AUDITORÍAS INTERNAS S.G.A.

Transcripción

1 HOJA 1 AUDITORÍAS INTERNAS S.G.A. Julio TIEMO ROMEDIO DEL ROCEDIMIENTO 1 AÑO FECHA DE ELABORACIÓN 8 DE JULIO DE FECHA DE REVISIÓN 11 DE JULIO DE DEARTAMENTO DE CALIDAD ELABORÓ SUBDIRECCIÓN DE LANEACIÓN REVISÓ

2 AUDITORÍAS INTERNAS HOJA OBJETIVO 1. Determinar el estado del Sistema de Gestión Ambiental del ITSA con relación a los requisitos del sistema de la norma ISO 14001: NORMAS Y OLÍTICAS DE OERACIÓN a) Normas 1. ISO 14001:2004. b) olíticas El Representante de la Dirección del Sistema de Gestión Ambiental es responsable de: a) Determinar quien asumirá el rol de líder del equipo auditor b) Determinar fechas o periodos de auditoria. c) Establecer el objetivo y alcance de la auditoria, en coordinación con el líder del equipo auditor elegido d) Recibir el informe de la auditoria y someterlo a revisión por la dirección e) Resguardar los registros de las auditorias. f) Evaluar a los auditores internos. g) Intervenir para resolver situaciones conflictivas. El líder del equipo auditor que se haya determinado para la auditoria es responsable de: a) Coordinarse con el representante de la dirección para determinar objetivo y alcance de la auditoria b) Determinar cuáles auditores participarán en la auditoria c) Distribuir las actividades de auditoría entre todos los auditores participantes d) reparar el plan de la auditoria y darlo a conocer a los auditores, a los responsables de área y de proceso dentro del alcance de la auditoria. e) Avalar el contenido del informe y entregarlo al Representante de la Dirección del Sistema de Gestión Ambiental Los auditores son responsables de: a) Revisar el plan de auditoría y preparar las listas de verificación b) Realizar la auditoria con objetividad, imparcialidad y cortesía c) Contribuir en la preparación del informe y demás actividades que les requiera el líder del equipo auditor

3 AUDITORÍAS INTERNAS HOJA DESCRICIÓN DEL ROCEDIMIENTO RESONSABLE DESCRICIÓN FORMATO O DOCUMENTO RERESENTANTE Cada año asigna al responsable LEA y Asignación de auditores. DE LA ALTA determina fechas o periodos de auditoria. rograma de auditorías. DIRECCIÓN lan de auditoría. RERESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN LÍDER DEL EQUIO AUDITOR (LEA) LÍDER DEL EQUIO AUDITOR (LEA) AUDITORES INTERNOS LÍDER DEL EQUIO AUDITOR (LEA) AUDITORES INTERNOS AUDITORES INTERNOS LÍDER DEL EQUIO AUDITOR (LEA) RERESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN AUDITADOS RERESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN RERESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN Asigna junto con el LEA a los responsables auditores internos. repara el programa de auditorías y plan de auditoría. Notifica el plan de auditoría a los auditados. Revisan el plan de auditoría y si fuera necesario solicitan los cambios al LEA. Hace los cambios pertinentes al plan de auditoría a petición de los auditores internos. Asignación de auditores. rograma de auditorías lan de auditoría. lan de auditoría. lan de auditoría. lan de auditoría. reparan las listas de verificación de auditorías. Lista de verificación de auditoría. Ejecutan la auditoría Coordina el informe de la auditoría y lo informa al Representante de la Ata Dirección. Somete el informe a Revisión por la Dirección y activa el procedimiento de acciones correctivas, correctivas y de mejora. Reciben informe de las no conformidades u oportunidades de mejora. Evalúa a los auditores internos. Actualiza la calificación de auditores internos. Lista de verificación de auditoría. Informe de la Auditoría. Informe de la Auditoría. Informe de la Auditoría. Evaluación de auditores internos. Evaluación del desempeño del auditor. Calificación de auditores internos.

4 AUDITORÍAS INTERNAS HOJA DIAGRAMA DE FLUJO RERESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN (RAD) INICIO AUDITOR LIDER (LEA) AUDITORES INTERNOS AUDITADOS. 1 Cada año asigna al responsable LEA y determinan el rograma y lan de auditoría. Asignación de auditores. 2 / de auditoría. Asigna junto con el LAE a los responsables auditores internos. Asignación de auditores. 3 repara el plan de auditoría 6 lan de auditoría. 4 Notifica el plan de auditoría a los auditados. lan de auditoría. Hace los cambios pertinentes al plan de auditoría a petición de los auditores internos. 5 Revisan el plan de auditoría y si fuera necesario solicitan los cambios al LEA. A lan de auditoria.

5 AUDITORÍAS INTERNAS HOJA 5 RERESENTANTE DE LA DIRECCIÓN (RAD) AUDITOR LIDER (LEA) AUDITORES AUDITADOS A 7 10 Somete el informe a Revisión y activa el procedimiento de acciones correctivas, correctivas y de mejora. Evaluación del desempeño del auditor. reparan las listas de verificación de auditorías. Lista de verificación 9 8 de auditoría. Coordina el informe de la auditoría y lo informa al RAD. Informe de la Auditoría. Ejecutan auditoría la Lista de verificación de auditoría Evalúa a los auditores internos. Evaluación de auditores internos. Evaluación del desempeño del 13 auditor. Reciben informe de las no conformidades u oportunidades de mejora.. Actualiza la calificación de auditores internos. FIN Calificación de auditores internos.

6 HOJA ANEXOS R00/14 Instructivo de llenado Asignación de Auditores. NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR 1 Nombre completo Nombre completo del responsable asignado por el RAD. 2 Cargo Cargo del responsable asignado por el RAD. 3 Nombre completo Nombre completo del responsable asignado por el RAD. 4 Cargo Cargo del responsable asignado por el RAD.

7 HOJA 7 ROGRAMA DE AUDITORÍAS R00/14 Instructivo de llenado rograma de Auditoría. NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR 1 eriodo eriodo que comprende la programación de auditorías. 2 Objetivo Se describe el objetivo de la programación de las auditorías. 3 Fecha de elaboración Fecha en que se elabora el programa. 4 Alcance Alcance de la programación de auditorías. 5 Auditor Líder Nombre completo del Auditor líder (persona que elabora el programa). 6 Tipo Auditoría interna o externa. 7 roceso Se escribe el nombre del proceso ambiental de importancia. 8 Áreas Se escribe el área de importancia a programar. 9 Fecha programada Fecha en la que se realizará la auditoría. 10 Fecha realizada Fecha en la que se realiza la auditoría. 11 Observaciones Las que se consideren opertinentes.

8 HOJA 8 R00/14 Instructivo de llenado lan de Auditoría. NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR 1 Fecha o periodo de la auditoría Fecha en que se planea la auditoría. 2 Objetivo Objetivo concreto. 3 Alcance Hasta donde abarca la auditoría. 4 Criterios de Auditoría Bajo qué criterios se va a evaluar. 5 Líder del equipo auditor LEA, Nombre del personal responsable asignado por el RAD. 6 Fecha Fecha en que se realiza la auditoría 7 Hora Hora programada. 8 roceso/actividad roceso/actividad planeada. 9 Criterios de auditoría Bajo qué criterios se va a evaluar. 10 Auditor 11 Auditado(s) Área(s) Auditor seleccionado por el RAD. Auditado(s) Área(s) planeadas.

9 HOJA 9 R00/14 Instructivo de llenado Lista de verificación de Auditoría. 1 Fecha. NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR Fecha en que se verifica. 2 Objetivo. Objetivo de la verificación. 3 Área a auditar. Área a auditar. 4 Clausula ISO 14001:2004. Clausula ISO 9001 que se va a auditar. 5 regunta, aspecto, tema. Que se va a tratar. 6 Cumple (si). Si cumple con el requisito de la norma ISO Cumple (no). Si no cumple con el requisito de la norma ISO Evidencias. Las evidencias que se encuentran en la verificación. 9 Observaciones. Observaciones que se consideren pertinentes. 10 Auditor. Nombre completo del auditor.

10 HOJA 10 R00/14

11 HOJA 11 Instructivo de llenado Informe de Auditoría. NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR 1 Fecha o periodo de auditoría. Fecha en que se realiza la auditoría. 2 Objetivo. Objetivo de la auditoría. 3 Alcance. Alcance que abarca la auditoría. 4 Criterios de auditoría. Criterios evaluados. 5 Auditores participantes: Nombre completo de los participantes en la auditoria. 6 Hallazgos: Hallazgos en encontrados en la auditoria. 7 Conclusiones: Conclusiones de la auditoría. 8 Fecha del informe: Fecha en que se redacta el informe. 9 Nombre del líder del equipo auditor. Nombre completo del auditor líder. 10 Firma del auditor. Firma del auditor.

12 HOJA 12 R00/14

13 HOJA 13 Instructivo de llenado Evaluación de Auditores Internos. NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR 1 Nombre de quién evalúa: Nombre de la persona evaluadora. 2 No. Número consecutivo. 3 Nombre del integrante del equipo. Nombre de los integrantes del equipo evaluador. 4 Ético. Número de 1 al 10, el 10 es la calificación máxima. Ético: imparcial, sincero, honesto y discreto. 5 Mentalidad abierta. Número de 1 al 10, el 10 es la calificación máxima. De mentalidad abierta: dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos. 6 Diplomático. Número de 1 al 10, el 10 es la calificación máxima. Diplomático: con tacto en las relaciones con las personas. 7 Observador. Número de 1 al 10, el 10 es la calificación máxima. Observador: es decir, activamente consciente de su entorno físico y las actividades. 8 erceptivo. Número de 1 al 10, el 10 es la calificación máxima. erceptivo: instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones. 9 Versátil. Número de 1 al 10, el 10 es la calificación máxima. Versátil: se adapta fácilmente a diferentes situaciones. 10 Tenaz. Número de 1 al 10, el 10 es la calificación máxima. Tenaz: persistente orientado hacia el logro de los objetivos. 11 Decidido. Número de 1 al 10, el 10 es la calificación máxima. Decidido: alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento lógicos. 12 Seguro de si mismo. Número de 1 al 10, el 10 es la calificación máxima. Seguro de sí mismo: actúa y funciona en forma independiente, a la vez que se relaciona eficazmente con otros. 13 Examen. Número de 1 al 10, el 10 es la calificación máxima. 14 Revisión después de la auditoría. Número de 1 al 10, el 10 es la calificación máxima. 15 Calificación promedio. Número de 1 al 10, el 10 es la calificación máxima.

14 HOJA 14 R00/14 Instructivo de llenado Evaluación del desempeño del auditor. NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR 1 Fecha: Fecha en que se realiza la evaluación del desempeño del auditor. 2 Realizó: Nombre de quien realiza la evaluación. 3 Auditor evaluador: Nombre del evaluado. 4 Cumplió 5 No cumplió Marque con una X si cumplió. Marque con una X si no cumplió. 6 Observaciones Lo que considere relevante de la evaluación.

15 HOJA 15 R00/14

16 HOJA 16 Instructivo de llenado Calificación de auditores internos. NÚMERO 1 Auditor, Auditor líder, Auditor de ambas disciplinas. INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR Cruce con una x si está siendo evaluado como Auditor Interno, Auditor Líder o auditor en Ambas Disciplinas. 2 Nombre Escriba el nombre completo del aspirante a auditor. 3 Fecha Anotar la fecha de presentación de la solicitud día, mes y año. 4 Máximo nivel académico alcanzado. Anotar el grado máximo de estudios alcanzados. 5 Institución. Anotar el nombre de la institución donde realizo el último grado de estudios. 6 Fecha. Fecha de la obtención del último grado de estudios. 7 untaje Educación Anotar por curso formación de auditores 2, cualquier otro relacionado tiene un valor de 1. 7 untaje Formación como auditor Anotar (1) Licenciatura,(2) osgrado, (3) Doctorado. 7 untaje Experiencia Anotar (1) un año de experiencia relacionadas con el tema de calidad, (1) por pada auditoría interna, (0.5) para 8 Nombre del curso. el Anotar caso el de nombre que haya de sido los observador. cursos recibidos relacionados con el SGA y capacitación como Auditor. 9 Fecha. Anotar la Fecha de realización de los cursos. 10 Organización. Anotar el nombre de la organización donde haya participado en la realización de auditorías y /o en la implementación de Sistemas de Gestión Ambiental. 11 Cargo/Función. Anotar el cargo o función desempeñada en la organización donde trabajó y trabaja. 12 eriodo. Anotar el periodo en el cual desarrollo actividades de auditoría. 13 Fecha Anotar la suma de los puntajes solo podrán ser auditores aquellos que la suma total de puntajes sea al menos de 5 y para auditor líder deberá de ser de 7. 14, 15 Calificado por: Fecha: Estos espacios serán llenados por el RAD, en los cuales colocará el nombre de quién califico, y la fecha en que se hiso. 16 untaje total Anotar el periodo de vigencia (la vigencia máxima de la evaluación será por un año *Nota: odrán Insertarse tantas filas como sean necesaria

17 DEFINICIONES HOJA 17 RAD: Representante de la Dirección, para el ITSA es el Director de laneación y Administración. Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditoria. Criterios de auditoria: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Nota.- Los criterios de auditoria se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria. Evidencia de la auditoria: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria. Hallazgo de la auditoria: resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. Los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria. rograma de auditoria: conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. lan de auditoria: descripción de las actividades y de los preparativos de una auditoria. Alcance de la auditoria: extensión y límites de una auditoria. El alcance de la auditoria incluye generalmente una descripción de los lugares, las unidades organizativas, las actividades y los procesos, así como el periodo cubierto. Conclusiones de la auditoria: resultado de una auditoria proporcionado por el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la misma. No conformidad: incumplimiento de un requisito. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Acción correctiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

18 DEFINICIONES HOJA 18 Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo auditorias. Competencia: cualidades personales y capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. Objetivo de la auditoría: Información que se pretende obtener al llevar a cabo la auditoria. or ejemplo: Cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 14001:2004 Áreas, procesos y productos donde se pueden llevar a cabo mejoras Grado de madurez del sistema Aplicación de un reglamento. LEA: Líder del Equipo Auditor