División Administrativa y de Servicios Coordinación y Supervisión de Vigilancia de los Bienes Muebles e Inmuebles

Transcripción

1 1 de 7 1. PROCESO / SUBPROCESO RELACIONADO 2. RESPONSABLE(S): 3. OBJETIVO: 4. ALCANCE: Gestión Administrativa / Gestión de la seguridad y la movilidad - técnico Administrativo,, Calificados y. Garantizar la seguridad de los bienes muebles e inmuebles y personal ocupante de la Universidad del Cauca. Inicia con las visitas a las Instalaciones para realizar un estudio de seguridad y análisis de riesgos, y termina con controlar los elementos de trabajo. Acuerdo : Estatuto general de la Universidad del Cauca. Decreto 356 de 1994: Por el cual se expide el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada. 5. MARCO NORMATIVO: Resolución de 2012: Por el cual se otorga el permiso del espectro radioeléctrico para el uso de los radios de comunicación para la seguridad. Decreto 3222 de 2002: Por el cual se reglamenta parcialmente el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción de la Actividad 1 Realiza visitas a instalaciones físicas Cargo Responsable Punto de Control Diligenciar formato PA-GA- 5.4-FOR-10 Acta visita de Obra

2 2 de 7 2 Realiza estudio de seguridad y análisis de riesgos 3 Elabora de Políticas de seguridad y envía al comité de dirección para su aprobación Ver procedimiento PA-GA Tramite y entrega de Mensajería Interna y Externa 4 Se establecen protocolos de seguridad 5 6 Programa la vigilancia del personal de planta: Determinar la programación mensual de los turnos y puestos de vigilancia al personal de planta y Contratistas seguridad privada, comunicándoles de forma escrita los turnos y puestos de vigilancia asignados. Supervisa y controla la central de monitoreo: Monitorea constantemente los bienes muebles e inmuebles de la institución a través de los medios tecnológicos. Calificados. Contratistas seguridad privada Calificados de CCTV PE-GE-2.2-FOR-6 Acta general para actividades universitarias Coordinador Área de Aprobación de las políticas por parte del comité de dirección Plan de Administración de Emergencias Institucional Cuadro de turnos según Acta de Compromiso Especificación de los Servicios según contrato de Vigilancia Privada Diligencian Libro de Minuta

3 3 de 7 7 Verifica el funcionamiento del sistema de alarmas para la detección de Intrusión 8 Verifica el funcionamiento de los sistemas Inteligentes de Ingreso Calificados de CCTV Calificados de CCTV Diligencian Libro de Minuta Diligencian Libro de Minuta 9 Elabora informes: Reportar de manera escrita las anomalías presentadas en la Institución (hurtos, daños). Realizan Informes escritos Supervisa servicio de vigilancia: Pasar revista las 24 horas del día al servicio de vigilancia privada e Institucional. Realizar interventoría: Supervisar la prestación del servicio de vigilancia de la empresa privada. Controla y supervisa elementos de trabajo Entregar los equipos (radios, lámparas, detectores de metales, cargadores) en los puestos de control. Calificados. Libro de minuta Actas, informes, liquidación del contrato A22 elementos devolutivos

4 4 de 7 13 Control de ingreso y salida de personal y bienes institucionales A22 elementos devolutivos 7. FORMATOS: 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: PA-GA-5.4-FOR-10 Acta visita de Obra PE-GE-2.2-FOR-6 Acta general para actividades universitarias Libro de Minuta. BIOMÉTRICA: Dispositivo electrónico de registro e identificación digital. LECTOR: Dispositivo electrónico de registro e identificación. TALANQUERAS: Dispositivo mecánico para el control de ingreso de personal. CCTV: Circuito Cerrado de Televisión 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: FECHA VERSIÓN : No CÓDIGO PA-GA PR-2 MODIFICACIONES Creación del procedimiento Coordinación y supervisión de vigilancia de bienes. 10. ANEXOS: Convenciones de procedimientos Diagrama de flujo del procedimiento

5 5 de 7 ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Cargo: Técnico Administrativo Fecha: REVISIÓN Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Profesional Especializado(a) Fecha: DD-MM.AA APROBACIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: Vicerrector (a) Administrativo(a) Rector Fecha: DD-MM.AA Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

6 6 de 7 Convenciones del Procedimiento SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

7 7 de 7 Flujograma del Procedimiento COORDINADOR AREA DE SEGURIDAD, CONTROL Y MOVILIDAD OPERARIOS CALIFICADOS Y CONTRATISTAS DE SEGURIDAD PRIVADA SUPERVISORES CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN COMITÉ DE DIRECCIÓN INICIO Realiza visitas a instalaciones físicas Diligencia formato PA-GA-5.4-FOR-10 Acta visita de Obra PA-GA-5.4-FOR-10 Acta visita de Obra Convoca a reunión a supervisores, operarios Calificados y contratistas seguridad privada Atienden reunión Atienden reunión Realiza estudio de seguridad y análisis de riesgos Diligencian formato PE-GE-2.2-FOR-6 Acta general para actividades universitarias PE-GE-2.2-FOR-6 Acta general para actividades universitarias Elabora de Políticas de seguridad y envía al comité de dirección para su aprobación Revisa y aprueba políticas Se establecen protocolos de seguridad Plan de Administración de Emergencias Institucional Programa la vigilancia del personal de planta Supervisa y controla la central de monitoreo Monitorea constantemente los bienes muebles e inmuebles de la institución a través de los medios tecnológicos Verifica el funcionamiento del sistema de alarmas para la detección de Intrusión Pasa revista las 24 horas del día al servicio de vigilancia privada e Institucional Verifica el funcionamiento de los sistemas Inteligentes de Ingreso Reportar de manera escrita las anomalías presentadas en la Institución (hurtos, daños) Revisa informes Informe Supervisa la prestación del servicio de vigilancia de la empresa privada Controla y supervisa elementos de trabajo Entregar los equipos (radios, lámparas, detectores de metales, cargadores) en los puestos de control FIN