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1 INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO-EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DE DE CHIQUINQUIRÁ EMPOCHIQUINQUIRA E.S.P. VIGENCIA 2014 ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Del contenido presentado por la OCI al DAFP en 5 de febrero del 2015, para ser publicado en la web de la empresa industrial y comercial de servicios públicos de Chiquinquirá EMPOCHIQUINQUIRA E.S.P. INTRODUCCIÓN Qué es control interno y cuál es su propósito en la entidad pública? El control interno es una herramienta gerencial cuyo propósito es garantizar el cumplimiento de la misión, objetivos y funciones de la entidad, para el logro de los fines esenciales del Estado Social de Derecho en lo que a ella le compete, con pleno acatamiento a los principios de la función administrativa consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, a saber: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Alcance de la operación del control interno en una entidad pública. La operación del control interno en una entidad pública implica establecer y ejecutar los objetivos, políticas, acciones, métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento continuo de la entidad, que aseguren la autoprotección necesaria para la óptima toma de decisiones en aras del cumplimiento de los objetivos y misión institucionales, para que la entidad contribuya como se espera (según su competencia) al logro de los fines esenciales del Estado Social de Derecho. Responsables del control interno en la entidad. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno-SCI en empresa industrial y comercial de servicios públicos de Chiquinquirá EMPOCHIQUINQUIRA E.S.P.es responsabilidad del Sr. Gerente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que su calidad, eficiencia y eficacia, y en general el ejercicio del mismo, es responsabilidad de cada servidor público de la Entidad, en el ámbito de sus funciones y competencias, en especial de quienes ostentan cargos con funciones de dirección, administración, coordinación y/o supervisión. La Oficina de Control Interno de la entidad es solo una parte del SCI. La Oficina de Control Interno-OCI es considerada el control de los controles de la entidad. En desarrollo de sus competencias y funciones legales y reglamentarias, en síntesis la OCI cumple las siguientes actividades principales: Evaluar de forma independiente el funcionamiento y efectividad del SCI de la entidad, así como la gestión y resultados de la misma. Asesorar a la alta dirección en asuntos de

2 control interno y gestión institucionales. Tales actividades se realizan a través de auditorías internas (evaluación) y de actuaciones de seguimiento, acompañamiento y asesoría a la entidad, producto de las cuales, entre otros informes, anualmente elabora y presenta a las instancias competentes el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, según los plazos y procedimiento establecido para el efecto por el Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP. FORTALEZAS El Sistema de Control Interno de empresa industrial y comercial de servicios públicos de Chiquinquirá EMPOCHIQUINQUIRA E.S.P. tiene adoptados oficialmente los códigos de ética y buen gobierno, los manuales de funciones y competencias, manual de supervisión e Interventora, manual de procesos, manual de procedimientos. La oficina de contabilidad presenta oportunamente los informes contables con las respectivas notas explicativas a los órganos de control (Contaduría General de la Nación, Contraloría General, contraloría departamental,), bajo los parámetros establecidos en la normatividad por cada ente. Se presentan oportunamente las declaraciones tributarias. Estrategia para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, al cual se le hizo seguimiento a través del la OCI. El seguimiento al Plan de Acción anual por macroprocesos se surte en los Comités que operan al interior de las diferentes divisiones. Evaluación del Control Interno Contable vigencia 2013 arrojó una calificación de 4,06 en una escala de 1 a 5. En la optimización del control preventivo y por lo tanto del desempeño institucional. Lo anterior se cumple sin perjuicio de la realización de las auditorías internas que la OCI ha considerado necesario realizar. Por su parte, en cumplimiento del decreto 1151 de 2008 que establece los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea GEL se evaluó el sitio web siguiendo los requisitos definidos en la versión 3.1. del Manual GEL y como resultado se formuló el plan de acción para dar cumplimiento al fortalecimiento de la participación ciudadana en la gestión institucional en desarrollo del componente de Democracia en Línea.

3 En los diferentes comités institucionales en que la OCI participa con voz sin voto, formula a la alta Dirección sus recomendaciones en materia de control interno y gestión institucional. Durante la ejecución de sus actuaciones de seguimiento, acompañamiento y asesoría en tiempo real, la OCI brinda sus sugerencias a los funcionarios de los diferentes dependencias objeto de las mismas. Bajo el contexto de la Participación Ciudadana, se dispuso en la página web de empresa industrial y comercial deservicios públicos de Chiquinquirá EMPOCHIQUINQUIRA E.S.P. el enlace para acceder a la Ventanilla Única Virtual el cual ofrece al usuario la posibilidad de otros servicios como: Buzón de Peticiones, Quejas y Reclamos. Evaluación y seguimiento que se concretan en una dinámica efectiva de auditorías internas de gestión, que permite el funcionamiento efectivo de sistema control interno. DEBILIDADES Existen oportunidades de mejora del SCI de la empresa industrial y comercial de servicios públicos de Chiquinquirá EMPOCHIQUINQUIRA E.S.P. en administración de riesgos, gestión documental (Ley 594 del 2000) y en autoevaluación (en especial del control). Igualmente, en lo que respecta a TICs, para aumentar la eficiencia de los procesos y fortalecer el control interno institucional. Se determinaron debilidades en la parte de inventarios, control en las entradas y salidas de almacén, valorización y dada de baja de activos fijos. Por lo que hace urgente la adopción e implementación del manual de inventarios. Aplicación de la Ley 962 de 2005 o Ley anti tramite, aplicación de una política de autocontrol más agresiva por parte de los responsables de los procesos. Se debe mejorar la supervisión ejercida los jefes de divisiones al igual que los informes que se presentan ya que deben seguir modelos implementados por el MECI. No se tiene un plan de mantenimiento de infraestructura, ni equipos de EMPOCHIQUINQUIRA E.S.P. Se encuentran pendientes de actualizar algunos manuales de procedimientos para ajustarlos a los nuevos procesos. No se utilizan adecuadamente los canales

4 de comunicación, no se sigue el conducto regular, por ende se afecta la oportunidad en la toma de decisiones y la comunicación interna y externa. La EMPOCHIQUINQUIRA E.S.P. adolece de una estructura orgánica que incorpore la planta global tanto empleados oficiales como funcionarios públicos y como los trabajadores oficiales se encuentran sindicalizados dentro de la convención colectiva se encuentran incluidos muchos de los incentivos establecidos en la normatividad vigente esto hace que no se pueda contar efectivamente con un plan integral de incentivos y bienestar armonizando con el positivo logro de los objetivos empresariales. Falta implementación del plan de capacitación institucional de acuerdo a la metodología establecida en el MECI. Se debe implementar la contabilidad separada por servicios públicos, a si como por procesos según establece la superintendencia de servicios públicos domiciliarios. Informe Presentado por: DEYANID PEÑA VARELA Asesora de de Control Interno

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