COLEGIO CIUDAD DE BOGOTÁ (I.E.D) PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS DE UN SISTEMA DE GESTION

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1 TABLA DE CONTENIDO 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidad 4. Normas y documentos de referencias 5. Definiciones y términos 6. Desarrollo 6.1 Condiciones generales (opcional) 6.2 Diagrama de flujo 6.3 Matriz detallada 7. Anexos 8. Control de cambios Elaboró: Revisó: Aprobó: Cargo: Cargo: Cargo: Firma: Firma: Firma:

2 1. Objetivo Establecer y mantener los registros del sistema de gestión integrada del colegio Ciudad de Bogotá I.E.D. con el fin de identificar, archivar, almacenar conservar y disponer de los mismos. 2. Alcance Aplica a todos los registros que forman parte del Sistema de Gestión integrada del colegio Ciudad de Bogotá. 3. Responsable La persona encargada de llenar los registros y archivarlos líder del proceso. 4. Normas y documentos de referencia - Norma NTC-ISO 9001: Norma NTC-ISO 9000:2000 Fundamentos y vocabulario - Norma NTC-ISO 14001: Norma OHSAS 18001: Definiciones y términos - Formato de registro: Son todas aquellas formas o formularios que se utilizan periódicamente para llenar la información como resultado de una actividad determinada. - Registro: Es el formato lleno que presenta resultados obtenidos y que sirve como evidencia de que se operó adecuadamente el Sistema de Gestión de la Calidad y /o el Sistema de Gestión de Equidad de Género de la Organización.

3 - Disposición de los registros: Acción tomada sobre los Registros del sistema de gestión integrado una vez concluido el tiempo de retención definido (Ej. destrucción, archivo histórico, depuración de archivos). - Tiempo de retención: Periodo que se debe guardar el registro, antes de su disposición. 6. Desarrollo 6.1 Condiciones generales Los documentos del sistema de gestión integrada deben cumplir con lo establecido en el procedimiento de control de documentos y control de registros.

4 6.2 Diagrama de flujo Inicio Diseñar el formato de registro Asignar códigos Establecer tiempos de almacenamiento Registrar en la lista maestra de control de registros y/o en la hoja de revisiones. Llenar los registros Archivar los registros Si Realizar cambios o modificaciones al formato de registro Cambiar el formato? No Almacenar, conservar y disponer de registros Fin

5 6.3 Matriz detallada ACTIVIDAD Diseñar formatos Asignar códigos Establecer tiempos de almacenamiento Llenar los registros DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD - Se diseñan los formatos de registro que se emplearán en su área para mostrar la evidencia objetiva de la operación adecuada del Sistema de Gestión integrado, y se establecen los requerimientos mínimos para la elaboración del formato como título, código, número de revisión, fecha nombre y firma de quien lo elaboró. - Asignar el código al formato de registro de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de control de los documentos. - Define el tiempo de almacenamiento. El llenado del formato de registro debe ser realizado por la persona que realiza la actividad cuidando los siguientes aspectos: -Que la información este completa y legible. - Que no se lleven a cabo tachones o enmendaduras. - Los espacios del formato que por alguna razón justificable no vayan a ser empleados deberán ser cancelados con una línea horizontal RESPONSAB LE Elaborador/a del Formato de registro Controlador/a de Documentos Elaborador/a del formato de registros Responsable del proceso de registro REGIST RO El/la responsable de cada área donde opera el procedimiento, controla los registros, ya sea con

6 Archivar y manejar los registros Realizar cambios o modificaciones: Almacenar, conservar y disponer del documento folios consecutivos, a través de listas, por fechas, etc. Se archivan los registros según la información que se presenta en la lista maestra, datos del responsable de archivo tiempo y lugar de archivo donde los registros deberán ser archivados de forma tal que puedan ser fácilmente accesados. Los registros deberán ser archivados en un lugar que los asegure contra daño ó deterioro. Cualquier cambio a los formatos que actualmente se tienen será realizado por la misma área que elaboró el original, quien además modificará los procedimientos que se vean afectados actuando conforme a lo establecido en el procedimiento Control de Documentos. Quién efectúe un cambio en los formatos, deberá dar aviso por oficio o memorándum a el/la Controlador/a de Documentos para que se hagan los cambios en Lista Maestra. Una vez que el periodo de archivo del registro se concluye; el/la responsable del mismo y se procede a destruirlos. Responsable del registro Elaborador/a del formato de registro Responsable del registro -N/A 7. Anexos

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