega de los mismos al funcionario o informar la reserva respectiva. Expedir el Certificado de Registro Presupuestal Elaborar Orden de pago y registrar en el SISTEMA OPGET Con base en la información radicada en el sistema, la Secretaría de Hacienda Distrital consignar o abonar en la respectiva cuenta de ahorros o corriente del funcionario que viaticará. Pasajes o Reserva CRP Orden de Pago Consignación o abono bancario Gestión Documental y Recursos Físicos Secretaria Hacienda de

7 Legalizar en la Presupuesto Contabilidad y, los Viáticos y Gastos de Viaje mediante formato 09RE05 Radicar en la Presupuesto Contabilidad y, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión el formato de Legalización de Viáticos y Gastos de Viaje 09RE05, anexando: las facturas de los gastos y de los pasajes y copia del informe de comisión 09RE05 14 Registrar afectación contable Registrar en el sistema contable la afectación de los gastos Registro