EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA E.S.P E.V.C.- E.S.P NIT INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011

Transcripción

1 PERIODO DE EVALUACION NOVIEMBRE 01 DE 2013 A FEBRERO 28 DE 2014 Conforme a lo establecido en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, el Jefe de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del Control Interno de dicha entidad. 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Este subsistema está conformado por tres componentes: Ambiente de control, Direccionamiento estratégico y Administración del Riesgo. 1.1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS Las Empresas Varias de Caicedonia E.V.C-E.S.P, cuenta con el Código de Ética, el cual contiene de manera explícita la misión, visión, objetivos generales y específicos, los principios, valores éticos y políticas, que enmarcan la gestión institucional y orientan las actuaciones de sus funcionarios Durante este período de Noviembre de 2013 a Febrero de 2014, se realizó mediante charlas al interior de la empresa, sensibilización y acciones de compromiso, haciendo énfasis en los valores de la Entidad y en la cultura del Autocontrol, a través de las cuales se pretende que como servidores públicos se actué con rectitud, transparencia y legalidad ante los demás y con los asuntos propios del que hacer institucional, demostrando respeto hacia los compromisos

2 y responsabilidades adquiridas y promoviendo el logro de los objetivos personales e institucionales en forma eficaz. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Se implementa y socializa constantemente el Reglamento interno de trabajo y a su vez se mantiene expuesto y de fácil acceso a los funcionarios para cualquier consulta, inquietud o necesidad. El área de talento humano de la empresa, programa de manera articulada con los demás procesos de gestión de la entidad El Plan institucional de formación y capacitación para la presente vigencia, el cual se encuentra aprobado por la Alta Dirección y elaborado de acuerdo a las necesidades de los funcionarios. Programa de Bienestar Social y Estímulos: En los meses de Noviembre y Diciembre de 2014 se tuvo en cuenta los cumpleaños de los funcionarios, se realizó la fiesta de fin de año y se obsequiaron bonos a todos los funcionarios por el buen desempeño de sus funcionarios. Para la presente vigencia, ya se cuenta con el programa de Bienestar Social y Estímulos y Salud Ocupacional, elaborado acorde con las necesidades de los funcionarios y de la empresa. Cabe resaltar, que se le pretenden realizar algunas ajustes y/o modificaciones a estos programas con base en la normatividad o emitida por el DAFP. Programa de Inducción y Reinducción: la rotación de personal es muy poca, pero cuando se ha presentado se realiza de forma optima.

3 ESTILO DE DIRECCIÓN Se evidencia en la Alta Dirección un fuerte compromiso en el ejercicio de la planeación institucional y el cumplimiento de los objetivos propuestos, a través de la realización de reuniones permanentes y coordinadas con cada uno de los responsables de procesos, en donde se establecen los diferentes proyectos a desarrollar, los recursos de funcionamiento o inversión atribuibles a cada uno de ellos y los respectivos cronogramas de ejecución. Paralelo a éste proceso, la Dirección genera espacios para el seguimiento en el cumplimiento de las metas establecidas por las diferentes áreas de la entidad, y la oficina de Control Interno revisa permanentemente la ejecución de los recursos de inversión. La Alta Dirección desde su rol estratégico, ha dado lineamientos y ha priorizado temas como el mejoramiento de las comunicaciones, el establecimiento de las estrategias anticorrupción y atención al ciudadano. 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANES Y PROGRAMAS La planeación en el DAFP, ha sido diseñada teniendo en cuenta las estrategias del Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Sectorial y en general los lineamientos del Alto Gobierno en materia de Gestión Pública Buen Gobierno, Transparencia, Antitrámites y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, desarrollado a través de los distintos proyectos formulados por las área de la Entidad. Se tiene construido y en ejecución el Plan de Desarrollo Municipal CON SEGURIDAD Y OPORTUNIDAD PARA TODOS, adoptado mediante acuerdo No. 003 de mayo 31 de 2012, la matriz plurianual de inversiones, El Plan

4 Básico de Ordenamiento Territorial (PBOT) de segunda generación se está elaborando con la ayuda de unos ingenieros consultores contratados, y en mesas de trabajo con funcionarios de la CVC y de la Administración Municipal. De acuerdo a los parámetros y fechas establecidas por el DAFP se publicó al 31 de Diciembre de 2013 en la página web del Municipio el PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO. De igual manera, se elaboró el PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO para la vigencia A continuación se presentan los proyectos radicados para la vigencia 2014: DOTACION DE EQUIPOS PARA LAS EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA MANTENIMIENTO Y AMPLIACION DEL NUMERO DE LUMINARIAS Y COADYUVAR A LA ELECTRIFICACION DE ALGUNAS FINCAS EN EL SECTOR RURAL DEL MUNICIPIO DE CAICEDONIA, VALLE DEL CAUCA REMODELACION DE LA PLANTA FISICA DE LA PLAZA DE MERCADO DE LAS EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA, VALLE DEL CAUCA, OCCIDENTE. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS Encontramos el mapa de procesos y subprocesos, el cual se está actualizando cada uno de los subprocesos, ya que se evidencian algunos de estos incompletos. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL En su estructura organizacional el organigrama no muestra de forma muy clara los niveles de cada uno de los cargos, de igual manera se crearon cargos y se asignaron funciones, por lo tanto su modificación, aprobación y las

5 modificaciones al mismo y al manual de funciones y competencias laborales se realizó mediante acto administrativo y se socializará ante la Junta Directiva. 1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS CONTEXTO ESTRATÉGICO Se entiende este como el lineamiento estratégico frente al riesgo y el análisis de circunstancias, también incluyen los productos de Plan de desarrollo y PBOT, este último, como se encuentra en el proceso de elaboración. En materia de administración de riesgos, para este periodo se resalta la revisión del tema en el ejercicio de auditorías internas, particularmente la practicada al proceso de difusión, aspecto en el cual se hizo énfasis en el seguimiento que mensualmente se debe realizar a los riesgos por parte de los Líderes de Proceso, conforme lo establece la política de administración del riesgo de la Entidad. El Mapa de Riesgos se elaboró para dar cumplimiento al proyecto de moralización de la administración pública colombiana y más aun para complementar las herramientas de trabajo de las Empresas Varias de Caicedonia E.V.C-E.S.P. 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION Este subsistema lo conforman los componentes de actividades de control, información y comunicación pública.

6 2.1. ACTIVIDADES DE CONTROL POLÍTICAS DE OPERACIÓN, PROCEDIMIENTOS, CONTROLES, INDICADORES, MANUALES DE PROCEDIMIENTOS. Durante el periodo referido se han presentado las siguientes mejoras y acciones: Implementación de estrategias en cada uno de los procesos en Las Empresas Varias de Caicedonia E.V.C-E.S.P. Control al cobro de arrendamiento de los locales de la Plaza de Mercado. Seguimiento a los acuerdos de pago y al cobro de cartera de la Plaza de Mercado. Seguimiento a los contratos ejecutados durante la vigencia. Se elaboró el normograma de la Empresa. Seguimiento a la implementación del Manual de Quejas y Reclamos y al Buzón de Sugerencias. 2.2 INFORMACIÓN INFORMACIÓN PRIMARIA Esta se da por fuentes externas como el Plan nacional de desarrollo, Leyes, decretos, Ordenanzas, acuerdos, Sentencias, Conceptos jurídicos, derechos de petición, quejas y reclamos, entre otros, los cuales son utilizados como insumos para nuestro trabajo diario.

7 INFORMACIÓN SECUNDARIA Los genera directamente la entidad, como el Plan de Desarrollo, proyectos de Acuerdo, Actos Administrativos, otros), Circulares, oficios, remisiones a otras dependencias, informes de gestión y a los diferentes entes de control, respuestas a requerimientos, Formatos, planillas, Proyectos y programas relacionados con la planeación administrativa y el desarrollo institucional. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Las Empresas Varias de Caicedonia E.V.C-E.S.P, cuenta con diferentes sistemas de información los cuales apoyan el procesamiento de la información producida al interior de la entidad. Los principales sistemas de información con los que cuenta la administración son: SINAP: Software para el manejo financiero y presupuestal PASIVOCOL: Seguimiento y actualización de los cálculos actuariales del pasivo pensional De igual manera, la Empresa utiliza de manera activa los diferentes canales de comunicación virtual con que cuenta, tales como las redes sociales (Fan page) y la página web del municipio de Caicedonia, los cuales permiten la interacción con los usuarios para la Rendición de Cuentas a la ciudadanía y partes interesadas y la validación de los instrumentos, entre otras. 2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL:

8 Se destaca la página web del Municipio, Caicedonia-valle.gov.co, correo electrónico de la empresa, actos administrativos (resoluciones, decretos, acuerdos), cartelera y circulares. COMUNICACIÓN INFORMATIVA: Se obtiene a través de la página web del municipio, caicedonia-valle.gov.co, y los medios sociales o páginas gubernamentales. MEDIOS DE COMUNICACIÓN Se realizan programas radiales en la emisora Radio Ciudad Caicedonia y las redes sociales a disposición de la comunidad. Con el fin de conocer las actividades, programas y proyectos de la Empresa, se entregó a la comunidad, el informe de gestión de la Vigencia 2013 para conocimiento de todos los habitantes del municipio. 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION Este subsistema lo conforman los componentes la Autoevaluación, la Evaluación independiente y los planes de mejoramiento AUTOEVALUACIÓN AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL. La cultura del autocontrol se desarrolla en cada uno de los puestos de trabajo y constantemente se recuerda a los funcionarios su importancia y efectividad.

9 AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN La Autoevaluación de la Gestión se mide por medio de indicadores para la obtención de metas y resultados, además para identificar desviaciones y tomar correctivos. Se han elaborado los informes de gestión de Las Empresas Varias de Caicedonia, los cuales se divulgan a la comunidad y en la página institucional del Municipio EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Con la entrada en vigencia de la LEY 1474 de 2011 se exige la elaboración del informe del estado del control interno, con base en ello se toman los elementos y se evalúa en forma independiente. Se elaboró el Plan Anual de Auditorías para la vigencia 2014, que iniciará el 01 de Abril de La Oficina de Control Interno, en el período comprendido entre los meses de Noviembre de 2013 y Febrero de 2014 presentó los siguientes informes: Informe Pormenorizado de Control Interno del periodo comprendido entre los meses de Noviembre de 2013 y Febrero de Informe de avance del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano. Suscripción del Plan de mejoramiento producto de la auditoria con enfoque especial efectuada por parte de la Contraloría General de la República en la vigencia Seguimiento al plan de mejoramiento realizado en el año Informes a la Contraloría Departamental de Valle: Ola invernal, Fiducia, Contratos, Modificación a los contratos.

10 Informes de Gestión por áreas. Informe de Derechos de Autor. AUDITORÍA INTERNA La Oficina de Control Interno realizó las siguientes auditorías Express en los meses de Noviembre a Febrero: Almacén Cartera Plaza de Mercados Procesos Central de Sacrificio de Ganado De igual manera, se realiza constante seguimiento a los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en la empresa PLANES DE MEJORAMIENTO Los planes de mejoramiento son un conjunto de elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el SCI y de Gestión de Operaciones que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, de evaluación independiente y de las observaciones provenientes de los organismos de control. La Oficina de Control Interno ha realizado seguimiento al plan de mejoramiento producto de la Auditoría con enfoque Integral Modalidad Especial del RECOMENDACIONES 1. Socializar el mapa de riesgos, los elementos de comunicación organizacional, comunicación informativa y medios de comunicación.

11 2. Socializar todos los planes y programas de la Entidad con los funcionarios. 3. Dinamizar la información primaria (producida por fuentes externas) y la secundaria (producida al interior de la entidad) utilizando las herramientas tecnológicas existentes como lo son la red de sistemas, la Pagina web del Municipio, el correo institucional, a su vez, creando nuevos mecanismos de comunicación que permitan mantener al día en toda la información. 4. Socializar el Manual de funciones y competencias laborales forma permanente con los funcionarios y hacerle entrega a cada uno en físico de sus respectivas funciones. 5. Revisar el mapas de riesgos y ajustarlo de acuerdo con la nueva actualización de los procesos y se proceda al ajuste de la Política de Administración de Riesgos. 6. Continuar con las modificaciones al manual de procesos y procedimientos por parte de la Alta Dirección y realizar su respectiva socialización. 7. Realizar la activación del Comité de Archivo y de Inventarios. 8. Continuar con el seguimiento a los planes de mejoramiento de auditorías realizadas. 9. Programar reuniones periódicas del equipo MECI con el fin de promover el autocontrol, la autogestión y la autorregulación. 10. Dar cumplimiento a los planes y programas para la actual vigencia. 11.Realizar evaluaciones y planes de mejoramiento individual. ORIGINAL FIRMADA DIANA MILENA DIAZ OSORIO JEFE DE CONTROL INTERNO