División de Gestión Financiera Egresos por devoluciones y descuentos

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1 Código: PA-GA-5.2-PR-5 Versión: 3 Fecha de actualización: Página de 9. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: 2. RESPONSABLE(S): Gestión Administrativa/Gestión Financiera (Tesorero), (Contador), (Presupuesto). 3. OBJETIVO: Entregar los valores descontados y/o deducciones aplicadas a los pagos según normatividad vigente, realizando las devoluciones de dinero cuando aplique sobre los dineros que no pertenecen a la Universidad. 4. ALCANCE: Inicia con la recepción de formato PA-GA-5.2-FOR-3 solicitud de reintegro o cruce de cuentas y la aplicación de deducciones en el proceso de pago y termina con el archivo en las carpetas correspondientes. 5. MARCO RMATIVO: Constitución Nacional, Ley 30 de 992 -, Estatuto Tributario, Acuerdo Municipal 07 de 998 Modificado por el acuerdo 2 de 2005, Normas de la Contaduría General de la Nación, Ordenes Judiciales, Acuerdo 05 de Estatuto General de la Universidad del Cauca, Acuerdo 05 de Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad del Cauca, Acuerdo 002 de 988, acuerdo 049 de 998, Acuerdo 085 de 2008, 032 de 200, Acuerdo 05 de 20, Resoluciones del Consejo Superior, Resoluciones de la Rectoría, Resoluciones de Vicerrectoría Administrativa y Vicerrectoría Académica. 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de control Recepción de solicitudes de reintegro: Devoluciones de dinero por mayor recaudo o recaudos no pertenecientes a la universidad Secretaria Ejecutiva Verifica Programa radicador por parte de la secretaria Cada vez que se requiera

2 Código: PA-GA-5.2-PR-5 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 2 de 9 Recepciona y radica el formato PA-GA-5.2 FOR- 3 solicitud de reintegro o cruce de cuentas con los documentos soporte y autorizado por el ordenador del gasto: Verifica en los aplicativos SQUID y Finanzas Plus del recaudo efectivo, si no está registrado el recaudo confirmar en la conciliación bancaria en la parte de recaudos pendientes de registrar. administrativo 2 Verifica registro del recaudo, si tiene deudas pendientes de pago en los aplicativos SQUID y Finanzas Plus, si no tiene deudas pendientes de pago a favor de la Universidad, se elabora orden de pago. Si tiene deudas pendientes elaborar notificación al interesado. Mediante correo electrónico, y/o oficio remisorio. Si el estudiante no continua con los estudios y está a paz y salvo con los pagos, se realizan los ajustes contables autorizados en los aplicativos Finanzas Plus y SQUID administrativo Contador Orientación en la utilización de cuentas contables 3 Elabora e imprime documento Valor descontado y/o deducción aplicados en los pagos. Elabora documento para trámite de pago, suscribir y entregar al Tesorero. Devoluciones de dinero por mayor recaudo o recaudos no pertenecientes a la universidad. Elaboración de la orden de pago, afectando las cuentas presupuestales y contables correspondientes de conformidad con las normas vigentes. Imprime y suscribe órdenes de pago. Genera e imprime lista de órdenes de pago a enviar. Deja en el sitio dispuesto para mensajería, junto con a la lista de envió de órdenes de pago para ser entregados por el mensajero. administrativo - Tesorero supervisa oportunidad de la entrega - Presupuesto y - Contador orientación de cuentas presupuestales y contables a afectar

3 Código: PA-GA-5.2-PR-5 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 3 de 9 4 Entrega órdenes de pago de los documentos soportes, lista de entrega para entregarlos en Vicerrectoría Administrativa y traer copia con sello de radicación. Mensajero Secretaria Ejecutiva Verifica el recibido de Vicerrectoría Administrativa 5 Gira los recursos: Devoluciones de dinero por mayor recaudo o recaudos no pertenecientes a la universidad. Recepción de las órdenes de pago debidamente autorizadas por el ordenador del gasto. Entregar al técnico para elaboración del comprobante de egreso. - Tesorero Verifica el formato Entrega de correspondencia PA-GA-2..-FOR PA-GA-2..-FOR administrativo Cada vez que se requiera Valor descontado y/o deducción aplicados en los pagos. Elaboración de los comprobantes de egreso aplicando los descuentos tributarios afectando las cuentas bancarias y contables correspondientes. Devoluciones de dinero por mayor recaudo o recaudos no pertenecientes a la universidad. s s -Tesorero refrenda y autoriza entrega del pago Elaboración de los comprobantes de egreso afectando las cuentas bancarias y contables correspondientes. Impresión de: Reporte mensual de los descuentos tributarios aplicados en los pagos Relación de cheques por entregar. Reporte de saldos bancarios TA : Para pagos con cheques proteger, sellar; y para las cuentas bancarias que no tienen formas continuas elaborar en máquina de escribir el cheque

4 Código: PA-GA-5.2-PR-5 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 4 de 9 6 Suscribe, revisa y firma los comprobantes de egreso en cheque: Valor descontado y/o deducción aplicados en los pagos Devoluciones de dinero por mayor recaudo o recaudos no pertenecientes a la universidad -tesorero 7 Entrega comprobantes de egreso al administrativo: Comprobante de egreso por cheques para la entrega al beneficiario respectivo Reportes de cargos y deducciones por pagos Relación de cheques por entregar para la firma recibido del beneficiario. Reporte de saldo bancarios -tesorero administrativo: Verificación de la Relación de cheques por entregar para la firma administrativo: Entrega y registra el pago efectivo al beneficiario 8 Entrega el cheque al beneficiario del pago previa validación de la identificación del beneficiario o persona autorizada y firma de recibido en la relación de cheques por entregar Para cheques por descuentos tributarios entrega al mensajero junto con los formatos de pago de declaraciones de retenciones con destino a la entidad financiera Registra en la base de datos de Finanzas Plus la entrega de cheques. Tesorero Verifica el cumplimiento de los requisitos de entrega al beneficiario y actualización en la base de datos de la entrega 9 Contacta a beneficiarios de los pagos que no los han reclamado oportunamente para que se notifiquen, mediante correo electrónico, telefónicamente, u oficio remisorio. Verificación del oficio remisorio por parte de - Tesorero Mensual

5 Código: PA-GA-5.2-PR-5 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 5 de 9 0 Hace seguimiento de entrega de pagos Verifica por lo menos una vez al mes la entrega de cheques, en caso de permanecer por más de 6 meses en la caja los cheques autorizar la anulación Tesorero Verifica conciliación bancaria Tesorero Mensual Elabora documento de anulación de cheques no cobrados, afectando las cuentas contables correspondientes según normatividad vigente - Tesorero refrenda documento de anulación 2 Legaja. folia, marca, encaja y archiva con normas establecidas en el archivo de gestión de la División. (tesorería) Verificación en finanzas plus y Acta de entrega ( archivo) 7. FORMATOS: PA-GA-5.2-FOR-3 Reintegro o Cruce de Cuentas Formato comprobante de egreso 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: MCA: Sistema de integrado de matrícula y control académico SQUID: Sistema de facturación y control de Recaudos FINANZAS PLUS: Sistema de Información financiera 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: FECHA VERÓN : No CÓDIGO MODIFICACIONES FIN-PR-005 Construcción procedimiento Egresos no presupuestales MA-GA-5.2-PR-5 Ajuste en el contenido del procedimiento

6 Código: PA-GA-5.2-PR-5 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 6 de MA-GA-5.2-PR-5 Mejora en las actividades del procedimiento y cambio en la nueva estructura PA-GA-5.2-PR-5 Cambio en el código, actualización del proceso/subproceso, responsables, alcance, marco normativo y actividades del procedimiento. Actualización del diagrama de flujo y del formato de caracterización del procedimiento. 0. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del diagrama de flujo Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento ELABORACIÓN REVIÓN Nombre: Cargo: Fecha: REVIÓN Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Jefe División de Gestión Financiera Fecha: APROBACIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: Vicerrector(a) (a) Rector Fecha: DD-MM.AA Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

7 Código: PA-GA-5.2-PR-5 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 7 de 9 Anexo A: Convenciones del diagrama de flujo MBOLO Inicio GNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

8 Código: PA-GA-5.2-PR-5 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 8 de 9 Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento SOLICITANTE SECRETARIA EJECUTIVA DIVIÓN GESTIÓN FINANCIERA TECNICO ADMINISTRATIVO PROFEONAL UNIVERTARIO CONTADOR PROFEONAL ESPECIALIZADO JEFE DE LA DIVIÓN GESTIÓN FINANCIERA MENSAJERO PROFEONAL UNIVERTARIO TESORERO AUXILIAR ADMINISTRATIVO INICIO Surge la necesidad de reintegro de dinero Diligencia y envía formato PA-GA-5.2-FOR-3 solicitud de reintegro o cruce de cuentas Recepción de solicitudes de reintegro por concepto de devoluciones de dinero por mayor recaudo no pertenencientes a la Universidad Valor descontado y/o deducción aplicados en los pagos? Entrega solicitudes al técnico administrativo Elabora documento para trámite de pago, suscribe y entrega al Tesorero Documento para tramite de pago Entrega al tesorero-profesional universitario para suscribir Recibe, suscribe y devuelve Supervisa oportunidad de entrega Verifica registro de recaudo en los aplicativos SQUID y Finanzas Plus Orienta en la utilización de cuentas contables Se encuentra registrado el recaudo Confirma en la conciliación bancaria en la parte de recaudos pendientes de registrar Verifica si tiene deudas pendientes de pago en los aplicativos SQUID y Finanzas Plus El estudiante no Continua con los estudios en la Universidad? Verifica que se encuentre a paz y salvo con los pagos, se realizan los ajustes contables autorizados en los aplicativos Finanzas Plus y SQUID Realiza los ajustes contables autorizados en los aplicativos Finanzas Plus y SQUID Tiene deudas en nombre de la universidad? Elabora notificación al interesado. mediante correo electrónico, y/o oficio remisorio) Notificación mediante oficio remisorio? Envia correo electronico notificando al estudiante la deuda Elabora oficio remisorio Oficio remisorio Entrega para firma al contador Firma el oficio al contador y devuelve Recibe Notificación Deja en el sitio dispuesto para mensajería Elabora orden de pago afectando las cuentas presupuestales A

9 Código: PA-GA-5.2-PR-5 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 9 de 9 SOLICITANTE SECRETARIA EJECUTIVA DIVIÓN GESTIÓN FINANCIERA TECNICO ADMINISTRATIVO PROFEONAL UNIVERTARIO CONTADOR PROFEONAL ESPECIALIZADO JEFE DE LA DIVIÓN GESTIÓN FINANCIERA MENSAJERO PROFEONAL UNIVERTARIO TESORERO AUXILIAR ADMINISTRATIVO A Orienta en la utilización de cuentas contables Orienta en la utilización de cuentas contables El pago es con cheque? Protege y sella Revisa y firma los comprobantes de egreso en cheque Genera los archivos planos por entidad y cuenta afectada Carga en cada portal bancario, los archivos planos de envío de pagos electrónicos Genera e Imprime orden de pago Orden de pago Entrega al contador para suscribir orden de pago Suscribe la orden de pago Genera lista de orden de pago a enviar Lista de orden de pago Deja en el sitio dispuesto para mensajería Recoge Entrega órdenes de pago de los documentos soportes, lista de entrega para entregarlos en Vicerrectoría Administrativa y traer copia con sello de radicación. Recepción de las órdenes de pago debidamente autorizadas por el ordenador del gasto y gira recursos Verifica el formato Entrega de correspondencia código PA-GD-2..-FOR Entrega al técnico administrativo para elaboración del comprobante de egreso. Elabora los comprobantes de egreso afectando las cuentas bancarias y contables correspondientes Imprime reporte mensual de los descuentos tributarios aplicados en los pagos, Relación de cheques por entregar y Reporte de saldos bancarios Reporte de saldo Relación bancario de cheques por entregar Reportes de cargos y deducciones Comprobante de egreso Verifica el cumplimiento de los requisitos de entrega al beneficiario y actualización en la base de datos de la entrega Entrega y registra el pago efectivo al beneficiario Recibe Cheque y firma de recibido en la relación de cheques por entregar Entrega el cheque al beneficiario del pago previa validación de la identificación del beneficiario o persona autorizada Recibe cheques por descuentos tributarios entrega junto con los formatos de pago de declaraciones de retenciones con destino a la entidad financiera Para cheques por descuentos tributarios entrega al mensajero junto con los formatos de pago de declaraciones de retenciones con destino a la entidad financiera Recoge del sitio dispuesto para mensajería Contacta a beneficiarios de los pagos que no los han reclamado oportunamente para que se notifiquen, mediante correo electrónico, telefónicamente, u oficio remisorio. Elabora documento de anulación de cheques no cobrados, afectando las cuentas contables correspondientes según normatividad vigente Realiza seguimiento de entrega de pago y verifica por lo menos una vez al mes la entrega de cheques Relación de anulación de cheques no cobrados Archiva los documentos FIN