Manual de Procedimientos

Transcripción

1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Manual de Procedimientos

2 Contenido: 1. Procedimiento; 2. Objetivo de los procedimientos; 3. Ventajas de contar con procedimientos documentados; 4. Metodología para el análisis y diseño de procedimientos; 5. Contenido del manual de procedimientos; 6. Manual de procedimientos y la norma ISO 9001:2008; 7. Recomendaciones generales.

3 1. Procedimiento: Es una serie de actividades relacionadas entre sí y ordenadas cronológicamente, que muestran la forma establecida en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa quien, que, como, cuando, donde y con qué se realiza cada una de las actividades.

4 2. Objetivos de los procedimientos: Ser una fuente formal y permanente de información y orientación acerca de la manera de ejecutar un trabajo determinado; Establecer los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo determinado; Delimitar responsabilidades y evitar desviaciones arbitrarias o malos entendidos en la ejecución de un trabajo determinado; Facilitar la supervisión del trabajo y proporcionar a los jefes los elementos necesarios para verificar el cumplimiento de las actividades; Ser una herramienta para capacitar al personal en el desempeño de sus funciones; Lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias; Auxiliar en las labores de auditorías interna y externa.

5 3. Ventajas de contar con procedimientos documentados: Permiten: Disminuir la improvisación y los errores; Dar una visión global y sistemática del trabajo administrativo; y Emprender acciones de mejora.

6 4. Metodología para el análisis y diseño de procedimientos: A. Delimitación del procedimiento: Cuál es el procedimiento que se va a analizar? Dónde inicia? Dónde termina?

7 4. Metodología para el análisis y diseño de procedimientos: B. Recolección de la Información: Recabar los documentos y los datos que se encuentran involucrados en el procedimiento. Investigación documental; Entrevista directa; Observación de campo.

8 Dirigir principalmente la investigación a: La distribución que se hace de los documentos; Los tipos de archivos (permanentes o provisionales); Las probables causas de demora; Los formatos que se utilizan, su contenido, así como que parte o partes de los mismos se llenan y se usan realmente, en que área lo hacen. Analizar que las preguntas sean entendibles y concretas y preguntar exclusivamente sobre los datos que realmente se utilizan.

9 4. Metodología para el análisis y diseño de procedimientos: C. Análisis de la información y diseño del procedimiento: Qué trabajo se hace?; Quién lo hace?; Cómo se hace?; Cuándo se hace?; Por qué se hace?.

10 4. Metodología para el análisis y diseño de procedimientos: D. Descripción del procedimiento: Deberá hacerse a detalle, sin obviar elementos.

11 4. Metodología para el análisis y diseño de procedimientos: E. Análisis del Procedimiento: I. Eliminar: Cualquier operación, cualquier paso, cualquier detalle que no sea indispensable, deben ser eliminados; II. Combinar: Si no se puede eliminar algo, entonces combinar algún paso del procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trámite;

12 4. Metodología para el análisis y diseño de procedimientos: E. Análisis del Procedimiento: III. Cambiar: En este punto debe revisarse si algún cambio que pueda hacerse en el orden, el lugar o la persona que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo; IV. Mejorar: Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias el resultado más práctico se logra mejorando el procedimiento; rediseñando una forma, un registro o un informe; haciendo alguna mejoría al instrumento o equipo empleado, o encontrando un mejor método;

13 4. Metodología para el análisis y diseño de procedimientos: E. Análisis del Procedimiento: V. Mantener: Consiste en conservar las actividades que como resultado del análisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar.

14 5. Contenido del manual de procedimientos: A. Portada (identificación); B. Índice; C. Introducción; D. Objetivo del Manual; E. Listado de Procedimientos; F. Desarrollo de los procedimientos; G. Anexos

15 A. Identificación o portada: La identificación se refiere a la portada del Manual de Procedimientos.

16 El resto del documento deberá ir bajo las siguientes indicaciones: Títulos: En negritas (Mayúsculas y minúsculas), arial 14 Subtítulos: En negritas (Mayúsculas y minúsculas), arial 12 Todo el texto: Letra arial 12, Justificado (Mayúsculas y minúsculas) Color del texto: Negro Interlineado 1.0 Superior: 2.5 cm Margen Inferior:2.5 cm Izquierdo:2.5 cm Derecho:2.5 cm No. de página (La página de la portada no debe llevar número de página) Parte inferior izquierda Encabezado y pie de pagina Normal (Encabezado desde arriba 1.25 cm) (Encabezado desde abajo 1.25cm) El encabezado será el mismo que el de la portada para todo el documento.

17 B. Índice: Consiste en una relación de las partes que conforman el documento con su correspondiente número de página en donde se encuentran.

18 C. Introducción: Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él. Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo se harán las revisiones y actualizaciones.

19 D. Objetivo del manual: El objetivo deberá contener: Una explicación del propósito que se pretende cumplir con el manual de procedimientos; Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento; La redacción será clara, concreta y directa; La descripción se iniciara con un verbo en infinitivo; Se evitará el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.

20 E. Procedimientos: Es el listado de procedimientos incluidos en el manual, deben ir ordenados de acuerdo al orden de aparición.

21 F. Desarrollo de los procedimientos : Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos: a) Datos generales: Colocar el nombre del procedimiento, el cual debe dar idea clara de su contenido; Colocar la fecha de elaboración del procedimiento; Colocar la fecha de actualización del procedimiento (si se da el caso);

22 F. Desarrollo de los procedimientos : a) Datos generales: Colocar el número de versión del procedimiento, por ejemplo si el procedimiento no ha sido actualizado será la versión 1, si hay una actualización será la versión 2 y así sucesivamente; Colocar el número de páginas del procedimiento; La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla; No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.

23 F. Desarrollo de los procedimientos : b) Objetivo del Procedimiento: Expresar claramente los resultados que se pretenden obtener al llevarse a cabo las actividades que integran cada procedimiento. Iniciar con uno o varios verbos en tiempo infinitivo; Evitar el uso de adjetivos calificativos; No subrayar conceptos;

24 F. Desarrollo de los procedimientos : b) Objetivo del Procedimiento: Expresar claramente los resultados que se pretenden obtener al llevarse a cabo las actividades que integran cada procedimiento. Iniciar con uno o varios verbos en tiempo infinitivo; Evitar el uso de adjetivos calificativos; No subrayar conceptos; Por ejemplo (objetivo del procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral de Gestión Institucional): Objetivo: Mantener vigentes los documentos requeridos por el Sistema Integral de Gestión Institucional.

25 F. Desarrollo de los procedimientos : c) Alcance: Se describe el ámbito de aplicación de un procedimiento, es decir, a que áreas involucra. Por ejemplo (alcance del Procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral de Gestión Institucional): Alcance: Dependencias que se encuentran dentro del alcance de certificación del Sistema Integral de Gestión Institucional.

26 F. Desarrollo de los procedimientos : d) Descripción gráfica (diagrama de flujo): Es la representación gráfica que muestra la secuencia en que se realizan las actividades necesarias para desarrollar un trabajo determinado, indicando las unidades responsables de su ejecución

27 F. Desarrollo de los procedimientos : La descripción gráfica permite: Explicar a través de símbolos y textos condensados, las actividades que componen a un procedimiento; Al personal que opera los procedimientos, identificar en forma rápida la manera de realizar sus actividades eficazmente; Facilitar la comprensión de un procedimiento en cualquier nivel jerárquico;

28 F. Desarrollo de los procedimientos : La descripción gráfica permite: Facilitar el análisis e interpretación de cada procedimiento, ya que muestra la secuencia de las actividades y la distribución de las formas (origen y destino final); Analizar cada actividad por sí misma y su relación con las demás; Ahorrar tiempo al usuario en el conocimiento de un procedimiento.

29 F. Desarrollo de los procedimientos : La descripción narrativa: Es la explicación escrita en forma lógica y secuencial de cada una de las actividades que se realizan para efectuar un trabajo determinado. La descripción gráfica representa las actividades en forma esquemática y por lo tanto no se puede incluir demasiado texto dentro de las figuras, la descripción narrativa complementa la descripción gráfica (diagrama de flujo) proporcionando mayor detalle de las actividades.

30 G. Anexos: En este apartado se deben incluir las formas, instructivos de llenado y machotes utilizados para la ejecución de un procedimiento. Instructivo de llenado: Es una guía que explica detalladamente cómo se deben llenar los espacios en blanco que tiene un formato.

31 6. Manual de procedimientos y la norma ISO 9001:2008: El manual de procedimientos, nos sirve como referencia para dar cumplimiento a diversos requisitos de la norma, por ejemplo los siguientes: Generalidades La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir: c) los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta norma internacional; d) los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

32 6. Manual de procedimientos y la norma ISO 9001:2008: Comunicación interna La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad Competencia, formación y toma de conciencia La organización debe: d) asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad.

33 7. Recomendaciones generales: Revisar la guía técnica para elaborar manuales de procedimientos; Después de elaborar y/o actualizar el Manual de Procedimientos deberá guardarlo en formato de Word, y validarlo el titular de la dependencia; Se debe nombrar al archivo colocando las siglas de la dependencia y las siglas MP separadas por un guion, por ejemplo Manual de Procedimientos de la Dirección de Gestión de la Calidad, el archivo deberá nombrarse de la siguiente forma DGC-MP; Una vez terminado y validado deberá enviarlo a la Dirección General de la Calidad apegándose al procedimiento de control de documentos en formato de Word, para su revisión técnica y aprobación.

34 Dirección de Gestión de la Calidad Departamento de Gestión de la Calidad Tel Ext