SEGUIMIENTO A LAS ALARMAS SICE

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Pedro Salas Villalba
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1 SEGUIMIENTO A LAS ALARMAS SICE ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado Por: Revisado por: Aprobado por: José Winser Garzón Tobaria Olga Lucia Zuluaga Alzate Olga Lucia Zuluaga Alzate Cargo: Asesor Cargo: Asesor ( Oficina) Cargo: Asesor ( Oficina)

Winser Garzón Tobaria Olga Lucia Zuluaga Alzate Olga Lucia

2 Página 2 de 8 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVIDAD CONDICIONES GENERALES SEGUIMIENTO A LAS ALARMAS SICE REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTOS DE REFERENCIA ANEXOS... 8

CONDICIONES GENERALES... 5 6.1 SEGUIMIENTO A LAS ALARMAS SICE.

3 Página 3 de 8 1. OBJETO Realizar una verificación permanente del cumplimiento, por parte de las dependencias de la Gobernación del Quindío, del registro de las contrataciones realizadas en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE, y presentar un reporte cuatrimestral de las alarmas generadas por este, dirigido a la Alta Dirección, dando cumplimiento a las disposiciones de ley. 2. ALCANCE Aplica a las actividades involucradas en el seguimiento de las alarmas SICE, además de la participación directa de la Oficina de, involucra a todas las dependencias o unidades administrativas de la entidad. 3. DEFINICIONES 3.1 SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL - SICE Es una herramienta de información, ordenación y control reglamentada mediante el Decreto 3512 de diciembre 5 de 2003, que incorpora las cifras relevantes del proceso de contratación estatal, con el fin de confrontarlas en línea y en tiempo real, con los precios de referencia incorporados en el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de acuerdo con los parámetros de codificación del Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, garantizando una contratación sin detrimento de los recursos públicos. Fue reglamentada por el gobierno Nacional y creada por mediante la Ley 598 de PORTAL DEL SICE Página web ( que permite disponer de toda la información y servicios en tiempo real y en línea, para el cumplimiento de las funciones del SICE; tiene dos componentes: uno público para el acceso de la ciudadanía en general y otro que corresponde al software aplicativo SICE de uso exclusivo de usuarios con password de ingreso.

para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE, y presentar un reporte cuatrimestral de las alarmas generadas por este, dirigido a la Alta Dirección, dando cumplimiento a las disposiciones de

4 Página 4 de ALARMA Las alarmas generadas por el SICE son advertencias generadas cuando el sistema detecta que alguna información registrada no cumple con los parámetros con que se ha configurado el sistema o cuando verifica y encuentra que alguna información no se ha registrado o consultado. Si se generan respecto a entidades que no tienen la obligación relacionada, dichas alarmas no tienen ninguna consecuencia. Se presentan a manera de notificación dirigida a los entes de control, a los usuarios de de las entidades, a los Representantes Legales o a los Administradores SICE. Una alarma es generada por incumplimiento de la entidad de algunos de los siguientes conceptos: Compras fuera del umbral (por precios del proveedor con relación los reportados al Sistema). Consulta obligada no realizada. Proveedor no está registrado en el SICE. Registro obligado de precio no realizado. El ordenador de gasto del contrato principal no está registrado en el sistema. El ordenador de gasto del contrato principal no esta activo desde la fecha de cierre de oferta, adjudicación y hasta la firma del contrato. El ordenador de gasto del contrato adicional no esta registrado en el sistema. El ordenador de gasto del contrato adicional no esta - activo en la fecha de firma del contrato. El ordenador de gasto del contrato principal no pertenece a la entidad El ordenador de gasto del contrato adicional no pertenece a la entidad No existe el certificado de registro de precio por parte del proveedor en el sistema. El precio registrado esta vencido. El certificado de registro de precio está vencido. El proveedor ha superado su capacidad de contratación. La fecha de firma de un contrato adicional es menor que la del contrato principal. La fecha de cierre es posterior a la fecha de adjudicación. El valor del contrato adicional es mayor al 50% del valor del contrato principal. La fecha del ingreso del contrato es mayor a la fecha del ingreso del compromiso. No existe compromiso asociado al contrato.

cuando verifica y encuentra que alguna información no se ha registrado o consultado.

5 Página 5 de 8 No existe CDP asociado al contrato. 4. NORMATIVIDAD 1. Constitución Política de Colombia, artículos Ley 80 de 1993, Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. 3. Ley 598 del 18 de julio de Por lo cual se crea el Sistema de Información para la Vigilancia de la contratación Estatal SICE el Catalogo Único de Bienes y Sercios. CUBS y el Registro Único de Precios de Referencia RUPR de los bienes y servicios de uso común en la administración pública. 4. Decreto 2170 del 30 de Septiembre de Por la cual se reglamenta la ley 80 de Se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación a la ley 527 de Decreto Número 3512 del 5 de diciembre de Articulo 14, Departamento Nacional de Planeación, Por el cual el Gobierno Nacional reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE, creado mediante la ley 598 de 2000 y se dictan otras disposiciones. 6. Sentencia C-384 de Honorable Corte Constitucional Demanda de inconstitucionalidad contra la ley 598 de 2000 Por la cual se crea el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación estatal SICE, el catalogo único de Bienes y servicios, CUBS, y el registro único de Precios de Referencia RUP de los bienes y servicios de uso común en la Administración Pública y se dictan otras disposiciones. 7. Resolución Orgánica 5772 del 5 de julio de 2006, Contraloría General de la República por lo cual se adopta el sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE- en el proceso auditor. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Control de Gestión y Resultados. SUBPROCESO: Auditorías Internas. 5.2 INTERRELACIONES

Por lo cual se crea el Sistema de Información para la Vigilancia de la contratación Estatal SICE el Catalogo Único de Bienes y Sercios.

6 Página 6 de 8 PROVEEDOR: Todos los procesos, Entidades Públicas, Territoriales, Nacionales, y la Comunidad. CLIENTE: Todos los procesos, Entidades Públicas, Territoriales, Nacionales y la Comunidad. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES Riesgos 1. No presentación oportuna de los informes de seguimiento. 2. Falta de vigilancia y control en el avance en planes de mejoramiento, acción, riesgos e indicadores Puntos de control 1. Dar aplicación efectiva a los tiempos y condiciones predispuestos por la Oficina Asesora de a través de sus instrumentos de autocontrol. (Actividades 1, 2 y 5). 2. Hacer revisión integral de la información que será suministrada para ratificar la suficiencia y veracidad de la misma. (Actividades 3 y 4).

No presentación oportuna de los informes de seguimiento. 2. Falta de vigilancia y control en el avance en planes de mejoramiento, acción, riesgos e indicadores. 5.3.

7 Página 7 de 8 6. CONTENIDO 6.1 SEGUIMIENTO A LAS ALARMAS SICE No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 1 Consultar el Portal SICE la información de las alarmas generadas por el aplicativo, dando aplicación efectiva a la metodología diseñada por la Contraloría General de la Republica. Alarmas consultadas Continuo 2 Consolidar las alarmas generadas por el portal, identificando su naturaleza (inconsistencia o error de reporte). Alarmas reportadas consolidadas trimestral 3 Requerir al Departamento Administrativo Jurídico y de Contratación sobre la naturaleza y observaciones de las alarmas generadas por el portal. Observaciones requeridas 1 día 4 Confrontar, en mesa de trabajo con el equipo auditor, la información reportada con las alarmas generadas en el portal, estableciendo las causas que generaron el reporte y los posibles correctivos que la entidad debe adoptar. Mesa de trabajo de confrontación de alarmas realizada 1 día 5 Diseñar informe trimestral de seguimiento a las alarmas generadas por el SICE para ser remitido al Despacho del Gobernador para su conocimiento. Informe Trimestral diseñado y remitido Equipo de Auditoría 1 día 6 Archivar copia del informe remitido dando cumplimiento a las normas de archivística, para su posterior consulta y seguimiento a la desactivación por parte de la Contraloría General del Quindío. informe archivado Equipo de Auditoría 1 día 7 Identificar y hacer seguimiento a los instrumentos de autocontrol diseñados por el Departamento administrativo Jurídico y de Contratación para garantizar el adecuado funcionamiento del aplicativo de contratación, el registro de contratos, proveedores y productos, así como un efectivo reporte de alarmas, para su seguimiento y análisis. Seguimiento a los instrumentos de autocontrol realizados Continuo

General de la Republica. Alarmas consultadas Continuo 2 Consolidar las alarmas generadas por el portal, identificando su naturaleza (inconsistencia o error de reporte).

8 Página 8 de 8 7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Código Nombre Recolección Indización Clasificación No aplica Informe Trimestral de Seguimiento a las Control Interno Equipo de Auditoría Base de Datos Consecutivo Personal Autorizado Control Interno Equipo de Auditoría Tiempo de Retención 2 años Método Archivo Central 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Metodología DAFP para la Evaluación del Sistema de. 8.2 Metodología de la Contraloría General de la Republica. 8.3 Plan de Desarrollo Departamental 8.4 Plan Indicativo 8.5 Planes de Acción 8.6 Manual de Contratación. 9. ANEXOS No aplica.

Informe Trimestral de Seguimiento a las Control Interno Equipo de Auditoría Base de Datos Consecutivo Personal Autorizado Control Interno Equipo de Auditoría Tiempo

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