CONTROL AL RECAUDO Y CONTABILIZACIÓN DE LOS INGRESOS EN LA TESORERÍA

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1 CONTROL AL RECAUDO Y CONTABILIZACIÓN DE LOS INGRESOS EN LA TESORERÍA ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Carlos Arturo Galviz Gaviria Blanca Estela Rodríguez Arango Osbaldo Morales Robi Cargo: Cargo: Tesorero General Cargo: Secretario de Despacho

2 Ingresos en la Tesorería Página 2 de 12 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVIDAD CONDICIONES GENERALES CONTENIDO REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTOS DE REFERENCIA ANEXOS... 12

3 Ingresos en la Tesorería Página 3 de OBJETO Este procedimiento tiene por objeto la preparación, revisión y apoyo a los procesos de recaudo y contabilización de los ingresos en la Tesorería. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los procesos de recaudo y contabilización de los ingresos que se realizan en la Tesorería General, incluye la participación directa de la Dirección Financiera. 3. DEFINICIONES 3.1 PAGOS TESORALES Pagos que en el momento en que se efectúan no tienen afectación presupuestal, porque son giros derivados de un hecho anterior que si lo requirió. Tal es el caso de los descuentos de nómina a los empleados, las retenciones en la fuente por todo concepto a contratistas y proveedores. También se denominan pagos tesorales a los giros que se hacen a terceros por el pago de transacciones financieros donde la entidad actúa como simple intermediario, ya sea por mandato legal o por convenios con otras entidades. Tal es el caso del recaudo por venta de estampillas en consignación de la Universidad del Quindío, el Hospital Departamental San Juan de Dios, el 5% del Subsidio a la Gasolina que pertenece al Ministerio del Transporte y el porcentaje del 16% que del Impuesto al Consumo de Cigarrillos es para INDEPORTES. 3.2 TIPOS Y USOS DE INGRESOS Y PAGOS Son los términos que permiten a los funcionarios responsables de identificar de forma sencilla y clara la forma como deben contabilizar las operaciones financieras tanto en los ingresos como en los egresos. Estos Tipos y Usos están previamente enlazados a los rubros presupuestales y códigos contables.

4 Ingresos en la Tesorería Página 4 de NORMATIVIDAD - Constitución Política, artículo Ley 298 de Decreto Legislativo 1222 de 1986, artículo Estatuto Tributario Nacional. - Resolución 357 de Resolución 356 de Decreto 1599 de Ordenanza 031 de Ordenanza 008 de Decreto 199 de Decreto Anual de Incremento de Tarifas de Estampilla Prodesarrollo. - Ordenanza 024 de Ley 594 de CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Gestión Tributaria y Financiera. SUBPROCESO: Gestión Financiera. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Dirección de Ingresos Públicos, áreas de Contabilidad y Presupuesto. Información del Sistema Financiero Integrado PCT. CLIENTE: Interno: Contabilidad, Presupuesto, Dirección de Ingresos Públicos. servidores públicos de la Gobernación del Quindío. Externo: Órganos de control, entes descentralizados del nivel departamental y municipal, entidades territoriales. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES Riesgos - Falta de controles en el recaudo de los ingresos

5 Ingresos en la Tesorería Página 5 de 12 - No informar, o informar erróneamente, las partidas contables y presupuestales por falta de conocimiento y experiencia en el manejo presupuestal, y del sistema financiero integrado PCTG Puntos de Control - Revisión minuciosa del cuadre diario de los cajeros, por parte del funcionario responsable. - Crear los tipos y usos de Ingresos de forma clara y precisa. - Inducción a los funcionarios que tienen a su cargo la contabilización. - Dotar a los funcionarios de los elementos tecnológicos necesarios para un óptimo desempeño. - Cruces de información con las oficinas de Ingresos Públicos y Contabilidad.

6 Ingresos en la Tesorería Página 6 de CONTENIDO No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 1 Recibir los reportes por tipo de ingreso de cada cajero, una vez realizan el cierre diario con los debidos soportes, y las consignaciones de los dineros recaudados, para ser consignados al día siguiente, en las respectivas cuentas bancarias. NOTA: Los recaudos del Departamento se efectúan a través de las cajas ubicadas en las instalaciones de la tesorería y la red bancaria. Clasificar la documentación siguiendo el orden del reporte de Ingresos Acumulado por tipos y usos. Imprimir el Arqueo Diario de Caja, para determinar cuanto fue el recaudo total de los cajeros. Verificar que el ingreso se haya contabilizado por el tipo y uso correctos, que los porcentajes de distribución, cuando son del caso, sean los apropiados y que las consignaciones estén elaboradas en las cuentas bancarias correctas. Entregar a mensajero para que al día siguiente las lleve al banco. 2 Recibir, al día siguiente cuando el mensajero regresa, las copias debidamente timbradas por la entidad bancaria, y una vez se genera e imprime el reporte enviado vía Internet por la entidad bancaria informando que los abonos de los recaudos con tarjetas de crédito ya se hicieron efectivos en la cuenta bancaria, proceder a la contabilización en el sistema PCTG, teniendo el debido cuidado de elegir correctamente si se trata de una consignación en efectivo, cheques o tarjetas de crédito. Así mismo, de elegir la cuenta bancaria correcta y seleccionar los recibos de caja que corresponden a la consignación. Cuadre Diario de Caja Contabilización del Cuadre Diario de Caja

7 Ingresos en la Tesorería Página 7 de 12 No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 3 Efectuar la contabilización en el Sistema Financiero Integrado y sellar los documentos soportes con la fecha, el número consecutivo de contabilización que arroja el sistema, y la firma del responsable, una vez que ingresos públicos a través de los funcionarios encargados del control de cada tipo de impuesto, o el mensajero de la entidad bancaria con quien se tiene convenio de recaudo, entrega los declaraciones y consignaciones que soportan los diferentes conceptos de pago, Estos documentos se regresan a cada uno de los funcionarios responsables de la Dirección de Ingresos Públicos. NOTA: Los Recaudos a través de la red bancaria se dan por deudas de Impuesto de Vehículos, Impuestos al Consumo de licores, Vinos Aperitivos y similares, Cigarrillos y Tabaco, Cerveza tanto nacionales como extranjeros, Sobre-tasa al ACPM, Sobre-tasa a la Gasolina. 4 Generar un reporte de resumen de los ingresos por consignación, una vez terminado el proceso de contabilización de las consignaciones, de los recibos de caja y de los ingresos por la red bancaria, el cual se archiva como soporte y un reporte acumulado por Tipo de Ingresos del recaudo diario del impuesto de vehículos, el cual se le entrega al funcionario de la Dirección de Ingresos Públicos, encargado del control de dicho impuesto para la respectiva conciliación. 5 Archivar los documentos del día conforme a la Ley 594 de Pasar esta carpeta a Tesorero General para que refrende la constancia de faltantes y sobrantes que deben reportar los cajeros. Seguidamente la carpeta se envía a Contabilidad, a funcionario encargado de las conciliaciones bancarias, para su verificación. Una vez regresa la carpeta, se traslada al centro documental de la Tesorería para la custodia del mismo. Contabilización Ingresos a través de la Red Bancaria Reporte del Acumulado Diario de Impuesto de Vehículos Movimiento Diario Archivado 15 minutos

8 Ingresos en la Tesorería Página 8 de 12 No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 6 Verificar, al final del mes, y complementar los soportes para el pago a la Universidad del Quindío de lo recaudo por Estampilla Universitaria en consignación, al Hospital San Juan de Dios en lo referente a la Estampilla Pro-hospital en consignación y al Instituto Departamental del Deporte por el Impuesto al Consumo de Cigarrillos. Pasar al funcionario encargado de efectuar los Giros. Así mismo preparar los soportes y verificar el pago por el 5% de Subsidio a la Gasolina, efectuado al Ministerio del Transporte directamente por el banco con quien se tiene convenio, los cuales se entregan también al funcionario de giros para que contabilice dicho pago. Soporte legal para pagos tesorales Una hora 7 Imprimir una ejecución presupuestal de ingresos, una vez efectuado el cierre mensual de todos los módulos del Sistema Financiero PCTG, que se entrega a la Dirección de Ingresos Públicos. Ejecución Presupuestal 15 minutos

9 Ingresos en la Tesorería Página 9 de 12 No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 8 Conciliar la información generada entre presupuesto y tesorería, una vez efectuado el cierre mensual de todos los módulos del Sistema Financiero PCTG, con el fin de verificar que el resultado del período Ingresos VS Pagos por cada uno de los recursos de financiamiento, sea consistente con los saldos disponibles en caja y bancos. Para hacer este control final macro de las operaciones de la Tesorería, se requiere inicialmente imprimir un Boletín de Tesorería, y el reporte de Ejecución General de Ingresos VS Gastos por Recursos. Se inicia el proceso de verificar, mediante un cuadro de excell, que al restarle al total de los ingresos por recurso efectivamente recaudados, los pagos efectuados con el mismo recurso, la diferencia arrojada sea igual al saldo disponible en las cuentas bancarias correspondientes. Si el saldo del recurso analizado concilia, se continúa la verificación con otro y así sucesivamente hasta que todos queden verificados. Si el resultado es satisfactorio, el proceso podría terminar allí, sin embargo, este resultado se concilia en forma aleatoria con los saldos de los libros auxiliares de la contabilidad, de aquellas cuentas contables más representativas, con el fin de confirmar el resultado. Si por el contrario, es inconsistente, se debe iniciar un proceso de análisis detallado, revisando nuevamente la contabilización de los ingresos, consignaciones, pagos presupuestales y tesorales, para determinar en donde está el error. Una vez hallado se procede a efectuar los ajustes, si es del caso, por los módulos de tesorería, o mediante comunicación a Contabilidad y Presupuesto. Actividades Conciliadas

10 Ingresos en la Tesorería Página 10 de 12 No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 9 Hacer seguimiento a las cuentas bancarias antiguas e inactivas, con o sin saldos, especialmente donde se manejan recursos de convenios de cofinanciación, las cuales deben ser canceladas una vez el objeto del convenio haya concluido. Oficiar a la Secretaría respectiva informándole sobre la existencia de estas cuentas bancarias inactivas para que informen y remitan si es del caso el acta de liquidación del convenio y de esta forma la Tesorería tener un soporte para solicitar a la entidad bancaria la cancelación de la cuenta. 10 Contabilizar en el sistema financiero integrado los rendimientos financieros generados en las cuentas bancarias, proceso que tiene como soporte los extractos bancarios que son remitidos por Contabilidad. 11 Elaborar la Declaración de Retenciones en la fuente por Industria y Comercio, una vez el funcionario encargado de los giros remite los documentos soporte. El formato es descargado vía Internet, se legaliza con las firmas del Tesorero General y Asesor Contador del Departamento, y enviado para el pago a la Tesorería Municipal dentro de los plazos establecidos. 12 Velar porque haya siempre la existencia adecuada tanto de las estampillas propias- Prodesarrollo- como de las recibidas en consignación de la Universidad del Quindío y el Hospital San Juan de Dios. Igualmente velar porque estén debidamente almacenadas y custodiadas. Depuración Cuentas Bancarias Contabilización de Rendimientos Financieros Pago Retención en la fuente por Industria y Comercio Control al Inventario de Estampillas 30 minutos

11 Ingresos en la Tesorería Página 11 de 12 No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 13 Ejercer la debida vigilancia y control de los títulos valores, talonarios de paz y salvos y facturas de entrega de estampillas en consignación. Manteniendo los documentos en sitios debidamente cerrados con chapas de seguridad y cajas fuertes. 14 Crear en la base de datos las nuevas cuentas bancarias e inversiones de renta fija, que se autoricen dar apertura, de acuerdo con las necesidades de la Administración. Proceder a registrarla en el sistema PCT, una vez se tiene la certificación de que la entidad bancaria ya le dio apertura a la cuenta, y enviar copia de la misma a Contabilidad para hacer la integración con la Contabilidad. 15 Crear en el Sistema Integrado los nuevos tipos y usos de ingresos y pagos tesorales, informando este hecho a Contabilidad para la respectiva integración. Control a Títulos Valores Incorporación de cuentas bancarias al Boletín de Tesorería Creación e Integración de nuevo hecho económico. 15 minutos 15 minutos

12 Ingresos en la Tesorería Página 12 de REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Código Nombre Recolección Indización Clasificación No aplica Recibo de Caja Cajero PCTG Cronológico y Consecutivo No aplica Consignación No aplica Nota Crédito No aplica Acumulado por Cajero - Tipos de Ingresos No aplica Arqueo de Caja Cajero - No aplica No aplica Boletín de Tesorería Ejecución General de Ingresos VS Gastos por Recurso Cajero - - Técnico - Auxiliar Administrativo Cajero - Técnico - Auxiliar Administrativo (Funcionarios de Presupuesto y Central de Cuentas) Personal Autorizado Cajero - PCTG Cronológico y Consecutivo PCTG Cronológico y Consecutivo PCTG Cronológico Cajero - PCTG Cronológico Cajero - PCTG Cronológico Cajero - - Técnico - Auxiliar Administrativo PCTG Cronológico Cajero - Técnico - Auxiliar Administrativo (Funcionarios de Presupuesto y Central de Cuentas) Tiempo de Retención Método 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Estatuto de Rentas Departamentales, 8.2 Estatuto Tributario Nacional. 9. ANEXOS No aplica.