Procedimiento General Auditorías Internas (PG 02)

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1 (PG 02) Elaborado por: Jaime Larraín Responsable de calidad Revisado por: Felipe Boetsch Gerente técnico Aprobado por: Gonzalo Lira Gerente general Firma: Firma: Firma:

2 Página: 2 de 7 ÍNDICE 1. OBJETO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES DESARROLLO PLANIFICACIÓN PLAN DE AUDITORÍA Y NOTIFICACIÓN REALIZACIÓN INFORME SEGUIMIENTO COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES RESPONSABILIDADES REGISTROS ANEXOS... 7

3 Página: 3 de 7 1. OBJETO El objetivo de este procedimiento es describir el método de planificación, desarrollo, informar de resultados y seguimiento de las auditorías de calidad internas de Tasco Ltda., Boetsch S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda., para evaluar la efectividad del sistema de calidad implantado, verificando sistemáticamente que todas las actividades relativas a la calidad cumplan las disposiciones definidas. Los objetivos básicos de las auditorías internas realizadas en Tasco Ltda., Boetsch S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda. son los siguientes: Determinar si el sistema de calidad ha sido adecuadamente definido, documentado y se mantiene de manera eficaz. Verificar periódicamente que lo establecido en el sistema de calidad se está implantando correctamente. Identificar cualquier deficiencia o no conformidad del sistema de calidad. Verificar la resolución de las desviaciones mediante la aplicación de las adecuadas acciones correctivas. Verificar el cumplimiento de la normativa vigente, requisitos legales y reglamentación aplicable. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todas las acciones relacionadas con las actividades productivas y de servicios de Tasco Ltda., Boetsch S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de Calidad de Tasco Ltda., Boetsch S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda. Norma ISO 9001:2000, apartado Auditoría interna. 4. DEFINICIONES Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria. Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Otras definiciones aplicables de la norma ISO 9000: DESARROLLO 5.1. PLANIFICACIÓN El Responsable de calidad de la empresa, efectuará anualmente la planificación de las auditorías que deben realizarse en ese período, elaborando el correspondiente Programa de, que aprueba el Gerente General. El Programa de de Calidad incorpora la siguiente información:

4 Página: 4 de 7 Año o período al que corresponde. Fecha de actualización del programa y/o nº de revisión (cuando corresponde). Nº de auditoría (nº correlativo dentro de un año, a partir del 1). Procesos o unidades a auditar. Fecha prevista de la auditoría. Fecha real de realización de la auditoría. Observaciones. Para elaborar el programa de auditorías se debe tener en consideración que: Al menos una vez por año deben ser auditados los procesos que cubren todos los requisitos del sistema de gestión de calidad; el estado e importancia de los procesos y unidades a auditar, determinado entre otros aspectos por el número de desviaciones o no conformidades y los reclamos de cliente, y los resultados de auditorías previas. En atención a los últimos dos puntos anteriores, y a criterio de la Gerencia General, el programa de auditorías puede ser modificado para incluir auditorías extraordinarias dentro del período que abarca el programa. Asimismo, se podrá incluir auditorías en el Programa de cuando ocurra alguna de las siguientes circunstancias: Algún contrato exige verificaciones especiales. Después de cualquier cambio importante en el sistema de calidad, para evaluar el impacto del mismo (reorganizaciones, revisiones de procedimientos, etc.). Cuando sea necesario comprobar la implementación y/o eficacia de acciones de mejora. A solicitud de la gerencia o de los responsables de los procesos del sistema de gestión de calidad PLAN DE AUDITORÍA Y NOTIFICACIÓN El equipo auditor es definido por el Responsable de calidad de la empresa, y el plan de auditoría debe ser preparado y notificado por el auditor líder al responsable del proceso o área a auditar con al menos una semana de anticipación indicando: Los objetivos de la auditoría El alcance de la misma Día de realización, lugar y hora de comienzo Actividades que se van a auditar Responsable de la actividad auditada Identificación de los documentos de referencia Requisitos necesarios (de personal, equipamiento, disponibilidad, etc.) Composición del equipo auditor Cuando el responsable de la unidad objeto de la auditoría, desee presentar objeciones a alguna de los puntos del plan de auditoría cambio de fechas, reprogramación de actividades, etc. debe comunicarlas por escrito al auditor líder o equipo auditor, antes de las cuarenta y ocho (48) horas hábiles previas al inicio planificado de la auditoría. Cualquier observación menor puede abordarse en la reunión de inicio de la auditoría.

5 Página: 5 de REALIZACIÓN La auditoría se realiza sobre la base de una metodología muestral que busca evidencias mediante entrevistas, revisión de documentos y registros, observación de actividades y condiciones de las áreas que interesan. Al comienzo de la auditoría se lleva a cabo una reunión de inicio y al término una reunión de cierre, las cuales consideran al menos la asistencia de el(los) responsable(s) del área auditada. Durante el desarrollo de la auditoría se verifican aquellos elementos específicos del Sistema de Gestión de Calidad previstos en el plan de auditoría, no obstante el propio desarrollo de la auditoría puede determinar que se aborden otros aspectos adicionales como la revisión de acciones tomadas a partir de auditorías previas. La revisión de la documentación del sistema de gestión de calidad aplicable a los procesos auditados, o parte de ella, deben conocerse antes de la auditoría. Dependiendo del alcance de la auditoría esta revisión documental tiene por objeto determinar el grado en que se cumplen los requisitos definidos por la norma, contextualizar al equipo auditor, establecer puntos críticos y prioridades, e identificar aspectos a verificar in situ. Como resultado de la evaluación de la evidencia in situ se generan hallazgos que son registrados por el auditor haciendo referencia a la evidencia que lo sustenta. Los hallazgos pueden indicar no conformidades, observaciones u oportunidades de mejora, los que constituyen los resultados de la auditoría. En la reunión de término el equipo auditor resume el proceso de auditoría, expone los resultados y conclusiones. Cualquier discusión respecto de las no conformidades detectadas u otros resultados debe ser tratado en esta instancia, y en caso de discrepancias prevalece la opinión del auditor líder. En caso de haberse efectuado auditorías anteriormente se verifica el cierre de las posibles deficiencias o no conformidades encontradas en aquellas INFORME Los resultados de la auditoría se registrarán en un informe de auditoría dirigido al Responsable de calidad de la empresa, quien difundirá el documento a los responsables de las áreas que corresponda. Como plazo referencial, el informe debe entregarse dentro de los 5 días hábiles posteriores a la auditoría in situ, y su contenido debe incluir: Fecha de emisión del informe. Nº del informe (coincide con el número de auditoría) Antecedentes de la auditoría: Fecha de la auditoría; Objetivo; Alcance e identificación del área o procesos auditados; Identificación del responsable del área o procesos auditados; Identificación del equipo auditor; Criterio de auditoría. Resumen del proceso de auditoría y sus resultados: actividades realizadas por el equipo auditor no conformidades detectadas observaciones recomendaciones para la mejora; conclusiones, si amerita.

6 Página: 6 de 7 La elaboración del informe de auditoría es responsabilidad del auditor líder quien debe firmarlo para su oficialización. En respuesta al informe, el Responsable de calidad de la empresa se asegura que el responsable de cada área que ha sido auditada defina e implemente, sin demora injustificada, las acciones para eliminar las no conformidades y las acciones correctivas para eliminar sus causas 1. Asimismo, evaluadas las observaciones y oportunidades de mejora recomendadas, el jefe de área a cargo toma las acciones necesarias para resolver las observaciones y concretar las oportunidades de mejora que aporten a la eficacia del sistema de gestión de la calidad. El tratamiento de no conformidades, acciones correctivas y preventivas resultantes de la auditoría se lleva a cabo de acuerdo a lo establecido en el procedimiento general Tratamiento de no conformidades, acciones correctivas y preventivas SEGUIMIENTO Terminado el plazo de implantación de las acciones inmediatas para eliminar las no conformidades, el auditor líder o quien defina la gerencia correspondiente, verifica su aplicación para dar cierre a las no conformidades y revisa el estado del tratamiento de las acciones correctivas o preventivas tomadas. En las reuniones de Revisión del Sistema por la Dirección se analizan los resultados de las auditorías internas realizadas desde la reunión anterior. El adecuado tratamiento de acciones correctivas y preventivas derivadas del informe de auditoría se revisa en la siguiente auditoría COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES El Responsable de calidad se asegura que las personas que forman parte del equipo auditor, además de ser independientes de las unidades o procesos auditados, tengan las competencias para desempeñarse como auditor, en función de los siguientes requisitos: Haber recibido un curso para la realización de auditorías internas de calidad; Haber acompañado a un auditor calificado a tres (3) auditorías de calidad. 6. RESPONSABILIDADES Gerente General: Aprobar el programa de auditorías internas. Responsable de Calidad de la Empresa: Elaborar el programa anual de auditorías internas. Definir para cada auditoría la composición del equipo auditor y designar al auditor líder. Difundir el informe de auditoría a los responsables de las áreas que corresponda. Definir acciones para el tratamiento de no conformidades y sus causas, y para abordar observaciones y recomendaciones de la auditoría. Asegurarse que las acciones derivadas de auditoría sean implementadas. Analizar los resultados de las auditorías internas para presentarlo en la revisión por la dirección. 1 En otras palabras, las causas de todas las no conformidades detectadas en una auditoría deben abordarse por la vía de acciones correctivas.

7 Página: 7 de 7 Auditor Líder: Recopilar y estudiar la documentación aplicable a la auditoría. Elaborar el plan de auditoría y notificar a el(los) responsable(s) de la(s) área(s) auditada(s). Realizar la auditoría. Emitir y firmar el informe de resultados. Seguir la evolución (de la implantación de) acciones inmediatas que elimine las no conformidades detectadas y revisar que se definan las acciones correctivas y preventivas que corresponda. Cerrar las no conformidades. Equipo auditor: Realizar la auditoría. Comunicar los resultados al auditor líder. Responsable de la unidad o proceso auditado: Informar al personal afectado del objetivo y la finalidad de la auditoría. Poner a disposición del equipo auditor todos los medios necesarios para asegurar el buen desarrollo de la auditoría. Facilitar el acceso a las instalaciones y a los elementos probatorios a los auditores, a solicitud de éstos. Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoría. Definir acciones para el tratamiento de no conformidades y sus causas, y para abordar observaciones y recomendaciones de la auditoría. Asegurarse que las acciones derivadas de auditoría sean implementadas. Integrantes de la unidad o proceso auditado: Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoría. 7. REGISTROS Programa de auditoría. Plan de auditoría. Informe de auditoría. 8. ANEXOS No aplica.

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