1.1 INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE VISITA DE AUDITORÍA AL PROCESO FINANCIERO

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1 PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL Fecha de Revisión 7 de junio de 2007 SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE Fecha de Aprobación Res junio 2007 INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE VISITA DE AUDITORÍA AL PROCESO FINANCIERO Versión 1 INS EV EI Página INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE VISITA DE AUDITORÍA AL PROCESO FINANCIERO GUÍA Para la Elaboración del Plan de Visita de Auditoría al Proceso Financiero de la Procuraduría General de la Nación o del Instituto de Estudios del Ministerio Público. 1 DESCRIPCIÓN Un programa de auditoría al proceso financiero incluye las actividades de elaboración del plan de auditoría, la distribución de tareas en el equipo auditor. 2 OBJETIVOS Definir el Plan de Visita del auditor al proceso financiero a fin de determinar el cumplimiento de las normas y políticas que regulan la operación financiera, determinar la gestión financiera y sus resultados, analizar los hechos y soportar adecuadamente las afirmaciones del auditor. 3 REQUISITOS Designación del equipo auditor, requisitos físicos, tecnológicos y presupuestales para el desarrollo de la visita. 4 OPERACIÓN El auditor (entiéndase equipo o servidor designado) cumple con las siguientes tareas: a. Elaborar el Plan de Visita de Auditoría. i. Precisar los detalles de la auditoría tales como: Determinación del tipo de auditoria. Determinación de equipos y medios de almacenamiento electrónico a utilizar.

2 ii. Consideración y definición de fechas, inicio y terminación, actividades in situ, preparación y entrega de informe. Asignación de tareas al equipo auditor. Determinación de recursos necesarios. Definir: Objetivos Alcance Antecedentes b. Someter el Plan de Visita de Auditoría a aprobación del Jefe de la Oficina de Control Interno c. Generar comunicaciones necesarias. d. Abrir archivo documental de la auditoria. 4.1 Especificidades en la Preparación del Plan de Visita de Auditoría al proceso financiero Recuerde las normas de auditoría aplicables al proceso financiero: Siempre que el nombre de un Contador Público sea asociado con estados financieros, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si practicó un examen de ellos, el Contador Público deberá expresar claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la información contenida en dichos estados financieros. El informe debe contener indicación sobre si los estados financieros están presentados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. El informe debe contener indicación sobre si tales principios han sido aplicados de manera uniforme en el período corriente en relación con el periodo anterior. Cuando el Contador Público considere necesario expresar salvedades sobre algunas de las afirmaciones genéricas de su informe y dictamen, deberá expresarlas de manera clara e inequívocas, a cuál de tales afirmaciones se refiere o los motivos e importancia de la salvedad en relación con los estados financieros tomados en conjunto. Cuando el Contador público considere no estar en condiciones de expresar un dictamen sobre los estados financieros tomados en conjunto deberá manifestarlo explícita y claramente Objetivos 1 Es necesario precisar el propósito de la visita y registrarlo en el Plan 2 ; seleccione de la lista de objetivos siguientes los que se adecuen a la situación específica que se desea revisar, en caso de requerir otros por favor concertarlos con el servidor público encargado de administrar los parámetros de auditoría: 1 Para la inclusión de esta información en el software de auditoría remítase al capítulo pertinente. 2 En caso de ser en el software Proaudit se hace en el menú de Resumen Ejecutivo

3 General: Ejercer el control de gestión sobre el proceso financiero a nivel nacional Ejercer el control de gestión sobre el proceso financiero del Instituto de Estudios del Ministerio Público También es aplicable a una Coordinación Administrativa en los aspectos financieros, precisar según sea. Específicos: OBJETO DE CONTROL COMUNES A LOS PROCESOS FINANCIEROS Verificar la identificación de los riesgos inherentes a procesos financieros, así como su administración Revisar la consistencia y actualización de la información financiera Verificar que la información financiera sea confiable Verificar que la información financiera contenida y registrada en el Sistema de Información Administrativo y Financiero SIAF sea confiable Verificar que la información financiera registrada en el Sistema de Información Financiero SIIF sea confiable Valorar la conciliación de información entre los sistemas de información financieros que se estén utilizando Verificar la existencia de los soportes documentales de las operaciones financieras Valorar el cumplimiento de los procesos y procedimientos previstos para la actividad Verificar el reporte de la información financiera, calidad y oportunidad Realizar el control de gestión a los procesos de trámite de cuentas Revisar la existencia del análisis financiero y la toma de decisiones con base en el mismo Determinar la realización de procesos de conciliación y reconciliación para el control de los registros contables Identificar controles y determinar su existencia, formalización, forma de aplicación (manual o informático) y la toma de acciones correctivas sobre las situaciones detectadas OBJETO DE CONTROL PRESUPUESTO Realizar el control de gestión sobre los procesos de presupuesto Valorar el proceso seguido para el anteproyecto de presupuesto Valorar la información presupuestal Determinar la existencia de informes de análisis financiero presupuestal y su utilización en el proceso de toma de decisiones Revisar el adecuado registro de los certificados de disponibilidad presupuestal y la existencia de soportes para su expedición Valorar el registro de los compromisos y la existencia de los adecuados soportes Determinar la realización de las programaciones presupuestales

4 Valorar el adecuado registro de las obligaciones y las programaciones de pago Establecer el nivel de apropiación, disponibilidad, obligación y pago en los conceptos presupuestales a través de los informes de análisis presupuestal, determinar las principales fluctuaciones así como las adiciones, reducciones y traslados y valorar que las justificaciones a los comportamientos y variaciones se encuentren debidamente justificadas y soportadas. Determinar la existencia de saldos sin ejecutar y las acciones adelantadas para su ejecución Establecer la existencia de valores sin conciliar y las acciones para su conciliación, soporte y registro OBJETO DE CONTROL TESORERIA Realizar el control de gestión sobre los procesos de tesorería Valorar la seguridad en la tenencia y custodia de títulos y valores Determinar la adecuada utilización de las cajas fuertes Realizar el arqueo a las cajas fuertes y cajillas de seguridad Establecer que el registro de los pagos está siendo adecuado Valorar el adecuado control en las colillas de las chequeras de los pagos realizados en cheque Revisar la teneduría de los libros de bancos de los conceptos de: o Transferencias, o Inversiones ordinarias, o Inversiones del Ministerio de Justicia o Gastos generales o Recursos del crédito BID o Gastos generales con fuente de estupefacientes o Gastos de personal Revisar la oportuna presentación de las declaraciones de ICA, IVA y demás, establecer los requerimientos recibidos por la DIAN y la forma como han sido atendidos Determinar la consistencia en los reintegros de EPS, fondos de pensiones y cesantías Establecer la adecuada tenencia de chequeras y si se procede a la devolución y destrucción de las chequeras correspondientes a cuentas que han sido saldadas o cerradas Revisar los controles establecidos para el pago a través de transferencia electrónica Realizar el control de saldos en bancos y su registro en tesorería Determinar la conciliación de los mismos saldos en bancos OBJETO DE CONTROL CONTABILIDAD Realizar el control de gestión sobre los procesos de contabilidad Verificar el adecuado registro de las operaciones financieras y económicas y de la contabilización de los activos de la entidad

5 Establecer que es oportuno el registro de las actividades económicas de la entidad en los libros de contabilidad, tales como Mayor, Balances Consolidado, Diario consolidado. Determinar que se cuenta con los soportes necesarios para el registro contable Valorar los estados financieros de la entidad, las anotaciones que realiza el contador y determinar que los mismos dan fe de las operaciones económicas de la entidad y del registro de sus activos y reflejan cabalmente su situación financiera Establecer la oportuna presentación de los informes, estados financieros, declaraciones y en general del reporte contable a que esta obligada la entidad Determinar que se está conciliando la información de contabilidad con la información correspondiente a presupuesto, tesorería, almacén, inventarios y la referida al proceso contractual Establecer la existencia y nivel de ejecución del plan de saneamiento contable Determinar los saldos que estén en saneamiento y el desarrollo del proceso de depuración y registro Establecer la existencia de partidas conciliatorias y su adecuado manejo y registro Determinar el registro de títulos que por diversos conceptos deban estar incorporados en las cuentas contables de la entidad o en sus cuentas de orden Revisar las conciliaciones bancarias en contabilidad y establecer la existencia de partidas conciliatorias pendientes, así como verificar la solicitud a los bancos de las notas pertinentes y a las dependencias los soportes documentales correspondientes. Establecer los controles y mecanismos que existen para el seguimiento a los procesos de conciliación y soporte de saldos y partidas pendientes de registro Determinar el oportuno recibo de la información que debe ser reportada por el área de almacén e inventarios, por tesorería, presupuesto y por las áreas que cumplen el proceso contractual Determinar el oportuno registro y consolidación de la información contable proveniente de las coordinaciones administrativas Determinar que se están realizando los arqueos a las cajas menores y que se están reportando a las instancias respetivas sus resultados Alcance Se refiere a las cuentes contables o presupuestales, áreas, procedimientos que serán auditados, es necesario indicar las fechas que se incluyen en la evaluación como corte de los reportes. Las más comunes son las siguientes: Sobre las cuentas e información la fecha día, mes, año, puede estar orientada a: La vigencia Una fecha de corte, normalmente a fin de un mes Los acumulados al momento de la visita de auditoría Antecedentes

6 Justificación de la necesidad de realizar la auditoría e información relevante que debe ser considerada por el equipo auditor: las observaciones de visitas anteriores y las recomendaciones de auditoría las consideraciones que tiene el auditor al analizar cifras financieras hechos especiales de los cuales se tiene conocimiento y son objeto de verificación Al ser aprobado por el Jefe de la Oficina de Control Interno se crea el Registro REG-EV- EI Plan de Visita de Auditoría. 4.2 Elaboración Plan de Visita de Auditoría a proceso financiero Se refiere al método que seguirá el auditor e incluye la revisión de las mejores prácticas de la Oficina de Control Interno, para la determinación de las áreas del plan de auditoría, sus pasos, así como la preparación de algunos de los papeles de trabajo a obtener y algunas de las pruebas a realizar; normalmente en situ es apropiado recoger más papeles de trabajo y aplicar más pruebas de las inicialmente previstas Áreas de Programa Es la definición del nombre del compromiso (proceso, subproceso, área o asunto) que será objeto de examen, en forma general pueden ser: Proceso financiero de la PGN Proceso financiero del IEMP Proceso presupuestal Proceso contable Proceso de tesorería Gestión SIIF Gestión SIAF Anteproyecto de presupuesto Luego de definir un área de programa es procedente determinar los detalles, actividades y pruebas que serán realizadas. Detalles Presentación de la definición del proceso, los objetivos de la realización de la auditoria y la secuencia que se define para realizar la visita. En este caso se incluye Definición de: PROCESO FINANCIERO

7 Es la secuencia que cumple la Procuraduría General de la Nación o el Instituto de Estudios del Ministerio Público para el manejo de los recursos financieros, incluye el establecimiento de las necesidades de recursos financieros, su solicitud, el registro de las asignaciones, disponibilidades, compromisos y pagos, así como el registro contable de las operaciones económicas y activos de la entidad Determinación de actividades y pruebas 3 La metodología que seguirá el auditor se define en los denominados pasos de programa, que son la previsión de actividades y pruebas que in situ se van a realizar para el cumplir el compromiso de auditoría adquirido. Las acciones del plan consideradas como la mejor práctica son los siguientes: Actividades y pruebas INS-EV-EI-009- Guía Realización de la Reunión de Apertura REG-EV-EI-034- Lista de Chequeo a proceso financiero REG-EV-EI-035- Lista de chequeo a Sistemas de Información y medios informáticos de almacenamiento de información financiera INS-EV-EI-014- Guía realización de la reunión de cierre Descripción Presentación ante el Jefe de la dependencia y ante los servidores que atenderán la auditoría Verificación de la actualización, confiabilidad y calidad de registros financieros en la Procuraduría General de la Nación Valoración del soporte que brindan los sistemas de información y otros medios electrónicos de manejo, incluye la valoración de seguridad, soporte, confiabilidad de reportes, comunicación, administración de usuarios, principalmente. En despacho del jefe de la dependencia. Elaboración y aprobación del acta de visita general de auditoría Selección de pruebas a realizar 4 Las pruebas corresponden a la constatación física, verificación de documentación y tratamiento de información, sirven para generar evidencias y se constituyen en registros (o papeles de trabajo). Las pruebas deben tener un mínimo predefinido para homologar el trabajo de los auditores y soportar los conceptos posteriores. El diseño de las pruebas debe considerar: Descripción: Corresponde a la presentación de la prueba a realizar Plan de testeo: Es la prueba 3 En el software se registra por Pasos de programa. 4 Se incluye en el software en el siguiente menú tests.

8 5 PAPELES DE TRABAJO Permanentes: Ley 38 de 1989 Normativa del Presupuesto General de la Nación Decreto 041 de 1990, el cual reglamenta la Ley 38 de 1989 en lo referente al Banco de Proyectos de Inversión. Ley 179 de 1994 Ley 225 de 1995 por la cual se modifica la Ley Orgánica de Presupuesto Decreto 359 de Por el cual se reglamenta la Ley 179 de Decreto Número 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto. DECRETO 568 de Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de Orgánicas del Presupuesto General de la Nación. Reglamenta las actividades de registro y ejecución presupuestal. Ley 819 de Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones. DECRETO 630 de Reglamenta las operaciones de Tesorería y el manejo del Programa Anual de Caja PAC. LEY 80 de Estatuto Contractual: Regula los procedimientos para contratar incluyendo empréstitos y todo tipo de contratos financieros. Decreto 1013 de Regula los procedimientos para la inversión de excedentes de liquidez de las entidades públicas del orden nacional. Decreto 2188 de Reglamenta procedimientos para invertir excedentes de liquidez, adiciona al Decreto Decreto 630 DE Por el cual se modifica el Decreto 359 de El Programa Anual Mensualizado de Caja PAC. Ley anual de presupuesto de cada vigencia. Decreto de liquidación anual de presupuesto de cada vigencia. Resoluciones de incorporación, asignación y traslado presupuestal de cada vigencia y del proceso de ejecución. Resolución 550 de 2005 Por la cual se establecen los pasos, requisitos y otras obligaciones relacionadas con la presentación de la información financiera, económica y social a la Contaduría General de la Nación Resolución 119 de 2006 por la cual se adopta el Modelo Estándar de procedimientos para la sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública. Decreto 2789 de 2004

9 Resoluciones del Ministerio de Hacienda de reglamentación de la constitución y funcionamiento de cajas menores Resoluciones PGN de constitución de cajas menores Resoluciones PGN de modificación de apropiación presupuestal Resoluciones PGN de desagregación del detalle del anexo del Decreto de Liquidación correspondiente Ley 716 de Por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones. Resolución 444 de 1995, referida al Plan General de Contabilidad Pública. Resolución 550 de 2005 de la Contaduría General de la Nación. Por la cual se establecen plazos, requisitos y otras obligaciones relacionadas con la presentación de la información financiera, económica y social a la Contaduría General de la Nación Resolución 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación. Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública Austeridad en el gasto público: Decreto 754 de 1983 Decreto 707 de 1992 Decreto 1050 de 1977 Decreto 1086 de 1997 Decreto 026 de 1998 Decreto 1737 de 1998 Decreto 1738 de 1998 Decreto 2209 de 1998 Corrientes: Normas internas de incorporación, asignación y manejo de recursos financieros Formato de Registro REG-EV-EI-012 Plan de Visita de Auditoría Formato REG-EV-EI-034 Lista de Chequeo a Proceso Financiero Formato de Registro REG-EV-EI-035 Lista de chequeo a Sistemas de Información y medios informáticos de almacenamiento de información financiera Informe de la visita anterior e información de seguimiento POA de la dependencia visitada Plan de Mejoramiento de Proceso de la dependencia visitada

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