DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE RIESGO OPERACIONAL

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1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE RIESGO Julio 10, de 2012

2 INDICE Proceso Riesgo Operacional... 1 Objetivo General... 1 Objetivos Específicos... 1 I. Identificación del Riesgo II. Medición y Mitigación del Riesgo... 3 III. Monitoreo y Control del Riesgos... 4 IV. Divulgación de los Riesgos... 5 V. Área de Informática... 5 VI. Divulgación... 6 VII. Aprobación y Vigencia... 6 i

3 Proceso Riesgo Operacional Responsable: Encargado de Riesgos Supervisado: Comité de Riesgos Objetivo General Desarrollar el Proceso de Evaluación del Riesgo Operacional, consistente en su identificación, medición, mitigación, monitoreo, control y divulgación. Objetivos Específicos Desarrollar cada una de las etapas de la gestión del riesgo. Definir los instrumentos necesarios para establecer el perfil de riesgo. I. Identificación del Riesgo. 1. Con base en la normativa emitida por la Superintendencia del Sistema Financiero y la documentación que existe en materia de riesgos, deberá definirse el concepto de riesgo operacional, que deberá entender y considerar cada uno de los empleados de CEDEVAL en el desarrollo de sus actividades, para lo cual, deberá informarse a través de reuniones o capacitaciones sobre el tema. Estas capacitaciones deberán desarrollarse cuando menos una vez al año. 2. En todo momento, el Encargado de Riesgos, deberá asegurarse que estén escritos los procesos relevantes mediante los cuales CEDEVAL desarrolla sus actividades. Estos deberán estar debidamente autorizados por la Junta Directiva o por quien ésta disponga, teniendo que cumplir las condiciones siguientes: a. Lo escrito debe ser un fiel reflejo de lo que se hace en la práctica, en caso contrario, efectuar el ajuste correspondiente. b. Deben hacer una referencia clara a la documentación, sistemas informáticos, leyes, etc., que están relacionados con el proceso. c. Deben tener claramente definidos los tiempos y momentos en que debe realizarse cada etapa del proceso. 1

4 d. Deben tener una identificación clara del empleado al que le corresponde desarrollar el proceso o alguna etapa del mismo. 3. Por cada una de las etapas del proceso, el empleado que la ejecuta, deberá señalar las incidencias que se hayan suscitado desde la última evaluación y los efectos que tuvieron, debiendo registrarlas en la matriz de eventos de riesgos conforme el modelo que figura (anexo 1). Este deberá actualizarse al final de cada mes. Los eventos de riesgo operacional son aquellas situaciones que afectan el normal desarrollo de las operaciones de la entidad, los cuales incluyen los incidentes ocurridos y eventos potenciales que pudieren generar pérdidas económicas y pueden o no afectar el estado de resultados, siendo éstos los siguientes: Fraude interno; Fraude externo; Relaciones laborales y seguridad en el puesto de trabajo; Clientes, productos y prácticas de negocio; Daños en activos materiales; Interrupción del negocio y fallas en los sistemas, y Ejecución, entrega y gestión de procesos. 4. En todo momento, y basados en el juicio experto, el empleado que ejecuta el proceso y el Gerente Responsable al que reporta deberán pronunciarse por aquellos nuevos eventos de riesgos que pudieran surgir en el tiempo. 5. Cada evento de riesgo deberá ser clasificado con un factor de riesgo, así: a) Factores Internos: humano, tecnológico, proceso, infraestructura. b) Factores Externos: Son aquellos asociados a la fuerza de la naturaleza u ocasionados por terceros, que escapan en cuanto a su causa y origen al control de la entidad. 6. El Encargado de Riesgos deberá tener actualizas las matrices de eventos de riesgos por cada proceso, en los primeros quince días del mes siguiente a la fecha de referencia. 7. Cada Gerencia, deberá informar al Encargado de Riesgos, los nuevos proyectos que se vayan a implementar y los procesos que intervendrán en su ejecución, así como la matriz de eventos de riesgos que se han visualizado por parte de sus ejecutores. 2

5 II. Medición y Mitigación del Riesgo 1. Con base en la matriz de eventos de riesgos, El Encargado de Riesgos en coordinación con el dueño del proceso, deberá calificar el evento con base en la tabla de medición, para determinar el grado de atención que merece, en razón de su probabilidad e impacto. (Anexo 2) 2. El Encargado de Riesgos, con base en las ponderaciones dadas elaborará el mapa de riesgos inherentes, el cual muestra en forma resumida el perfil de riesgo operacional de CEDEVAL. (Anexo 3) 3. El Encargado de Riesgos elaborará un resumen de eventos de riesgos según el factor que le da origen: internos y externos; según la clasificación antes señalada. 4. En forma mensual el Encargado de Riesgos deberá elaborar un reporte de los eventos de riesgos que se han materializado desde la última evaluación, con base en la información remitida por los dueños de los procesos. Dicho resumen deberá incluir: Código Fecha de inicio del evento Fecha de finalización del evento Fecha del descubrimiento Fecha de contabilización Moneda Monto Valor recuperado Valor recuperado por seguros Factor de origen Proceso afectado Descripción del evento Otros necesarios 5. El Encargado de Riesgos de manera coordinada con el dueño del proceso, deberán identificar las medidas de control existentes y aquellas que consideren necesarias implementar para mitigar los eventos de riesgos. 6. Con base en la información de medidas de control, el Encargado de Riesgos deberá actualizar mensualmente las matrices de eventos de riesgos por procesos, debiendo actualizar el campo de ponderación neta, que es el resultado de valorar el grado de mitigación que se lograría o se ha logrado con la implementación del control y determinar la valoración general del proceso con base en las calificaciones de riesgo: Alto, Medio y Bajo, según la calificación neta del proceso. 3

6 III. Monitoreo y Control del Riesgos 1. El Encargado de Riesgos en coordinación con el dueño del proceso deberá evaluar cada uno de los controles o mitigantes establecidos determinando su asertividad, así como la necesidad de mejora o establecimiento de nuevos controles. Se mide tomando en cuenta la eficiencia del control frente al costo y la fluidez de los procesos. 2. El departamento de Auditoría Interna, deberá incorporar dentro de sus planes de trabajo la verificación de la implementación de los controles, debiendo informar al Responsable de Riesgos, entre otros, los datos los siguientes: a. Los controles son adecuados en cuanto a su diseño. b. Los controles son adecuados; sin embargo existen algunas debilidades que no representan un riesgo significativo. c. Los controles no son de nivel aceptable. d. El control se aplica de la forma planeada, en cuanto a periodicidad establecida y por los dueños del proceso. e. El control tiene algunas fallas en su aplicación, sin embargo no representa mayores riesgos. f. El control no se aplica de la forma planeada. 3. Con base en la información obtenida, el Encargado de Riesgos en coordinación con el Gerente del Área, deberán tomar decisiones respecto al tratamiento que se dará a los riesgos, en el sentido de: a. Evitar los Riesgos: Retiro de las actividades que causan los riesgos, ya que, su tratamiento es demasiado costoso y/o no es efectiva su mitigación a un nivel aceptable; b. Reducir los Riesgos: Se refiere a la implementación de mitigantes de los riesgos a partir de reducir la probabilidad de ocurrencia o su impacto; c. Transferir los Riesgos: Son medidas tendientes a transferir a un tercero la responsabilidad por el manejo de los riesgos y/o la obligación por las consecuencias financieras; y, d. Aceptar los Riesgos: Es la aceptación del riesgo dado su bajo nivel de impacto y que no vale la pena implementar medidas de control. 4

7 IV. Divulgación de los Riesgos. 1. El Encargado de Riesgos, deberá llevar a cabo reuniones periódicas con los dueños de cada proceso en las que les dé a conocer la forma en que ha evolucionado la gestión de los riesgos. 2. El Encargado de Riesgos periódicamente, deberá elaborar un informe para cada Gerente de CEDEVAL, en el que de a conocer sus apreciaciones sobre la manera en que se están gestionando los riesgos en cada gerencia. 3. El Encargado de Riesgos deberá participar en el Comité de Riesgos, en el cual dará a conocer las matrices de eventos de riesgos, los mapas por Gerencia, o por procesos cuando sea aplicable. 4. El Comité de Riesgos deberá dictar las instrucciones que considere pertinentes para cada una de las áreas de CEDEVAL, que presenten un mapa de riesgos que esté fuera de los niveles de tolerancia que se hayan definido. V. Área de Informática. Dada la naturaleza operativa de CEDEVAL, esta área se constituye en una de las más relevantes que deben ser sujetas al proceso de gestión de riesgos; en consecuencia, deberá aplicarse una metodología complementaria para su evaluación, la cual se desarrolla a continuación: El contrato de servicios informáticos suscrito entre CEDEVAL y la Bolsa de Valores de El Salvador, incluirá una disposición referente al desarrollo de una metodología de gestión del riesgo tecnológico, a efecto de darle seguridad a los sistemas informáticos, debiendo incluir, entre otros, los tópicos siguientes: 1. Seguridad de las instalaciones donde se encuentran los equipos de cómputo. 2. Seguridad del Hardware y Software. 3. Seguridad y disponibilidad de la información almacenada en los distintos dispositivos. 4. Se da un mantenimiento preventivo al equipo informático. 5. Se desarrolla un proceso mediante el cual se asesora y orienta a los usuarios en el uso de los sistemas y aplicaciones, con el fin de garantizar su operación respectiva. 6. Capacitaciones sobre seguridad informática en que se incluyen todos los empleados de CEDEVAL. 7. Informes de avances de actividades asignadas y concluidas. 5

8 8. Auditorías de sistemas y atención oportuna a las observaciones que ésta formula. 9. Atención oportuna a los requerimientos de los usuarios de CEDEVAL para un buen desarrollo de las operaciones. 10. Implementación de mecanismos para determinar el grado de satisfacción entre los usuarios de los sistemas informáticos. 11. Existe un plan de sucesión claramente definido para cada uno de los puestos del área de informática. 12. Se ha elaborado una matriz de incidencia de riesgos que resuma todos los eventos de riesgos identificados por los empleados del área de informática, como por las diferentes áreas usuarias de los sistemas. 13. Se ha elaborado un plan contingencial y/o de continuidad del negocio. 14. Se creará un comité de informática en el que se este representado el Gerente General de CEDEVAL, el Encargado de la supervisión Informático y el Gerente Responsable del Área. El comité se reunirá por lo menos una vez al mes. 15. La gerencia Informática elaborará un plan de contingencia. VI. Divulgación Los Funcionarios y Empleados deberán manifestar por escrito que han recibido y leído copia del presente Proceso, y que se comprometen a realizar sus labores dando cumplimiento a lo allí establecido. El Gerente General será el encargado del cumplimiento de esta disposición, antes de que estas entren en vigencia. VII. Aprobación y Vigencia El presente Proceso entrará en vigencia 10 días después de la fecha de la sesión en que la Junta Directiva las aprueba. Aprobado en sesión de Junta Directiva de CEDEVAL No. JD-07/2012, celebrada el 10 de julio de 2012, con vigencia a partir del 20 de julio de

9 Anexo 1: Matriz para la Identificación de Riesgos Nombre y código del proceso: Dueño del proceso: Calificación proceso: Fecha de actualización Correlativo Factor de Riesgo Código Evento de Riesgo Probabilidad Impacto Medidas de Control Existentes Medidas de Control Propuestas Ponderación neta Responsable de la implementación Correlativo: Factor de Riesgo: Código: Evento de Riesgo: Probabilidad: Impacto: Medidas de control: Ponderación Neta: Número de orden. Identifica el origen o tipo de riesgo, puede ser humano, tecnológico, de proceso, etc. Número de identificación del factor de riesgo. Describe la condición posible de suceder que pudiera ocasionar algún impacto. Corresponde al posible grado de ocurrencia del evento. Corresponde al efecto que pudiera generarse, si sucede el evento. Acciones a tomar para disminuir la probabilidad de ocurrencia o mitigación del impacto. Es el evento de riesgo, con calificación residual, producto de la implementación de las medidas de control. Calificación del proceso: Es la evaluación del proceso, identificado como un porcentaje (%). Responsable de la implementación: Es la persona que pondrá en practica las medidas de control identificadas.

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11 Anexo 2 TABLA DE MEDICIÓN PROBABILID AD CIERTO 5 IMPACTO EXTREMO 5 MUY PROBABLE 4 ALTO 4 PROBABLE 3 MEDIO 3 POCO PROBABLE 2 BAJO 2 REMOTO 1 MINIMO 1 PONDERACIÓN DE PROBABILIDAD 1 EL EVENTO PUEDE OCURRIR SOLO EN CIRCUNSTANCIAS EXCEPCIONALES, ENTRE EL 0% Y 5% 2 EL EVENTO PUEDE OCURRIR EN ALGÚN MOMENTO, MÁS DE 5% Y 30% 3 EL EVENTO OCURRIRÁ EN ALGÚN MOMENTO, MÁS DE 30% Y 60% 4 EL EVENTO OCURRIRÁ EN VARIAS CIRCUNSTANCIAS, ENTRE EL 60% Y 80% 5 EL EVENTO OCURRIRÁ, ENTRE EL 80% Y 100% PONDERACIÓN DE IMPACTO 5 En más del 10% de las utilidades. Atrasos mayores de un día 4 De más de 5% hasta el 10% de las utilidades. Atrasos de hasta un día 3 Del 2% hasta el 5% de las utilidades. Atrasos de hasta medio día 2 Del 1% hasta el 2% de las utilidades. Atrasos de hasta una hora 1 Menos del 1% de las utilidades. Atrasos leves Estas son ponderaciones propuestas, pueden variar según criterio del dueño del proceso.

12 Anexo 3 CENTRAL DE DEPÓSITO DE VALORES, S.A. DE C.V. MATRIZ DE EVENTOS DE RIESGO Cierto Muy probable Probable Poco probable Remoto PROBABILIDAD IMPACTO Mínimo Bajo Medio Alto Extremo

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