SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD PR-SGA-RS-05 Versión 02

2 HOJA DE AUTORIZACIÓN Elaboró Lic. Edith Ávila Romo Titular Unidad de Innovación, Productividad y Transparencia ( ) Revisó Revisó C.P. Nicolás Hernández Gama Director de Recursos Financieros Lic. Francisco T. Lara Hirschberg Director de Recursos Materiales Revisó Revisó Lic. Gabriel Orduña Cano Director de Recursos Humanos Ing. Roberto Velázquez González Director de Mercadeo Personalizado e Internet PR-SGA-RS-05 1 de 15 Versión 02

3 SECCION DE CONTROL DE CAMBIOS Revisión Página (s) Modificada (s) Descripción del Cambio 1 1 Por cambio de administración se actualizan nombres y firmas en la hoja de autorización. (No cambia de versión) Fecha de Emisión Julio 2008 PR-SGA-RS-05 2 de 15 Versión 02

4 CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 4 2 Alcance 4 3 Referencias 4 4 Políticas 4 5 Responsabilidades 5 6 Definiciones 6 7 Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de Actividades 9 8 Registros 15 9 Anexos 15 PR-SGA-RS-05 3 de 15 Versión 02

5 1. OBJETIVO Establecer la metodología para la planeación, ejecución, seguimiento y cierre de ías Internas de Calidad, con el propósito de verificar si el Sistema de Gestión Calidad General de Administración cumple con las actividades planeadas, con la Norma ISO 9001: 2000 y con los requisitos establecidos internamente, así como, su implementación y mantenimiento de manera eficaz. 2. ALCANCE Este Procedimiento aplica a todas las áreas que se encuentran en el alcance del Sistema de Gestión Calidad General de Administración. 3. REFERENCIAS 3.1 Norma ISO 9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000), requisito ía Interna. 3.2 Manual Calidad General de Administración, sección 8, Medición, Análisis y Mejora. 3.3 Procedimiento para la Elaboración de Documentos (PR-SGA-RS-01). 3.4 Procedimiento para la Acción Correctiva (PR-SGA-RS-06). 3.5 Procedimiento para la Revisión al Sistema de Gestión Calidad (PR-SGA-SGA-08). 4. POLÍTICAS 4.1 Las ías Internas de Calidad deben realizarse asegurando la independencia entre el auditado y el auditor. 4.2 Se deben realizar al menos dos auditorías en un año. 4.3 La planeación ía Interna de Calidad deberá realizarse con al menos dos semanas de anticipación a la realización auditoría. 4.4 El personal a ser auditado deberá ser avisado con al menos una semana de anticipación a la realización ía Interna de Calidad. 4.5 Las acciones correctivas derivadas s no conformidades detectadas durante las auditorías internas deberán atenderse sin demora y en forma inmediata. PR-SGA-RS-05 4 de 15 Versión 02

6 5. RESPONSABILIDADES Del Subdirector General de Administración. 5.1 Aprobar este Procedimiento. 5.2 Aprobar el Programa Anual de ía Interna de Calidad. 5.3 Proporcionar las facilidades para el desarrollo s ías Internas de Calidad. Del 5.4 Revisar este Procedimiento. 5.5 Elaborar el Programa Anual de ía Interna de Calidad. 5.6 Designar al y junto con éste, seleccionar al Equipo. 5.7 Asegurar que las ías Internas de Calidad se realicen conforme a los lineamientos establecidos en este Procedimiento. 5.8 Elaborar y mantener actualizado este Procedimiento. Del. 5.9 Participar en la selección del equipo auditor, junto con el Elaborar el Plan de ía Interna de Calidad Coordinar la ejecución auditoría, asegurando que se realice de acuerdo a lo planeado Elaborar el Informe de ía Interna de Calidad Dar seguimiento a la solución de no conformidades derivadas de auditoría. De los es Internos de Calidad 5.14 Elaborar las Listas de Verificación Ejecutar la auditoría con objetividad y profesionalismo. De los Directores de Áreas Auditadas Dar las facilidades a los auditores para realizar las auditorías: disponibilidad de tiempo, acceso a la información y un espacio para que trabajen. PR-SGA-RS-05 5 de 15 Versión 02

7 5.17 Resolver las no conformidades detectadas en la ía Interna de Calidad. De todo el personal 5.18 Apegarse a lo establecido en este Procedimiento Proporcionar a los auditores la información necesaria con el fin de que las auditorías puedan realizarse de forma adecuada. 6 DEFINICIONES ía. *Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. *Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. 6.3 ía Interna de Calidad. ía al Sistema de Gestión Calidad, realizada por personal perteneciente a la organización, apegándose a lo establecido en este Procedimiento. 6.4 Evidencia ía. *Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. 6.5 Criterios de ía. *Conjunto de Políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. 6.6 No Conformidad. *Incumplimiento de un requisito. 6.7 No Conformidad Mayor. Incumplimiento a un requisito completo norma o criterio de auditoría, ya sea que no se haya tomado en cuenta o no se haya implementado. Cuando una desviación o incumplimiento pone en riesgo el desempeño del Sistema de Gestión Calidad. 6.8 No Conformidad Menor. Incumplimiento parcial de algún requisito Norma o criterio de auditoría; falla aislada no sistemática. Cuando se detecta la misma no conformidad menor en varios lugares, se debe clasificar como no conformidad mayor. * Las definiciones aquí contenidas son de acuerdo con la Norma ISO-9000:2000 Sistemas de Gestión Calidad Fundamentos y Vocabulario. PR-SGA-RS-05 6 de 15 Versión 02

8 7 METODO DE TRABAJO Este diagrama presenta de forma general las actividades para ía Interna de Calidad. Para mayores detalles ver el punto DIAGRAMA DE FLUJO INICIO 1. Elabora y/o actualiza el Programa Anual de ía Interna de Calidad y lo entrega a la General de Administración 2. Define el objetivo y el alcance ía Interna de Calidad. Programa Anual de ía Interna de Calidad Anexo 1 Plan de ía Interna de Calidad Anexo 2 6. Informa fecha y hora de la auditoría. / Equipo 7. Elaboran listas de verificación. Oficio Plan de ía Interna de Calidad Anexo 2 Lista de Verificación Anexo 3 Programa Anual de ía Interna de Calidad Anexo 1 3. Selecciona al. 8. Realiza junta de apertura. Lider/Equipo y Lista de Verificación Anexo 3 9. Ejecutan la auditoría y realizan reuniones de auditores intermedias 4. Seleccionan al equipo auditor. Plan de ía Interna de Calidad Anexo Realizan reunión final de auditores. Solicitud de Acción Correctiva/Preventi va Anexo 4 5. Elabora Plan de ía Interna de Calidad. Plan de ía Interna de Calidad Anexo 2 11 PR-SGA-RS-05 7 de 15 Versión 02

9 11 A 11. Realiza junta de cierre. Solicitud de Acción Correctiva/Preventi va Anexo Notifica el cierre ía Interna de Calidad. Oficio 12. Elabora informe de ía Interna de Calidad. Informe de ia Interna de Calidad 17. Informa de los resultados en la Revisión al Sistema de Gestión de la Calidad. Procedimiento Revisión al Sistema de Gestión Calidad 13. Distribuye informe. Informe de ía Interna de Calidad FIN Director de Area Solicitud de Acción Correctiva/Preventiva Anexo 4 Informe de ía Interna de Calidad 14. Aplica acciones correctivas. Solicitud de Acción Correctiva / Preventiva Anexo 4 Aplica Procedimiento para la Acción Correctiva 15. Da seguimiento a las acciones correctivas. Aplica Procedimiento para la Acción Correctiva Solicitud de Acción Correctiva / Preventiva Anexo 4 A PR-SGA-RS-05 8 de 15 Versión 02

10 7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Responsable Paso Actividad 1. Elabora y/o actualiza el Programa Anual de ía Interna de Calidad y lo entrega a la General de Administración. 1.1 Elabora el Programa Anual de ía Interna. Documento de Trabajo Para asignar la clave a las ías Internas de Calidad en el Programa, considera la siguiente estructura: AICXXYY AIC = ía Interna de Calidad. XX = Número consecutivo de ía. YY = Dos últimos dígitos del año programado. Cada año se reinicia la numeración. Anexo Actualiza el programa, si es necesario, con base en: Los resultados de ías Internas de Calidad previas. El estado que guarda el Sistema, es decir, si se han presentado cambios en la General de Administración, en los procesos, dentro del alcance. El estado s áreas a auditar, el impacto en la calidad del producto o servicio o las áreas de oportunidad que se presenten. 1.3 Entrega al Subdirector General de Administración el Programa Anual de ía Interna para su aprobación. 2. Define el objetivo y el alcance ía Interna de Calidad. 2.1 Para cada ía Interna de Calidad programada define el objetivo: El objetivo, el cual puede comprender uno o más de los siguientes elementos: Verificar implantación. Verificar cumplimiento con los requisitos Norma ISO 9001:2000. Verificar efectividad del Sistema de Gestión Calidad. Verificar cumplimiento con requisitos regulatorios y legales. PR-SGA-RS-05 9 de 15 Versión 02

11 Responsable Paso Actividad El alcance, el cual puede estar dirigido a: Servicios. Áreas. Procesos. Requisitos Norma. Requisitos regulatorios y legales. Documento de Trabajo 3. Selecciona al. 3.1 Selecciona al del Catálogo de es, el cual debe ser competente conforme a lo siguiente: Experiencia en la realización de auditorías, aunque no hayan sido precisamente de calidad. Habilidad de liderazgo. Habilidades administrativas: organización, control. Cumplir con los requisitos para el equipo auditor. Una vez seleccionado el, le informa del objetivo y del alcance ía Interna de Calidad. 4. Seleccionan al Equipo. 4.1 Seleccionan a los integrantes del equipo auditor de acuerdo al Catálogo de es, los cuales deben ser competentes cumpliendo con: y Tener como mínimo una licenciatura trunca. Haber tomado el curso de Interpretación Norma ISO 9001:2000. Haber tomado el curso de Formación de es y aprobar el examen. Tener al menos un año trabajando en la Institución. Haber participado en al menos una auditoría interna como auditor en entrenamiento. Tener la habilidad de comunicarse fácilmente en forma oral y escrita. Asimismo, deben cerciorarse de que no se asigne un auditor interno calidad a la misma área a la que pertenece, con el fin de garantizar la objetividad de este proceso. PR-SGA-RS de 15 Versión 02

12 Responsable Paso Actividad El mantiene actualizado el Catálogo de es, así como la evidencia de cumplimiento de los requisitos antes mencionados. Documento de Trabajo 5. Elabora Plan de ía Interna de Calidad. 5.1 Elabora el Plan de ía Interna de Calidad, donde establece: Objetivo y alcance auditoría. Identificación s áreas a auditar. Criterios de auditoría. Fecha y lugar auditoría. Distribución de actividades de auditoría y horarios para su ejecución, incluyendo la junta de apertura, la junta de cierre y las reuniones de auditores. 5.2 Entrega copia del Plan de ía Interna de Calidad al para su aprobación. 6. Informa fecha y hora auditoría. Anexo Una vez aprobado el Plan de ía Interna de Calidad, mediante oficio, comunica a los responsables de área a ser auditados, la necesidad e importancia de asegurar su participación en la auditoría. 6.2 Convoca al equipo auditor para informarles de su participación en la próxima ía Interna de Calidad, quién ha sido designado como y entregarles copia del Plan de ía Interna de Calidad. Oficio Anexo 2 7. Elaboran listas de verificación. y Equipo 7.1 Con base en lo establecido en el Plan, elaboran la(s) lista(s) de verificación correspondiente(s) a las áreas que serán auditadas, tomando en cuenta los criterios de auditoría: Norma ISO 9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000). Manual Calidad General de Administración. Documentación del área a ser auditada. Requisitos regulatorios y legales. Otros. Anexo 2 Anexo 3 PR-SGA-RS de 15 Versión 02

13 Responsable Paso 8. Realiza junta de apertura. Actividad Documento de Trabajo 8.1 Conduce la junta de apertura de acuerdo con lo estipulado en el Plan, en la cual participan los responsables de área a ser auditados y en donde: Confirma el objetivo y alcance auditoría. Presenta al Equipo. Explica el mecanismo para la ejecución auditoría. Informa sobre la clasificación s no conformidades (mayor y menor). Confirma los horarios establecidos en el Plan de ía Interna de Calidad y, en su caso, realizan ajustes. Confirma el día y hora junta de cierre. Solicita guías (opcional). Solicita la asignación de un espacio de trabajo para que pueda reunirse el equipo auditor. Nota: los guías son personal correspondiente al área auditada, los cuales acompañan a los auditores durante la ejecución auditoría y pueden servir como intérpretes entre el auditor interno de calidad y el auditado en relación a la aplicación del lenguaje técnico de ambas partes. Los guías no deben contestar por el auditado; sólo se les permite participar para aclarar conceptos que puedan estar siendo mal interpretados. 9. Ejecutan la auditoría y realizan reuniones de auditores intermedias. 9.1 Lleva a cabo el desarrollo auditoría con en el Plan y utilizando las Listas de Verificación correspondientes, registrando clara y completamente en éstas la evidencia de auditoría que se vaya obteniendo durante las entrevistas. Anexo 2 Anexo 3 y Equipo 9.2 Si durante el desarrollo s entrevistas se detectan no conformidades, éstas deberán ser informadas inmediatamente por el auditor interno de calidad, de forma verbal, al auditado. 9.3 Realizan reuniones de auditores intermedias, en las que se discuten los hallazgos encontrados, se plantean las no conformidades, se definen líneas de investigación y el verifica el cumplimiento del Plan de ía Interna. 9.4 Continúan con las entrevistas de acuerdo a lo planeado. PR-SGA-RS de 15 Versión 02

14 Responsable Paso Actividad 10. Realizan reunión final de auditores. Documento de Trabajo y Equipo 10.1 Cuando han concluido las entrevistas, realizan una última reunión de auditores para registrar las no conformidades detectadas en el formato de Solicitud de Acción Correctiva / Preventivas. Los auditores internos de calidad deben redactar las no conformidades asegurándose de incluir claramente la redacción del problema detectado, citando el requisito que se incumplió y la evidencia de auditoría que sustenta dicho incumplimiento. El revisa que las no conformidades se hayan redactado de acuerdo a lo anterior y que se hayan clasificado correctamente y solicita al que les asigne número de control y las registre. 11. Realiza junta de cierre 11.1 Conduce la junta de cierre, en la cual estarán presentes las mismas personas que participaron en la junta de apertura. En esta reunión: Confirma el cumplimiento del objetivo y el alcance ía Interna de Calidad. Da lectura a las no conformidades detectadas. Entrega las Solicitudes de Acciones Correctivas a los responsables de área para su firma de aceptación. Agradece la participación del personal s áreas auditadas. Nota: Una vez terminada la junta de cierre, fotocopia las Solicitudes de Acción Correctiva, entregando el original al Director de área que le aplique, así como, una copia al, conservando una copia. Anexo 4 Anexo Elabora Informe de ía Interna de Calidad Elabora en formato libre el Informe de ía Interna, el cual debe incluir: Objetivo y Alcance ía Interna de Calidad; Equipo ; Personal Auditado; Resumen de no conformidades detectadas; Conclusiones. Informe de ía Interna de Calidad PR-SGA-RS de 15 Versión 02

15 Responsable Paso 13. Distribuye informe. Actividad 13.1 Entrega el Informe de ía Interna de Calidad al, junto con las listas de verificación y copia del informe a los Directores de cada área Documento de Trabajo Informe de ia Interna de Calidad Director de Área 14. Aplica acciones correctivas Para eliminar las no conformidades detectadas en su área y sus causas, aplica el Procedimiento Acción Correctiva Se asegura que la acción tomada sea efectiva. 15. Da seguimiento a las acciones correctivas. Procedimiento para la Acción Correctiva Informe de ia Interna de Calidad Anexo Conforme a la fecha compromiso establecida por el Director de Área para el cierre no conformidad, da seguimiento a las acciones correctivas implantadas hasta su cierre. Procedimiento para la Acción Correctiva Conforme se van cerrando las acciones correctivas, entrega el original Solicitud de Acción Correctiva / Preventiva al. 16. Notifica el cierre ía Interna de Calidad. Anexo Una vez cerradas todas las no conformidades, notifica vía oficio dirigido al el cierre ía Interna de Calidad. Oficio 17. Informa de los resultados en la Revisión al Sistema de Gestión Calidad Informa al Subdirector General de Administración los resultados s ías Internas de Calidad, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para la Revisión al Sistema de Gestión Calidad. Procedimiento Revisión al Sistema de Gestión Calidad. PR-SGA-RS de 15 Versión 02

16 8 REGISTROS No. de Control FO-SGA-RS-09 FO-SGA-RS-10 FO-SGA-RS-11 FO-SGA-RS-12 N/A N/A Nombre Programa Anual de ía Interna de Calidad Plan de ía Interna de Calidad Lista de Verificación Solicitud de Acción Correctiva / Preventiva Informe de ía Evidencia de Competencia de es Internos Responsable de Conservarlo Tiempo de Conservación / Disposición 1 año/ Archivo Muerto 1 año/ Archivo Muerto 1 año/ Archivo Muerto 1 año/ Archivo Muerto 3 años/ Archivo Muerto Permanente 9 ANEXOS Anexo No. Nombre No. de Control 1 Programa Anual de ía Interna de Calidad FO-SGA-RS-09 2 Plan de ía Interna de Calidad FO-SGA-RS-10 3 Lista de Verificación FO-SGA-RS-11 4 Solicitud de Acción Correctiva / Preventiva FO-SGA-RS-12 5 Catálogo de es Internos de Calidad FO-SGA-RS-13 PR-SGA-RS de 15 Versión 02