SEGUNDOINFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO 2012 SEGUN - LEY 1474 DE 2011

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1 SEGUNDOINFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO 2012 SEGUN - LEY 1474 DE SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO: Avances. Según acuerdo C.M de abril 13 de 2012, se otorgó facultades al alcalde para contratar el Esquema de Ordenamiento Territorial del Municipio de Albania Caquetá. Se elaboró Plan de Bienestar Social, incentivos y plan de comunicación de la entidad. Acuerdo C.M de mayo 14 de 2012, por medio del cual se modifica el acuerdo municipal No. C.M del. 29 de noviembre de 2011, por medio del cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos en el Municipio de Albania. Acuerdo C.M de Mayo 30 de 2012, por medio del cual se adopta el Plan de Desarrollo del Municipio de Albania Caquetá,. Se ha dado cumplimiento oportuno y efectivo a todos los entes de control, en la rendición de cuentas, informes y requerimientos hechos por los respectivos entes. Se actualiza permanentemente la página web del municipio. Se publica en el SECOP, todos los procesos contractuales del municipio. Se expidió decreto D.A del 16 de marzo de 2012, por medio del cual se crean unos cargos en la planta de empleos de la administración central de municipio de Albania, con dos cargos de técnicos administrativos y un secretario( a). Se expidió decreto D.A del 16 de marzo de 2012, por medio del cual se determina la estructura orgánica de la administración central del municipio de Albania Caquetá y se fijan las funciones de las dependencias. Se expidió Resolución D.A del 19 de abril de 2012, por medio del cual se integra el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable de la administración central del municipio de Albania Caquetá Dificultades.

2 No se ha socializado el plan de Bienestar e incentivos, como tampoco el código de Ética y valores de la institución. Manual de contratación, procesos y procedimientos y otros están desactualizados. Liquidaciones de prestaciones sociales y cesantías, mal liquidadas. 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION: Avances. Se emitió decreto D.A de mayo 25 de 2012, por el cual modifica el decreto D.A , por medio del cual se crea el comité territorial de Justicia Transicional del Municipio de Albania y dictan otras disposiciones. Se presentó informe de Gestión de los 100 días a la comunidad Albanes el día 19 de mayo de 2012, dando a conocer a la comunidad los proyectos que se pretenden gestionar como las falencias encontradas en el proceso de empalme. Se creó decreto No. D.A de 28 de mayo de 2012, por el cual se conforma y adopta el reglamento interno del comité de conciliación y defensa judicial del municipio de Albania. Se expidió decreto D.A del 17 de mayo de 2012, por el cual se reglamenta las licencias y el funcionamiento de los establecimientos abiertos al público y se establece el horario de funcionamiento de los mismos en el Municipio de Albania y se dictan otras disposiciones. Se expidió decreto D.A del 2 mayo de 2012, por el cual se modifica el comité local para personas con discapacidad en el Municipio de Albania Caquetá. Se emitió decreto D.A de abril 17 de 2012, por medio del cual se adopta el código de Buen Gobierno para impulsar las buenas prácticas de la gestión pública en el Municipio de Albania. Se expidió decreto D.A de 8 de marzo de 2012, por medio del cual se modifica el Consejo de Seguridad Social en Salud del Municipio de Albania.

3 Mediante acuerdo C.M de Julio 11 de 2012, se autoriza al alcalde por un mes más para solicitar crédito de tesorería para terminación de pago prestaciones sociales y Cesantías de ex funcionarios de la administración anterior, como para ponerse al día en el pago de la nómina de la entidad. Se expidió resolución D.A A de 27 de junio de 2012, por el cual se delegan funciones a la Tesorera Municipal, por 6 meses para ejercer jurisdicción coactiva a los diferentes contribuyentes en mora del Municipio. Se expidió resolución D.A del 19 de abril de 2012, por el cual se decide la condición de adultos mayores priorizados para el ingreso al programa de protección social al adulto mayor a cargo del municipio de Albania Caquetá. Se tienen identificadas las fuentes de Información tanto externas como internas, lo mismo que los mecanismos de recolección y análisis. Se elaboró manual de comunicación de la entidad. La entidad cuenta con cartelera informativa, con página web actualizada, con el portal Único de Contratación habilitado a la ciudadanía tanto natural como jurídica para que participe en los procesos contractuales y se informe de las actividades misionales de la entidad. Mediante otro si se asignó funciones a contratista para mejorar y sistematizar el archivo de la entidad. A través de la Secretarías y las demás dependencias de la administración se brinda atención personalizada sobre nuestros servicios y gestión de la entidad. Se tiene un asesor en elaboración y formulación de proyectos, con mira a la consecución de recursos de Inversión y así mejorar la gestión institucional, la cual se cuenta con buen número de proyectos elaborados y presentados a diferentes instituciones para su aprobación y cofinanciación en los diferentes sectores de inversión de acuerdo al plan desarrollo aprobado para el cuatrienio. Dificultades Falta de capacitación e interés de algunos funcionarios para ejercer las responsabilidades encomendadas en el Manual de funciones y las asignadas por la alta Dirección.

4 No se ha socializado el plan de Comunicaciones, el cual se debe socializarse con los funcionarios de la administración. El archivo municipal se encuentra en proceso de adecuación y sistematización. 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN: Avances Se hacen las respectivas recomendaciones de acuerdo a la ley 87 de 1993, y demás normas que regulan el sistema de control interno, como lo estipulado en el manual de funciones de la respectiva entidad. Se realizó encuesta del Clima laboral, para detectar las diferentes falencias, emitiéndose un informe con sus respetivas recomendaciones. Se cuenta con la adopción del código de buen Gobierno. Se elaboró el plan de mejoramiento de acuerdo al informe de la contraloría departamental del Caquetá, según los hallazgos de la auditoría practicada a los estados financieros del municipio de la vigencia fiscal del Se realizan auditorias y verificaciones permanentemente a los procesos administrativos de acuerdo al Plan de acción y auditoría programadas para el Se observa a la administración municipal y a todos sus funcionarios más apersonados de los procesos y en el cumplimiento de sus obligaciones. Se hace acompañamiento, y se asesora al alcalde y a los funcionarios en los diferentes procesos administrativos. Se envían a los Entes de Control todos los presuntos hallazgos detectados en el desempeño de las actividades de cada dependencia. Dificultades No se ha elaborado el manual de Control interno. No se ha elaborado la política de Administración, identificación y análisis de Riesgos. Funcionarios con falta de voluntad administrativa para aplicar los procesos y entender la función del autocontrol y control. Falta de motivación por el no pago de los salarios a tiempo.

5 No se cuenta con recursos necesarios para la implementación de diferentes controles necesarios para la buena gestión institucional. RECOMENDACIONES Se debe dar cumplimiento a la ley 594 de 2000 y al decreto 4124 de 2004, en la actualización, aplicación de tablas de retención documental, sistematización y mantenimiento del archivo municipal. Elaborar la estratificación socioeconómica del Municipio, importante para la aplicación de subsidios. Elaborar el Plan de capacitación y formación de la Entidad, para mejorar la gestión institucional. Evaluar el desempeño de los funcionarios de carrera y hacer seguimiento a los funcionarios en el cumplimiento de sus obligaciones y competencias, debido a la inoperancia de algunos funcionarios en los resultados en los procesos administrativos. Los contratos deben llevar los vistos buenos del asesor en contratación y del jurídico del municipio. Dar estricto cumplimiento a los Planes de Mejoramiento suscritos con los organismos de control. Dotar a los funcionarios de los implementos necesarios de trabajo para su buen desempeño y cumplimiento de sus obligaciones. Dar aplicabilidad al Decreto 055 de 2010, de la Ventanilla Única del Municipio en el manejo de la comunicación oficial. Y al manual de comunicaciones de la entidad. Dar aplicabilidad a los compromisos y acuerdos adquiridos en los consejos de Gobierno y de Control Interno, y los compromisos adquiridos en cada uno de los comités activos de la administración en cumplimiento de las diferentes normas, circulares, directivas, decretos y resoluciones, expedidas por el congreso y el gobierno nacional, dpal y municipal. No emplear personal de forma verbal, sin estar debidamente legalizado su nombramiento o contrato, firmado por el representante legal y acta de inicio por el respetivo supervisor y demás requisitos de ley. Elaborar el manual de sistemas de información y socializarlo. Elaborar el Mapa de Riesgos, análisis de riesgos y política de Administración de Riesgos.

6 Elaborar el Manual de Control Interno. Cancelar parafiscales, fondos de Cesantías, salud, pensiones y riesgos profesionales de acuerdo a la ley para evitarnos posteriores sanciones e Investigaciones. Dar respuesta en términos de ley a las comunicaciones y solicitudes de las comunidades y entidades oficiales. Realizar pagos oportunamente a las empresas administradoras del régimen subsidiado. Exigir a los contratistas de Servicios y Servicios Profesionales a través de las interventorías el cumplimiento de las obligaciones Contractuales, como los pagos de salud por anticipado como lo exige la ley. Se recomienda solicitar al asesor contable y administrativo proyectar un análisis financiero y presupuestal, conjuntamente con el jefe de personal, en cuanto gastos de nómina, personal supernumerario, profesional, y gastos generales para la toma de decisiones en los ajustes del personal y gasto generales de la entidad, para evitar déficit al terminar la presente vigencia fiscal. Se sugiere a los funcionarios dar cumplimiento a las recomendaciones que se describen en cada uno de los informes de auditoría y oficios de control Interno, ya sea de forma preventiva o correctiva. Realizar el respectivo control y seguimiento a la expedición de licencias de mejoramiento y construcción por parte de la secretaria de planeación, ya que se ha observado negligencia en esta materia. Perjudicando los ingresos propios del municipio. A oficina asesora de contratación que informe oportunamente, la publicación de los contratos en el SECOP, para que la oficina de Control Interno pueda realizar eficientemente el seguimiento de control Preventivo. Tener cuidado en la adjudicación de contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales, en cumplimiento de la ley 80 de 1993 y demás normatividad vigente que regula dicho tema. Emitir decreto de delegación de confianza, formalizando responsabilidades a todos los servidores públicos que requieran de su intervención en los diferentes procesos: proyectó, elaboró, y revisó, con las iniciales de su nombre apellido y firma del mismo. No autorizar pagar gastos que no estén previstos en el PAC. Evaluar y responsabilizar a la persona encargada de la correspondencia del municipio de hacer seguimiento a los requerimientos de la

7 comunidad y las instituciones para que no venzan los términos de respuesta de la comunicación en aplicación al decreto 055 del 22 de septiembre de 2010 y al manual de comunicación. Evaluar permanentemente en reunión del comité de conciliación, todos los procesos judiciales que cursan en contra del municipio, para garantizar una defensa jurídica efectiva, y a la vez garantizar con el asesor contable la creación de los pasivos contingentes en la contabilidad y el presupuesto del municipio. Comunicar por medio del jefe de personal, a la inspección policía Urbana y rural, para que se dé aplicabilidad a las tablas de retención documental. Realizar seguimiento por intermedio de la secretaria de planeación al Plan Operativo Anual de Inversiones. Buscar la posibilidad y hacer la gestión ante el ministerio de Minas y energía para que las minas de extracción de material de playa, sean adjudicadas a la administración municipal para mejorar los ingresos del municipio. Que los asesores sean más responsables en sus conceptos jurídicos y administrativos, para que la toma de decisiones sean acertadas y no afecten financiera y administrativamente al municipio y al ejecutivo. Se recomienda analizar con el jurídico y demás abogados que prestan los servicios al municipio, si el proceso de desalojo de los invasores en la finca del señor GUILLEN en la vereda Fragua Fortuna, se está llevando en el cumplimiento y parámetros de la ley, para que posteriormente no se presenten problemas legales contra el municipio. Elaboró y Aprobó: DEMÓCRITO PANADERO MUÑOZ Jefe Oficina Control Interno.

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