Código: GAF-PR-07 / V3 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Fecha: 06/05/2014 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página: 1 de 5

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1 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página: 1 de 5 PROPÓSITO El procedimiento establece las actividades realizadas por el área de contabilidad, para garantizar la confiabilidad y veracidad de la información financiera. ALCANCE El procedimiento de inicia con la remisión de la información financiera por parte de las diferentes dependencias de la Unidad Nacional de Protección al proceso financiero y culmina con la revelación y análisis de la información contable de la institución. RESPONSABILIDADES RESPONSABLE El contador de la UNP RESPONSABILIDADES Registros contables, causaciones u obligaciones, conciliaciones, elaboración de informes, clasificación de rubros, elaboración de declaraciones tributarias. Elaboración y presentación de Estados Financieros. Auxiliar de - Contador Recepción de las cuentas por pagar Revisión de los soportes de Cuentas por pagar Radicación de las cuentas por pagar en presupuesto Creación de la cuenta por pagar DEFINICIONES TÉRMINO Conciliación Auxiliares SIIF Nación II DEFINICIÓN Comparación y cruce de información Informe generado por sobre el movimiento de una cuenta especifica. Sistema Integrado de Información Financiera MARCO LEGAL: Decreto 2649 de 1993, Principios Generales de y el Decreto 1536 del 7 de Mayo de 2007, que modifica los artículos No. 14, 51, 64, 73 y 90 del Decreto 2649 del 2003, ya que constituyen pautas básicas que rigen el proceso para la generación de la Información Contable Pública. Régimen de Pública. CONSIDERACIONES GENERALES El procedimiento de Ejecución Contable se rige también por las Políticas emitidas por la entidad como lo son fechas estipuladas de pago, soportes que debe allegarse a la cuenta emitida entre otros; para el proceder al registro contable pago.

2 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página: 2 de 5 CONTENIDO RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES A TENER EN CUENTA Profesional responsable auxiliar de 1. Revisar cada uno de las cuentas y sus respectivos soportes para que antes de que se entregue al área contable este completa y se pueda generar otro tipo de control o de auditoria sobre estos; es decir, que sean coherentes, que se autorice para tramitar lo soportado realmente. 2. Revisar soporte e informes Revisar la clase de proveedor, es decir, Persona Natural o Jurídica y de esta manera estudiar qué clase de contribuyente es para aplicar los diferentes impuestos a que haya lugar. Proceder al registro en el sistema del SIIF NACION. Cada cuenta debe tener los siguientes soportes: FACTURA o CUENTA DE COBRO ORIGINAL, que cumpla con los requisitos exigidos por la Ley; INFORME DEL SUPERVISOR debidamente firmados en el cual debe autorizar el pago de las Facturas o Cuentas de Cobro a pagar con sus respectivos números de facturas y valores y reportar el saldo real que a la fecha este pendiente de este proveedor; EL PAGO DE APORTES PARAFISCALES, el cual debe coincidir con el mes que nos está cobrando en su factura o cuenta de cobro. En caso de tener como soporte una Resolución los valores allí detallados deben ser los autorizados realmente, entre otros. En caso de no cumplirse con lo estipulado se debe devolver al supervisor. En caso de cumplir con los requisitos preceder a emitir el compromiso presupuestal radicar en la carpeta y entregar a contabilidad para continuar con el proceso. Punto de Control En caso de no cumplirse con los requisitos se debe devolver al responsable de la cuenta (Supervisor, proveedor, etc.). En caso de cumplir con los requisitos se precede a registrar en el sistema la Cuenta por Pagar y a crear la obligación correspondiente anexando los soportes generados por el sistema y se continúa el proceso radicando en el Formato Control registro Ruta Financiera a Tesorería para la culminación. En caso de que se haya presentado error en el registro contable de las cuentas se procede a registrar mediante un comprobante contable manual la respectiva reclasificación bajo responsabilidad y autorización del perfil contable manejado por el profesional asignado. Documento soporte: Formato Control registro Ruta Financiera

3 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página: 3 de 5 perfil de contabilidad se crean y registran las obligaciones laborales a que haya lugar, por nomina, prestaciones sociales o por liquidaciones. 3. Registro y creación de obligaciones laborales 4. Realizar conciliaciones contables y bancarias 5. Registrar los asientos de incorporaciones de activos, amortizaciones y depreciaciones 6. Elaboración de las declaraciones tributarias En caso de no cumplirse con lo estipulado se debe devolver a nómina. En caso de cumplir se precede a emitir Cuentas por Pagar y Obligación y radicar en tesorería para continuar con el proceso. Para la culminación del proceso se den anexar los documentos generados por el sistema en donde se evidencie el registro electrónico. Documento soporte: Nomina por pagar y soportes de la misma como son las respectivas deducciones, Cuenta por pagar y obligación. perfil de contabilidad se consultan e imprimen los respectivos auxiliares a conciliar, se realiza cruce de la información y se procede a registrar en el mismo aplicativo los ajustes a que haya lugar. Documento soporte: Informes auxiliares, conciliación, extractos bancarios, comprobante de ajustes contables manuales. perfil de contabilidad se registran los comprobantes contables manuales de los asientos correspondientes a la incorporación de nuevos activos, depreciaciones, amortizaciones y ajustes mensuales a que haya lugar, de acuerdo con la información que reporta almacén. Punto de control: Conciliación de áreas Almacén y. Documento soporte: Reporte de Almacén perfil de contabilidad se consulta e imprime el auxiliar correspondiente a las cuentas de impuestos, y a su vez se consulta cada uno de los documentos que hayan generado deducciones tributarias. Punto de control: Conciliación entre las áreas de tesorería y contabilidad. Documento soporte: Auxiliares, obligaciones, Formatos de la Dian para cada declaración y recibo o

4 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página: 4 de 5 comprobante de pago de las mismas. De acuerdo a la información enviada por el área de pagos de la Fiducia, se procede a clasificar y codificar contablemente los diferentes pagos ordenados a la Fiducia, y se registran en tres (3) archivos planos que se deben firmar digitalmente para ser creados en el aplicativo SIIF II Nación, y mediante el perfil de contabilidad como comprobante contable manual. 7. Clasificación y registro de los gastos cancelados mediante fiducia 8. Elaboración y presentación de informes financieros En caso de no cumplirse con lo estipulado se envía un correo electrónico reportando los errores al implementador para que corrija y envié nuevamente. En caso de cumplir con los requisitos preceder a emitir la Orden de Operación y radicar en fiducia para continuar con el proceso. Conciliación entre la fiduciaria y contabilidad. Documento soporte: Conciliación Fiducia, informe mensual de supervisión perfil de contabilidad por gestión de consolidación se consulta e imprime el libro mayor de saldos y movimientos correspondientes a los periodos a reportar, se realiza las verificaciones de las cuentas. En caso de que haya errores en la contabilización proceder a la elaboración del comprobante manual y poder corregir la cuenta. En caso de cumplir con los requisitos se procede a digitar en los formatos solicitados para cada entidad, se firman por los responsables y se envían para radicación. Documento soporte: Informes Financieros

5 FORMATOS Y REGISTROS: - Factura o cuenta de cobro original - Informe del supervisor - Pago de aportes parafiscales - Formato Control registro ruta financiera - Informes auxiliares - Conciliaciones - Comprobante de ajustes contables - Manuales - Reporte de almacén - Auxiliares - Obligaciones - Conciliación fiducia - Informe mensual de supervisión - Extractos - Formatos Declaración de impuestos de la Dian - Informe de nomina - Informes Financieros UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página: 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS Versión Inicial 01 Identificación del Cambio Se adiciono la actividad número 1 relacionada con la revisión de soportes para el pago. Se implementa en la 2 actividad el control de registro Ruta Financiera. Y en cada actividad se establecieron los puntos de control. Versión Final 02