DEFINICIONES GENERALIDADES

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1 PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS PROCEDIMIENTO: EMITIR ESTADOS CONTABLES Objetivo: Revelar de forma consolidada todos los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales realizados en el SENA, mediante emisión de los estados contables, informes y reportes necesarios para la toma de decisiones a nivel directivo, seguimiento análisis, control y requerimientos de clientes internos y externos. Responsable: Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección Alcance: Este procedimiento inicia con la consolidación de la información contable generada en el Sistema Integrado de Información anciera IF - Nación, incluye todos los hechos financieros de la entidad; y finaliza con la emisión de los estados financieros intermedios y definitivos de la vigencia fiscal. y aplica en la Dirección Balance de prueba: Informe que contiene los movimientos y saldos registrados a nivel de auxiliares. Balance general: Estado contable que muestra la situación financiera, económica, social y ambiental a una fecha determinada y revela la totalidad de bienes, derechos, obligaciones y situación del patrimonio. Se configura mediante una tabulación formal de códigos numéricos, relación de cuentas de: activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, cuentas de orden, representadas en términos monetarios, que reflejan, a una fecha de corte o de cierre, la recopilación, clasificación y resumen de los datos contables. Catálogo de Cuentas: Instrumento para el registro de las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, del ente público, con base en una clasificación flexible y ordenada, que mantiene la identidad, naturaleza y operación de las actividades que conforman el sector público. Contaduría de la Nación - CGN: Entidad de carácter técnico adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía presupuestal, técnica y administrativa, cuya misión institucional es determinar las políticas, principios y normas de contabilidad que deben regir en el sector público colombiano, centralizar y consolidar la información contable y elaborar el Balance de la Nación. CHIP: El Consolidador de Hacienda e Información anciera Pública - CHIP- es una herramienta a través de la cual se genera, transmite y difunde la información financiera producida por las entidades públicas con destino al gobierno central, las entidades de control y la ciudadanía en general. La operación del CHIP integra a los usuarios de las entidades nacionales y territoriales, y a la comunidad en general, a través de normas, tecnologías, procesos y procedimientos que aseguran el beneficio común de obtener información financiera territorial confiable, oportuna y completa, necesaria para la correcta toma de decisiones por parte del gobierno central. Entes de control: son las entidades cuya función es el control de la gestión pública y que demandan información al SENA. Estados contables: Hace referencia balance general y al estado de actividad financiera, económica, social y ambiental y estado de cambios en el patrimonio. Estados Contables Intermedios: Son los estados financieros básicos que se preparan durante el transcurso de un período, para satisfacer, entre otras, necesidades de los administradores del Ente Económico o de las autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control. Estado de Actividad anciera, Económica, Social y Ambiental: Refleja la actividad financiera, económica, social y ambiental de la N GENERALIDADES 1 DEFINICIONES El SENA debe generar la información contable con las características de confiabilidad, razonabilidad, objetividad, verificabilidad, oportunidad, materialidad, universalidad, racionalidad, relevancia y consistencia, en procura de lograr la gestión eficiente, transparencia, control de los recursos públicos y rendición de cuentas El SENA debe garantizar que la información financiera social y ambiental de la entidad se reconozca y revele con sujeción al régimen de contabilidad pública. La Dirección Administrativa y anciera del SENA debe velar por el cumplimiento del cronograma de requerimientos de información para el registro contable. El SENA debe realizar análisis y depuración de cuentas contables previo a la emisión de los estados contables. La totalidad de las operaciones contables deben quedar evidenciadas en libros de contabilidad, soportes físicos y/o magnéticos que permitan la posterior consulta y análisis de los usuarios que lo requieran. La información financiera, económica, social y ambiental deberá presentarse de acuerdo a lo estipulado en la sección II procedimientos relativos a los Estados, Informes y Reportes Contables, Capítulos I y II, del Régimen de Contabilidad Pública; y lo establecido en el contrato de préstamo para los proyectos financiados con recursos de crédito externo que lo requieran. 7 El Coordinador del Grupo de Administrativa y anciera debe garantizar que las transacciones financieras, económicas y ambientales del SENA, se reflejen en los estados contables de la entidad.

2 PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS PROCEDIMIENTO: EMITIR ESTADOS CONTABLES Objetivo: Los Revelar cierres mensuales, de forma consolidada son establecidos todos los por hechos la contaduría económicos, financieros, de la Nación sociales y su trasmisión y ambientales a CHIP realizados es de manera en el SENA, trimestral 8 mediante de emisión acuerdo de a lo los establecido estados contables, en el Régimen informes de Contabilidad y reportes necesarios Publica. para la toma de decisiones a nivel directivo, seguimiento análisis, control y requerimientos de clientes internos y externos. DOCUMENTOS ASOCIADOS RMATIVIDAD Decreto 2674 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información anciera, IF Nación. Decreto 178 de 2003: Por el cual se dictan algunas disposiciones sobre el manejo de recursos públicos y la aplicabilidad del Sistema Integrado de Información anciera, IF Nación. Resolución 354 de 2007: Se adopta el Régimen de Contabilidad Pública y se define su ámbito de aplicación. Resolución 355 de 2007: Por la cual se adopta el nuevo Plan de Contabilidad Pública y se dictan otras disposiciones. Resolución 248 de 2007: Se establecen los plazos, requisitos y otras obligaciones relacionadas con la presentación de la información financiera, económica y social a la Contaduría de la Nación. Carta Circular 071 de 2006: Prescribe que las entidades obligadas a presentar información financiera, económica y social a la Contaduría de la Nación, deben hacerlo exclusivamente a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información anciera Pública CHIP Normatividad expedida por el administrador del IF. Resoluciones expedidas por la Contaduría de la Nación que modifiquen el plan general de contabilidad pública, el manual de procedimientos y la doctrina contable pública. Conceptos emitidos por la CGN. Resolución 2978 de 2010, Por el cual se crea, integra y reglamenta el comité técnico y sub comités de sostenibilidad del sistema contable en el SENA. GRF-P-011. V.01

3 DIAGRAMA DE FLUJO ESTADOS CONTABLES INTERMEDIOS Y ANUALES DESCRIPCIÓN 1. Identificar información para generar balance. 1. El coordinador del Grupo de se encarga de Reportes Contables del IF generar mediante el Sistema Integrado de Información anciera IF, la Nación información requerida. El balance es mensual? Si el balance a generar es intermedio se efectúa la actividad 2 en caso contrario se realiza la actividad Generar balance general 2. El coordinador del Grupo de se encarga de generar el balance mensual por P(Posición de Catalogo Institucional) y Balance (IF - Excel) consolidado en el Sistema Integrado de Información anciera IF. 3. Elaborar Estados Contables Intermedios Balance, Estado de 3. El coordinador del Grupo de se encarga de Actividad anciera, elaborar el Balance y el estado de actividad financiera, económica, social Económica, Social y Ambiental y ambiental de acuerdo con la información del balance mensual consolidado y el Esta de Cambios en el generado por el Sistema IF. Patrimonio (IF - Excel) 4. Elaborar Notas a los Estados Contables Intermedios 4. El coordinador del Grupo de se encarga de Notas a los Estados Contables elaborar las notas de carácter general y especifico a los Estados contables. Pasa a (Excel y Word) la actividad Elaborar Estados Contables Anuales 5. El coordinador del Grupo de se encarga de Balance, Estado de elaborar el Balance, estado de actividad financiera, económica, social y Actividad anciera, ambiental y Estado de cambios en el patrimonio de acuerdo con la información Económica, Social y Ambienta generada en el balance consolidado a 31 de Diciembre generado por el Sistema IF una vez culminado el cierre contable del año. y el Esta de Cambios en el Patrimonio (IF - Excel) 6. Elaborar Notas a los Estados Contables anuales 6. El coordinador del Grupo de se encarga de Notas a los Estados Contables elaborar las notas de carácter general y especifico a los Estados contables con (Excel y Word) corte de información a 31 de diciembre. 7. Elaborar Certificación y tramitar firmas 8. Enviar para Publicar en la WEB 9. Generar libros oficiales en medio magnéticos 7. El coordinador del Grupo de se encarga de elaborar la certificación donde expresa que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad, que la contabilidad se elaboró conforme a la Certificación (Word) normatividad señalada en el Régimen de Contabilidad Pública vigente y tramita las firmas del Director(a) del SENA 8. El coordinador del Grupo de se encarga de enviar la copia de los estados contables intermedios y /o anual y la certificación Correo Electrónico firmada vía correo electrónico a la oficina de comunicaciones del SENA para que sean publicados en la página web del SENA. 9. El profesional o técnico del Grupo de Contabilidad genera mensualmente los libros oficiales del sistema IF en medio magnético. 10 Enviar para archivo 10. Enviar para archivo los estados contables intermedios y anuales en original. Registro en Tabla Documental 11. Enviar estados financieros 11. Enviar los estados contables anuales a la oficina de control interno con el fin de anexarlos a la cuenta anual consolidada del SENA Correo Electrónico

4 OPERACIONES RECÍPROCAS (DG) DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN 1. Generar reportes de cuentas reciprocas 2. Elaborar informe de Operaciones reciprocas 3. Publicar el movimiento de reciprocas en la web 1. Generar reportes por tercero mensual de cuentas contables que manejan operaciones reciprocas en el sistema IF. Reporte IF CGN Operaciones reciprocas o Consultas saldos contables y Auxiliar E CP. Informe de Operaciones 2. El profesional del grupo de contabilidad de la Dirección elabora los Reciprocas (Información informes de Operaciones Recíprocas con la información descargada del Reporte Contable Publica del IF. CGN2005_002_Operaciones reciprocas) 3. Una vez realizado el informe, se remite a la oficina de comunicaciones para Correo Electrónico, Publicación que sea publicado en la web del SENA y las estas entidades interesadas puedan WEB consultarlo. 4.Registrar en CHIP información reciproca de la 4. El profesional del grupo de contabilidad de la Dirección sube el CGN2005_002_Operaciones reciprocas al CHIP Registro en CHIP 5. Recibir información de operaciones recíprocas emitida por la CGN 5. Una vez se sube la información al CHIP y revisado por la contaduría de la Nación, se recibe un informe de operaciones recíprocas emitido por la Correo Electrónico Contaduría de la Nación. 6. Conciliar operaciones recíproca 6. Con el informe de diferencias en operaciones recíprocas recibido por parte de la CGN procede a conciliar las diferencias frente a lo reportado por el SENA. Reporte (Excel) de la CGN Existen diferencias? Si existen diferencias se continua en la actividad 6, de lo contrario el va a la actividad Requerir información 7. Se comunica con la entidad generadora de la misma para tomar las medidas pertinentes. Oficios, Correos Electrónicos y Mesas de Trabajo. Se recibió información? Si se recibió información se continua con el estudio de la misma y definir si se requieren ajustes, de lo contrario se regresa a la actividad 6 en la que se requiere nuevamente a la entidad para que suministre la información. Se requiere ajuste Si se requiere ajuste continua con el procedimiento de registro ajustes y depuraciones de lo contrario va a la actividad 8. Registros Contables (IF) PROCEDIMIENTO S AJUSTES Y DEPURACIONES 8. Requerir información 8. Se archiva el Informe en medio físico para consulta interna, entidades, entes de control Informe, reportes

5 INFORMES CONTABLES CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN 1. Generar reportes 2. Elaborar informes Reporte CGN de 1. Genera el reporte CGN de Saldos y Movimientos consolidado del Saldos y Movimientos sistema IF y el CGN2005_002_Operaciones reciprocas. Esto se realiza con corte a, Profesional del Grupo consolidado del sistema IF y 30 de Marzo, 30 de Junio, 30 de Septiembre y a 31 Diciembre. de el CGN2005_002_Operaciones reciprocas 2. Elaborar en Excel los informes de Saldos y Movimientos así como el de Recíprocas conforme los requerimientos exigidos por el sistema CHIP de la Reportes (Excel) Contaduría de la Nación. El informe contable es anual? 3. Elaborar notas a estados financieros Si el informe contable es anual continúa con la actividad 3, en caso contrario continúa con la actividad Elaborar en Excel las notas correspondientes a los estados contables a 31 de Registro del reporte de los diciembre de cada año para ser reportadas en último trimestre conforme los estados contables en el requerimientos del sistema CHIP. sistema CHIP. 4. Convertir a archivo plano 4. Se Convierte los archivos de los informes saldos y movimientos, Reciprocas y notas a los estados contables a archivo plano, para ser transmitidos por el sistema Documentos en formato TXT CHIP 5. Cargar archivos y efectuar transmisión 5. Actualizar los formularios en el sistema CHIP y cargar los archivos en el Consolidado de Hacienda e Información anciera Pública- CHIP y efectúa la Documentos en formato TXT transmisión a la Contaduría de la Nación. Se presentaron errores en la información Si se presentaron errores en la información trasmitida se efectúa la actividad 6 en caso contrario se realiza la actividad 7 6. Efectuar corrección 7. Convertir información al formato expedido por CGN: 6. Revisar los errores presentados y efectúa la corrección en el aplicativo. Y se regresa a la actividad en la actividad Exportar el archivo del aplicativo CHIP como soporte de la información remitida a la Contaduría de la Nación y se presenta en los formatos establecidos Reportes (Excel) por la CGN presentarlos al cierre de cada trimestre. 8. Enviar para Publicar en la web 8. Enviar copia de la información remitida a la CGN vía correo electrónico a la oficina de comunicaciones del MEN para que sea publicada en la página WEB. Correo Electrónico 9. Enviar para archivo 9. Enviar para archivo los informes saldos y movimientos, reciprocas y notas a los estados contables. Profesional grupo de contabilidad de la Dirección Registro en Tabla Documental GRF-P-011. V.01

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