PROCEDIMIENTO: COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ VERSIÓN NÚMERO: 4 FECHA DE APROBACIÓN: 13/03/12 PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS

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1 PÁGINA: 1 DE 14 PROCEDIMIENTO:

2 PÁGINA: 2 DE Objetivo: Asegurar el control y manejo adecuado de la documentación declarada en el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), por medio del establecimiento de lineamientos para: Elaborar, revisar y aprobar la documentación del SGC antes de su emisión; Revisar, actualizar y aprobar nuevamente la documentación del SGC cuando sea necesario; Identificar los cambios y el estado de revisión vigente de la documentación del SGC; Asegurar que se encuentra disponible en los puntos de uso la documentación vigente del SGC; Asegurar la identificación y legibilidad de la documentación del SGC; Identificar y controlar la distribución de los documentos generales del SGC Identificar y controlar la distribución de los documentos de origen interno y externo; Prevenir el uso de documentos obsoletos e identificarlos en caso de ser necesaria su conservación. 2. Responsable: Representante de la Dirección en el SGC. 3. Alcance: Este procedimiento aplica a: La documentación declarada en el SGC del COBAEV: Política de la Calidad, Objetivos de la Calidad, Mapa de Procesos, Descripción y Medición de los Procesos, Manual de la Calidad, Procedimientos Documentados requeridos por la Norma ISO 9001:2008 (Procedimientos Obligatorios), Procedimientos Operativos, otros documentos internos (manuales, guías, entre otros) y externos (documentos normativos, entre otros). 4. Normas de Operación: a) Documentos generales controlados (Política de la Calidad, Objetivos de la Calidad, Mapa de Procesos, Descripción y Medición de los Procesos, Manual de la Calidad, Procedimientos Obligatorios y Procedimientos Operativos) Es responsabilidad del Representante de la Dirección, definir y elaborar el Listado Maestro de Documentos Generales Controlados; El Listado Maestro de Documentos Generales Controlados se podrá consultar e imprimir a través de la página web del COBAEV, en el micrositio del SGC. Queda prohibido fotocopiar un documento general controlado. En caso que se requiera otra(s) copia(s) de los documentos controlados, el titular del Centro de Trabajo o el Enlace Técnico de la Calidad, deberá pedir autorización al Representante de la Dirección para que éste le provea el archivo electrónico con el número de copia controlada que corresponda. Posteriormente, es necesario imprimir los documentos y

3 PÁGINA: 3 DE 14 sellar cada hoja con la leyenda COPIA CONTROLADA ; asimismo, elaborará la Lista de Distribución de Documentos Generales Controlados para realizar la entrega, recabando la firma correspondiente, posteriormente envía la lista al Representante de la Dirección y resguarda una copia. La Política de la Calidad, Objetivos de la Calidad y Mapa de Procesos, se pueden reproducir para su difusión, siempre y cuando se incluya el número de versión; Cualquier usuario podrá consultar los documentos generales controlados en soporte físico y/o vía Internet en la página Web del COBAEV, en el miocrositio del SGC. Para la elaboración, revisión y aprobación antes de su emisión, de la documentación general del SGC se establece: DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA Política de la Calidad Objetivos de la Calidad Mapa de Procesos Descripción y Medición de los Procesos Manual de la Calidad Procedimientos Obligatorios Representante de la Dirección en el SGC Representante de la Dirección en el SGC Comité de la Calidad y/o Presidente del Comité de la Calidad Procedimientos Operativos Titular del Centro de Trabajo Representante de la Dirección en el SGC/ Titular del Área En la portada del documento original controlado aparece el puesto y la firma de quien elaboró, revisó y aprobó; En la portada de las copias controladas aparece el puesto de quien elaboró, revisó y aprobó; Las revisiones de los documentos generales controlados deben realizarse por el Representante de la Dirección o el Comité de la Calidad, cuando existe la necesidad de actualizar algún documento, su aprobación estará a cargo del Comité de la Calidad o del Presidente del Comité de la Calidad. En el caso de que sólo se modifique algún formato anexo a los procedimientos obligatorios u operativos, el Representante de la Dirección será responsable de su aprobación. Cuando exista la necesidad de realizar cambios en los documentos generales controlados, el Centro de Trabajo que propone los cambios notificará al Representante de la Dirección la modificación que se requiere mediante el formato Solicitud de Modificación a Documentos Generales Controlados. Las propuestas serán analizadas por el Representante de la Dirección y se darán a conocer al Comité de la Calidad o al Presidente del Comité de la Calidad, para su aprobación.

4 PÁGINA: 4 DE 14 El control de los cambios a los documentos generales controlados será responsabilidad del Representante de la Dirección y se realizará mediante soporte físico registrándolos en el formato de Aprobación y control de Cambios en Documentos Generales Controlados, mismo que será integrado en un expediente con el historial de dichos cambios; Las versiones actualizadas de los documentos generales controlados se identificarán por medio del número de versión del documento, mismo que será señalado en el encabezado de cada uno; La distribución de los documentos generales controlados, se hará de manera física empleando para ello el formato Lista de Distribución de Documentos Generales Controlados, el Representante de la Dirección se quedará con la lista original y el titular de cada Centro de Trabajo resguardará una copia. Será responsabilidad de los titulares de los Centros de Trabajo, destruir las versiones obsoletas de los documentos generales controlados cuando se hayan entregado las versiones actualizadas de los mismos. Se conservarán los originales que serán sellados con la leyenda DOCUMENTO OBSOLETO en cada página y se conservará de manera segregada, esto mismo aplica en el caso de que se requiera guardar una copia obsoleta; Los titulares de los Centros de Trabajo deberán asegurarse que el personal de su área conozca la ubicación física de la documentación declarada en el SGC, con la finalidad de que cuenten con la posibilidad de consultarla cuando lo requieran. Dicha disponibilidad será establecida por los titulares de los Centros de Trabajo. Es responsabilidad de los titulares de los Centros de Trabajo o de quien designen, garantizar que los formatos usados sean los establecidos en el SGC y los logotipos sean los vigentes; Cuando exista alguna propuesta de modificación al contenido de los formatos, siempre y cuando sea justificada, deberán informar al Representante de la Dirección para analizar el caso y la aprobación correspondiente. De ser procedente la modificación, informar de manera oportuna a los involucrados en el uso del formato en cuestión. b) Otros Documentos Internos Estos documentos pueden tener el diseño y contenido que el elaborador considere adecuado siempre y cuando incluyan el nombre, fecha de aprobación/emisión/actualización o versión/vigencia, entre otros; En general se siguen los mismos criterios enlistados en el inciso a) para el control de estos documentos; excepto: La elaboración, revisión y aprobación se definen por el Centro de Trabajo al que corresponde dicho documento; Los cambios a estos documentos y la distribución de los mismos es responsabilidad del Centro de Trabajo que los controla; El control de los documentos obsoletos se lleva a cabo por el Centro de Trabajo al que corresponden; Se debe asegurar que el personal involucrado en estos documentos tengan acceso a los mismos;

5 PÁGINA: 5 DE 14 El Listado Maestro de Documentos Internos Controlados se podrá consultar e imprimir a través de la página web del COBAEV, en el micrositio del SGC. Los Centros de Trabajo responsables del control de los documentos enlistados, deberán notificar al Representante de la Dirección cuando exista algún cambio. En los casos que aplique, los documentos internos serán incluidos en la página web del COBAEV, en el micrositio del SGC. c) Documentos Externos Los Centros de Trabajo, que les corresponda el control y resguardo del documento de origen externo, deberán: Establecer periodos de revisión de la vigencia de acuerdo al tipo de documento. Para los documentos que se puedan consultar de la fuente original (por ejemplo vía internet), no es necesario establecer periodos de revisión de la vigencia; Controlar las copias que se hagan del documento original, así como las versiones obsoletas; Consultar e imprimir el Listado Maestro de Documentos Externos Controlados a través de la página web del COBAEV, en el micrositio del SGC. Notificar al Representante de la Dirección cuando exista algún cambio. En los casos que aplique, los documentos externos serán incluidos en la página web COBAEV, en el micrositio del SGC. 5. Descripción de Actividades: ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS GENERALES CONTROLADOS NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Inicia 1 Responsable del documento Elabora documento. Revisa documento. 2 Existen observaciones? Representante de la Dirección 2.1 SÍ. Regresa a la actividad 1 para su adecuación. 2.2 NO. Continúa. 3 Comité de la Calidad/ Analiza documento. Presidente del Comité de la Calidad Existen observaciones?

6 PÁGINA: 6 DE 14 NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 3.1 SÍ. Regresa a la actividad No. Aprueba el documento Representante de la Dirección Titular del Centro de Trabajo/ Enlace Técnico de la Calidad Actualiza Listado Maestro de Documentos Generales Controlados. Elabora Lista de Distribución de Documentos Generales Controlados para realizar la entrega, recabando la firma correspondiente y resguardando la lista. Identifica la necesidad de difundir documentos. Solicita al Representante de la Dirección su autorización para obtener las copias controladas necesarias. Elabora Lista de Distribución de Documentos Generales Controlados para realizar la entrega, recabando la firma correspondiente y la envía al Representante de la Dirección, resguardando una copia. Termina NOTA: Para los otros documentos internos y los externos, se realizan algunas actividades distintas a las señaladas anteriormente, las cuales se describen en las Normas de Operación. MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS GENERALES CONTROLADOS NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Titular del Centro de Trabajo 2 Representante de la Dirección Inicia Detecta la necesidad de modificación, alta o baja de algún documento y la registra en la Solicitud de Modificación a Documentos Generales Controlados. Analiza las solicitudes enviadas. Las propuestas son fundamentadas y justificadas?

7 PÁGINA: 7 DE 14 NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Representante de la Dirección 3 Representante de la Dirección SÍ. Se autoriza y se presenta al Comité de la Calidad o al Presidente del Comité de la Calidad para su aprobación. Continúa en la actividad 3 NO. Se informa al titular del Centro de Trabajo que no procede su solicitud. Regresa a la actividad 1 Presenta al Comité de la Calidad o al Presidente del Comité de la Calidad los documentos actualizados para su aprobación. Analiza las solicitudes. 4 Las propuestas son fundamentadas y justificadas? Comité de la Calidad/Presidente del 4.1 Comité de la Calidad SÍ. Se aprueba la solicitud. Continúa en la actividad 5 NO. Se informa al titular del Centro de Trabajo que no 4.2 procede su solicitud. Regresa a la actividad Representante de la Dirección Para la revisión, aprobación y actualización del Listado Maestro de Documentos Generales Controlados y distribución ver: Descripción de actividades de Elaboración y Distribución de Documentos Generales del SGC Controlados. Controla documentos obsoletos de acuerdo a las normas de operación. Termina NOTA: Para los otros documentos internos y los externos, se realizan algunas actividades distintas a las señaladas anteriormente, las cuales se describen en las Normas de Operación.

8 PÁGINA: 8 DE Formatos que intervienen en el procedimiento: NO. DENOMINACIÓN 1. Listado maestro de documentos generales controlados 2. Listado maestro de documentos internos controlados 3. Listado maestro de documentos externos controlados 4. Lista de distribución de documentos generales controlados 5. Solicitud de modificación a documentos generales controlados 6. Aprobación y control de cambios en documentos generales controlados

9 PÁGINA: 9 DE 14 Fecha de actualización: LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS GENERALES CONTROLADOS NOMBRE FECHA DE APROBACIÓN Hoja de VERSIÓN ELABORÓ NOMBRE, PUESTO Y FIRMA

10 PÁGINA: 10 DE 14 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS CONTROLADOS Fecha de actualización: Hoja de NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHA DE APROBACIÓN/EMISIÓN /ACTUALIZACIÓN/ VERSIÓN/VIGENCIA/ CENTRO DE TRABAJO QUE LO CONTROLA ELABORÓ NOMBRE, PUESTO Y FIRMA

11 PÁGINA: 11 DE 14 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS CONTROLADOS Fecha de actualización: Nombre del documento Fecha o versión actual, Estado de revisión, vigencia, emisión Emisor Responsable del control Frecuencia de revisión de la vigencia Nombre del documento Emisor Responsable del control Ligas Web ELABORÓ NOMBRE, PUESTO Y FIRMA

12 PÁGINA: 12 DE 14 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS GENERALES CONTROLADOS Centro de Trabajo: Hoja de NOMBRE DEL DOCUMENTO NO. DE VERSIÓN NO. DE COPIA NOMBRE DEL USUARIO FECHA DE RECIBIDO FIRMA DE RECIBIDO ELABORÓ NOMBRE, PUESTO Y FIRMA

13 PÁGINA: 13 DE 14 Fecha: Centro de Trabajo : Nombre del Titular: SOLICITUD DE MODIFICACIÓN A DOCUMENTOS GENERALES CONTROLADOS Hoja de DATOS DEL DOCUMENTO Y/O FORMATO Nombre: No. de versión: Página(s) en que se propone el cambio: DESCRIPCIÓN: MODIFICACIÓN ( ) ALTA ( ) BAJA ( ) JUSTIFICACIÓN Y/O FUNDAMENTACIÓN Se autoriza el cambio: SI Nombre y Firma de autorización: Fecha de autorización: NO FIRMA DEL TITULAR

14 PÁGINA: 14 DE 14 APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS GENERALES CONTROLADOS Documento que se modifica Descripción del cambio Justificación y/o fundamentación Fecha de aprobación APROBÓ PRESIDENTE DEL COMITÉ DE LA CALIDAD

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