PROCEDIMIENTO GERENCIA DE PROYECTOS

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1 Página: 1 de 15 1 OBJETO Este procedimiento establece los parámetros requeridos en COMTECOL LTDA., para adelantar los Contratos de Gerencias de Proyectos, de tal forma que permite obtener el alcance de las metas establecidas por el cliente en el proceso contractual. 2 ALCANCE Y RESPONSABLES La Gerencia de proyectos es la función ejecutiva de guiar o conducir el desarrollo armonioso de todas las actividades requeridas para llevar a cabo un proyecto, estableciendo un plan de trabajo adecuado, la estructura técnica más favorable a seguir, la vinculación interdisciplinaria del recurso requerido y realizar el control al cumplimiento de los objetivos planeados; permitiendo alcanzar las metas establecidas de los proyectos en cuanto a tiempo e inversión. Este procedimiento debe ser conocido y seguido por todos y cada uno de los participantes que apoyen el desarrollo de las Gerencias de Proyectos que adelante Proyectos. El Gerente de Proyectos es el responsable por verificar el cumplimiento de las acciones descritas en este documento y evaluar el desempeño de este proceso.

2 Página: 2 de 15 3 DEFINICIONES -Proyecto: conjunto de actividades o acciones que conllevan a la obtención de un objetivo en un plazo de tiempo establecido. -Inversión: todo desembolso que se realiza con el fin de obtener un beneficio -Plan de Trabajo - PDT: Conjunto de actividades o tareas relacionadas entre sí, los cuales buscan un objetivo y se establecen en el tiempo, con una fecha de inicio, fecha de terminación o duración, recursos y su plazo con relación al total de las actividades. -Ruta Crítica: son las actividades o tareas secuenciales que determinan el menor tiempo posible de ejecución, el atraso en una de estas actividades ocasiona demora o retrazo en el desarrollo del proyecto. -Etapa de Vida Útil del Proyecto: es el tiempo de ejecución del proyecto desde su inicio hasta su finalización. -Etapa de Factibilidad: es la etapa en la que se hacen los análisis a un proyecto para establecer su viabilidad de realización -Etapa de madurez: es la etapa en la cual se ejecuta un proyecto ya establecido técnico y económicamente. -Etapa de desarrollo: es la etapa en la cual se empieza a ejecutar un proyecto.

3 Página: 3 de 15 -Etapa de Abandono: es la etapa cuando el proyecto esta en terminación -Informe evaluador: Documento donde se realiza la evaluación de ofertas técnico económicas de acuerdo con lo establecido en los documentos del proceso o proyecto. -Gerencia de Proyectos: La administración y coordinación armoniosa de todas las actividades requeridas para llevar a cabo la ejecución de un proyecto. -Especificaciones Técnicas: documento en el cual se indica como se debe realizar técnicamente una actividad o trabajo, en ella se relacionan las normas que apliquen. -Contratista: persona jurídica o natural que presta un servicio en busca de una retribución económica que le permita obtener una ganancia. -Ingeniero Líder de Disciplina o especialidad: ingeniero o persona que es líder por su experiencia y conocimiento en determinada área o actividad. -Contratista Ejecutor: persona jurídica o natural que esta comprometida a la realización de unas actividades previamente acordadas.

4 Página: 4 de 15 4 CONDICIONES GENERALES Es importante tener en cuenta que en este tipo de Proyectos el personal realiza actividades propias del cliente y se utilizan formatos de éste, los cuales son validos para nuestro Sistema de Integrado de Gestión. 4.1COORDINACIÓN CON EL CLIENTE Una vez recibido por la Gerencia Comercial el contrato legalizado y de acuerdo a los documentos relacionados en el plan de calidad (documentos del proceso pre contractual entregados por el cliente, propuesta técnico económica y especificaciones), se realiza el Programa Detallado de Trabajo. Este Programa Detallado de Trabajo debe ser realizado por Gerente y/o Director del Proyecto. Este es aprobado por el Gerente y/o Director del Proyecto. El Director de Proyecto y/o Gerente de proyectos, realiza una reunión de inicio con el cliente y Gerente y/o director de proyectos, donde se da a conocer el Programa Detallado de Trabajo para la aprobación del cliente. En el Plan de Trabajo se incluyen todas las actividades y tareas necesarias para llevar a cabo el objeto y alcance de los trabajos contratados de acuerdo al plazo de ejecución. Para la realización de éste se tiene en cuenta los documentos del proceso, en especial el cronograma de actividades del cliente (si lo hay).

5 Página: 5 de VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN TÉCNICA SUMINISTRADA POR EL CLIENTE Dependiendo del avance de cada proyecto y de la etapa en la que se encuentre, sea la etapa de factibilidad, madurez, desarrollo o abandono del mismo, la información que suministra el cliente del proyecto variará. La información que el Cliente entregue a COMTECOL Ltda., soporte para el desarrollo de las actividades del proyecto se debe relacionar en el Formato LMD- CL-01 Listado Maestro Documentos para controlar el recibo y entrega del mismo y su responsable. Este formato se lleva por proyecto. Es responsabilidad de cada uno de los ingenieros diligenciar el documento, en el momento en que reciben información del cliente. El Auxiliar administrativo o, a quien designe el Director del Proyecto, tienen la responsabilidad de verificar el cumplimiento del diligenciamiento de este formato. Información suministrada por el cliente: Planos y especificaciones técnicas Se verifican que los planos y las especificaciones técnicas entregadas por el cliente corresponden al alcance de los trabajos que se desean realizar en la parte de construcción de Interventoría y diseño. Así mismo, se verifica que la información recibida es la suficiente o de lo contrario establece cual es la información faltante; para ello se realiza una comunicación al cliente solicitando esta información. Es responsabilidad de cada uno de los

6 Página: 6 de 15 ingenieros líderes de especialidad establecer cual es la información faltante de acuerdo con el alcance del proyecto que aparece en los documentos contractuales relacionados en el plan de calidad del respectivo proyecto. La actividad de verificación de planos y especificaciones técnicas y su complejidad dependerá del estado del proyecto y del alcance establecido en el contrato de Gerencia de Proyectos firmado entre COMTECOL LTDA.,. y el Cliente, la responsabilidad del desarrollo de esta actividad está en los profesionales de las diferentes especialidades vinculada a la Gerencia de Proyecto Especificaciones técnicas de equipos y materiales principales Una vez recibida la información del cliente se unifica que las especificaciones para compra de equipos o los equipos comprados correspondan a los realmente requeridos para el desarrollo del Proyecto, para ello se realiza un balance de materiales que contiene como mínimo la siguiente información para establecer que se debe comprar, que existe, que haría falta y quien lo suministrará. Número de Ítem Descripción de equipo/material Unidad Cantidad requerida Existencias en bodega Cantidad suministrada por el Cliente Cantidad a suministrar, Lugar donde se requiere

7 Página: 7 de 15 Referencia o Proyecto Se envía al cliente para su aprobación y de acuerdo con las modificaciones se obtiene el balance consolidado. Estos balances son realizados por los Ingenieros de cada especialidad y/o auxiliar de ingeniería. Una vez identificados los equipos a comprar se hace necesario obtener cotizaciones presupuéstales que permitan determinar el valor de estos equipos y/o materiales y actualizar el Presupuesto del Proyecto. La solicitud de estas cotizaciones presupuéstales se hace telefónicamente mediante el envío de las especificaciones por parte del auxiliar de Ingeniería o cada uno de los Ingenieros de especialidad En el Formato FPP-CL-01 Presupuesto de Proyecto se realiza los presupuestos de los proyectos y su elaboración es responsabilidad del Ingeniero de control de proyectos y/o Ingenieros de las diferentes especialidades. Este formato se puede modificar de acuerdo a la complejidad del proyecto Verificación de nuevas tecnologías Una vez establecidos los equipos y materiales requeridos de acuerdo al balance y al presupuesto, se verifican las últimas tecnologías disponibles y su viabilidad de aplicación; para adelantar esta verificación se acuerda con el cliente el alcance de

8 Página: 8 de 15 la misma y la disposición que tiene el cliente para la adquisición de estas nuevas tecnologías. La responsabilidad de verificar la aplicación de nuevas tecnologías está a cargo de los ingenieros de cada especialidad o disciplina y la aprobación para la compra y aplicación de estas nuevas tecnologías es dada por el cliente. 4.3COMPRA DE EQUIPOS Y MATERIALES PRINCIPALES Una vez establecido el listado de equipos y materiales principales requeridos por el proyecto y la Estrategia de ejecución del Proyecto, se procede a la compra de estos equipos y materiales de tal forma que lleguen oportunamente a los sitios requeridos. Para la realización de compras de equipos y materiales principales es necesario contar con especificaciones técnicas de suministro y Hojas de datos. Para la realización de compras se sigue el Procedimiento de Compras PCM-CL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE DISEÑOS, OBRAS E INTERVENTORIA Dependiendo de la etapa o etapas en que se intervenga en el proyecto y del alcance establecido para el desarrollo de la Gerencia de Proyectos es posible que se adelanten procesos contractuales para diseños, obras de Interventoría y estudios especiales.

9 Página: 9 de 15 Estos procesos de contratación se adelantan según lo establecido por el cliente. 4.5CONTROL PRESUPUESTAL Una vez establecida la estrategia de ejecución del presupuesto del proyecto se realiza un control periódico del presupuesto establecido para el proyecto, para ello se actualiza la estrategia de ejecución. La actualización y control del presupuesto se realiza involucrando los valores realmente ejecutados y/o comprometidos a la estrategia de ejecución, dependiendo de la etapa en que se encuentre el proyecto se tiene la aceptación de desfase del mismo. Esto será establecido a cada proyecto con el cliente. El control presupuestal se deberá llevar a cabo si esta dentro del alcance de los trabajos en el Contrato de la Gerencia de Proyectos. Los Ingenieros líderes de cada especialidad son los responsables del control presupuestal de acuerdo a su área. 4.6SUPERVISIÓN EN CAMPO DE CONTRATOS Es responsabilidad del Director y/o Gerente de Proyectos o Ingenieros de cada especialidad realizar la supervisión en campo. Una vez se inician obras de construcción o cuando se establece con el cliente, se realizan visitas al lugar donde se desarrollan los trabajos. Estas visitas tienen por objeto en el primer caso, establecer los alcances reales de los trabajos requeridos

10 Página: 10 de 15 y las dificultades existentes en la zona; para el segundo caso verificar que los trabajos que se desarrollan están de acuerdo con lo establecido en el alcance de los mismos y si los mismos requieren modificaciones de última hora, se informa al cliente del inconveniente y las posibles soluciones para que sea este, quien tome la decisión final. 4.7 SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO A CONTRATOS En algunas ocasiones dentro del alcance de los trabajos, se tiene establecido el realizar seguimiento administrativo a contratos, en esta actividad se verifica el cumplimiento por parte del contratista de todos y cada uno de los compromisos establecidos en los términos de referencia del cliente y el contrato firmado entre el contratista ejecutor y el cliente. Esta actividad es responsabilidad del auxiliar Administrativo o Ingeniero de Contratación a no ser que dentro del alcance de la Gerencia el Cliente establezca algo diferente. 4.8OBTENCIÓN DE LICENCIAS Y/O PERMISOS Dependiendo de la Etapa en que se encuentre el proyecto es muy posible que dentro del alcance del proyecto se tengan que adelantar los trámites requeridos para la obtención de licencias o permisos. Esta actividad se lleva a cabo de acuerdo con la legislación existente y los parámetros establecidos por cada entidad gubernamental que otorga la respectiva

11 Página: 11 de 15 licencia y/o permiso. Por lo tanto es responsabilidad del Ingeniero encargado la obtención de la Licencia y/o permiso enterarse y tener el conocimiento de los trámites requeridos, su secuencia y duración. 4.9REUNIONES DE CONTROL Dentro del Cronograma se establecen reuniones periódicas que se adelantan con el Cliente, las cuales son en lo posible cada 15 días. En estas reuniones se tratan los temas más relevantes respecto al desarrollo del Proyecto y se deja acta según el Formato FAR-CL-01 Acta de Reunión. Estas actas dentro de lo posible son realizadas durante el desarrollo de la reunión y son firmadas por los participantes, de lo contrario es responsabilidad del Director y/ o Gerente de Proyecto obtener la firmas de los asistentes Así mismo, el Grupo de Gerencia de Proyectos adelanta reuniones interdisciplinarias con el fin de evaluar el desarrollo de las actividades y establece los temas a tratar en las reuniones con el cliente. Si el cliente así lo establece o en el alcance de los trabajos se requiere, los ingenieros de cada especialidad realizan reuniones periódicas con contratistas de diseños, obras e interventorías. De estas reuniones se deja constancia en el respectivo Formato FAR-CL-01 Acta de Reunión.

12 Página: 12 de INFORMES Se realizan informes periódicos los cuales permiten informar al Cliente sobre el avance del Proyecto En COMTECOL LTDA., se tiene establecido realizar informe semanal, mensual y final. Informes Semanales: Este documento requiere para su elaboración de una clara definición del contenido, normalmente macro actividades de los ítems a reportar, para estos se define el % en peso y fechas programadas de terminación, actividades relevantes ejecutadas en el periodo evaluado, actividades relevantes pendientes, causales de atraso, observaciones, reporte de accidentes e incapacidades, horas hombre perdidas, ejecución acumulada, áreas problemáticas y soluciones o medidas correctivas. Los informes semanales se elaboran respectivamente en el Formato FAO-CL-01 Avance de Proyecto. Este formato no genera un nuevo código o versión cuando se modifica su presentación o adiciona información por solicitud del cliente. El informe contiene en lo posible la anterior información. Informes Mensuales: Requiere para su elaboración de: Todos los programas/documentos que conforman el PDT actualizados a la fecha de corte para ello establecida.

13 Página: 13 de 15 Registros descriptivos y numéricos sobre las actividades más importantes ejecutadas, metas alcanzadas, problemas presentes o resultados, programa a la vista. Datos sobre avances programados y alcanzados, recursos de mano de obra utilizada, recursos de equipos de construcción programados y utilizados, eventos programados y alcanzados. Resumen descriptivo de las actividades ejecutadas a nivel de especialidad o área y también las programadas para el siguiente período. Los informes mensuales contienen actividades ejecutadas y/o en ejecución, rendimientos de proyecto alcanzados por cada actividad, porcentajes de avance real y programado acumulado y durante el periodo, aspectos económicos del contrato, reseña fotográfica si se requiere. Estos informes contienen mayor información si el cliente lo solicita. Informe Final: el objetivo de este es informar al cliente en forma detallada sobre el desarrollo de la ejecución contratada hasta su final, requiere para su elaboración de la información incluida en cada uno de los informes. El Informe Final: contiene por lo menos la siguiente información: Descripción de antecedentes del proyecto, características técnicas, plazos, condiciones generales del medio, objetivos, estrategias de ejecución.

14 Página: 14 de 15 Resumen histórico de avances programados/ alcanzados, recursos programados/ ejecutados, rendimientos programados y alcanzados. Todos los documentos que conforman el PDT actualizados a la fecha de terminación de la gestión contratada Resumen descriptivo de la ejecución del proyecto. Análisis de los resultados obtenidos. Conclusiones y recomendaciones Los informes contienen mayor información a la indicada, si así lo establece el cliente. La realización de los informes está a cargo del Auxiliar o Ingeniero de Control de Proyectos, más es responsabilidad de cada uno de los participantes de la Gerencia del Proyecto informarle sobre las actividades realizadas durante la semana y / o mes, los inconvenientes presentados, las posibles soluciones y las causas del no cumplimiento de los objetivos durante el periodo de acuerdo con el cliente y el contratista VINCULACIÓN DE PERSONAL Si dentro del alcance y si el cliente exige que el personal a vincular al proyecto es previamente aprobado, el Director de proyecto es responsable de enviar vía o por correo las hojas de vida dentro del Formato de la empresa. En el momento en que se confirma por parte del cliente su aceptación y fecha de ingreso por escrito, se diligencia el Formato FRP-CL-01 Requisición de Personal del Procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal PRS-CL-01, para

15 Página: 15 de 15 remitirlo al área de Recurso Humano para iniciar con el proceso de contratación, según el Procedimiento de Contratación PCP-CL-01. Es responsabilidad del Director de Proyecto diligenciar el Formato Requisición de Personal FRP-CL LIQUIDACIÓN CONTRATO Esta se lleva a cabo de acuerdo con lo establecido en el contrato firmado ANEXOS FPP-CL-01 Formato Presupuesto de Proyecto PCM-CL-01 Procedimiento de Compras FAR-CL-01 Acta de Reunión FAO-CL-01 Formato Avance de Proyecto FRP-CL-01 Formato Requisición de Personal PRS-CL-01 Procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal PCP-CL-01 Procedimiento de Contratación de Personal

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