ALCALDÍA MUNICIPAL DE ANGOSTURA ANTIOQUIA VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO NORMAS DE USO SOFTWARE, DERECHOS DE AUTOR Y LOS DERECHOS CONEXOS INFORME

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1 ALCALDÍA MUNICIPAL DE ANGOSTURA ANTIOQUIA VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO NORMAS DE USO SOFTWARE, DERECHOS DE AUTOR Y LOS DERECHOS CONEXOS INFORME JOSE MIGUEL VASQUEZ ARANGO ALCALDE PILAR REGINA JARAMILLO RODRÍGUEZ ASESORA EXTERNA PARA LA OCI 2.015

2 1. GENERALIDADES DEL INFORME 1.1 Introducción El presente informe evalúa la aplicabilidad y cumplimiento de la circular N 04 de 2006 y fundamentada en la Directiva Presidencial N 02 del año 2002, relacionada con el uso del software, así mismo pretende presentar una síntesis de las medidas adoptadas por la Alcaldía Municipal de Angostura en cuanto al respeto a los derechos de autor y derechos conexos, en lo referente a utilización de programas de ordenador (software). Además expresa los resultados de la revisión realizada por la asesora de Control Interno en cuanto al manejo de licencias de software y las recomendaciones derivadas del mismo. 1.2 Alcance El presente informe analiza la aplicabilidad de las Normas sobre uso de Software existente en la Alcaldía del Municipio de angostura. 1.3 Metodología Cada año para la elaboración del informe de verificación de cumplimiento de uso de software, se realizó una recopilación de la normatividad interna y externa existente, además se solicitó información a la secretaría de Gobierno, sobre software empleado en la entidad. De otra parte, se indagó en resultados obtenidos en verificaciones de software realizado dentro del proceso de auditoría de años anteriores. Se verificaron en cada uno de los equipos de cómputo de las diferentes secretarias y dependencias de la entidad municipal la instalación del software y licencias para cada uno de ellos. La citada circular así como lo ordenado por dicha Directiva Presidencial referente al respeto que se tiene que dar a los derechos de autor, relativos al software y a los derechos conexos en lo que concierne a la utilización de los programas del computador (software), se sustenta a través de la descripción de los siguientes componentes:

3 2. VERIFICACIÓN DE NORMAS SOBRE USO DE SOFTWARE. 2.1 Número de computadores existentes en la Alcaldía del Municipio de Angostura Antioquia para la vigencia o Inventariados 48 o Físicos 48 La alcaldía Municipal de Angostura Antioquia, para su gestión administrativa y de logística, cuenta con 48 equipos de cómputo, por inventario son igual número de equipos. 2.2 Software existentes en la Entidad Municipal A continuación se referencian los equipos de cómputo y las licencias existentes en la Alcaldía de Angostura: EQUIPOS N LICENCIAS SISTEMA OPERATIVO CANTIDAD LICENCIAS DE HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS CANTIDAD LICENCIAS DE ANTIVIRUS Escritorio 42 Windows 8 1 Office AVAST 40 ARIES OTROS SOFTWARE EXISTENTES. Portátiles 5 Windows Office SIVIGILA Servidores 1 Windows 7 30 SIRECI Windows XP 16 SSEPI NOTA: Los software instalados en los equipos como (otros software), corresponden a programas suministrados por las diferentes entidades gubernamentales, con las cuales se comparte información de acciones administrativas específicas, según el área de trabajo. Las licencias de los mencionados programas reposan en estas entidades. De acuerdo a la auditoría realizada por la asesora de Control Interno, de 36 equipos que están en funcionamiento se evidenció que todos tienen licencias para su sistema operativo, y cuenta con licencia para antivirus. 2.3 Medidas implementadas para el respeto de normas de uso de software.

4 Todos los computadores adquiridos por la entidad municipal de Angostura, fueron comprados con la licencia del sistema operativo, para lo cual se exige la garantía del proveedor y el sello en original del fabricante del sistema operativo, en cada uno de los computadores. 2.4 Mecanismos de Control implementados Actualmente el Municipio no cuenta con una red interna (Intranet), que facilite el control directo desde el administrador, se tuvo un programa instalado en el servidor que controlaba el acceso de usuarios a ciertas paginas en internet pero este debió desinstalarse a causa de daño del servidor. 3. RESULTADOS. Luego de realizar la auditoria al cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor y sus conexos sobre software, encontramos que la entidad ha avanzado cada año en la realización de seguimiento al uso del software y al cumplimiento de las normas, sin embargo aún no se cuenta con políticas definidas, documentadas y adoptadas que demuestren el compromiso asumido por las directivas de la entidad con el absoluto respeto a los derechos de autor, en sintonía con las disposiciones que regulan la materia. La entidad contrató personal para acompañar y realizar seguimiento y soporte a las TICs (Tecnologías de la información y la comunicación) por lo que el control existente para garantizar la seguridad y legalidad del SW instalado en la entidad es más eficiente hoy. Los computadores verificados fueron comprados con licencia del sistema operativo para lo cual se exige la garantía del proveedor y el sello en original del fabricante del sistema operativo para cada uno de los computadores, cumpliendo entre otros, con el principio de la transparencia, así como de la Constitución, las Leyes y las demás disposiciones inherentes sobre la materia. Con la realización de esta auditoría, la actual administración, sigue en el proceso de mejoramiento en el tema de las tecnologías de la información y el uso del software en la entidad.

5 Se puede observar el compromiso por parte de la administración en cumplir con la norma y se avanza en la adquisición de licencias y contratación del talento humano para liderar el proceso de información y comunicación en la entidad. 4. RECOMENDACIONES Definir, documentar e Implementar las políticas en materia de seguridad informática en la Alcaldía de Angostura con el fin de fortalecer los controles y disminuir el riesgo de uso ilegal de software, de esta manera se crea cultura de control entre sus empleados. Incluir dentro del proceso de inducción y re inducción del personal de la empresa, capacitación para concientizar a los diferentes usuarios con respecto a la prohibición que existe sobre instalar software por cuenta propia sin autorización de la entidad. Actualizar el inventario de equipos y software existentes en la entidad mediante el seguimiento continuo de los mismos. Adquirir el servidor que necesita la entidad para implementar los controles que actúen desde el sistema de red. Restricción de ciertas páginas web como también la configuración de cuentas de usuario que impidan que los usuarios manipulen la configuración (instalación) del software. Crear una dirección electrónica donde los funcionarios de la institución pueden realizar consultas que orientan permanentemente al usuario, con el propósito de adelantar acciones destinadas a prevenir y evitar el uso indebido del software ilegal y Ejerzan El Autocontrol Al Software instalado en sus estaciones de trabajo. Para los equipos de cómputo que se encuentran en la entidad utilizados pero que los mismos pertenecen a otras entidades sea porque fueron dados en comodato o por convenios realizados con las diferentes entidades gubernamentales para el desarrollo de las actividades comunes, Exigir certificación del software y el antivirus que están instalados en ellos.

6 5. SEGUIMIENTO. La persona contratada para liderar el proceso de sistemas de Información, además de planear y ejecutar todas las acciones tendientes a cumplir con la normatividad en materia de software y derechos de autor, acompañará permanentemente a los usuarios que presenten inconvenientes para verificar el estado de los computadores que cada uno tiene a cargo y el adecuado uso que se le debe dar a las licencias adquiridas para cada computador, esta labor contara con el seguimiento continuo que realizara la oficina de Control Interno. Los mecanismos de control que se deben implementar para coadyuvar al ejercicio del seguimiento vía monitoreo, se detallan a continuación: Disponibilidad de los documentos y acceso directo de los usuarios para ilustrarlos sobre el alcance, objetividad y la legalidad del software adquirido, para su operatividad en los equipos de cómputo de la Entidad. Se realizarán visitas periódicas a todas las instancias jerárquicas, establecidas en la estructura administrativa de la Entidad antes relacionadas. Adicionalmente, se suministran directrices como ha quedado dicho, encaminadas a orientar el cumplimiento del deber de respetar las condiciones de licenciamiento del software que utilicen los respectivos equipos. Así mismo, se instruye para que los usuarios responsables de su equipo, no permitan bajo ningún pretexto, que persona alguna lleve a cabo la instalación del software en los equipos que no estén debidamente licenciados y autorizados, para garantizar la seguridad y el cumplimiento los objetivos misionales que le compete a la Alcaldía del Municipio de Angostura. En abierta comunicación, PILAR REGINA JARAMILLO R. Asesora para la Oficina de Control Interno.