PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIG

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1 Código: EM-P-04 Versión: 3 Pág OBJETIVO Establecer las directrices y lineamientos para garantizar la elaboración y el control los l Sistema Integrado Gestión la Orquesta Filarmónica Bogotá, asegurando su efectiva administración (codificación, revisión, actualización, aprobación, distribución, intificación), publicación y aplicación manera que la información se encuentre disponible y vigente. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud creación, actualización, modificación o eliminación y finaliza con la publicación, socialización e implementación los cambios realizados a la documentación. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Anulación: Acción y resultado dar algo por nulo o jarlo sin valiz. Aprobación: Acción mediante la cual un servidor cuyo cargo está autorizado, evalúa que el contenido un documento cumple en su contenido, para alcanzar los objetivos propuestos. Código: Conjunto letras, números y/o símbolos que permiten intificar un documento en forma particular. Copia ada: Es el documento sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen. Copia No ada: Es el documento sobre el cual no existe responsabilidad comunicar sus cambios y actualizaciones. Difusión: Es el conjunto actividas que permiten dar a conocer un documento, divulgar sus cambios y/o comunicar las mejoras realizadas a los. Distribución: Es el por el que un documento aprobado se entrega a los interesados para su aplicación. Documento: Información y su medio soporte generado ntro la entidad, el medio soporte pue ser magnético, página Web, correo electrónico, físico, entre otros. Documento Externo: Todos los generados por organismos externos que establecen directrices que be cumplir la entidad o fijan pautas que se utilizan para el sarrollo sus actividas.

2 Pág Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido. Formato: Esquema preterminado que facilita el registro la información que se genera en un o actividad. Pue estar en medio escrito o magnético. Una vez diligenciado, normativamente, cumple con la finalidad constituirse en fuente para efectos legales y/o consulta. Guías: Pautas actuación, esenciales ante un problema, avaladas por evincias científicas, expertos o por consensos profesionales. Instructivo: Documento que contiene las instrucciones talladas a realizar por una persona, para ejecutar una operación o actividad, y pue generar registros que se utilizan para mostrar que la actividad se realizó y para garantizar la trazabilidad la actividad misma. Listado Maestro : Listado que relaciona manera ornada los que conforman el SIG facilitando su control. Lír l Proceso: Es la persona que por la estructura organizacional y las funciones asignadas en la Entidad fija las directrices generales, orientaciones globales y realiza seguimiento al. Manual: Documento maestro que da una ia general l funcionamiento un sistema. Modificación: Mecanismo a través l cual se realizan cambios necesarios en los. Puen ser forma o fondo. Plantilla: Documento estandarizado y prediseñado para evinciar procedimientos y caracterizaciones, entre otros. Procedimiento: Documento que contiene las instrucciones talladas y las responsabilidas las personas involucradas en la realización operaciones o actividas, y puen generar registros que se utilizan para mostrar que la actividad se realizó y para garantizar la trazabilidad la actividad misma. Debe finir como mínimo quién hace qué, dón, cuándo, por qué y cómo. Responsable Operativo: Es la persona que tiene la responsabilidad garantizar la efectiva implementación y ejecución las actividas y acciones los procedimientos, para la consecución los objetivos, manera que asegure su eficacia, eficiencia y efectividad. SIG: Es el conjunto orientaciones, s, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un sempeño institucional articulado y armónico.

3 Pág CONDICIONES GENERALES Los que se encuentren incluidos en el Listado Maestro y que se encuentran disponibles para consulta los funcionarios la Entidad en la Intranet, se consiran vigentes para su uso. Cualquier servidor la Entidad, pue intificar la necesidad elaborar, modificar, actualizar y/o anular cualquier documento, y presentar la propuesta al responsable operativo l, para su aprobación. El responsable operativo berá mantener la documentación requerida, para la operación sus actividas, bidamente actualizada así como asegurar la implementación y aplicación efectiva esta documentación. El responsable operativo se asegurará que el contenido y vigencia los, así como su implementación en la práctica sea consistente con la realidad su operación. En caso que haya inconsistencias o que se necesite realizar la actualización alguno los l Sistema Integrado Gestión berá informar oportunamente, para lo pertinente, a la Oficina Asesora Planeación. La Oficina Asesora Planeación tramitará los ajustes a la documentación, cuando estos sean solicitados por los responsables operativos y/o líres, a través l Formato Solicitud elaboración, actualización o eliminación. Para dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en el presente procedimiento, se be consultar manera permanente la Guía para la elaboración l Sistema Integrado Gestión y las plantillas las cuales se encuentran disponibles en la siguiente ruta: Intranet/Sistema Integrado Gestión / Operación Institucional / Gestión Documental El responsable operativo podrá requerir el acompañamiento la Oficina Asesora Planeación, si lo consira pertinente, para la creación, modificación, actualización cualquiera los l Sistema Integrado Gestión. Se emitirá respuesta al trámite solicitado máximo en los tres (3) días siguientes al recibo la solicitud. La divulgación l documento modificado y/o creado se realizará la siguiente manera: Cuando sea un documento que afecte a varios s, quien realiza la modificación socializará los cambios surtidos a través medios masivos, según la necesidad y recursos disponibles. Cuando se trate un documento especifico que afecte un o penncia el responsable operativo realizará la socialización y jará el registro.

4 Pág Cuando se trate generales l sistema (manual calidad, procedimientos mandatorios la Norma, entro otros) el responsable la socialización será la Oficina Asesora Planeación. En cualquier caso, se conservará la evincia la socialización y difusión los modificados y/o creados. Anualmente la Oficina Asesora Planeación lirará jornadas para la revisión, actualización, modificación y/o eliminación los l Sistema Integrado Gestión. Los l Sistema Integrado Gestión serán publicados en la intranet la Entidad, para el caso los procedimientos se publicarán en formato PDF. Los formatos se publicaran en archivo Word o Excel manera que los usuarios los puedan aplicar. El original estos firmados estará en la Oficina Planeación y podrán ser consultados cuando se requiera. Los responsables aprobar y revisar l SIG son: Documento Revisa Aprueba Políticas, Valores, Plan Comité l Sistema Integrado Junta Directiva Estratégico Gestión mediante acuerdo Manual Calidad Representante la Alta Dirección Comité l Sistema Integrado Gestión Caracterizaciones Responsable Operativo l Lír l Proceso Procedimientos, Guías e Responsable Operativo l Proceso Instructivos, Formatos Mapas Riesgos e Responsable Operativo l Proceso Indicadores Normograma Responsable Operativo l Oficina Asesora Jurídica Proceso En el caso los procedimientos, guías, instructivos, formatos y otros, scritos en el cuadro anterior, será suficiente para la aprobación l documento la firma l responsable operativo siempre y cuando éste sea funcionario planta. En los casos en que ntro l el responsable operativo sea un contratista, éste firmará en el espacio elaboró y el documento será aprobado por el Lír l. 5. NORMATIVIDAD - REQUISITOS Ley 87 l 29 noviembre 1993

5 Pág Decreto Decreto NTD-SIG 001:2011: Norma ISO Norma NTCGP 1000 Norma NTC-ISO 14001:2004 Norma NTC-OHSAS 18001:2007 Norma NTC-ISO 27001:2006 Norma NTC-ISO Norma NTC-ISO Norma NTC-ISO 19011: 2002 Guía GTC -180: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1 Intificar necesidad crear, actualizar o eliminar documento Se intifica la necesidad crear, actualizar, modificar o eliminar un documento l SIG, y se manifiesta al Responsable l para su aval. Funcionario / Servidor l Formato MC- F-04 Solicitud elaboración, actualización o eliminación Punto

6 Pág Solicitar la creación, actualización, modificación o eliminación. Se diligencia la Solicitud elaboración, actualización o eliminación y se remite a la Oficina Asesora Planeación junto con el anexo l documento propuesto. Las propuestas se ben presentar según la naturaleza l documento la siguiente manera: - En caso ser procedimiento: Borrador procedimiento propuesto en la plantilla respectiva. - Ajustes caracterización: Borrador caracterización propuesta en plantilla respectiva. - Formato: Borrador l formato propuesto. - Mapa riesgos: Borrador la hoja vida l riesgo - Indicadores: Borrador l indicador en la hoja vida Responsable Operativo l Formato MC- F-04 Solicitud elaboración, actualización o eliminación Borrador Punto

7 Pág Analizar solicitud Se analiza la solicitud y los anexos, verificando consistencia con el objetivo l, y su articulación con el SIG. Profesional Planeación Borradores documento Formato MC- F-04 Solicitud elaboración, actualización o eliminación Punto Se revisa el Listado maestro l SIG para realizar búsqueda similares o iguales características para evitar duplicidad los mismos. Se verifica que el documento sea pertinente y se termina la viabilidad la solicitud.

8 Pág Tramitar la solicitud Una vez se revisa la solicitud y se realizan ajustes con el acompañamiento l solicitante (en el caso que sea necesario) se proce a: Si es creación se codifica el documento acor con el instructivo para la elaboración l SIG y se incluye en el listado maestro. Si es modificación se actualiza la versión l documento y se registran los cambios en el listado maestro. Si es eliminación se be marcar el documento en medio magnético como obsoleto, registrar en el listado maestro y enviar el documento magnético a la carpeta obsoletos. Cuando se recibe una solicitud creación, eliminación o modificación y esta no es pertinente, be informarse al solicitante l documento las razones por las cuales no aplica la solicitud y registrar en el formato Solicitud elaboración, actualización o eliminación. Profesional Planeación Formato MC- F-04 Solicitud elaboración, actualización o eliminación Listado maestro Punto Se revisa y verifica el documento en las diferentes etapas l flujo documental se realizan los comentarios y sugerencias comparando cada uno los ítems l documento con la guía elaboración o la plantilla existente.

9 Pág Aprobar Se aprueba el documento Se evincia la aprobación en el original l documento, con firma l solicitante (Responsable Operativo l ). Se be guardar el documento original aprobado con la firma l solicitante una vez se cumpla todo el trámite modificación, creación o eliminación con los soportes la solicitud. Profesional Planeación Responsable Operativo l Acta Comité l Sistema Integrado Gestión (Para políticas o Manual Calidad) Firma documento original. en Formato MC- F-04 Solicitud elaboración, actualización o eliminación Punto Aprobación lír en el formato y representante la Alta dirección. 6 Publicar El medio oficial consulta y publicación es la intranet. Se envía el documento por correo al responsable l, y se notifica su publicación en la intranet la Entidad para que el responsable l realice la socialización l mismo. Profesional Planeación Responsable Operativo l Correo Electrónico Documento Original Listado maestro Se actualiza el listado maestro l SIG una vez se ha aprobado y se publica en la intranet el documento tramitado. 7 Socializar Una vez publicados en la intranet los creados, modificados, actualizados el responsable realiza la socialización al equipo trabajo l y los s relacionados. Responsable Operativo l Acta Reunión correo electrónico y/o

10 Pág Implementación los FIN DEL PROCEDIMIENTO El responsable operativo se asegurará la aplicación e implementación los aprobados en su. Responsable Operativo l s l SIG Punto Anexo 1. Cambios Versión Fecha Aprobación Diciembre 2010 Diciembre Agosto Diciembre Noviembre 2013 Naturaleza l Cambio riginal Ajustes al procedimiento Actualización l logo entidad, revisión las condiciones generales, inclusión puntos control l procedimiento. Revisión las condiciones generales, niveles aprobación y revisión los l SIG Ajustes a las actividas l procedimiento, se incluyen puntos control.

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