INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE XALAPA

Transcripción

1 Fecha de Efectividad: Octubre 2015 Versión: 08 Requerimiento: Código: D-CC-07 Hoja 1 de 6 I. Objetivo Definir la metodología para la elaboración y control de documentos necesarios dentro del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Tecnológico Superior de Xalapa. II. Alcance Aplica para todos los documentos que se generen en el Instituto Tecnológico Superior de Xalapa; así como los documentos externos en relación con el Sistema de Gestión de la Calidad. III. Políticas 1. Los documentos deberán llevar el siguiente encabezado en cada una de sus hojas, a excepción de los formatos y documentos externos que pudieran llevar otro encabezado: INSTITUTO TECNOLÓGICO Fecha de Efectividad: Versión: Requerimiento: Código: Hoja No. X de X DOCUMENTO: En donde: Fecha de efectividad: indicar la fecha en que el documento tiene validez y es aplicado. Versión: Indicar el número consecutivo de la versión que se trate. Requerimiento: Debe corresponder al requisito de la norma ISO 9001:2008 con el que tenga mayor relación. Código: Asignar el código de acuerdo a las políticas del presente procedimiento. Hoja No. _ de _: Poner el número de hoja actual y el total de hojas que tiene el documento. DOCUMENTO: La palabra DOCUMENTO se elimina y se pone el nombre del documento que se trate. En la primera o en la última hoja llevará el siguiente pie de página: Elaboró: Revisó: Autorizó: Puesto Nombre Firma 2. Las copias impresas o electrónicas no llevarán la firma de elaboró, revisó y autorizó, quedando en el archivo del controlador de documentos el original con las firmas. 3. Se consideran documentos vigentes y controlados, aquellos documentos del SGC que se encuentren disponibles en la Coordinación de Calidad y en la página WEB del ITSX en el apartado del Sistema de Gestión de Calidad. 4. En caso de requerir disponibilidad del documento impreso, éste se le coloca la leyenda Documento controlado. Cualquier documento impreso que no contenga la leyenda Documento Controlado, se considera no válido dentro del SGC. 5. Las responsabilidades para la revisión y autorización de documentos son descritos en la siguiente tabla: Puesto: Nombre: Firma: Elaboró: Revisó: Autorizó CONTROLADOR DE COORDINADOR DE CALIDAD DIRECTOR GENERAL DOCUMENTOS NAYELI SERRANO VILLA ANTONIO JANOARY ALEMÁN MIGUEL ÁNGEL MARTÍNEZ CHANG POCEROS

2 Requerimiento: Código: D-CC-07 Hoja 2 de 6 REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE DOCUMENTOS DOCUMENTO REVISA AUTORIZA Manual de la Calidad Director del I.T.S.X. Director de I.T.S.X. Procedimiento Subdirección de área Director de área Instrucciones de Trabajo Subdirección de área Director de área Catálogo, Tabla Subdirección de área Director de área Documento General. Subdirección de área Director de área Manual (operativo, funciones y otros) Director de área Director del I.T.S.X. Formatos Subdirección de área Director de área Aquellos documentos que se les asigne el código CC Coordinador (a) de Calidad Director de I.T.S.X. Coordinación de Calidad *Para el caso de los documentos emitidos de la Subdirección Administrativa, Revisa el Jefe de Departamento y Autoriza el Subdirector Administrativo. 6. Todos los documentos del S.G.C., pueden ser identificados por el nombre que deberá estar incluido en la Lista Maestra de Control de Documentos o bien con un código como se describe en la siguiente tabla: CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS W = TIPO DE DOCUMENTO D= Documento F= Formatos AA AP AV AD CC DG XX= ÁREA Subdirección Académica Subdirección de Planeación Subdirección de Vinculación Subdirección Administrativa Coordinación de Calidad Dirección General YY= NUMERO CONSECUTIVO El No. consecutivo consta de 3 dígitos 7. Es responsabilidad del Controlador de Documentos revisar la Lista Maestra de Control de Documentos F-CC-01 y actualizarla cada vez que se modifique alguno de estos, o bien, que se añadan por la edición de un documento nuevo. 8. El Controlador de documentos enviará, mediante correo electrónico u oficio, la notificación de los documentos que sean elaborados, dados de baja o actualizados al responsable de la página web institucional y los puestos a informar. 9. Un documento que sea dado de baja del SGC, deberá registrarse en la Lista Maestra de Control de documentos, en su número de versión, mediante las letras XX y su número no será utilizado con posterioridad, sin borrar ninguno de sus otros datos. 10. Cuando se hagan modificaciones a los documentos, se cambia el número consecutivo de la versión colocando la leyenda documento obsoleto en la primer hoja de la versión pasada y sólo se quedará en el archivo de control de documentos la última versión vigente. Los documentos obsoletos podrán ser resguardados en formato digital, con la leyenda DOCUMENTO OBSOLETO, por lo que podrá omitirse tener el documento obsoleto impreso. 11. Los documentos externos son controlados mediante copias electrónicas en formato PDF y, se encuentran disponibles en la página WEB del ITSX en el apartado de TRANSPARENCIA. 12. Un procedimiento será modificado cuando haya cambios en la norma, revisiones por la dirección, cuando se vea afectado en la operación del mismo.

3 Requerimiento: Código: D-CC-07 Hoja 3 de Es responsabilidad de la persona que da de alta un documento externo notificar a la coordinación de calidad alguna modificación del mismo. 14. Todos los procedimientos deberán de contener los siguientes puntos y en el orden establecido en este procedimiento: I. Objetivo II. Alcance III. Políticas IV. Descripción de actividades V. Documentos de referencia (sólo los utilizados para las descripciones de las actividades indicadas en el procedimiento) VI. Registros (sólo los utilizados para las descripciones de las actividades indicadas en el procedimiento) VII. Control de cambios VIII. Glosario Nota: en caso de aplicar anexos, estarán al final del procedimiento. 15. Todos los documentos son revisados por lo menos cada dos años a partir de la fecha de efectividad, con el propósito de asegurar continuamente la congruencia entre lo que se dice y se hace dentro de las áreas. En caso de no existir algún cambio, se levantará una minuta u oficio de acuerdos y se informará al control de documentos. 16. Con la finalidad de evitar la duplicidad de documentos con el sistema de gestión ambiental, los documentos que sean utilizados para ambos Sistemas de Gestión, llevarán el número de requerimiento de cada una de las normas aplicables y el código que corresponda a cada Sistema. IV. Descripción de Actividades SEC. RESPONSABLES ACTIVIDADES CUÁNDO 1 Elaborador de documento y controlador de documentos Elaborador de documento: 1.1 Elabora/Modifica el documento, de acuerdo a las necesidades de su uso, basándose en los requerimientos de este procedimiento. Controlador de documentos 1.2 Revisa que tenga la estructura especificada en el procedimiento para el Control de documentos (D-CC-07). 1.3 Asigna código el cual está constituido de Cada vez que elabora o revisa un procedimiento acuerdo a lo establecido en este procedimiento o actualiza revisión y lo registra en Lista maestra de control de documentos F-CC Elaborador de documento Controlador de documento y elaborador del documento Elaborador de documentos. 2.1 Busca a los responsables de revisar y autorizar el documento para firma. 2.2 Se lo entrega al controlador de documentos impreso y electrónico para su publicación en medios digitales. Controlador de documentos y Elaborador del documento 3.1 Informa a los usuarios del documento sobre la creación o modificación efectuada. 3.2 Digitaliza el documento con la leyenda Una vez revisado el documento Una vez recabadas las firmas Cada vez que se reciba un nuevo documento o se actualice el mismo.

4 Requerimiento: Código: D-CC-07 Hoja 4 de 6 DOCUMENTO OBSOLETO (o coloca una marca de agua DOCUMENTO OBSOLETO al archivo digital). V. Documentos de Referencia CÓDIGO N/A DOCUMENTO NMX-CC-9001-IMNC-2008 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos). NMX-CC-9000-IMNC-2005 Sistema de Gestión de la calidad, fundamentos y vocabulario. ISO/TR 10013:2001 Directrices para la documentación de sistemas de gestión de la calidad. VI. Registros CÓDIGO REGISTRO TIEMPO DE CONSERVACION F-CC-01 Lista maestra de control de documentos VII. Control de cambios 1 año RESPONSABLE DE CONSERVARLO Coordinador de Calidad LUGAR DE ALMACENAMIENTO Archivo del Coordinador de Calidad VERSIÓN CAMBIO (S) FECHA 00 Se modifica la política 2, 5, 7, 12, 20, 22,26. Se anexa la política 6, de mayo de Se elimina la política 10,17. En el apartado de descripción de actividades, se modifican las actividades 1 y 4. En el glosario se modifican definiciones y se agregan los términos de copia controlada y no controlada. 02 Se eliminan las políticas 1, 6, 8, 10,2 anexo 1. Se modifica la redacción de las políticas 2, 13 y 19. Se modifica la redacción del objetivo y el alcance ampliándolo al sistema de gestión ambiental. Se actualizó de acuerdo a la norma ISO 9001: Se modifican las políticas, se elimina el diagrama del procedimiento. Se modifican la redacción de las políticas 2, Se eliminan las políticas 7 y 8. Se agregan las políticas 3 y 4. Se modifica el encabezado del procedimiento eliminando el logo de la Secretaría de Educación de Veracruz y el apartado de No. De copia. 08 de octubre de de enero de de agosto de de enero de de octubre de 2013

5 Requerimiento: Código: D-CC-07 Hoja 5 de Se modifica la redacción de políticas 1. Se modifica la política 3. Se modifica la política 5 (Cambia quien autoriza y quien revisa en el Documento Formatos y se agrega descripción de documentos con código CC Coordinación de calidad. Se modifica la política 7. Se modifica la política 10. Se modifica la política 12. Se modifica la redacción de la política 13. Se modifica la política 15. Se modifica en la descripción de actividades, las actividades 1.1 y 1.3. Se modifica en la descripción de actividades, la actividad 2.2. Se modifica en la descripción de actividades, la actividad 3.1. Se elimina en la descripción de actividades, la actividad 3.2. Se elimina en la descripción de actividades toda la secuencia 4. Se elimina en registros, el código F-CC-11 Distribución de documentos. La política uno se agrega los documentos externos Se agrega la política 16 Se cambia la política 10 para incluir documentos obsoletos en digital. Se agrega la actividad 3.2 Se modifica el alcance. Se modifica la política 3 Se modifica la política 4 Se cambia la redacción de la política 8 Se cambia la redacción de la política 11 Se modifica en la descripción de actividades la secuencia 3, la actividad 3.2. Agosto 2015 Octubre 2015

6 Requerimiento: Código: D-CC-07 Hoja 6 de 6 VIII. Glosario TÉRMINO Documento S.G.C. Políticas Procedimiento Instrucción de trabajo Formato Copia controlada Copia no controlada Documento externo DEFINICIÓN Información y su medio de soporte, estos pueden ser procedimientos, instrucciones de trabajo, manuales, normas o registros dentro del SGC. Acrónimo de Sistema de Gestión de Calidad. Es el conjunto de lineamientos directivos relacionados con un tema en particular. Es una forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso. Es la descripción detallada de cómo realizar y registrar las tareas. Es un documento utilizado para registrar los datos requeridos por el SGC. NOTA: Un formulario se transforma en un registro cuando se le incorporan los datos, y este sirve para mostrar evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos. Documentos identificados formalmente, que están registrados dentro del SGC, sujetos a actualización y cuyo acceso está regulado. Documentos que no se mantienen actualizados y se identifican con la leyenda de copia no controlada. Información y su medio de soporte, estos pueden ser procedimientos, manuales, normas que son elaborados fuera del I.T.S.X., y que la misma Institución ha determinado que nos necesarios para la planificación y operación del Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental.