SÍNTESIS Auditoría de Gestión al Sistema Informático de los Módulos de Recursos Humanos.

Transcripción

1 Informe: Auditoría de Gestión al Sistema Informático de los Módulos de Recursos Humanos. Período: 1 de enero al 31 de agosto de Código: AISRI Oficio de Aprobación por la Contraloría General del Estado: No DCAI, del 29 de septiembre de RESULTADOS GENERALES CONTROL INTERNO INFORMÁTICO Controles de Acceso Restringido del Sistema de Nómina GP / HRS. 1. Asignará al Usuario Responsable del Sistema la revisión periódica de los roles de usuario del Sistema de Nómina GP / HRS con el fin de efectuar una depuración e implementar las acciones correctivas necesarias en caso de identificar inconsistencias. 2. Definirá y ejecutará un proceso periódico de revalidación de usuarios que se ejecutará al menos una vez al año. En dicho proceso deberá contemplarse por parte de la Unidad de Recursos Humanos el envió de los usuarios, confirmando si los funcionarios de la unidad mantienen vigente la necesidad de uso del aplicativo. 3. Solicitará a la Empresa de Soporte y Mantenimiento Externo desarrolle sus trabajos en el aplicativo con el usuario GPSOPORTE, evitando así que ingresen al sistema con usuarios (login) del personal del Servicio de Rentas Internas. Depuración del Sistema de Nómina GP / HRS. 4. Mientras continúe en uso el Sistema de Nómina GP / HRS coordinará con el Responsable Técnico de la Empresa de Soporte y Mantenimiento Externo la depuración periódica respecto de campos, fórmulas, pantallas y reportes que no se estén utilizando. 5. Al implementarse el Sistema de Gestión de Recursos Humanos, que está en proceso de ser adquirido y desarrollado, dispondrá al Usuario Responsable del citado aplicativo realice una verificación de que la carga inicial de datos sea efectuada con información actualizada y depurada. Capacitación en el Uso de Opciones del Sistema de Nómina GP / HRS. 6. Dispondrá la realización de una capacitación para el uso del Sistema de Gestión de Recursos Humanos (que está en proceso de ser adquirido y desarrollado puesto que 1 / 5

2 actualmente sólo existe el aplicativo para nómina GP / HRS) para el funcionario que designe como Usuario Responsable del Sistema y para el funcionario que fuere designado como su reemplazo en caso de ausencia temporal o definitiva (funcionario backup). De igual manera dispondrá la realización de una capacitación para el resto de usuarios del Sistema de Gestión de Recursos Humanos. Documentación Específica del Sistema de Nómina GP / HRS. 7. Solicitará que en la adquisición y desarrollo del Sistema de Gestión de Recursos Humanos que se encuentra en proceso se contemple la elaboración de los respectivos Manuales de Usuario y Técnico del aplicativo a ser instalado en el Servicio de Rentas Internas. Pistas de Auditoría. 8. Analizará los datos que actualmente se almacenan en las Pistas de Auditoría del Sistema de Nómina GP / HRS a fin de determinar si son los requeridos o se debe aumentar o eliminar alguno. En todo caso se recomienda que se mantengan o incluya al menos los siguientes datos: Usuario: Se refiere al login del usuario que accede al sistema y realiza las operaciones en el sistema. Hora: Se refiere a la hora en la que el usuario accede al sistema y realiza determinada operación dentro del sistema. Fecha: Se refiere a la fecha en la que el usuario accede al sistema y realiza determinada operación dentro del sistema. Tipo de Operación: Se refiere al tipo de operación que realiza el usuario. 9. Dispondrá al Usuario Responsable del Sistema GP / HRS realice la revisión periódica de las Pistas de Auditoría confiriéndole para ello el acceso al reporte de las mismas. En caso de que en la citada revisión el Usuario Responsable detecte aspectos fuera de lo normal deberá comunicarlo inmediatamente al Responsable Nacional de Recursos Humanos para que se tomen las acciones correctivas pertinentes. 10. Programará la asistencia del Usuario Responsable del Sistema de Nómina GP / HRS a una capacitación en el manejo del Módulo de Seguridad, opción: Listado de Auditoría. Respaldos del Sistema (backup). 11. Dispondrá al funcionario designado como Usuario Responsable del aplicativo se mantenga informado de los respaldos (backup) del Sistema de Nómina GP / HRS generados por la Dirección Nacional de Desarrollo Tecnológico; y, posteriormente del Sistema de Gestión de Recursos Humanos. 2 / 5

3 Procesos de Gestión de Personal en otras Herramientas Informáticas. 12. Conjuntamente y con la asesoría del Director Nacional de Desarrollo Tecnológico efectuará el seguimiento pertinente para que se realice en los mejores términos la adquisición y desarrollo de un Sistema Integral de Gestión de Recursos Humanos que incluya módulos para los diversos procesos que al respecto se deben efectuar, entre ellos: viáticos, vacaciones, capacitación, liquidación de haberes. 13. Mientras la información de vacaciones, viáticos y capacitación se mantenga en archivos de excel y access grabados en computadoras de escritorio (desktop) establecerá y ejecutará en coordinación con la Dirección Nacional de Desarrollo Tecnológico un programa de obtención periódica de respaldos (backup) de los indicados archivos. La información mantenida en archivos de excel y access por ser poco voluminosa podría ser respaldada en otros medios distintos de las cintas magnéticas, tales como discos compactos (cd`s). CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO FINANCIERO Seguimiento de Al Director Nacional Financiero: 14. Cumplirá la recomendación 8 del Informe Nº de la Auditoría de Gestión al Sistema de Presupuesto del Servicio de Rentas Internas, emitido por la Unidad de Auditoría Interna el 22 de diciembre de Manual de Procedimientos. Al Responsable Nacional de la Unidad de Análisis Organizacional: 15. En coordinación con el Responsable Nacional de la Unidad de Recursos Humanos revisará y actualizará el proyecto existente del Manual de Procedimientos de Recursos Humanos, con la finalidad de someterlo posteriormente al proceso institucional definido para análisis y aprobación de manuales o guías referenciales de procedimientos. Políticas de Capacitación: Selección, Obligaciones, Devengamiento. 16. Conjuntamente con el Responsable Nacional de la Unidad de Análisis Organizacional elaborará y someterá al proceso de análisis y aprobación institucional las Políticas de Capacitación del Servicio de Rentas Internas, incluyendo entre otros los siguientes aspectos: selección de funcionarios a ser capacitados, obligaciones de los mismos, devengamiento en tiempo de servicio. 3 / 5

4 Formularios y Documentos. 17. Dispondrá al personal de su Unidad, relacionado con la recepción y trámite de formularios que sustentan la gestión de personal, los procesen únicamente cuando tengan todos los campos requeridos debidamente registrados. 18. Programará y ejecutará al menos una vez al año un proceso de revisión de los expedientes del personal de la Institución a fin de mantener un adecuado archivo de los citados documentos. Aplicativo de Administración de Usuarios. 19. En coordinación con el Responsable Nacional de la Unidad de Análisis Organizacional rediseñará el formulario Certificación Previo Pago de Liquidación de Haberes CLH-01 en la sección: Recursos Humanos agregando un casillero (check box) que permita dejar constancia que el funcionario designado de la Unidad de Recursos Humanos ha realizado el bloqueo del usuario en los aplicativos de la Institución. El citado rediseño deberá ser acorde con la versión aprobada del documento Procedimientos de Creación de Usuarios. Correo Electrónico Interno y Externo. Al Responsable Nacional de la Unidad de Análisis Organizacional: 20. Conjuntamente con el Responsable Nacional de la Unidad de Recursos Humanos analizará, definirá y someterá al proceso de aprobación institucional el formato del pie de firma de los correos electrónicos internos y externos. 21. Conjuntamente con el Responsable de la Unidad de Imagen Institucional planificará e implementará una campaña de difusión de las principales políticas institucionales, entre ellas las relacionadas con el uso de: internet, intranet, correo electrónico, claves, teléfonos; a fin de que las mismas no sólo estén en el Intranet que es uno de los varios medios para difundirlas. 4 / 5

5 RESULTADOS ESPECÍFICOS Datos Históricos del Sistema de Nómina GP / HRS 22. Solicitará a la Empresa de Soporte y Mantenimiento Externo del Sistema de Nómina GP / HRS que implemente las modificaciones necesarias para que el aplicativo almacene el dato histórico de los siguientes campos: Código de Compañía CG tanto para el personal de nombramiento como tercerizado. Neto a Pagar, que es el valor que se cancela a la empresa tercerizadora por cada empleado bajo esta modalidad laboral. Fecha Ingreso Nombramiento, Fecha Salida Nombramiento (personal de nombramiento), Fecha Ingreso Contrato y Fecha de Salida Contrato (personal tercerizado). 23. Al implementarse el Sistema de Gestión de Recursos Humanos, que está en proceso de ser adquirido y desarrollado, dispondrá al Usuario Responsable del citado aplicativo realice una verificación del almacenamiento de los datos históricos de lo campos que fueren necesarios para fines de una óptima gestión de personal. Contrato de Mantenimiento y Soporte Técnico. Al Responsable Nacional de Adquisiciones y Servicios Generales: 24. Solicitará a la Dirección Nacional de Desarrollo Tecnológico su colaboración en la evaluación y emisión del informe técnico que sustente la contratación de servicios de mantenimiento y soporte técnico de aplicativos informáticos, que a futuro sean materia de contratación. 5 / 5