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1 Sello de Copia Controlada Prohibida su Reproducción Manual de Procedimiento de AUDITORÍA INTERNA MPSGC Versión INDICE I. INTRODUCCIÓN... 1 II. OBJETIVO... 1 III. ALCANCE Y APLICACIÓN... 1 IV. NORMATIVA... 1 V. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS... 1 VI. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO... 3 VII. PROCEDIMIENTO... 4 VIII. MATERIALES... 6 IX. DOCUMENTOS RELACIONADOS... 6 I. INTRODUCCIÓN El presente documento tiene la intención de servir de guía para el proceso de auditoría interna que se debe realizar en la AUPSA. II. OBJETIVO Este procedimiento establece la forma en que se llevan a la práctica las auditorias para el sistema de gestión de la calidad de AUPSA, para que cuando se determine la realización de las mismas, se encuentren de acuerdo a las siguientes fases o etapas: - Programación - Planificación - Ejecución - Documentación - Seguimiento III. ALCANCE Y APLICACIÓN Aplica a los responsables por el programa de auditorías internas de la AUPSA y los auditores que participan en las distintas fases de este proceso. IV. NORMATIVA Norma ISO 9001:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos. Norma ISO 19011: Directrices para realizar auditorías internas de Sistemas de Gestión de la Calidad. V. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Para los efectos del presente manual los términos presentados implicarán lo siguiente: a. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. b. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Revisado por: Fecha: Firma: Aprobado por: Fecha: Firma:

2 c. Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. d. Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría como oportunidades de mejora. e. Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. f. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. g. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. h. Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. i. Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. Página 2 de 6

3 VI. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Inicio Elaborar Programa anual de auditoría Internas Confeccionar Plan de auditoría Ejecución de la Auditoría Interna Documentación de la Auditoría Seguimiento de la Auditoría Inicio Página 3 de 6

4 VII. PROCEDIMIENTO 1. PROGRAMACIÓN DE LAS AUDITORÍA Para programar las auditorías el auditor líder designado analiza los resultados de auditorías previas, y de acuerdo al estado e importancia de los procesos auditados, confecciona el Programa de Auditorías (FSGC ), el cual recoge las fechas de las distintas auditorias que se realizarán durante un periodo de un año. El auditor líder dejará indicado en el Programa Anual de Auditorías lo siguiente: - Periodos en los cuales se deben llevar a cabo las auditorías internas. - La frecuencia de ejecución de auditoría, para lo cual la mínima será anual y se cubrirán todos los procesos del sistema de gestión de la calidad, por lo menos en una auditora interna programa. El Programa Anual de Auditorías es presentado por el Encargado del sistema de gestión de la calidad a la Administración General de la AUPSA para aprobación. En este programa se señalan los periodos en los que se efectuarán las auditorías internas programadas a los diferentes procesos; si por algún motivo, es necesario modificar el programa ya aprobado, el Encargado del Sistema de Calidad informa al Administrador General de la AUPSA para que este apruebe el cambio propuesto y procede a informar al personal involucrado. 2. PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORIAS Para cada una de las auditorias que se realicen (sean programadas o no) el auditor líder confecciona el Plan de Auditoría (FSGC ), el cual contiene los siguientes aspectos. - Objetivo. - Alcance. - Composición del Equipo Auditor. - Fecha y lugar de comienzo. - Programación de reuniones con la Alta Gerencia. - Documentos de referencia. Al planear las auditorías el Auditor líder y/o los Auditores internos elaboraran las Lista de verificación (FSGC ), con el objetivo de apoyarse en el monitoreo de los procesos y dejar evidencia de la ejecución de la auditoría. Este documento lo prepara el auditor asignado, y en el se colocan los aspectos a ser evaluados en el proceso del sistema de calidad de la AUPSA. Nota: Por razones de conveniencia, la AUPSA, podrá sub - contratar los servicios de auditorías internas. 3. EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS Después de cumplida la fase de planeación, comienza la de ejecución de la auditoría. El auditor líder realiza una reunión de apertura para informar al personal involucrado sobre los planes de la auditoria, y aclara cualquier duda o consulta del proceso a ejecutar. Durante la reunión se pasará Lista de Asistencia (FSG-S015-09) El o los auditores, verifican la ejecución de los procesos, a través de los indicadores, los procedimientos y los registros que se dejan como evidencia de cumplimiento. Página 4 de 6

5 Para recoger la información del proceso de auditoría los auditores utilizan el formato de la Lista de verificación (FSGC ), en esta lista se deja evidencia de auditoría del monitoreo a los procesos, los hallazgos encontrados y la ejecución de la auditoría. 4. CIERRE DE LAS AUDITORIAS Después de cumplida la fase de ejecución. El auditor líder realiza una reunión de cierre para informar al personal involucrado sobre los hallazgos de la auditoria. Durante la reunión se pasará Lista de Asistencia (FSGS ) 5. DOCUMENTACIÓN DE LAS AUDITORIAS Después de concluida la fase de ejecución, inicia el proceso de documentación donde los auditores analizan los hallazgos encontrados, y si procede a crear los registros que se dejarán de evidencia de los procesos auditados. Entre los documentos que deben ser dejados están: - Lista de verificación utilizadas por los auditores. - Informe de Auditoría (FSGC ), el cual debe ser entregado a la Gerencia de la AUPSA. - Lista de Asistencia (FSGS ) (Reunión de Apertura/Reunión de Cierre) - Plan de Auditoria (FSGC ) -Evaluación de Auditorias y Auditores (FSCC ) Por otro lado, una vez se entregue el informe de la auditoría, los responsables de los procesos auditados deberán trabajar en los siguientes documentos, del Manual de Procedimiento de Acciones correctivas y Preventivas (MPSGC ): - Cuadro de Seguimiento de las Acciones Correctivas y Preventivas (FSGC ) - Control de Solicitudes de Acciones Correctivas (FSGC ) - Reporte De Oportunidad De Mejora (FSGC ) 6. SEGUIMIENTO DE LAS AUDITORIAS Cuando surja del proceso de auditoría interna algún Reporte de oportunidad de mejora (FSGC ), los auditores verificarán la implantación de las mismas a través del seguimiento en los reportes emitidos. Al concluir esta verificación los auditores dejan evidencia del seguimiento en la Acciones Correctivas. Esta etapa se repite hasta que se cumplan la totalidad de las acciones correctivas propuestas. En caso necesario se utilizará el dorso del formato. Se debe mantener la independencia del área auditada para que el o los auditores no cierren sus propias no conformidades. Para el seguimiento de la efectividad de las acciones correctivas de las auditorías internas y externas, se procederá conforme al Manual de Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas (MPSGC ). 7. CALIFICACIÓN DE LOS AUDITORES INTERNOS Las auditorías internas serán realizadas por personal calificado perteneciente a la organización o personal sub-contratado que reúna los siguientes requisitos de competencia. Página 5 de 6

6 Parámetro Auditor Auditor Líder Educación Educación universitaria Igual a la del auditor Experiencia laboral 4 años de experiencia laboral Igual a la del auditor Formación como auditor interno Experiencia en auditorias Experiencia en el proceso 16 horas de formación como mínimo en un curso de formación de auditores internos, con evidencia de aprobación del examen del curso 2 auditorías completas con un mínimo total de 8 días de experiencia en auditoria como auditor en formación, bajo la dirección y observación de un auditor competente como líder del equipo auditor. Experiencia en el campo laboral comprobado relacionado a los procesos que maneja la organización Igual a la del auditor 2 auditorías completas con un total de al menos 10 días de experiencia en auditoria actuando como auditor líder, bajo la dirección y observación de un auditor competente como líder del equipo auditor. Igual a la del auditor 8. EVALUACIÓN A LA AUDITORIA Y A LOS AUDITORES Una vez concluido el proceso de auditoría, el representante de la dirección o quien se asigne enviará el formulario Evaluación de Auditorias y Auditores (FSCC ), a todos los participantes de la auditoria para que sea completado y devuelto. Una vez concluya el tiempo de encuesta, se analizarán los resultados y se presentaran en la revisión por la dirección. VIII. MATERIALES No se requieren IX. DOCUMENTOS RELACIONADOS Formato de Programa de Auditoría ( FSGC ) Formato de Plan de Auditoría (FSGC ) Formato de Lista de Verificación (FSGC ) Formato de Informe de Auditoría (FSGC ) Evaluación de Auditorias y Auditores (FSCC ) Página 6 de 6

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