INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD Y LEGALIZACION DE AVANCES

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1 PÁGINA: 1 DE 6 Este instructivo tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para llevar a cabo la solicitud, el manejo y legalización de los avances que por concepto de viáticos, gastos de viaje, capacitación, apoyos económicos y anticipos para adquisición de bienes y servicios que requieran pago de estricto contado se le otorguen a los funcionarios administrativos, académicos, miembros del Consejo Superior y estudiantes regulares de la Universidad. Aplica a todos los funcionarios de la Universidad del Atlántico y estudiantes, el cual inicia con la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal para avances, continuando con la legalización y reintegro del excedente por avances si fuere el caso. - En la Solicitud de Avances: 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLES 3.1 RECTOR: Es el encargado de autorizar la solicitud de avance y posteriormente la Resolución mediante su firma. 3.2 JEFE GESTIÓN FINANCIERA: Es responsable de aprobar la disponibilidad presupuestal del avance para proceder a la elaboración de la Resolución y posteriormente su registro presupuestal. 3.3 PROFESIONAL UNIVERSITARIO GESTIÓN TALENTO HUMANO: Funcionario encargado de elaborar la Resolución de Avance cuando se trate de bonificaciones a docentes. 3.4 PROFESIONAL UNIVERSITARIO VICERRECTORIA DE INVESTIGACIONES: Funcionario encargado de elaborar la Resolución de Avance de acuerdo al presupuesto y a los gastos solicitados cuando se trate de Proyectos de Extensión y convenios. 3.5 JEFE GESTION JURÍDICA: Se responsabiliza de revisar y emitir mediante visto bueno la aprobación de la Resolución para posterior firma del Rector. 3.6 PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE SECRETARIA GENERAL: Es su responsabilidad numerar la Resolución dejando un registro de ésta y del concepto del avance en un libro de numeración. En la Legalización de Avances y Viáticos: 3.7 CONTADOR: Es el encargado de revisar y aprobar el Registro de Causación, los soportes de legalización, y posteriormente firma el Paz y Salvo. 3.8 PROFESIONAL UNIVERSITARIO O TÉCNICO DE PRESUPUESTO: Responsable de elaborar los Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal del avance cuando lo Revisado por: Ángel Britton Howard Aprobado por: Freddy Díaz Mendoza Cargo: Representante de la Dirección Cargo: Vicerrector Administrativo y Financiero Firma: Firma: Fecha: Noviembre 25 de 2009 Fecha: Noviembre 25 de 2009

2 PÁGINA: 2 DE 6 solicitan, con su respectivo Oficio autorizado y/o Resolución si son avances por Proyectos el cual los remite a. 3.9 PROFESIONAL UNIVERSITARIO O TÉCNICO DE CONTABILIDAD: Encargado de revisar, analizar y realizar la causación contable, además recibe y revisa los soportes de legalización y elabora el Paz y Salvo del Avance o Apoyo económico PROFESIONAL UNIVERSITARIO O TÉCNICO DE TESORERÍA: Funcionario encargado de hacer inspección rutinaria de documentos soportes como la relación resumen de gastos, Registro Presupuestal y Causación, así mismo de elaborar la Carta de Instrucción. autorización para proceder con la devolución. 4. GLOSARIO Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos: AVANCE: Adelantos en dinero entregados a los funcionarios de planta, docentes ocasionales y catedráticos, miembros del Consejo Superior y estudiantes regulares de la Universidad del Atlántico por concepto de viáticos, gastos de viaje, apoyos económicos y anticipos para adquisición de bienes y servicios que requieran pago de estricto contado. ORDENADOR DEL GASTO: Persona que autoriza el gasto, en la universidad el representante legal o rector. RESOLUCIÓN: Acto administrativo que autoriza un avance. BONIFICACION: Pagos que no constituyen salarios. No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. LEGALIZACIÓN: Proceso de presentar todos los documentos soportes del evento para la cual fue otorgado el avance RUBRO: son las partes en que se divide el presupuesto. REINTEGROS: Reembolso de los dineros sobrantes después de cumplir la comisión o compra de los bienes y servicios, objetos del avance. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): Es un instrumento administrativo de carácter formal que permite certificar la disponibilidad de recursos de una asignación presupuestaria dentro de un proyecto. REGISTRO PRESUPUESTAL (RP): Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esto solo se utilizará para ese fin de acuerdo al rubro. Esta operación indica el valor y el plazo a las que haya lugar.

3 PÁGINA: 3 DE 6 COMPROBANTE DE CAUSACION: Comprobante donde se registra contablemente una operación. CARTA DE INSTRUCCIÓN: Documento que ordena efectuar el pago en donde se especifica el beneficiario, la cuenta a consignar, la cuenta de donde saldrán los recursos y la fecha. 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN Para propósitos de este instructivo, deberán cumplirse las siguientes condiciones: Para la Solicitud de expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal este debe ser firmado por el Ordenador de Gasto, y anexar el Acto Administrativo o solicitud donde se autorice el avance. Los requisitos que debe cumplir el solicitante de avance son los siguientes: Resolución o solicitud aprobada por parte del respectivo Ordenador del Gasto autorizando el avance. La solicitud debe discriminar los gastos a ejecutarse por el avance. La legalización del avance debe efectuarse durante los 5 días hábiles siguientes de agotado los recursos del avance. Los avances no legalizados dentro del plazo estipulado se enviarán mediante relación a la Oficina de Control Interno. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1 Identificar la necesidad y realizar la solicitud del avance al Ordenador del gasto. Recibir y revisar los soportes y el oficio de autorización emitido por Rectoría para expedir el CDP para avance. Solicitante Oficio Solicitud Autorización de avance 2 3 Ver documento de referencia: INS-GF-002 Instructivo para la expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y asignación de compromisos (RP). Decisión: La documentación está conforme a los requisitos legales: Si: Ir a Actividad 4. No: Paso a Actividad 3. Devolver la documentación a la dependencia correspondiente mediante oficio para su corrección y remitir nuevamente a (Actividad 2). CDP Oficio De Devolución no Conforme.

4 PÁGINA: 4 DE 6 Si la documentación cumple con los requisitos establecidos, se debe considerar: 4 -Si es resolución para bonificación, se envía a la Oficina Gestión de Talento Humano para elaboración de la Resolución correspondiente. -Si el avance es por concepto de Viáticos y Gastos de Viaje, se envía la solicitud autorizada a Secretaria Gestión Financiera Administrativo Libro de Recepción de cuentas -Si el avance es por proyectos, se envía a la Vicerrectoría de Extensión. 5 Elaborar Resolución de Avance. 6 Revisar y dar aprobación de la Resolución. Talento Humano o de la Vicerrectoría de Extensión Jefe Gestión Jurídica Resolución 7 Autorizar mediante firma la Resolución. Rector 8 Numerar la Resolución Recibir la Resolución o solicitud aprobada y proceder a elaborar Registro Presupuestal (RP). Remitir todos los documentos soportes a Secretaria Gestión Financiera para su registro y posteriormente enviarlos a Contabilidad. Secretaría General /Secretaria Gestión Financiera Registro Presupuestal Libro Radicador (Recepción de cuentas)

5 PÁGINA: 5 DE 6 11 Revisar, analizar los documentos soportes (1 Archivo de Contabilidad, 1 Tesorería). En caso no se cumplan los requisitos legales exigidos, devolver la documentación a la dependencia correspondiente mediante oficio. Volver a la actividad 1 12 Elaborar el Comprobante de Causación Radicar la Causación con los soportes correspondientes para trasladar a Tesorería.. Recibir y revisar la documentación de legalización por avance de proyectos y viáticos dentro de los 5 días hábiles a la terminación del avance. Si se realiza dentro del término preestablecido se procede a determinar si es correcta o no.. No: Paso Actividad 15. Secretaria Gestión Financiera Oficio De Devolución no conforme Comprobante de Causación Libro Radicador (Recepción de Cuentas) Soportes de legalización como facturas, copia tiquetes, cuentas de cobro 14 En caso que el beneficiario no legalice dentro de la frecuencia establecida: -Emitir listados de legalizaciones pendientes a la oficina de Control Interno Listado de legalizaciones pendientes 15 Si la documentación o soportes presentados por el beneficiario está incompleta, -Regresar y explicarle al beneficiario la causa y no proceder a recibirla hasta que no sea corregida. 16 Si después de verificar, la documentación está completa: Revisar en reportes financieros si el valor autorizado y pagado fue consumido en su totalidad. 17 Remitir consignación a tesorería Secretaria Libro Radicador para tesorería

6 PÁGINA: 6 DE 6 18 Registrar en el Sistema de Gestión Financiera la información pertinente para legalizar el avance. Nota contable 19 Realizar Paz y Salvo. Paz y Salvo 20 Revisar y Firmar el Paz y Salvo de legalización de avance o apoyo económico Contador Plan General de Contaduría Pública Estatuto Tributario Nacional y Departamental Solicitud de Aprobación. CDP. RP. Resolución. Comprobante de Causación. Carta de instrucción. Paz y salvo de Legalización 7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8. REGISTROS 9. CONTROL DE CAMBIOS VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 Noviembre 24 del 2009 Yurany Zúñiga VERSION ORIGINAL

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