Procedimiento del SGC para el Control de Registros de Calidad Referencia de la Norma ISO 9001: REVISIONES Y ACTUALIZACIONES

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1 90:2008 REVISIONES Y ACTUALIZACIONES No. de Rev. Fecha de Modificación Hoja modificada Descripción de la revisión o actualización Se adecua el procedimiento TODAS referenciando la norma NMX-CC- 90-IMNC-2008 en el encabezado 21//20 del documento. La solicitud de modificación de un Registro, puede hacerse por vía correo electrónico o memorándum 02 16/06/21 TODAS Se modifica el encabezado del documento por cambio de imagen 03 /09/22 4 Se anexa referencia el MEG 2003 como Se modifica el texto de la pagina 2 por la dirección electrónica de la 04 4/08/24 2, 5 universidad por cambio de dominio. Se modifica redacción de la descripción del procedimiento. 15/11/25 TODAS Se modifica redacción de descripción del procedimiento Elaboró, Nombre y Firma Tomás Ramírez Cid Tomás Ramírez Cid Tomás Ramírez Cid Alfredo Landa Becerra Maricela Avila Soto Este Procedimiento deberá ser actualizado conforme a los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora, a partir de la fecha de emisión o última revisión; para aumentar la eficacia de su cumplimiento. La dirección electrónica en donde se encuentra ubicado este procedimiento es: para consulta general. ELABORÓ: DIR. P. E Y C. 19 DE AGOSTO DE REVISÓ: DEPTO. DE CALIDAD. 15 DE OCTUBRE DE 25. AUTORIZÓ: RECTOR 15 DE OCTUBRE DE DE 11

2 90:2008 ÍNDICE Contenido Página 1. Propósito Alcance Referencias Definiciones Políticas de Operación Descripción del Procedimiento Registros Diagrama de Flujo Anexos DE 11

3 90: Propósito. Establecer los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los Registros de Calidad establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad de la UTGZ. 2. Alcance. Este procedimiento aplica a todos los Procesos Estratégicos de la UTGZ. 3. Referencias. Manual de Calidad. SEE-PG- Procedimiento del SGC para el Control de Documentos. MEG:2003 Modelo de Equidad de Género Definiciones. Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente información que afecte a la calidad de los servicios proporcionados por la Universidad. Documento de Origen Externo: Documento que sirve de referencia al desarrollo de actividades y funciones del Sistema de Gestión de la Calidad, el cual no fue elaborado de manera interna. Documento Electrónico Interno Controlado: Documento del Sistema de Gestión de la Calidad. Lista Maestra : Registro de calidad en donde se encuentran relacionados todos los Registros Controlados que integran el Sistema de Gestión de la Calidad. Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos, proporciona evidencia de las actividades desempeñadas así como de su cumplimiento. 5. Políticas de Operación Frecuencia Este procedimiento es aplicable de manera continua Disposiciones generales El control para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros es responsabilidad del usuario de acuerdo a lo establecido en la lista para el control de los registros de calidad y lo descrito en el apartado 7 de cada uno de los procedimientos Todos los formatos de los procedimientos al momento de requisitarse se convierten en registros de calidad; los cuales deberán ser controlados por cada uno de los usuarios y de acuerdo a la política anterior Los espacios en los formatos de los registros de calidad deben ser requisitados de acuerdo a su instructivo o bien cancelados en caso de no requerir llenarse. 3 DE 11

4 90: En los casos en que los registros se controlen por folio y se tenga la necesidad de realizar alguna corrección, se debe cancelar completamente el registro, cruzándolo completamente con la palabra Cancelado debiéndose archivar y conservar en el área correspondiente con el fin de mantener un control Los formatos para los registros de calidad, serán proporcionados por las Direcciones pertinentes, según se utilicen como se describen en cada procedimiento Los usuarios de los registros de calidad son responsables de mantener un respaldo impreso o electrónico, con el fin de que sean recuperados, en caso de alguna contingencia. 4 DE 11

5 90: Descripción del Procedimiento. Secuencia de etapas 1. Solicita 2. Revisa y Autoriza 3. Uso del Formato de Registro de Calidad Actividad 1.1 El titular de cada Área, solicita a la Dirección de Planeación Evaluación y Calidad o al encargado/encargada del SGC vía correo electrónico o memorándum, la solicitud para modificar o dar de alta, según se trate, algún Formato para Registro de Calidad. 2.1 Recibe propuestas para Formatos de Registros de Calidad con la justificación para generar un nuevo registro o modificar uno existente. 2.2 Revisa que los formatos o documentos para los registros propuestos sean convenientes al SGC. 2.3 Autoriza los formatos o documentos para registros, lo que expresa al momento de incorporarlos al SGC. 2.4 Realiza el llenado de la tabla Revisiones y Actualizaciones del procedimiento en el cual se modifica o da de alta un nuevo formato. 2.5 Realiza el llenado del SGC-RC-11 Formato de Control de Cambios. 2.6 Realiza el alta en la Lista de Control para Registros de Calidad SGC-RC-06, cuando se trate de un nuevo registro. 2.7 Notifica los cambios pertinentes. 3.1 Utiliza los formatos autorizados para la operación de los procedimientos respectivos. 3.2 Almacena los registros física o electrónicamente con base en la operatividad y lo indicado en el apartado 7 del procedimiento respectivo. Fin del Procedimiento Responsable Área Responsable Departamento de Calidad. Responsable del Procedimiento. 5 DE 11

6 90: Registros. Los registros que se utilizan son los siguientes: Registros Lista de Control para Registros de Calidad Formato de Control de Cambios. Tiempo de retención Hasta la siguiente revisión Hasta la siguiente revisión Responsable de conservarlo Dirección de Planeación Evaluación y Calidad Dirección de Planeación Evaluación y Calidad Código del Registro SGC-RC-06 SGC-RC-11 6 DE 11

7 de Registros de Calidad 90: Diagrama de Flujo ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE CALIDAD RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO Inicio Solicita Revisa y Autoriza. Uso del Formato de Registro de Calidad Fin 7 DE 11

8 Nombre del Documento: Procedimiento del SGC para el Control 90: Anexos Lista de Control para Registros de Calidad SGC-RC-06 8 DE 11

9 Nombre del Documento: Procedimiento del SGC para el Control 90:2008 INSTRUCTIVO DE LLENADO NÚMERO ACTIVIDAD 1 Espacio para anotar el nombre del registro.. 2 Espacio para anotar el código. 3 Espacio para anotar el responsable de conservarlo. 4 Espacio para anotar el tiempo de retención. 9 DE 11

10 Nombre del Documento: Procedimiento del SGC para el Control 90: Formato de Control de Cambios. SGC-RC DE 11

11 Nombre del Documento: Procedimiento del SGC para el Control 90:2008 INSTRUCTIVO DE LLENADO NÚMERO DESCRIPCIÓN 1 Espacio para anotar el nombre consecutivo de revisión.. 2 Espacio para anotar la fecha de revisión. 3 Espacio para anotar el Procedimiento. 4 Espacio para anotar la modificación que se trate en el procedimiento (cambios en los formatos, políticas, alta de un formato, etc.) 5 Espacio para anotar nombre y firma del responsable de la modificación 11 DE 11

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