PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Transcripción

1 Logo de la organización PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Responsable del Proceso: Controlador/a de Fecha de Efectividad: Junio 2010 Requerimiento: Código: PD-CDC-01 No. Revisión: 02 Hoja: 1 de 10 I OBJETIVO Definir el proceso a seguir para la elaboración y control de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión de Equidad de Género del Colegio de Bachilleres de Quintana Roo. II. ALCANCE Aplica para la elaboración y control de los documentos relativos al Sistema de Gestión de la Calidad y al Sistema de Gestión de Equidad de Género del Colegio de Bachilleres del Estado de Quintana Roo, tales como: Manual de Calidad Manual de Equidad de Género Manuales Operativos Manuales de Funciones Procedimientos Planes de Calidad Instrucciones de Trabajo Formatos Instructivos de llenado de formatos Normativos Reglamentos Programas de trabajo Programas de Estudios Mapas Curriculares Guías Didácticas Diseños Instruccionales Instrumentos de Medición Psicológica Otros Elaboró: Revisó: Autorizó: Puesto Controlador/a de Coordinador/a de Calidad Representante de la Dirección Fecha JUNIO 2010 JUNIO 2010 JUNIO 2010 Nombre Firma Luís González Pacheco Gómez Ángel Franco Gamboa Ángel Franco Gamboa

2 Requerimiento: Código: PD-CDC-01 No. Revisión: 02 Hoja: 2 de 10 III. DIAGRAMA DEL PROCESO 1 Elaborador/a de Controlador/a de Elabora Documento y/o realiza cambios Responsable del Área 2 3 Recibe documento y Asigna Código Revisa y Autoriza 4 No Revisa que el Documento cumpla requisitos Si 5 Registra y/o Retira en la 6 Coordina difusión, define lista de distribución 7 Archiva Original 8 Vigila su uso y recibe sugerencias de cambios

3 Requerimiento: Código: PD-CDC-01 No. Revisión: 02 Hoja: 3 de 10 IV. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Elaboración de los documentos Los documentos deben ser elaborados en los formatos establecidos por el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Gestión de Equidad de Género según corresponda. Es responsabilidad del/a Controlador/a de que se cumpla con este procedimiento. En la redacción, todos los documentos deberán escribirse con letra Arial tamaño 10 ó 12. El/la Elaborador/a del documento determinará el tamaño de la letra a utilizar en sus encabezados, títulos, tablas, diagramas, etc., de acuerdo a la información de los documentos. Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de Gestión de Equidad de Género deben ser elaborados en los formatos correspondientes (Procedimiento, Formato, Instructivo, etc.) escritos en computadora para que al imprimir el documento sea legible. Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad y del Sistema de Gestión de Equidad de Género deben mostrar el nombre del documento. El encabezado de los formatos contendra: a la izquierda, el Escudo del Estado, a la derecha el logotipo oficial del Colegio de Bachilleres y centrado el nombre del Colegio de Bachilleres del Estado de Quintana Roo, en el siguiente renglón, Dirección General. COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE QUINTANA ROO DIRECCION GENERAL en el siguiente renglón, el Nombre del Area correspondiente en otro renglón el nombre de la instancia responsable de la elaboración del documento y en el pie de página, el número de revisión con fecha de realización y código correspondiente, para asegurar su fácil identificación. R01/1107 PD-XXX-01 R01 (revisión del documento) (corresponde al código /1107 (Mes y año que se realizo la revisión) del documento) Nota: La descripción de la actividad a desarrollar dependerá de la complejidad de la tarea y la experiencia del responsable de ejecutarla.

4 Requerimiento: Código: PD-CDC-01 No. Revisión: 02 Hoja: 4 de 10 La responsabilidad de la Revisión y Autorización de los documentos, será de acuerdo con la Tabla 1: Tabla 1: Revisión y Autorización de documentos Documento Revisa Autoriza Manual de Calidad Elaborador/a del Documento Director/a General del COBAQROO Manual de Equidad de Género Elaborador/a del Documento Director/a General del COBAQROO Procedimientos Instrucciones de Trabajo Catálogos Tablas y/o Listas. Elaborador/a del Documento Elaborador/a del Documento Elaborador/a del Documento Elaborador/a del Documento Dirección de Área responsable - Representante de la Dirección Dirección de Área responsable - Representante de la Dirección Dirección de Área responsable - Representante de la Dirección Dirección de Área responsable - Representante de la Dirección Planes de Calidad Elaborador/a del Documento Dirección de Área responsable - Representante de la Dirección Formatos Elaborador/a del Documento Área Responsable Control de Para efectos del control de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad y del Sistema de Gestión de Equidad de Género, podrán ser elaborados y revisados por una misma persona, pero no autorizados por ella misma. La confiabilidad y protección de la información contenida en los documentos son responsabilidad del Coordinador/a de Calidad y del/a Controlador/a de. El acceso a la información en la, será autorizada por el/la Coordinador/a de Calidad y el/la Controlador/a de. Antes de emitir un documento los/las responsables de su elaboración deberán verificar la redacción, ortografía y normas establecidas para hacer los documentos. Se requiere que los documentos sean entregados al/a Controlador/a de respaldados en Disco Compacto para su mejor conservación en el archivo de documentos. Queda prohibido la reproducción parcial o total de las copias controladas de los documentos del sistema de gestión de calidad y del sistema de gestión de equidad de género.

5 Requerimiento: Código: PD-CDC-01 No. Revisión: 02 Hoja: 5 de 10 La responsabilidad del control de documentos será de acuerdo con la Tabla 2: Tabla 2: Niveles de control de documentos Tipo de documento Manual de Calidad Manual de Equidad de Género Procedimientos Instrucciones de Trabajo Catálogos Tablas y Listas Responsable de controlarlo Controlador/a de / Representante de la Dirección Controlador/a de / Representante de la Dirección Controlador/a de / Representante de la Dirección Controlador/a de / Representante de la Dirección Responsable de cada Área Responsable de cada Área Planes de Calidad Responsable de cada Área Formatos Controlador/a de / Representante de la Dirección Forma de controlar el documento Lista maestra de control de registros y (sólo se controla el formato original mas no el número de copias) Forma de identificación del cambio Modificaciones a Una actualización a un documento se considera una modificación. El personal del Colegio de Bachilleres del Estado de Quintana Roo que considere necesario realizar un cambio a un documento, debe contactar al/a Elaborador/a del Documento para que determine la pertinencia de realizar los cambios, para realizarlos

6 Requerimiento: Código: PD-CDC-01 No. Revisión: 02 Hoja: 6 de 10 No se permitirán cambios de códigos ni de estructura a los documentos autorizados; si hay alguna modificación de contenido, el/la responsable del Área donde se elabora el documento, deberá comunicarlo por escrito al/a Controlador/a de. El/la Elaborador/a del Documento, realizará los cambios pertinentes y deberá gestionar su autorización con el responsable de Área correspondiente, para que mediante el formato Bitácora de Cambios de Controlados (FT-CDC-03), se turnen al/a Controlador/a de. Los documentos modificados serán reemplazados por la nueva versión donde aparecerá el nuevo Número de Revisión y la fecha en que se realizó la modificación. Las modificaciones a contenidos de los documentos notificadas al/a Controlador/a de, serán revisadas para su integración a la, considerando lo señalado en la BITACORA DE CAMBIOS en la que se especifica la modificación realizada, el número de revisión del documento y la fecha del cambio. Todos los documentos que sean modificados deben ser difundidos por el/la Elaborador/a del Documento, a todas las personas que participan en el desarrollo del proceso involucrado. Difusión de Se considera válido cualquier forma de difusión que cumpla con el siguiente objetivo: Que las personas que participan en el proceso identifiquen y dominen la manera en que se llevarán a cabo las actividades y responsabilidades establecidas en los documentos. Todos los documentos elaborados deben ser difundidos a las personas que participan en su ejecución. Todos los documentos que sean actualizados deberán ser difundidos a todas las personas involucradas, por el/la Elaborador/a del Documento, para dar a conocer los cambios en el documento. Debe mantenerse evidencia de la difusión por medio de: Minuta de Reunión, Oficio Circular y/o Memorándum. Mantenimiento de los documentos en las Áreas Al/a responsable de Área le corresponde asegurarse de: Que la última versión de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. Que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. Que los documentos existentes, sean pertenencia de su Área.

7 Requerimiento: Código: PD-CDC-01 No. Revisión: 02 Hoja: 7 de 10 V. RESPONSABILIDADES Secuencia Responsables Actividades Cuándo 1 Elaborador/a de Elabora documento y/o realiza cambios: Detecta la necesidad de emitir un nuevo documento o bien realiza cambios en uno ya existente. Define o revisa el nombre con el que se dará a conocer el documento, el cual deberá proporcionar una guía de la naturaleza del mismo, Elabora el documento en conjunto con el responsable del Área y realiza todas las actividades de este punto. Basándose en la instrucción de trabajo IT-CDC-01 Elaboración de Procedimientos Identifica el (o los) resultado(s), que se obtienen del desarrollo del documento en cuestión, con la finalidad de estandarizar su operación. Entrega documento al/la Controlador/a de para su revisión, asignación de código y registro en la Verificar que el documento se encuentre en la, así como aquellos cambios que se realicen 2 Área Responsable Autoriza : Verifica con la normatividad del Colegio de Bachilleres del Estado de Quintana Roo. Revisa el documento y en caso de encontrar alguna diferencia lo informa para su corrección al Elaborador del Documento Verifica que el documento pueda consultarse en la 3 Controlador/a de Recibe documentos y Asigna Códigos: La asignación del CÓDIGO para cada uno de los documentos que se reciben, está constituido de acuerdo a los siguientes elementos:

8 Requerimiento: Código: PD-CDC-01 No. Revisión: 02 Hoja: 8 de 10 WW = Tipo de Documento XXX = Área responsable de elaboración ZZ = Número Consecutivo (WW) Clave correspondiente al tipo de documento de acuerdo a su contenido MC = Manual de Calidad MEG = Manual de Equidad de Género MO = Manuales de Organización MA = Manuales Operativos RG = Reglamentos PD = Procedimientos FT = Formatos IT = Instructivos DN = Normativos OD = Otros PG = Programas IMP = Instrumentos de Medición Psicológica GD = Guías Didácticas DI = Diseños Instruccionales MAT = Material Didáctico (XXX) Clave del Área que elaboró el documento o donde se aplica en caso de ser un documento externo Dirección General = DG Coordinación de Calidad = CDC Coordinación de Equidad de Género = CDE Dirección Administrativa = DAD Dirección Académica = DAC Dirección de Planeación = DPL Planteles = PT Educación Media Superior a Distancia = EMSAD Centro de Servicios Académicos Integrales = CSAI Instancia Educativa = IE (ZZ) Número consecutivo correspondiente al tipo de documento elaborado por el área respectiva Ejemplo: PD-CDC-05 Esto significa que estamos ante un procedimiento (PD) del

9 Requerimiento: Código: PD-CDC-01 No. Revisión: 02 Hoja: 9 de 10 área de Coordinación de Calidad (CDC) y es el quinto procedimiento creado en esa área (05) 4 Controlador/a de Revisa Documento: Revisa que el documento cumpla con los requisitos establecidos en la instrucción de trabajo para elaboración de Procedimientos (IT-CDC-01), con el Procedimiento de Control de (PD-CDC-01), y el Procedimiento de Registro de (PD-CDC-02) para que no tenga conflicto con otros documentos del Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de Gestión de Equidad de Género del COBAQROO. Verifica que el documento cumpla con lo establecido en el Manual de la Calidad, el Manual de Equidad de Género y en la Norma ISO 9001:2000 vigente. SI el documento cumple con los requisitos se acepta para su registro en la en la secuencia 5 Si el documento NO cumple con lo establecido, notifica al/la elaborador/a de documentos para que efectúe las correcciones al documento (regresar a la Secuencia 1). 5 Controlador/a de Registra Documento: Registra documento en la por tipo de ficha y en la Bóveda correspondiente Verifica que el nuevo documento aparezca en la Lista Maestra de en la. Con la información obtenida de la se elabora una Lista Maestra de Controlados (FT-CDC-01), para el seguimiento y control de los mismos. Archiva electrónicamente documento original. Los documentos de origen externo se registran en la Lista Maestra de como Normativos (DN) en el Área donde se apliquen Recibe Oficio o Memorandum de solicitud de cambio de documento, relacionándolos en la bitácora de cambios donde se especifica la modificación realizada, el número de revisión del documento y la fecha del cambio.

10 Requerimiento: Código: PD-CDC-01 No. Revisión: 02 Hoja: 10 de 10 Retira de la el o los documentos que el/la elaborador/a solicita se cambien Registra la nueva versión del documento en la Massterweb Los documentos obsoletos se registrarán en la Bóveda correspondiente hasta su eliminación definitiva de acuerdo con la normatividad archivística. Realiza Respaldos Electrónicos, con la finalidad de proteger la información, y en caso de no tener acceso directo a la, poder realizar las consultas necesarias. 5 Elaborador/a de Define Lista de Distribución: En conjunto con el/la controlador/a de documentos definen la lista de usuarios que deberán tener una copia controlada del documento. Para definir quienes serán los usuarios del documento se debe tomar en cuenta que todos los documentos de los sistemas deben estar en las áreas donde se realizan actividades especificadas en dichos documentos. 6 Elaborador/a de Coordina Difusión del Documento: Prepara los documentos y formatos necesarios. Reúne a las personas relacionadas en la ejecución de las actividades del documento. Realiza una explicación detallada del Procedimiento. Socializa con los participantes la ejecución del documento. Llena la Minuta de la Reunión de Difusión de documentos Distribuye Documento: Entrega cada una de las copias. Recaba firmas de los usuarios en la Minuta de la Reunión de Difusión

11 Requerimiento: Código: PD-CDC-01 No. Revisión: 02 Hoja: 11 de 10 7 Controlador/a de Archiva Original: Guarda los documentos originales en el Archivo correspondiente. Archiva el documento original, hasta la edición de una nueva revisión. En los casos del externo no será necesario tener los originales impresos archivados. Elabora respaldo electrónico 8 Elaborador/a de / Responsables de Áreas Realiza Cambios: Cuando existan cambios en la documentación deben intervenir las áreas que participaron en la edición del documento original (elaboró, revisó y autorizó), a menos que hayan surgido cambios en dichas áreas, si es así deben participar las personas que ocupan dichas Áreas. Al realizar un cambio en un documento se debe actualizar el número de revisión y la fecha de su realización: EJEMPLO: R01/1107 R01 (corresponde a la revisión del documento) /1107 (corresponde al mes y año que se realizo la revisión) Si el cambio se realizara en algún formato anexo al Procedimiento, este no afectará su número y fecha de revisión, porque solamente se aplicará al formato que se cambie. Sustituye Documento Obsoleto: originales: Una vez realizada una nueva revisión del documento, se debe retirar la revisión anterior enviándola al archivo de DOCUMENTOS OBSOLETOS, y si existierá otro anterior a este en el archivo deberá ser retirado del mismo y eliminarlo. copias: Una vez entregada una nueva revisión de los documento se debe retirar el anterior y eliminarse de los archivos respectivos, para no crear confusiones y mal uso de los mismos. 9 Elaborador/a de / Responsables de Áreas Vigila su uso Vigila su adecuado uso y continuamente verifica su implementación tanto en el personal actual como el de nuevo ingreso. Recibe sugerencias de cambios y/o modificaciones

12 Requerimiento: Código: PD-CDC-01 No. Revisión: 02 Hoja: 12 de 10 VI. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código IT-CDC-01 PD-CDC-01 PD-CDC-02 Elaboración de Procedimientos Procedimiento de Control de Procedimiento de Registro de VII. REGISTROS Código FT-CDC-01 FT-CEG-08 Registros Lista Maestra de del Sistema de Gestión de Calidad Lista Maestra de del Sistema de Gestión de Equidad de Género Tiempo de Conservación Hasta nueva revisión Hasta nueva revisión Responsable de Conservarlo Controlador/a de Comité de Equidad de Género Lugar de Almacenamiento Archivo Controlador de Archivo del Comité de Equidad de Género VIII. GLOSARIO Documento: Escrito que ilustra o informa acerca de un hecho. Documento Interno: Son todos aquellos documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión de Equidad de Género del Colegio de Bachilleres del Estado de Quintana Roo que sirven de guía para la implantación y funcionamiento de los Sistemas. Estos documentos se clasifican en: a). - Manual de Calidad (Nivel 1) b).- Manual de Equidad de Género (Nivel 1) c). - Procedimientos (Nivel 2) d). - o instrucciones de trabajo (Nivel 3) e). - Registros (Nivel 4) Documento Externo: Son todos aquellos documentos proporcionados por instituciones externas al Colegio de Bachilleres del Estado de Quintana Roo y que son necesarios para el cumplimiento de una actividad relacionada con el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Gestión de Equidad de Género.