Nombre del Documento: Procedimiento gobernador para el control de documentos. Referencia a punto de la norma ISO 9001:2000: 4.2.3

Transcripción

1 Procedimiento gobernador para el control Página Propósito. 1.1 Establecer los mecanismos necesarios para mantener el control todos los que estén finidos en el Sistema Gestión la Calidad y que influyan en la calidad los servicios proporcionados por la Unidas Responsables. 1.2 Asegurar la disponibilidad actualizados don sean requeridos. 2. Alcance. 2.1 El control incluye: registro, distribución y conservación vigentes. 2.2 Todos los electrónicos y físicos, internos y externos que estén finidos en el Sistema Gestión la Calidad, consirando el control procedimientos gobernadores, procedimientos operativos e instrucciones trabajo, así como el Manual Gestión Calidad, Manual Planeación la Calidad y Manual Organización. 2.3 Este documento aplica a todas las Unidas Responsables la Subsecretaría Planeación y Coordinación involucradas en el Sistema Gestión la Calidad. 3. Políticas operación. 3.1 Las actividas elaboración, revisión, aprobación y modificación controlados internos, se finen en el procedimiento estructura documental. 3.2 El Coordinador ISO cada una las unidas responsables, terminará quien será responsable l control. 3.3 Todo el personal que elabore o utilice (internos y/o externos) que afecten el Sistema Gestión la Calidad berá registrarlos con el responsable l control. 3.4 Los l Sistema Gestión la Calidad internos son controlados en forma electrónica. 3.5 Los l Sistema Gestión la Calidad que sean impresos o que no presenten sello copia controlada, únicamente servirán como referencia y no podrán ser utilizados como oficiales ntro l sistema. 3.6 Únicamente serán válidos para el Sistema Gestión la Calidad los internos impresos que sean consirados como originales y berán ser administrados por el encargado control o Coordinador ISO la Unidad Responsable, Representante la Dirección, estos serán reconocidos por contener las firmas originales elaboración, revisión y autorización. 3.7 El responsable control en las Unidas Responsables se encargará toda la documentación l Sistema Gestión la Calidad, con excepción los procedimientos gobernadores y Manual Gestión la Calidad, los cuales son controlados por la Coordinación Proyectos Estratégicos y a los que se podrán solicitar modificaciones acuerdo al punto 3.8.

2 Procedimiento gobernador para el control Página Para el caso baja, modificación o alta controlados internos o externos, registrados por control, el solicitante berá notificar por medio l formato Solicitud Modificaciones a DGICO-ES-CA-PG (establecido en la Guía Técnica para la Elaboración Procedimientos) al responsable l control. En el caso específico baja algún documento no se podrá utilizar su código para otro documento controlado. 3.9 En el caso que se mantengan por cualquier razón consirados como obsoletos, estos berán ser intificados por medio un sello con la leyenda documento obsoleto Cuando se requiera emitir copias controladas externos (CD o diskette) esto se intificarán con un sello con la leyenda copia controlada y se controlará su distribución por medio una lista distribución.

3 Procedimiento gobernador para el control Página Diagrama procedimiento Personal que documenta o solicitante Responsable control Coordinador ISO Representante la Dirección Usuario externos Inicio No Si Documento nuevo 1 2 Elaboración un documento nuevo Recepción documentación a controlar 3 4 Solicitud actualizaciones a la documentación los procesos 5 Realización modificaciones a los procesos A 6 7 Solicitud modificaciones a procedimientos gobernadores y manual gestión la calidad. Recepción y envío solicitus modificaciones Recepción, revisión y aprobación solicitus modificación 8 9 Recepción modificaciones y actualización en sistemas 10 Control los externos Cambios en externos 11 A Archivo originales 12 Difusión l documento Fin

4 Procedimiento gobernador para el control Página Descripción l proceso Secuencia Etapas 1. Elaboración un documento nuevo. Actividad 1.1. Cuando se requiera elaborar por primera vez un documento controlado interno (manuales, Procedimiento Operativo, Instrucciones Trabajo, etc.), éste es elaborado por el solicitante acuerdo a los criterios establecidos en la Guía Técnica para la elaboración Manuales Procedimientos y al Procedimiento Estructura Documental Solicita al responsable control que le asigne el número consecutivo al código l documento, pudiendo hacer éste observaciones forma al mismo Imprime el documento controlado interno y recopila la firma l jefe /coordinador área / subdirector (elaboración) y subdirector /director (revisión) l área que corresponda cada unidad responsable, quienes consirarán antes firmar la necesidad real y contenido operacional l documento para el Sistema Gestión la Calidad, teniendo la facultad rechazar tal documentación Acu a entregar el documento elaborado original en papel y una copia electrónica al responsable l control la Unidad Responsable. Responsable Personal que documenta.

5 Procedimiento gobernador para el control Página Recepción y control documentación 2.1 Recibe documento a controlar y entrega al Coordinador ISO, quién previa lectura conocimiento l nuevo documento, se encargará recopilar la firma la Dirección o Coordinación General y volver al Responsable control. 2.2 Asegura que todo el personal tenga acceso vía red interna o Intranet o internet a la última versión toda la documentación l Sistema Gestión la Calidad y actualiza su Lista Maestra Controlados Genera el respaldo en CD la documentación l Sistema Gestión la Calidad, cuando se realice la actualización l número revisión cualquier documento. 2.4 Intifica el medio en que se resguarda con el nombre la unidad responsable, leyenda Sistema Gestión la Calidad y la fecha respaldo El resguardo se realiza en el lugar en que se consire apropiado, cuidando que esté exento polvo, humedad o cualquier factor que pudiera ocasionar algún daño o terioro. Nota: Toda la documentación en archivos electrónicos l Sistema Gestión la Calidad no podrá ser manipulada por los usuarios estos, ya que sólo son para consulta y la impresión estos se consira como copias no controladas, excepto para el caso formatos que son utilizados en la operación diaria. Responsable control 3. Solicitud Actualizaciones a la documentación los procesos 3.1. Para el caso modificación, alta o baja controlados internos o externos posteriores a la Oficialización l Sistema Gestión la Calidad, el solicitante berá notificar los cambios requisitando y entregando el formato Solicitud Modificaciones a DGICO-ES-CA-PG (que se encuentra en la Guía Técnica para la Elaboración Manuales Procedimientos), al Responsable Control Cuando los espacios l formato mencionado no sean suficientes para tallar los cambios a la documentación, el solicitante be anexar a la Solicitud una copia no controlada l cambio requerido. Personal que documenta. Nota: La Solicitud modificaciones a DGICO-ES- CA-PG berá ser firmada por el solicitante, su jerárquico superior inmediato y/o Subdirector y el Director o Coordinador la Unidad a la que pertenece.

6 Procedimiento gobernador para el control Página Realización modificaciones a la documentación los procesos 4.1. Realiza los cambios solicitados en archivo electrónico, imprime y recopila firma elaboración y revisión requeridas Entrega al Coordinador ISO, quién previa lectura conocimiento l nuevo documento, se encargará recopilar la firma la Dirección o Coordinación y volver al Responsable control Realiza trámite con el responsable Sistemas para que todo el personal tenga acceso vía red interna a la última versión toda la documentación l Sistema Gestión la Calidad y actualiza la Lista Maestra Controlados -01 (en el caso baja un documento no se podrá utilizar su código para otro documento controlado nuevo). Responsable control 5. Solicitud modificaciones a Procedimientos gobernadores y manual gestión la calidad Para el caso en que la Solicitud Modificación DGICO-ES-CA-PG sea procedimientos Gobernadores o Manual Gestión la Calidad se procerá la siguiente manera: 5.2. Entrega Solicitud mencionada al Coordinador ISO, (Cuando los espacios l formato mencionado no sean suficientes para tallar los cambios a la documentación, el solicitante be anexar a la Solicitud una copia no controlada l cambio requerido y/o archivo electrónico en CD o diskette). Responsable control Solicitante 6. Recepción y envío solicitus modificación 6.1. Recibe l solicitante la Solicitud modificación, revisa que esté correctamente requisitada y la envía al Representante la Dirección en la Coordinación General Proyectos Estratégicos, quien terminará la aplicabilidad l cambio requerido o improcencia l mismo (en ambos casos notificará por mail al Coordinador ISO). Coordinador ISO

7 Procedimiento gobernador para el control Página Recepción, revisión y aprobación la solicitud modificación Recibe y revisa la solicitud, termina su procencia y aprueba firmando la solicitud sugerida. En caso contrario notifica al solicitante la causa l rechazo Una vez que ha sido aprobado el cambio, el Representante la Dirección informa a los Coordinadores ISO, enviando comunicado, archivo vía correo electrónico con el documento emitido o modificado y solicitando que a través l mismo medio se acuse recibo anotando en el mismo los siguientes datos: - Nombre l documento o formato - Código - Número revisión Para que también aseguren tales cambios en la red interna la unidad administrativa a la que pertenecen. Representante la Dirección 8. Recepción modificaciones y actualización en Sistemas Recibe modificación y asegura la realización l trámite con el responsable Sistemas para que todo el personal tenga acceso vía red interna, Intranet o internet, a la última versión toda la documentación l Sistema Gestión la Calidad, así como requiere la actualización la Lista Maestra Controlados OM-CA-PG al Responsable Control. Coordinador ISO 9. Control los externos. 9.1 Los externos se controlarán registrándolos en el Registro Controlados Externos OOM-CA- PG , así mismo estos ben ser mencionados en el punto 6 ( referencia) cada procedimiento. Se sella la primera hoja l documento tipo externo como copia controlada (aplicable sólo para el caso la emisión copias controladas), se genera oficio entrega relacionando a los puestos a quien se le distribuye el documento y se solicita su firma recibido. NOTA: Los externos que son consultados vía internet no están contenidos en el Registro Controlados Externos -02, bido a que está fuera l ámbito competencia las Unidas Responsables la actualización dicha documentación. Responsable Control l 10. Cambios a externos En el caso haber adquisiciones o actualizaciones en la versión los externos, cada área será responsable notificar tales cambios al Responsable l Control, para que actualice la lista correspondiente. Usuario l documento origen externo.

8 Procedimiento gobernador para el control Página Archivo originales Archiva la última versión los internos originales firmados, en una carpeta que contenga todos los controlados internos ya autorizados en su última versión. Esta carpeta berá contener: La última versión la Lista Maestra Controlados -01. El original la última versión los controlados internos Sustituye por la nueva versión la inmediata anterior l documento controlado interno, colocando el sello documento obsoleto en la versión impresa obsoleta. (Sólo se conservan los últimos originales obsoletos). Responsable l Control 12. Difusión l documento Informa a todas las áreas a través un correo electrónico o por algún medio escrito la adición l nuevo documento o la modificación realizada a ya incorporados. Responsable Control l Utiliza el nuevo documento o las modificaciones incorporadas la última versión l documento. Usuario l documento controlado interno

9 Procedimiento gobernador para el control Página referencia. Manual Gestión la Calidad Guía Técnica para elaboración procedimientos Código (cuando aplique) De acuerdo a cada UR No aplica 7. Registros Registros Tiempo conservación Responsable conservarlo Código registro o intificación única Lista Maestra Controlados Mientras no haya modificación Responsable l Control -01 Registro Controlados Externos Mientras no haya modificación Responsable l Control -02 Solicitud Modificación 1 Año Responsable l Control DGICO-ES-CA-PG Glosario 8.1 Documento Controlado: Es todo aquel documento interno y/o externo que presente información que afecte a la calidad los productos o servicios proporcionados. 8.2 Documento Controlado Interno: Documento l Sistema gestión la calidad, sarrollado por el personal los diferentes procesos incluidos en el alcance l mismo. 8.3 Documento Controlado Externo: Documento que sirve para apoyar el sarrollo las actividas y funciones l sistema aseguramiento calidad y que no es elaborado manera interna. 8.4 Lista Maestra Controlados: Es la lista en don se registran todos los internos que integran el sistema gestión. 8.5 Registro controlados externos: Documento en el que se registran todos aquellos externos que afecten a las actividas incluidas en el Sistema gestión la calidad. 8.6 MGC: Manual Gestión Calidad. 9. Anexos 9.1 Lista Maestra ( -01) 9.2 Registro controlados externos ( -01) 9.3 Solicitud modificaciones a (DGICO-ES-CA-PG )

10 Procedimiento gobernador para el control Página Cambios a esta versión Número Revisión 0 1 Fecha la actualización Enero 2004 Junio 2004 Descripción l cambio Creación l Sistema Gestión la calidad. Anexo metodología para el control los respaldos la documentación. CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Revisó : Autorizó: Nombre Lorena Díaz Loyola Alejandro Tejado Dondé Alejandro Tejado Dondé Firma Fecha Junio / 2004 Junio / 2004 Junio / 2004