PROCEDIMIENTO CÓDIGO: MC-PR-003 VERSIÓN: 00

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1 Página 1 de 6 1. OBJETIVO: Establecer la metodología necesaria, para llevar a cabo las auditorias internas de calidad y de esta manera, determinar si el Sistema de Gestión de Calidad se mantiene eficazmente y cumple con los requisitos establecidos por la organización y la Norma NTC GP: ALCANCE: Aplica para todos las auditorias internas de calidad, realizadas a los procesos del Sistema de Gestión de Calidad. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: 3.1 Auditoria: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria. 3.2 Auditorias de primera parte: realizadas por la propia organización, habitualmente con su propio personal. 3.3 Auditorias de segunda parte: realizadas por una organización interesada en otra organización, por ejemplo la auditoria de cliente a su proveedor. 3.4 Auditorias de tercera parte: realizada sobre la organización por una compañía auditora independiente y externa, por ejemplo una auditoria de certificación. 3.5 Criterios de auditoria: conjunto de políticas, procedimientos y requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria. 3.6 Evidencia de la auditoría: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables. 3.7 Hallazgos de auditoria: resultados de la evaluación de la evidencia de auditoria recopilado frente a los criterios de auditoria.

2 Página 2 de Conclusiones de auditoria: resultados de una auditoria que proporciona el Equipo Auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. 3.9 Cliente de auditoria: organización o persona que solicita una auditoria Auditado: organización auditada Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria Equipo auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria con el apoyo si es necesario de un experto técnico Experto técnico: persona que aporta conocimientos o experiencias específicos al equipo auditor Programa de auditoria: conjunto de una o mas auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico Plan de auditoria: descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria Alcance de la auditoria: Extensión y límites de una auditoria 4. CONDICIONES GENERALES: 4.1 Asegurar que las auditorias internas sean programadas, planificadas, dirigidas y registradas de acuerdo a este procedimiento. 4.2 Para la elaboración del Programa de Auditorias Internas de Calidad se deben considerar los siguientes aspectos: - Cubrir la totalidad de los requisitos de la norma NTC-GP:1000 en los intervalos de tiempo indicados. - Aquellos procesos que en auditorias previas presenten desviaciones significativas respecto a los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C), se auditan con mayor frecuencia y profundidad. - El Auditor Principal designado es responsable de la realización del Plan de Auditorias Internas de Calidad (MC-FO-004), de la ejecución

3 Página 3 de 6 oportuna de la auditoria, de la realización de las reuniones de apertura y cierre de auditorias y de la entrega del respectivo Informe de Auditoria Interna de Calidad. - El Equipo Auditor (Auditor principal y Auditores asignados) es responsable del diligenciamiento del formato donde se reportan las No Conformidades (MC-FO-002). - El Auditor Principal debe anexarle al Informe de Auditoria Interna de Calidad, los formatos donde se solicitan las acciones correctivas o preventivas para superar las no conformidades encontradas en auditoria (MC-FO-002). - El Responsable del proceso auditado, coordina las actividades de ejecución de acciones correctivas necesarias para la eliminación de las no conformidades encontradas, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas (MC-PR-002). - Los Auditores no deben auditar su propia área de trabajo. - Para la elaboración del Programa de Auditoria Internas de Calidad, se deben tener en cuenta: resultados de auditorias internas anteriores, requerimientos específicos del Cliente, cambios a nivel estructural, ampliación de los servicios etc. - Teniendo en cuenta, los objetivos, el alcance, la duración y el número de procesos a auditar, se define el tamaño del Equipo Auditor. - Suministrar la evidencia solicitada por el Equipo Auditor (Auditor Principal y Auditores Internos de Calidad) y la corrección a través de acciones correctivas de las no conformidades encontradas. 4.3 Definición de competencias para Auditores Internos. A continuación, se describen las competencias definidas como requerimiento, para garantizar la idoneidad de los Funcionarios que participan como Auditores Internos de Calidad: - Requisitos de Educación: Mínimo haber terminado y aprobado el Bachillerato. - Requisitos de Experiencia: Mínimo tres meses de vinculación.

4 Página 4 de 6 - Requisitos de habilidades Planificación y organización del trabajo Puntualidad y buen manejo del tiempo Recopilar y organizar información a través de entrevistas, escuchando, observando y revisando documentos y registros. Capacidad para concluir con base en información fiable y exacta. Buena redacción y habilidad en la preparación de informes. Comunicación eficaz y habilidades lingüísticas. Mantener la confidencialidad y seguridad de la información. - Requisitos de formación: Cursos de formación como auditor interno de calidad o desarrollo de conocimientos y habilidades en auditorias internas de calidad, mínimo 24 horas. Nivel de compromiso mostrado con las actividades de la auditoria, así como con el Sistema de Gestión de Calidad. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: 5.1 El Representante de la Dirección es el encargado de elaborar el Programa de Auditorias Internas de Calidad, el cual debe ser diligenciado por medio del formato (MC-FO-003). Dentro de este programa se establece el objetivo general de las auditorías, el alcance, los procesos involucrados y las fechas probables de realización. 5.2 Elaborado el Programa de Auditorias, es enviado al Comité de Calidad - MECI, para su aprobación. 5.3 Aprobado el Programa de Auditorias, el Representante de la Dirección procede a designar el Líder del Equipo Auditor e informar al los miembros del Equipo Auditor acerca de las auditorías programadas. 5.4 El Equipo Auditor prepara el Plan de Auditoria (MC-FO-004), definiendo el objetivo y alcance de la auditoría, criterios, actividades y participantes. 5.5 Elaborado el Plan de Auditoría (MC-FO-004), es enviado al Representante de la Dirección para su aprobación.

5 Página 5 de Aprobado el Plan de Auditorías, el Auditor Líder publica en el medio de comunicación utilizado (Correo Corporativo) una copia del Plan de Auditoria (MC-FO-004), el cual debe ser firmado por el personal involucrado con la realización de la auditoría. 5.7 El Equipo Auditor elabora la Lista de verificación para auditoria interna de calidad (MC-FO-005), teniendo en cuenta el objetivo y alcance de la auditoria, los criterios y el tiempo disponible; se establecen diferentes tipos de preguntas teniendo en cuenta la revisión de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad. 5.8 Realización de la reunión de apertura. En esta participan los Auditores y Auditados y su propósito es presentar al Grupo Auditor, ratificar objetivo y alcance de la auditoria, hacer aclaraciones al Plan de Auditoria propuesto. Este espacio es propicio para explicar metodología y aclarar inquietudes. 5.9 Recopilación y verificación de la información. Una vez realizada la reunión de apertura, el Equipo Auditor procede a recolectar evidencias acerca del funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, entrevistar a los Integrantes del proceso auditado, confronta la información recolectada en la entrevista con la ejecución de las actividades, dejando registro de las evidencias encontradas en la Lista de verificación para auditoria interna de calidad (MC-FO-005) Redacción de hallazgos de la auditoria: el Equipo Auditor se reúne para revisar la evidencia de la auditoría u evaluarla frente a los criterios de auditoría para generar los hallazgos que indican tanto conformidad como no conformidad con los criterios. Las no conformidades y las evidencias de la auditoría que las apoyan deben registrarse y clasificarse en la lista de verificación para auditoria interna de calidad (MC-FO-005) Preparación de conclusiones de auditoria. El Equipo Auditor se reúne antes de la reunión de cierre para revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada recopilada durante la auditoría frente a los objetivos de la misma, acordar las conclusiones de la auditoría y diligenciar la Solicitud de acciones correctivas y preventivas (MC-FO-002) Reunión de cierre. Se realiza al finalizar las actividades en el sitio de la auditoria con las mismas personas que participaron en la reunión de apertura. Se informan los hallazgos y conclusiones de la auditoría de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por los auditados, y para

6 Página 6 de 6 ponerse de acuerdo, si es necesario, en el intervalo de tiempo para que los auditados presenten un plan de acciones correctivas y preventivas Preparación de Informe de auditoría (MC-FO-006): El Líder del Equipo Auditor proporciona un registro completo de la auditoría, preciso, conciso y claro, en el cual se incluye el objetivo y alcance de la auditoría y los hallazgos y conclusiones, en el formato Informe de auditoria interna de calidad (MC-FO-006), el cual es entregado al Responsable del procesos auditado y al Representante de la Dirección, máximo ocho días después de finalizada la auditoria. El líder del Equipo Auditor y el Responsable del proceso auditado firman el informe como evidencia de aceptación Actividades de seguimiento de la auditoria: Los Responsables de los procesos auditados deben asegurarse que se toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades encontradas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de la implementación de las acciones correctivas y su eficacia, y el informe de los resultados de la verificación. 6. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS: Versión Fecha de aprobación Descripción de cambios

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