SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD MANUAL DE POLITICAS CONTABLES PRIMERA VERSION

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1 SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD MANUAL DE POLITICAS CONTABLES PRIMERA VERSION Bogotá D.C., Noviembre de 2012 EMILIO E CHAVES I Contador Secretaria Distrital de Movilidad Equipo de Investigación Dirección Distrital de Contabilidad 0

2 TABLA DE CONTENIDO Presentación ORGANIZACIÓN CONTABLE GESTIÓN CONTABLE POR PROCESOS GENERACIÓN DE INFORMACION CONTABLE LIBROS DE CONTABILIDAD COMPROBANTES DE DIARIO SOPORTES DE CONTABILIDAD CONTROLES A LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES Controles administrativos COMUNICACIÓN A LAS ÁREAS DE GESTIÓN Y ENTES EXTERNOS PARA EL SUMINISTRO OPORTUNO DE INFORMACIÓN Lista de control para verificar la entrega oportuna de información Actas de seguimiento de balance... Error! Marcador no definido Actividades de cierre al final del período contable Controles operativos verificación y conciliación de información contable Conciliaciones bancarias... Error! Marcador no definido Operaciones reciprocas PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE PUBLICACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE RESPONSABILIDADES DE LAS ÁREAS DE GESTIÓN FRENTE AL PROCESO CONTABLE AUTOEVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO Informes de autoevaluación contable... Error! Marcador no definido dictámenes de la contraloría... Error! Marcador no definido Planes de mejoramiento... Error! Marcador no definido Informes de auditorías internas y externas... Error! Marcador no definido Encuesta de satisfacción de usuarios... Error! Marcador no definido Evaluaciones de la contaduría general de la nación... Error! Marcador no definido. 10. CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 11. SISTEMA DE INFORMACIÓN... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 12. CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR Y/O FUNCIONARIOS DE LAS AREAS DE GESTION... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 13. CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CONTABLE... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 14. MANTENIMIENTO AL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 15. POLITICA POR GRUPO DE CUENTAS ESPECÍFICAS... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO Deudores... Error! Marcador no definido Propiedades, planta y equipo... Error! Marcador no definido Reconocimiento... Error! Marcador no definido Método de valuación de los elementos de consumo... Error! Marcador no definido Actualización... Error! Marcador no definido Administración y custodia... Error! Marcador no definido Cálculo de depreciaciones y amortizaciones... Error! Marcador no definido Entrega y recibo de propiedades, planta y equipo... Error! Marcador no definido Entrega y recibo de bienes con transferencia de propiedad... Error! Marcador no definido Entrega y recibo de Bienes de uso permanente sin contraprestación Error! Marcador no definido. 1

3 Restitución o Entrega de Bienes de uso permanente sin contraprestación Error! Marcador no definido Bienes entregados en administración (comodatos a particulares)... Error! Marcador no definido Bienes pendientes de legalizar... Error! Marcador no definido Obras y Mejoras en Propiedad Ajena... Error! Marcador no definido Provisiones y Amortizaciones... Error! Marcador no definido Provisiones... Error! Marcador no definido Amortizaciones... Error! Marcador no definido Toma física de bienes... Error! Marcador no definido Cuentas por Pagar... Error! Marcador no definido Ingresos... Error! Marcador no definido. 2

4 PRESENTACIÓN LA SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD es un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación de las políticas del sistema de movilidad para atender los requerimientos de desplazamiento de pasajeros y de carga en la zona urbana, tanto vehicular como peatonal y de su expansión en el área rural del Distrito Capital en el marco de la interconexión del Distrito Capital con la red de ciudades de la región central, con el país y con el exterior. Por sus características, LA SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD lleva contabilidad separada y aplica los principios, normas técnicas y procedimientos fijados en el Régimen de la Contabilidad Pública, en el proceso de identificación, clasificación, registro, preparación y revelación de los estados contables, conforme a la Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007 de la Contaduría General de la Nación, las resoluciones, circulares externas, instructivos, doctrina y demás documentos técnicos relacionados con el citado Régimen de Contabilidad Pública y emitidos por ese organismo. Igualmente, aplica la Resolución 357 de julio 23 de 2008 de la CGN en el sentido de documentar e implementar las políticas y prácticas contables para propiciar y generar información confiable, relevante y comprensible (características cualitativas de la información contable), y apoyar la toma de decisiones, el control y la optimización de los recursos públicos. El Manual de Políticas Contables, al describir las responsabilidades, las prácticas contables y formas de desarrollar las principales actividades contables, se constituye en una herramienta que facilita la preparación y presentación de la información financiera, su interpretación y comparación para efectos de control administrativo, financiero y fiscal. 3

5 Los objetivos de este Manual son : Servir de instrumento para garantizar que todas las operaciones financieras realizadas al interior de los procesos misionales y/o de apoyo de la SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD. sean vinculadas al proceso contable. Aplicar los principios y las prácticas contables para reconocer y revelar los activos, pasivos, ingresos y gastos, inherentes al proceso contable de la SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD Mantener la sostenibilidad del sistema contable de la SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD Soportar en forma adecuada la toma de decisiones. Contribuir al ejercicio de la rendición de cuentas, el cumplimiento de la legalidad y el control administrativo, fiscal y disciplinario sobre la gestión eficiente, la destinación, uso, mantenimiento y salvaguarda de los recursos públicos con que cuenta la SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD. 4

6 POLITICAS CONTABLES Las siguientes políticas contables se refieren a los principios, reglas, controles y procedimientos específicos adoptados al interior de los procesos misionales y de apoyo de la SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD con el fin de garantizar el procesamiento y reporte confiable y oportuno de la información contable necesaria para elaborar y presentar los estados financieros. 1. ORGANIZACIÓN CONTABLE LA SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD, cuenta con un área contable,conformado por un Contador de Planta encargado de elaborar y consolidar los estados financieros basados en el trabajo de los contratistas contadores responsables de los temas específicos contables de derechos e ingresos, gastos, obligaciones y pagos, propiedad planta y equipo, contingencias y cuentas de orden, datos previamente entregados por los procesos misionales y de apoyo de la Entidad. 2. GESTIÓN CONTABLE POR PROCESOS Y RESPONSABILIDAD DE LAINFORMACION Los procesos a cargo de las diferentes áreas que conforman la estructura organizacional de la SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD que realicen operaciones susceptibles de registro contable, deben considerar en la caracterización de servicio, procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión, la interrelación directa o indirecta con el proceso contable. Las áreas de gestión se deben relacionar con el proceso contable como proceso cliente, asumiendo el compromiso de suministrar la información contable que se requiera, en el tiempo oportuno y con las características necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y procesados adecuadamente. 5

7 Las áreas de gestión son las únicas responsables que la información reportada por ellos a la subdirección financiera para su consolidación en los Estados Financieros corresponda a la realidad, sea cierta, fidedigna, y confiable 3. GENERACIÓN DE INFORMACION CONTABLE La información que se produce en las diferentes áreas de gestión de la entidad será la única base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros sociales y ambientales. Por lo tanto, las bases de datos producidas y administradas en las áreas de gestión se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables en aquellos casos en que los registros contables no se lleven individualizados, por lo que en aras de la eficiencia operativa de la entidad, el detalle de dicha información permanecerá en el área misional de origen La información contable impresa y/o en medios magnéticos que constituya evidencia de las transacciones, hechos y operaciones efectuadas por la entidad deben estar a disposición de los usuarios de la información, en especial, para efectos de inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran. La información para el reconocimiento de las transacciones de contabilidad se procesa en forma automática, semiautomática y manual. La información que deben preparar y entregar a la subdirección financiera para su registro contable es responsabilidad de cada jefe de proceso misional o de apoyo 3.1 Libros de Contabilidad La Entidad prepara la contabilidad por medios electrónicos y ha previsto que tanto los libros de contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables puedan 6

8 consultarse ò imprimirse,de tal manera que cualquiera de las dos maneras son validas, para los usuarios internos y externos incluido los organismos de control y vigilancia Los libros de contabilidad, principales y auxiliares, se llevan en castellano y deben ajustarse a la norma y a la parametrización del sistema de información SIIGO o SI Capital y deben contener como mínimo: Tipo de libro, periodo, código contable, y movimientos de las cuentas. Así mismo, los libros auxiliares están diseñados en el modulo LIMAY o SIIGO, y podrán generarse de acuerdo con los niveles de desagregación incluidos en la funcionalidad del sistema, y los parámetros establecidos. Los libros auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la entidad, con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte que la entidad haya definido en sus procedimientos. Los libros de contabilidad se generan archivan y conservan de acuerdo con el procedimiento establecido al interior del área contable de SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD 1 y las tablas de retención documental de la entidad. La tenencia, conservación y custodia del acta de apertura de libros del libro Diario y Mayor es responsabilidad del Contador. Los libros auxiliares, soportes y comprobantes por ser de gran volumen son de responsabilidad de la Subdirección Administrativa archivo central Los funcionarios responsable de la tenencia, conservación y custodia, denunciarán ante las autoridades competentes la pérdida o destrucción de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad. En caso de pérdida o destrucción el Representante Legal,, ordenara de inmediato, la reconstrucción de la información, en un período que no podrá exceder de seis (6) meses. 1 En lo posible referenciar el código del procedimiento establecido. 7

9 Para la reconstrucción se toman como base los comprobantes de contabilidad, los documentos soporte, los estados contables, los informes de terceros, las copias grabadas en medios magnéticos, las bases de datos de las áreas de gestión y demás instrumentos que considere pertinente El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad están determinados en las tablas de retención documental y a las políticas de la institución para el manejo de archivos, sin perjuicio de las disposiciones establecidas o adoptadas por el Archivo de Bogotá para el manejo y conservación de documentos históricos. 3.2 Comprobantes de Diario Los comprobantes de contabilidad se generan por el aplicativo contable, archivan y conservan según lo establecido en las Tablas de Retención Documental de la Entidad. Igualmente la información contable se conserva en backups bajo los parámetros de seguridad y archivo definidos por el contratista, hoy Colvatel, quien tiene la responsabilidad de guardar copias de respaldo 3.3 Soportes de contabilidad Los soportes deben adjuntarse, relacionarse y/o identificarse en los comprobantes de diario, archivarse y conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien sea por medios físicos y/o electrónicos. En las transacciones automáticas los soportes contables se conservan en el área misional de apoyo que los originó. De otra parte, tratándose de transacciones manuales los soportes contables deben adjuntarse y/o referenciarse en los comprobantes de diario. Cuando se trate de ajustes contables originados en depuración y análisis de datos se sustentan adecuadamente, referenciando el registro de origen y adjuntando los documentos soportes pertinentes. 8

10 4. CONTROLES A LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES Los Estados Contables elaborados y presentados por la entidad son objeto de autenticación y certificación mediante las firmas del cargo del Representante Legal, el y del contador,, en los términos definidos en el Régimen de Contabilidad Pública Controles Administrativos Comunicación a las áreas de gestión y entes externos para el suministro oportuno de información El Contador efectuara anualmente los requerimientos mínimos y fechas de reporte de la información contable que deben remitir las áreas misionales y de apoyo de gestión de SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD, Mediante comunicación interna por escrito o medio electrónico el Contador, solicitara a los responsables de las áreas misiones y de apoyo y entes externos, los requerimientos de información contable necesarios para la elaboración y presentación de los estados contables. Siendo responsabilidad de cada área misional la veracidad de la misma Los requerimientos de información contable detalla, entre otros, los siguientes aspectos: responsables del reporte, fecha de entrega, período al que corresponde y los documentos, listados, reportes, informes y las características de contenido y calidad, en términos de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. Las áreas de gestión de SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD, deben reportar todas las transacciones, hechos y operaciones expresadas en términos cualitativos o cuantitativos, atendiendo la normatividad vigente Lista de control para verificar la entrega oportuna de información 9

11 Los responsables directos del procesamiento de la información contable en la entidad deben conservar y actualizar la lista de chequeo, para verificar la entrega oportuna de información contable por parte de cada una de las áreas de gestión, con el objeto de controlar la inclusión de la totalidad de las transacciones, hechos y operaciones. El funcionario responsable del registro contable, revisa la lista de chequeo, y procesa la información preparada por el área de gestión, Actividades de cierre al final del período contable LA SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD, realizara actividades de orden administrativo tendientes a lograr un cierre integral de la información contable producida a una fecha determinada en todas las áreas de gestión que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales. Las actividades a desarrollar deben contemplar entre otros los siguientes aspectos. ver cierre de compras y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliación de cuentas de enlace, verificación de operaciones recíprocas, siproj, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables, 4.2. Controles Operativos Verificación y conciliación de información contable El análisis, verificación y conciliación de la información contable se realiza periódicamente y de forma permanente por los funcionarios responsables de las áreas misionales de gestión y los contratistas del área contable, confrontando la información de las dos fuentes. Se efectúan como mínimo conciliaciones de saldos para la cuenta a nivel 6, 10

12 cuenta de enlace, deudores, cuentas por pagar, nómina, propiedades, planta y equipo, obligaciones contingentes, operaciones interinstitucionales. Del resultado de esta actividad puede generarse la realización de ajustes, reclasificaciones, correcciones y/o modificaciones a que haya lugar, tanto en las transacciones u operaciones manuales como automáticas Operaciones reciprocas Un Contratista del área contable será el responsable de revisar, analizar, verificar y conciliar las transacciones u operaciones de enlace con las dependencias y organismos del nivel central; así como, las operaciones reciprocas con las demás entidades del nivel descentralizado del Distrito Capital y del orden Nacional. La conciliación de las cuentas de enlace con las dependencias y organismos de la Administración Central del Distrito Capital, así como las operaciones reciprocas con las Localidades se realizan en forma permanente y como máximo mensualmente. La conciliación de las operaciones reciprocas con las entidades descentralizadas del Distrito Capital y las entidades del nivel nacional se realizan en forma permanente y como mínimo trimestralmente y en todo caso cada vez que se reciba el informe de inconsistencias en operaciones reciprocas por parte de la Dirección Distrital de Contabilidad y/o la Contaduría General de la Nación. La conciliación de las operaciones reciprocas debe quedar evidenciada en hojas de trabajo y en los formatos establecidos para tal fin, los cuales se constituyen en el soporte para la realización de ajustes, reclasificaciones, correcciones y/o modificaciones contables Los ajustes, reclasificaciones, correcciones y modificaciones contables, se efectúan máximo dentro del trimestre siguiente al informe de inconsistencias en operaciones reciprocas resultante del proceso de consolidación adelantado por la Dirección Distrital de Contabilidad. 11

13 5. PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD, prepara y presenta mensualmente los estados contables de la entidad, con base en la información reportada por las áreas de gestión. La misma se constituye en información oficial de la entidad para todos los efectos relacionados con la rendición de cuentas a los distintos usuarios de la información contable. INFORMACIÓN A CARGO DE SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD Tipo de Información Entidad Receptora Periodicidad Estados Contables, Dirección Distrital de Trimestral Contabilidad Contraloría Distrital Semestral Conciliaciones cuentas de enlace, Dirección Distrital de Mensual, y operaciones reciprocas y sistema de Contabilidad trimestral procesos judiciales LA SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD, presenta a la Contraloría de Bogotá D.C., la rendición de la cuenta consolidada, dentro de los términos, plazos y requisitos fijados por el Órgano de Control Fiscal. Y para ello ha expedido una resolución indicando los informes y los jefes responsables de la información La Oficina Asesora de Control Interno de la Entidad, también desempeña un papel importante descrito en esta resolución y que tiene que ver con la consolidación de la informacion La información contable de la SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD, se reporta a la Contaduría General de la Nación en forma integrada mediante el proceso de agregación de los Estados Contables de Bogotá D.C., de conformidad con los plazos, fechas y requerimientos establecidos por el máximo ente rector de la contabilidad pública. 12

14 6. PUBLICACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD, publica trimestralmente en las carteleras de información institucional de la entidad, el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental a nivel de cuenta así como los mismos se divulgan en la página Web de la entidad. 7. DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE El Plan de Sostenibilidad Contable de la SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD, se concibe como el marco general de acciones a ejecutar por las áreas misionales de gestión para optimizar sus procesos y procedimientos con el objeto de garantizar la calidad, eficacia, confiabilidad y oportunidad de la información contable y se materializa mediante solicitudes de depuración desde la subdirección financiera a las áreas misionales Los responsables de las áreas generadoras de hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que afecten la información contable, deberán efectuar las depuraciones y revisiones solicitadas desde la Subdirección Financiera de manera periódica,a fin que la información prepara por ellos refleje la La Depuración de Cartera de comparendos, acuerdos de pago, revisión tecno mecánica, subsanaciones y transporte público, factor de calidad la efectuará la Subsecretaria de Servicios a la Movilidad a través de la Dirección de Procesos Administrativos como siempre lo ha efectuado La Depuración de la Propiedad Planta y Equipo la efectuara la Subdirección Administrativa La Depuración de saldos PNUD, y BARSA la efectuara la Oficina Asesora de Planeacion 13

15 Comité Técnico de Sostenibilidad Contable Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrolla la entidad, la SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD, constituyó el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, como una instancia asesora de los directores de las áreas de gestión, en la formulación de políticas y estrategias tendientes a garantizar la sostenibilidad del sistema contable, produciendo información financiera con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable creado mediante la Resolución 1817 de 2009 está integrado por El o la subsecretario (a) de Gestión Corporativa o su delegado, quien lo preside. Director de Asuntos Legales. Director Administrativo y Financiero Subdirector Financiero El Profesional con funciones de Contador de la Secretaría distrital de Movilidad 8. RESPONSABILIDADES DE LAS ÁREAS DE GESTIÓN FRENTE AL PROCESO CONTABLE La Subsecretaria de Servicios a la Movilidad y la Subsecretaria de Política Sectorial como áreas misionales y demás áreas de apoyo de la SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD son garantes de la calidad, confiabilidad y oportunidad de la información contable que se genere en cada una de sus áreas. El nivel directivo de SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD, es responsable de la orientación estratégica hacia una administración eficiente, eficaz y transparente. Bajo esta premisa, debe promover una cultura contable que permita generar conciencia en los funcionarios, sobre la importancia de la información proporcionada al área contable y su incidencia e impacto para la toma de decisiones a nivel financiero en el Distrito Capital. 14

16 La entidad a través del Sistema Integrado de Gestión, dispondrá de las herramientas necesarias para que el flujo de información generado en las áreas de gestión fluya adecuadamente garantizando oportunidad y calidad en los registros administrativos y financieros. 15

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