Manual de Procedimientos

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1 1 de 13 Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por: División de Administración de Bienes y Servicios Coordinador Área de Jefe División de Administración de Bienes y Servicios Vicerrector Administrativo TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Plan Maestro Esquema Básico Anteproyecto Proyecto Arquitectónico Proyectos Técnicos Proyecto de Infraestructura Física POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Normatividad, Políticas y Condiciones Generales Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a los Proyectos de Infraestructura Física DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTOS PROCESOS RELACIONADOS... 12

2 2 de FORMATOS DOCUMENTOS EXTERNOS ANEXOS... 13

3 3 de OBJETIVO Describir los procedimientos y actividades necesarias para la gestión de proyectos de construcción en la Universidad del Valle. 2. ALCANCE Aplica para todas las intervenciones en la planta física, exceptuando las clasificadas como mantenimientos. Estos procedimientos van desde Informar a las Unidades Académicas sobre los proyectos que han sido aprobados y el valor asignado a cada Proyecto hasta el Procedimiento de Pago. 3. DEFINICIONES 3.1. Plan Maestro Un Plan Maestro es un instrumento de la planificación urbana que busca poner en mutua relación todas las acciones de intervención sobre el territorio para la creación de condiciones ideales para el desarrollo urbano o de actuación sobre un conjunto urbano existente, de cualquier magnitud, consideradas sus edificaciones, los terrenos que ocupan, los que las rodean y los que ellas envuelven, bajo unas condiciones históricas dadas Esquema Básico Corresponde al delineamiento general del proyecto y se elabora sin tener necesariamente el terreno definitivo, el programa y las necesidades precisas, sino información obtenida de las conversaciones preliminares, la experiencia del arquitecto y la normativa vigente. El esquema básico comprende dibujos esquemáticos a escala cuya finalidad es indicar localizaciones de zonas o espacios, aislamientos, identificación de espacios, funcionamiento y relaciones entre los distintos ambientes del proyecto Anteproyecto Corresponde a la idea general del proyecto y su estudio; se elabora con base en las necesidades y fines del solicitante, las normas vigentes y la disponibilidad presupuestal. Se propondrá un programa que debe ser aprobado por la unidad solicitante y la instancia Institucional pertinente, con base en esta información se producirán dibujos a escala de plantas, corte, fachadas, perspectivas suficientes para la comprensión arquitectónica, estructural y de instalaciones del edificio, sin incluir planos suficientes para la ejecución de la obra, ni los estudios de factibilidad económica, presupuestos, programación de obra y otros, propios del proyecto constructivo.

4 4 de Proyecto Arquitectónico Será elaborado con base en el anteproyecto aprobado y debe contener toda la información necesaria para que la construcción pueda ser ejecutada correctamente desde el punto de vista arquitectónico en armonía con sus exigencias técnicas. Contiene: El Esquema Básico, Anteproyecto, Proyectos de Ingeniería, Programación de Obra, Cantidades de Obra, Presupuesto de Obra, Estudios Técnicos Proyectos Técnicos. El proyecto técnico se refiere a los proyectos que requieran diseños eléctricos, sanitarios, hidráulicos, además los proyectos pueden contener estudios y/o ensayo de materiales. Estos proyectos complementan los Proyectos Arquitectónicos. Contiene: Planos, diseños, especificaciones técnicas, memorias de cálculo, Programación de Obra, Cantidades de Obra, Presupuesto de Obra, Estudios Técnicos Proyecto de Infraestructura Física Se refiere a los proyectos que modifiquen en alguna manera la infraestructura de la Universidad. Estos proyectos pueden ser: Adecuaciones, Remodelaciones, construcción de Nuevas edificaciones, etc. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. Normatividad, Políticas y Condiciones Generales Acuerdo No 003 de 2009 del Consejo Superior, por la cual se expide el Estatuto de Contratación de la Universidad del Valle. Consejo Superior, Universidad Del Valle. Resolución No de Mayo 17 de 2005, Por la cual se adopta el Manual de Interventoría de Obras en la Universidad del Valle. Resolución No. 014 de 2004 del Consejo Superior "Por medio de la cual se expide el Reglamento para la Administración de la Planta Física de la Universidad del Valle". Consejo Superior, Universidad Del Valle. Acuerdo No. 007, Febrero 10 De 2003 "Por la cual se reestructura la Vicerrectoría Administrativa y se establece su Planta definitiva de Cargos" Consejo Superior, Universidad Del Valle. Acuerdo No 007 De Octubre 01 De 2002, "Por la cual se reestructura la Oficina de Planeación de la Universidad y se establece. su Planta definitiva de Cargos"

5 5 de 13 Consejo Superior, Universidad Del Valle. Acuerdo No 011, Octubre 01 De 2002, "Por la cual se crea la División de Administración de Bienes y Servicios de la Universidad, se define provisionalmente su estructura organizacional y se adopta su Planta de Cargos" Circular No. 20 de Mayo de 2007 de Vicerrectoría Administrativa "Por la cual se informa el Procedimiento para la Solicitud de Análisis de Modificaciones a la Planta Física" Circular No. 23 de Mayo de 2007 de Vicerrectoría Administrativa "Por la cual se informa el Procedimiento para la Solicitud de Verificación de Especificaciones Técnicas para la Compra e Instalación de Equipos de Climatización" 4.2. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a los Proyectos de Infraestructura Física Todos los proyectos de construcción presentados al Banco de Proyectos deben haber realizado el diseño arquitectónico (producto del proceso de diseño esquema básico anteproyecto), los estudios técnicos, presupuesto, cronograma y especificaciones (cuando el proyecto lo requiera) necesarios para su correcta planificación. El Diseño Arquitectónico, Técnico y los Estudios correspondientes deben ser desarrollados por profesionales en el tema de acuerdo al enfoque del proyecto y los lineamientos entregados por la División de Administración de Bienes y Servicios (Ejecución de Obras) y el Área de. La visita técnica no garantiza la aprobación de la idea o necesidad de la unidad. La presentación del proyecto completo al Banco de Proyectos no significa la ejecución del mismo. En el presupuesto del proyecto se debe incluir los costos de Obra y los costos de la Interventoría. Durante el diseño, presupuesto y ejecución del proyecto deben ser participantes activos los usuarios (unidades académicas o administrativas), el Área de - OPDI, Ejecución de Obras, Mantenimiento, Salud Ocupacional y la OITEL. Según el caso específico de cada proyecto. Durante todo el proceso las unidades tendrán el acompañamiento y coordinación del Área de en lo que se refiere a la determinación de la idea o necesidad, esquema básico y anteproyecto y de obras en los Estudios Técnicos y la ejecución de la obra.

6 6 de 13 En caso de que el proyecto requiera sólo la instalación de aire acondicionado se deberá diligenciar el formato Solicitud de Análisis para Compra e Instalación de Equipos de Climatización, el cual será enviado al Área de Planeación física los cuales realizaran la visita técnica y realizaran las recomendaciones correspondientes.

7 7 de DIAGRAMA DE FLUJO

8 8 de PROCEDIMIENTOS : Indica que se trata de una Actividad de Control. ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS A- Diligenciar Formato de Solicitud para Análisis de Modificaciones o Adiciones a la Planta Física (según necesidades detectadas), y presentarlo a la Comisión de Planta Física de cada Facultad o Instituto. Usuario Formato Solicitud para Análisis de Modificaciones o Adiciones a la Planta Física 1. Solicitud de Proyectos de Infraestructura Física 2. Estudio de Viabilidad Técnica y Aprobación de Estudios Técnicos 3.Proyecto Arquitectónico y B- Concertar necesidades, prioridades de la Facultad o Instituto y especificaciones del proyecto de modificación o adición a la planta física. C- Revisar, completar y aprobar Formato de Solicitud para Análisis de Modificaciones o Adiciones a la Planta Física. D- Aprobar Solicitud para Análisis de Modificaciones o Adiciones a la Planta Física. E- Entregar al Área de, la Solicitud para Análisis de Modificaciones o Adiciones a la Planta Física. A- Programar visita técnica al sitio donde se requiere la adecuación. Ver política general 4.2 No. 6 B- Visitar el sitio, elaborar Informe de Visita, emitir concepto y presupuesto del Proyecto Arquitectónico y los Estudios técnicos. C- Informar al solicitante, mediante carta, la viabilidad o no del proyecto, así como el valor estimado del Proyecto Arquitectónico y los Estudios Técnicos. D- Informar al Área de, la forma de financiación del Proyecto Arquitectónico y los Estudios Técnicos (Fondos Especiales o Estampilla), teniendo en cuenta el presupuesto estimado. E- Presentar al Comité de un reporte con las ideas aprobadas a financiar con Fondos Especiales. A- Radicar el Proyecto de Proyecto Arquitectónico en el Banco de Proyectos Comisión de Planta Física de cada Facultad o Instituto Comisión de Planta Física de cada Facultad o Instituto Decano De Facultad o Director de instituto Comisión de Planta Física de cada Facultad o Instituto Coordinador de Área Profesional Planeación Física Coordinador de Decano De Facultad o Director de instituto Coordinador de Usuario Informe de visita

9 9 de 13 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS B- Seguir actividades de Selección del Proyecto del Manual de Procedimientos de Planeación y Desarrollo de Proyectos con Recursos de Estampilla MP Coordinador Área de Proyectos de Inversión Técnico financiados por estampilla C- Presentar al Comité de, los proyectos solicitados. D- Revisar que el proyecto esté enmarcado en el Plan Estratégico de Desarrollo de la Universidad y recomendar la realización de los estudios técnicos, al Rector (la recomendación queda oficializada mediante acta). E- Aprobar la realización del Proyecto Arquitectónico y Estudios Técnicos. F- Informar a la Comisión de Planta Física de la facultad o instituto, la aprobación o desaprobación de la realización del proyecto. G- Seguir actividades del Procedimiento de Ejecución de Proyectos del Manual de Procedimientos de Planeación y Desarrollo de Proyectos con Recursos de Estampilla MP H- Tramitar Formato de Autorización de la Inversión Fondo Estampilla. Ver Procedimiento de Ejecución de Proyectos del Manual de Procedimientos de Planeación y Desarrollo de Proyectos con Recursos de Estampilla MP I- Desarrollar Esquema Básico y/o Proyecto Arquitectónico. J-Recibo y revisión de Proyecto y/o Esquema Básico entregado por. K- Desarrollar Proyecto Técnico. L- Coordinar con la OITEL, Salud Ocupacional,, Mantenimiento (en el caso que se requiera) y Usuario la revisión final del Proyecto Arquitectónico y Técnico. Coordinador de Rector Coordinador de Coordinador Área de Proyectos de Inversión Coordinador Área de Proyectos de Inversión Área de, Contratista. Coordinador de la Jefe de la Dirección de Proyectos de Formato Solicitud para Análisis de Modificaciones o Adiciones a la Planta Física Acta del Comité de Esquema Básico, Proyecto Arquitectónico Carta Proyecto Técnico Contratista y Jefe de la Acta de Conformidad del Proyecto

10 10 de 13 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS Jefe de la Dirección de L- Entregar copia del Proyecto Arquitectónico y Proyectos de Carta Técnico al Área de 4. Proyecto Arquitectónico y Técnico Financiados con Fondos Especiales. 5. Ejecución de la obra por medio de Estampilla. A- Realizar las Etapas de Aprobación del proyecto. Etapa 1-2 B- Tramitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Unidad Académica Unidad Académica C- Enviar a la Unidad Ejecutora (Obras) Unidad Académica D- Seleccionar Proveedor (Según Manual de Coordinador de Proyectos Contratación MP ) de E- Adjudicar Proveedor Rector Operario Proyectos de Construcción Jefe DABS F- Tramitar el Registro Presupuestal Coordinador Administrativo Rectoría Rector Operario Proyectos de Construcción Jefe DABS G- Tramitar Documento Contractual Coordinador Administrativo Rectoría Rector H- Ejecutar la obra. Contratista I- Ejecución de la Coordinación de Obra. J- Ejecución de la Interventoría de Obra. Ver Manual de Operaciones de Interventoría de Obras MO A- Radicar en el Banco de Proyectos el proyecto de Ejecución de la Obra. B- Ver manual de Planeación y Desarrollo de Proyectos con Recursos de Estampilla MP C- Revisar que el proyecto cumpla con las necesidades académicas y administrativas, evaluar las opciones para la consecución de recursos y recomendar su ejecución, al Rector (la recomendación queda oficializada mediante acta). Coordinador Dirección de Proyectos de Construcción Supervisor o Interventor Usuario. Coordinador de Área de Proyectos de Inversión Comité de Planeación Física Certificado de Disponibilidad Presupuestal Orden Contractual Contrato con Formalidades Plenas Formato de Presentación Proyectos Fondo de Estampilla Acta del Comité de

11 11 de 13 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS D- Informar a la Comisión de Planta Física de la Coordinador de facultad o instituto, la aprobación o. desaprobación de la realización del proyecto. 7. Supervisión, Interventoría y Coordinación 8. Entrega de la Obra E- Solicitar la Autorización de Estampilla al Área de Proyectos de Inversión. E- Elaborar y tramitar formato de Autorización de Estampilla Ver manual de Planeación y Desarrollo de Proyectos con Recursos de Estampilla MP F- Enviar formato a la Dirección de Proyectos de G- Contratar la obra Ver manual de Procedimientos de Contratación MP H- Ejecutar la obra. I- Ejecución de la Supervisión de Obra. J- Ejecución de la Coordinación de Obra. K- Ejecución de la Interventoría de Obra. Ver Etapa 7 A- Visitar obra y revisar que se construya según el proyecto arquitectónico (Materiales, calidad de acabados, etc.). B- Programar y realizar los Comités de Obra para supervisión de la ejecución de la Obra y solucionar dudas presentadas. C- Desarrollar los cambios y las modificaciones de la Obra que se requieran según las recomendaciones dadas en el Comité de Obra (planos, diseños, presupuesto, especificaciones, etc.). A- Entrega de la Obra mediante acta coordinada con OITEL, Salud Ocupacional, Mantenimiento (en el caso que se requiera), Área de y usuario. Coordinador de la Técnico / Profesional del Área de Proyectos de Inversión Coordinador de Área de Proyectos de Inversión Jefe de la Dirección de Proyectos de Contratista, interventor, Jefe de la Dirección de Proyectos de Coordinador de la, Consultor Profesional Área de, Coordinador de la Coordinador de la Coordinador de la Contratista y Jefe de la Solicitud de Autorización Autorización de Estampilla Autorización de Estampilla Actas, Cartas, Informes, Registros de revisión, Documentos del Contrato, Permisos. Acta del Comité de Obra Acta de Entrega

12 12 de PROCESOS RELACIONADOS Subproceso de Contratación y Compras Nacionales Proceso de Gestión Financiera Proceso de Planeación Institucional 8. FORMATOS Acta de Apertura de Propuestas Acta de cambio de Obra Acta de Comité Acta de entrega de Obra a las Unidades Académicas y a la Sección de Mantenimiento Acta de inicio de Obra Acta de Liquidación de Obra Acta de Modificación de Obra Acta de Prorroga Acta de Recibo de Obra Acta de Recibo de Propuestas Acta de Reinicio de Obra Acta de Suspensión de Obra Acta Disposición Informe Evaluación Técnica Acta de Conformidad Autorización de Ingreso Formato de carta para entrega de obras al rector Formato de estado de aseo obra terminada Formato Revisión de informes de Interventoría Formato Visita de Revisión Técnica y de Seguridad en la Construcción Informe Conjunto de Control Técnico y Administrativo del Avance de Obras Acta de Liquidación Orden Contractual Permisos para trabajos de alto riesgo Pliego Modelo Convocatoria Registro Presupuestal Informe de Evaluación de Contratistas Calificación Contratistas Formato de recibo revisión y aprobación de informes de F-01- F-02- F-03- F-04- F-05- F-06- F-07- F-08- F-09- F-10- F-11- F-12- F-13- F-14- F-15- F-16- F-17- F-18- F-19- F-20- F-21- F-06-MP F-22- F-23- (Interfinanzas) F-24- F-25- F-26-

13 13 de 13 Interventoría 9. DOCUMENTOS EXTERNOS 10. ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA 1.0 Versión Inicial del Manual Abril 2005 Se modifica en su totalidad el Manual de Administración de la Planta Física aprobado por Resolución No de Abril 6 de 2005 Diciembre 2009

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