SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CONTABLE

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1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CONTABLE PRA-4-9-DE- Versión: 2 Fecha: 14/10/2014 Estado: Vigente Contenido 1. OBJETIVO: Producir información financiera, fiable, relevante y comprensible, realizando un registro claro y oportuno de solidación y trol de todos los hechos eómicos, financieros, sociales y ambientales, debidamente identificados, soportados y legalizados, de tal manera que tribuya al cumplimiento de la misión institucional y sirva de apoyo a la alta dirección en la toma de decisiones, énfasis en la aplicacación de los principios de gestión de calidad. 2. ALCANCE: Soporta todas las transacciones tables de la ESE Salud Pereira, generando información table las características de fiabilidad, comprensibilidad y relevancia, en procura de lograr la gestión eficiente, transparencia, trol de los recursos públicos y rendición de cuentas. 3. PRODUCTO O SERVICIO: Estados Financieros e Información fidedigna, razonable, fiable, comprensible y relevante. 4. BASE LEGAL NORMATIVA: Constitución política de Colombia 1991, artículo 354. Ley 145 de 1960, por la cual se reglamenta la profesión del tador público y la Ley 43 de 1990, que adiciona la Ley 145 de Ley 734 de Ley 1111 de 2006, por la cual se reforma el estatuto tributario. Decreto 2649 de 1993, por la cual se reglamenta la tabilidad general y se expiden los principios de tabilidad generalmente aceptados. Resolución 354 y 356 de 2007, por la cual se adopta el régimen de tabilidad pública y el manual de procedimientos del régimen de tabilidad pública y demás normatividad emanada de la Contaduría General de la Nación. 5. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL: Manejar la informacion en linea, mediante un software financiero integrado, software financiero alertas y bloqueos que impidan operaciones erróneas o no permitidas, trolar el acceso al sistema mediante la asignación de permisos por pérfil de usuario. Aplicar el régimen disciplinario a quien altere o retrase el flujo de la información table o cause sanciones a la entidad por la no presentación oportuna de informes. Analizar y los comprobantes e informes, el fin de detectar errores de registro y/o interpretación de la información. 1/7

2 6. RIESGOS: No presentación oportuna de informes a los entes de trol. Pérdida de información. Ausencia de un plan de mantenimiento y soporte del software financiero y table. Ausencia de permisos y troles al sistema. Ausencia en la asignación y cambio stante de claves. Detención inoportuna de errores en registros. Errores tables presentados por daños en el sistema table. Información inoportuna y errada por parte de las demás áreas. Deficiencia en los procesos administrativos y legales que repercuten en la información que se procesa en el área table. 7. DEFINICIONES: DAF: División Administrativa y Financiera 8. INDICADORES: INDICADORES FINANCIEROS: DE LIQUIDEZ: 1. Razón corriente=activo Corriente/Pasivo Corriente* Capital Neto de Trabajo= Activo Corriente-Pasivo corriente 3. Prueba Acida= Activo Corriente-Inventarios/Pasivo Corriente DE ENDEUDAMIENTO: 1. Nivel de Endeudamiento= Total Pasivo Terceros/Total Activo*100 INDICADORES DE GESTION 1. Porcentaje de Cumplimiento en la Rendición de informes a los entes de trol=número de informes presentados oportunamente/número de informes que se deben presentar oportunamente 2. Porcentaje de Cumplimiento en la presentación de Declaraciones e Informes a la DIAN= Número de declaraciones presentadas oportunamente/número de declaraciones que se deben presentar oportunamente 3. Porcentaje de cumplimiento en elaboración de ciliaciones tesorería, presupuesto, facturación, cartera, nomina e inventarios=no. de ciliaciones elaboradas durante la vigencia/no. de ciliaciones que se deben elaborar durante la vigencia 9. RESPONSABILIDADES: Gerente: Responsabilidad general por la información financiera de la entidad Jefe División Administrativa y Financiera: Responsabilidad por la información Financiera y administrativa Profesional Universitario : Responsabilidad por la información table 10. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO: No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DEPENDENCIA Y RESPONSABLE DOCUMENTO DE ENTRADA O SALIDA TIEMPO PUNTOS DE CONTROL 2/7

3 1 Investigar, sultar y capacitarse en lo referente a temas tables que sean importantes la entidad. DAF Capacitaciones programadas y/o autorizadas por la entidad. Consulta en las páginas de internet de la CGN, DIAN y otras relacionadas. Consulta en códigos Tributarios, Plan General de Contabilidad Pública, Material de LEGIS. por día: 2 horas Control de Población: aplicación ocimientos Aprendizaje aplicado en la entidad. 2 Revisar y clasificar la información table causar, documentos soporte, analizar las facturas respecto a la aplicación tributaria y revisar valores e información en las actas de interventoria. table Oficina interventoria Facturas y cuentas de cobro (registro de cuentas por cobrardeudores). Soportes tables el registro periódico de las notas Facturas y cuentas de cobro (proveedores de bienes y serviciosacreedores), tratos, ordenes de prestación de servicios, resoluciones de reocimiento y ordenación de pagos, los cuales deben estar debidamente firmados y acompañados de las pólizas, resoluciones de caución, certificados de disponibilidad y 15 minutos por transacción. documentos soporte, información plasmada en el documento de la interventoria, movimientos débito y crédito, tables, aplicacion correcta de porcentajes de retención. 3/7

4 registros presupuestales. Comprobantes de causación, comprobantes de facturación, notas tables e informes 3 Elaborar y expedir los certificados de retención en la fuente, de ICA y de IVA. Saldos de las cuentas de retención y Contratos. certificados de retención en la fuente, ICA, IVA Retencion en la fuente: 3 días Retención ICA: 1 día P> Cálculos correctos y Verificación de valores, revision oportuna de fecha presentación. 4 Realizar los cálculos de depreciaciones y amortizaciones mensualmente y frontar estos cálculos los saldos tables registrados en el sistema table. table Documentos Físicos Soporte: informe de activos entregados al servicio, informe de bienes en comodato, informe de bienes legalizados, informe de software y licencias. Informe Saldos s Depreciaciones y Amortizaciones 480 minutos Verificar Cálculo y registro table de depreciaciones y amortizaciones. 5 Revisar las ciliaciones bancarias. Tesorero Extractos Bancarios e informes de bancos procesados por tesorería 1 día identificar y valores. Informe de Conciliación Bancaria revisada por cuenta y banco Jefe Presupuesto 1día. tesorería Control Exactitud y ciliación: revisión de 4/7

5 6 Realizar ciliaciones las áreas de presupuesto, tesorería, facturación, nómina, cartera e inventarios. Presupuesto Nómina Técnica Cartera Tesorero Apoyo logístico Técnico Facturación Informes de Presupuesto, Tesorería, caretra, nómina y Facturación. Actas de Conciliación cada área. media jornada laboral. facturación 1día inventarios 1 día. en promedio nómina 1 día, en promedio cartera 1 día saldos e informes entregados por área, frontación de saldos tables las demás áreas, identificación de diferencias entre áreas, sustentación de diferencias 7 Revisar y capturar el módulo table la información tenida en las interfaces de nomina, inventarios y facturación, producida por las mismas áreas, frontandola los documentos físicos soporte. Interfaces de Nomina, Inventarios, Facturación (Sistema). Documentos Soporte Físicos: Facturas, Informes Entradas y Salidas Inventarios, Planillas e informes Nomina. Movimientos e informes tables de nomina, inventarios y facturación. interface de entradas de inventarios 15 minutos. 180 minutos interface de salidas de inventarios. 240 minutos interface de nomina. documentos soporte, movimientos débito y crédito tables, aplicacion correcta retenciones por salarios y descuentos practicados (nomina), retenciones por compras (inventarios). 8 Revisión y corrección de saldos tables, notas de ajuste e ingreso de información table en la medida que se vayan generando los soportes y generación, impresión y archivo de informes de libros auxiliares, Mayor y Balances y Caja diario. Informes de Saldos Libros es, Libro Mayor y Balances y libro Caja Diario. revision de saldos: 2 días. generación, impresion y archivo de libros: dos semanas. saldos, e identificar y corregir errores. Elaborar los Estados Financieros Básicos sus respectivas notas tables Saldo Cuentas activo, pasivo, ingresos, 5/7

6 9 la Gerencia, Miembros Junta Directiva, Organismos del Estado y Comunidad en General. costos, gastos y patrimonio. Estados Financieros 480 minutos. Cálculos correctos. saldos cuentas activo, pasivo, ingresos, costos, gastos y patrimonio. 10 Elaborar Informes especiales los entes de trol a nivel Municipal, Departamental y, Nacional: Contaduría General de la Nación. Secretaría Departamental de Salud. Contraloría Municipal LI> DIAN Informe Contaduría General de la Nación: CGN , CGN Informe Contraloría Municipal Resolución 165 de 2000 Informe Secretaría de Salud Departamental Decreto Informe Contaduría General de la Nación: 1 día. P> Informe Contraloría Municipal de Salud:1 día. Informe Secretaría Departamental de Salud:480 minutos. Informes DIAN Verificar Valores y validación de los aplicativos de cada ente de trol, éxito. informe medios exogenos DIAN, Declaración de ingresos y patrimonio DIAN 11 Hacer seguimiento y trol a los planes de mejoramiento table tanto a nivel interno como aquellos firmados el ente de trol. DAF Situaciones sujetas a mejorar. Metas Cumplidas De acuerdo a la complejidad de la tarea. Control Población: Verificación de realización del Plan de Mejoramiento 12 Velar por la sostenibilidad de la información table pública, a través de la realización del Comité Técnico de sostenibilidad de la información (Resolución interna No. 429 de agosto de 2008) DAF Información table sujeta a revisión y ajuste. Recomendaciones y decisiones por parte de los miembros del Comité Técnico de Sostenibilidad de la Información. Registros tables Reuniones ordinarias: 2 veces al año (periodicidad cada seis meses) y extraordinarias, cada vez que se requiera. Control de Población: que se cumplan y lleven a cabo las recomendaciones y determinaciones 6/7

7 Elaboró: Xiomara Chica Cardona Aprobó: Luz Yaneth Lenis Pérez Cargo: (a) Cargo: Coordinador(a) Calidad Historial de cambios: Versión 1: 11/12/2012 Creación del documento Versión 2: 14/10/2014 Se modificó el ítem PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Realizar Solicitud de Modificación 7/7