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1 PROCESO CONTROL INTERNO CÓDIGO SUBPROCESO CONTROL INTERNO CI-001 TIPO DE PROCESO EVALUACION VERSIÓN 1 PROCEDIMIENTO PÁGINA: 1 de 7 1.OBJETIVO Proporcionar metodología para realizar las s internas con el fin de verificar si el sistema de gestión institucional y el sistema de gestión de la calidad se esta ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y está acorde con las políticas administrativas y legales, para asegurar el control dl cumplimiento de las actividades de la alcaldía de Sincelejo, realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como también oportunidades de mejora a la operación de las actividades; apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas. 2. ALCANCE Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las s internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la calidad en la alcaldía de Sincelejo en el periodo fiscal vigente 3. NORMAS Artículos 209 y 269 de la Constitución Política. Ley 87 de 1993 Decreto 2145 de 1999 Decreto 2539 de 2000 Decreto 1537 de 2001 Decreto 34 enero 31 de 2008 Instructivo 4 de febrero 4 de 2008 Aplicativo MECI ( empleopublico.gov.co/meci) 4. DEFICINIONES AUDITADO: Organización, área, dependencia, o proceso que es auditado. AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una. AUDITOR LIDER: Auditor designado para llevar a cabo una actuando como líder del equipo. AUDITORÍA INTERNA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la interna. ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial Indeseable CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA: Resultado de una que proporciona el equipo auditor, tras considerar los objetivos de la y todos los hallazgos de la

2 PÁGINA 2 de 7 CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad. CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencias. EQUIPO AUDITOR: Uno o más Auditores que llevan a cabo una. EVIDENCIA DE LA AUDITORIA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de y que son verificables. La evidencia de la puede ser cualitativa o cuantitativa. EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. EXPERTO TÉCNICO: Persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con respecto a la materia que se vaya a auditar AUDITORIA COMBINADA: Es la Auditoria que se realiza a más de un sistema, por ejemplo (Control interno y de Calidad) HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la Auditoria recopilada frente a los criterios de Auditoria. Los hallazgos de la Auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la, u oportunidades de mejora. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. LISTA DE VERIFICACION: Es una herramienta que le permite al Auditor la conducción de la Auditoria y como medio para identificar los elementos de los procesos a auditar PROGRAMA DE AUDITORÍA: Conjunto de una o más s planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. PLAN DE AUDITORIA: descripción de las actividades In Situ y los preparativos de una REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria 5. DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Manual de procedimientos Manual de implementación MECI NTCGP Manual de competencias Plan de mejoramiento Programa de Plan de Informes de anteriores REGISTROS Lista de verificación Formato programa de Formato plan de Formato informe de

3 PÁGINA 3 de 7 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE RESPONSABLE Elaborar el programa de Elaborar el planes de Preparar la Alta dirección Dependencias de la Organismos de control Programa de Plan de Procesos dela Planes de mejoramiento vigentes Auditorias anteriores Realizar reunión de apertura Recolección de la información Preparar conclusiones de la Ejecutar reunión de cierre Informe de Evidencias de Hallazgos Acciones correctivas y preventivas Informes de Planes de mejoramiento Alta dirección Dependencias y/o procesos de la Organismos de control Jefe de Control Interno Líder grupo auditor Distribuir el informe Realizar seguimiento

4 PÁGINA 4 de 7 7. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES ACTIVIDADES Elaborar el programa de Elaborar el planes de Preparar la Realizar reunión de apertura DETALLE Se realiza anualmente según entre otras las siguientes consideraciones 1. Implementación de nuevos procesos 2. Resultados de s anteriores 3. Resultados de evaluación de riesgos 4. Directrices de la dirección 5. Seguimiento a planes de mejoramiento 6. Evaluación de la gestión institucional 7. Resultados de evaluación de indicadores 8. Recursos disponibles 9. Cambios en la legislación aplicable El programa anual de es aprobado por el representante legal previa presentación por parte del Jefe de Control Interno El jefe de control interno asigna el auditor líder quien debe realizar un plan de el cual debe contener: 1. objetivo 2. alcance 3. criterios 4. auditor líder y equipo auditor 5. fecha de apertura y cierre 6. actividades especificas a auditar 7. fecha y hora El plan de, se debe enviar con antelación al día de realización de la y solicitar los documentos necesarios al auditado según criterio del auditor líder. Una vez recibido el plan de autorizado por el auditado y los documentos soportes, previa realización de la se procede así: 1. Se efectúa la revisión de la documentación según los criterios y objetivo de la 2. Se hace la lista de verificación 3. Se solicita información que se considere necesaria para el proceso de la al auditado 4. Evaluar información y datos relacionados con: objetivo, funciones, propósito, entorno, organización interna, recursos humanos, procedimientos, servicios o productos, infraestructura informática, sistemas de información, información contable, financiera y presupuestal (donde aplique), resultados de evaluaciones del SCI, informes de, evaluaciones anteriores, indicadores de gestión, mapas de riesgos, etc. Se hace con las personas responsables de las funciones o procesos por auditar, el líder coordina la reunión de apertura para presentar el grupo auditor y además para:

5 PÁGINA 5 de 7 Recolección de la información Preparar conclusiones de la Ejecutar reunión de cierre Informe de Distribuir el informe Realizar seguimiento 1. Revisar el plan de 2. Indicar como se realizaran las actividades 3. Confirmar canales de comunicación 4. Dejar espacio para que los auditados hagan las preguntas que consideren para el proceso. Las fuentes de información son variables de acuerdo a la complejidad de la entre otras pueden ser: 1. Entrevistas 2. Observación de actividades y ambiente de trabajo 3. Revisión de documentación: política, objetivos, planes, procedimientos, instructivos, guías, proyectos, contratos, aplicativos, bases de datos, entre otros. 4. Revisión de registros: inspección, supervisión, interventoría, actas de reuniones, informes de gestión, informes de evaluación, etc. 5. Resúmenes de datos, evaluaciones de desempeño 6. Registro de bases de datos y procedimientos 7. Registros de otras fuentes como: retroalimentación de la ciudadanía, información externa como proveedores, es bancarias 8. Sitios WEB El equipo auditor debe reunirse antes de la reunión de cierre para: 1. Revisar los hallazgos contra los objetivos 2. Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de y/o una oportunidad de mejora 3. Acordar las conclusiones de la 4. Formular las recomendaciones a que haya lugar Se realiza la reunión con los funcionarios que atendieron la y el dueño del proceso auditado, en la reunión de cierre se ratifican los siguientes aspectos: 1. Actividad auditada 2. Conclusiones 3. Presentación de las no conformidades (si las hay) firmadas por el auditado El responsable del proceso auditado tiene quince (15) días hábiles a partir de la notificación del informe para realizar el plan de mejoramiento de las acciones correctivas o preventivas encontradas Se realiza acta de cierre de Se realiza el informe definitivo correspondiente en el formato informe de el cual será enviado al JCI para su revisión, el informe debe ser entregado al JCI ocho (8) días después de haber terminado la Envía mediante oficio al responsable del procesos auditado y al auditor líder Este lo hace el líder del grupo auditor o quien este designe para verificar el cumplimiento de las acciones correctivas o preventivas propuestas en el plan de mejoramiento

6 PÁGINA 6 de 7 8. RECURSOS HUMANOS FINANCIEROS TECNOLOGICOS INFRAEXTRUCTURA Profesionales de la oficina de control interno Auditores de calidad de la Viáticos Papelería y útiles Hardware: equipos de computo e impresoras Software: internet, aplicativos, office Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de control interno 9. SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD 10. PUNTOS DE CONTROL Numero de s adelantadas /Numero de s programadas Tiempo empleado en las s /Tiempo programado Numero de acciones preventivas aplicadas/no de acciones correctivas o preventivas detectadas Numero de planes de mejoramiento suscritos/total s adelantadas semestral semestral semestral Líder del proceso Líder del proceso Líder del proceso ID ACTIVIDAD(ES) DE CONTROL OBSERVACIONES DE CONTROL REGISTROS DE CONTROL 1 Recolección de Información 2 Preparar las conclusiones de la 3 Realizar seguimiento En esta etapa se debe tener especial cuidado con la documentación que se custodie en el ejercicio dela Verificar que las conclusiones dela están basadas en evidencias soportadas Verificar que las acciones recomendadas en el plan de mejoramiento se cumplan por parte del área objeto de la en los plazos establecidos en el mismo N/A N/A Plan de mejoramiento

7 PÁGINA 7 de RIESGOS ASOCIADOS IMPACTO VALORACION DEL PROBABILIDAD RIESGO (I + P) NOMBRE DEL RIESGO DESCRIPCION DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS Aceptable 3 Tolerable 4 Moderado 5 Importante 6 Inaceptable MANEJO DEL RIESGO MEDIDAS Incumplimiento Que el programa de no se cumpla en su totalidad Deficiencia en el seguimiento a la gestión y calidad X X Tolerable Asumir, reducir el riesgo Capacitación a los auditores Inexactitud Informes no basados en las evidencias reales Decisiones equivocadas basadas en informes no ajustados a la realidad de la X X Tolerable Asumir, reducir el riesgo Capacitación a los auditores ELABORO REVISÓ APROBÓ NOMBRE CARGO FECHA FIRMA Luis Fernando Alandete Alcalá Alviz Urueta Alcalá Alviz Urueta Profesional Universitario Jefe Oficina Control Interno Jefe Oficina Control Interno

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