MUNICIPIO DE SOTARÁ CAUCA PROCESO DE CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

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1 CONTENIDO PAG 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2 3. DEFINICIONES 2 4. MARCO NORMATIVO 2 5. RECURSOS 3 6. GENERALIDADES 3 7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4 8. REGISTROS DE CALIDAD 6 9. PUNTOS DE CONTROL, MEDICION E INDICADORES ANEXOS 7 Elaboro Revisado Aprobado MARIA DEL PILAR BLANCA LUCY BLANCA LUCY LUBO VALLEJO AGREDO MUÑOZ AGREDO MUÑOZ Jefe de Oficina de Alcaldesa Municipal Alcaldesa Municipal Control Fecha: 13/06/2012 Fecha: 13/06/2012 Fecha: 13/06/2012

2 1. OBJETIVO Establecer los diferentes pasos, requisitos y metodología a aplicar para el desarrollo de auditorias internas en los diferentes procesos de la administración municipal de Sotará. 2. ALCANCE Y RESPONSABLES Comprende las actividades desarrolladas desde la selección o designación del equipo auditor, hasta la elaboración y socialización del informe de auditoria, la realización del acta de cierre de auditoria y formulación de las acciones correctivas o planes de mejoramiento a cumplir por parte de los procesos objeto de la misma. Son responsables: De la Planeación: equipo de auditoria y jefe de la oficina de Control De la ejecución: Profesional líder y equipo de auditoria asignado según el proceso o área asignados. De la comunicación de las recomendaciones y acciones de mejoramiento: equipo de auditoria y jefe de la oficina de Control. 3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE Plan de auditoria: elemento de auditoria que contiene el conjunto de acciones, responsables y procedimientos a aplicar para la realización de un examen independiente y objetivo del cumplimiento de los requisitos del proceso con respeto a las normas del Sistema de Control. Instrumentos de evaluación: elementos y métodos aplicables para el levantamiento de la información como matrices, planes de trabajo, lista de verificación, etc. Acción de mejoramiento: gestión correctiva o preventiva que tiende a subsanar la causa que diera origen al hallazgo identificado. 4. MARCO NORMATIVO Ley 87 de 1993 (21 noviembre) por la cual se establecen normas para el ejercicio de Control en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

3 Decreto 2145 de 1999 (4 Noviembre) por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control de las Entidades y organismos de la Administración Publica del orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones Decreto 1599 de 2005 (20 Mayo) por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control para el Estado Colombiano 5. RECURSOS 5.1 Talento Humano. Profesionales con competencias en auditorias a sistemas de información, recursos humanos, control interno contable, evaluación de planes y programas, sistemas de control y evaluación de la gestión publica. 5.2 Maquinaria y Tecnología. Por lo menos equipos de cómputo actualizados y con el software de oficina correspondiente, impresora, video beam e internet. 5.3 Materiales o Logísticos. Papel en tamaño carta y oficio tipo fotocopia 75gr, insumos para la impresora, mantenimiento del equipo e impresora y demás elementos propios de oficina. 5.4 Metodológicos. Formatos para la presentación y seguimiento oficialmente adoptados, instructivos para la elaboración, capacitación adecuada a los responsables de las dependencias. 5.5 Medio ambiente. Oficina con un medio ambiente adecuado de luz y ventilación, espacios suficientes para trabajar con documentación, sala de juntas para las reuniones con los entes de control y con los funcionarios responsables de la formulación y evaluación de los planes de mejoramiento, condiciones adecuadas para las presentaciones. 6. GENERALIDADES La Interna surge con posterioridad a la auditoria externa por la necesidad de mantener un control permanente dentro de la entidad y de hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo. Generalmente, la auditoria interna se ocupa del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las entidades para proteger los activos, minimizar los riesgos de fraude,

4 incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información administrativa económica y financiera. El objetivo principal es ayudar a la alta dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas, con el fin de lograr una administración transparente y se cumple a través de objetivos específicos como los siguientes: a. Verificar la confiabilidad o grado de racionalidad de la información contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización. b. Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno (lo cual implica su relevamiento y evaluación), tanto el sistema de control interno contable como el operativo. c. Verificar la implementación y operatividad de los procesos y procedimientos, así como los instrumentos de medición análisis y mejora continua. 7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Se desarrolla por medio del flujograma, para este procedimiento

5 FLUJOGRAMA DEL Nº ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE 1 Se hace la designación del líder de la Jefe de la oficina de Inicio auditoria para la realización de la auditoria Control de carácter interno Designación del líder de auditorias 2 Se realiza una revisión de la documentación del proceso para determinar la conformidad con los criterios de auditoria, incluyendo Preparación previa y revisión de la documentación documentos y registros e información de auditorias previas. Profesional Líder del Proceso y equipo de 3 Se elabora el plan correspondiente al tipo de auditoria a realizar, de acuerdo a los Elaboración de Plan de fundamentos de la norma y en los formatos y metodologías establecidos. Profesional líder de auditoria asignado, según el tipo de 4 Se cursa comunicación escrita al proceso o Comunicación dependencias a auditar, a fin de auditoria internas comunicarles las fechas y generalidades de la Jefe de oficina de Control 5 Se desarrolla la reunión inicial y demás detalles elaboración del acta reunión de Reunión de apertura apertura según la metodología establecida, designado los contactos responsables para atender la 6 Aplicación de los instrumentos de recolección de datos como listas de Recolección de la informacion chequeo, matrices de evaluación y pruebas de Profesional líder de auditoria asignado, según del tipo de Profesional líder y equipo de 7 Análisis de la información, conclusiones y recomendaciones de mejoramiento Análisis de la información 8 Una vez terminadas las labores de Preparación del informe de auditoria recolección de información y desarrollo de la auditoria, se elabora el informe de auditoria, el cual deberá proporcionar un registro completo, preciso y claro de las actividades realizadas. 1 Profesional líder y equipo de Profesional líder de la

6 9 Con base en los resultados de la auditoría se formulan las acciones de mejora y/o la 1 elaboración de l plan de mejoramiento. Profesional líder de la Formulación de acciones de mejoramiento. 10 Se elabora el acta de cierre de auditoria, re realiza la reunión de cierre de auditoria, Realización de reunión de cierre de organiza la documentación y se remite a ordenar su comunicación a quien corresponda y se archiva. Profesional según el plan. asignado Inconformidades Entes de Control Se remiten a los respectivos entes de Control, por medio de oficio con copia a la alta gerencia del municipio. FIN Se realiza el archivo de los documentos de la auditoría conforme a las normas de manejo de archivos de la alcaldía, que deben reposar en el archivo de la oficina de Control interno. Funcionario encargado del archivo de documentos 8. REGISTRO DE CALIDAD CODIGO NOMBRE DEL FORMATO Formato Plan de auditoria Formato solicitud información Formato reunión de apertura Formato lista de verificación Formato informe final de auditoria Formato de acciones CARPETA RESPONSABLE ALMACENAMIENTO TIEMPO DE ALMACENAMIENTO 2 años de 2 años de 2 años de 2 años de 2 años de 2 años de DESTINO FINAL

7 correctivas Formato de Plan de Mejoramiento 2 años de 9. PUNTOS DE CONTROL ACTIVIDADES RIESGOS METODOS DE CONTROL Levantamiento de la Levantamiento de Aplicación de los información y información falsa o instrumentos de recolección de datos distorsionada recolección de datos como lista de chequeo, matrices de evaluación y pruebas de auditoria RESPONSABLES Jefe de Oficina de Control y/o profesional asignado según Indicadores 10. ANEXOS (no hay anexos)

8 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA OFICINA DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2012