OSP-PG07.06 AUDITORÍAS INTERNAS

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1 OSP-PG / 6 OSP-PG07.06 AUDITORÍAS INTERNAS ÍNDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. REFERENCIAS 4. RESPONSABILIDADES 5. CONTENIDO 5.1. Plan de Auditorías 5.2. Etapas de realización de una Auditoría Interna Preparación de la Auditoría Proceso de Auditoría Elaboración del Informe de Auditoría Seguimiento y cierre de la Auditoría 6. ARCHIVO 7. CONTROL DE MODIFICACIONES COPIA INFORMATIVA CONTROLADA Nº FECHA: / / ASIGNADA A: Elaborado: Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevención Revisado y aprobado: Consejero Delegado Fecha : 01/06/07 Fecha : 01/06/07

2 OSP-PG / 6 1. OBJETO Describir el sistema implantado en para la programación y realización de Auditorías Internas del Sistema de Calidad, Gestión Medioambiental y Gestión de Prevención de Riesgos Laborales. 2. ALCANCE Todos los departamentos de cuyas actividades estén sometidas al Sistema de Calidad, Gestión Medioambiental y Gestión de Prevención de Riesgos Laborales. 3. REFERENCIAS Manual de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales de. Colección de Formatos de. 4. RESPONSABILIDADES Consejero Delegado: Aprobar el Plan de Auditorías Internas. Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevención: Elaborar el Plan de Auditorías Internas. Designar, cuando proceda, el equipo auditor. Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Delegación: Seguimiento y cierre de la Auditoría. Responsable del equipo auditor: Elaborar el Programa de Auditoría. Elaborar el Informe de Auditoría. Responsable de la actividad auditada: Proporcionar la información y evidencias solicitadas a lo largo de la auditoría. Ejecutar las acciones correctoras derivadas del informe de auditoría que les afecten.

3 OSP-PG / 6 5. CONTENIDO Se describe a continuación el proceso de realizac ión de las Auditorías Internas del Sistema de Calidad, Gestión Medioambiental y Gestión de Pr evención de Riesgos Laborales y se designan los responsables de programarlas, prepararlas y realizarlas a las distintas áreas de Plan de Auditorías planifica anualmente las Auditorías de Ca lidad, Medio Ambiente y Prevención y deja registro en el Plan de Auditorías (Formato 07.PA), que es aprobado por el Consejero Delegado en las Reuniones del Comité. Como criterios para la confección de dicho pl an, tendrá que tenerse en cuenta el estado y la importancia de las actividades y las gerencias a audi tar, los resultados de las auditorias internas previas así como la obligatoriedad de auditar anualmente todas las áreas de la empresa, el 40% de las obras cuya duración sea superior a doce meses y el 20% de las obras cuya duración sea inferior a doce meses, indicándose en el campo de observaci ones del plan de auditorias las obras previstas que pudieran ser auditadas en el momento de su edición. Los objetivos básicos son los siguientes: Determinar si el Sistema de Calidad, Gestión Medioambiental y Gestión de Prevención de Riesgos Laborales ha sido adecuadamente implantado y documentado. Verificar periódicamente que lo establecido en el Sistema se está llevando a cabo. Evaluar la eficacia alcanzada con el establecimiento del Sistema. Identificar cualquier deficiencia, no conformidad o desviación, respecto de lo establecido por el Sistema. Verificar la solución de las desviaciones que fueron detectadas, después de la aplicación de las acciones correctoras propuestas Etapas de realización de una Auditoría Interna Las fases de las que consta una Auditoría son las siguientes: Preparación de la Auditoría. Comunicación de la Auditoría al área afectada. Contactos previos con los responsables del área afectada. Ejecución de la Auditoría. Elaboración del Informe de Auditoría. Seguimiento y cierre de la Auditoría Preparación de la Auditoría El Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevenci ón designa el Auditor Jefe, que podrá ser personal interno de la empresa o subcontratado, y comprueba su independencia del área a auditar y el cumplimiento del perfil exigido al auditor interno. El Auditor Jefe, en conformidad con el Plan de Auditorías, decide las áreas de la empresa a auditar y forma el equipo auditor. Con la suficient e antelación notifica el propósito de la auditoría mediante la entrega del Programa de Auditoría (Formato 07.PRA) al responsable del área a auditar.

4 OSP-PG / Proceso de Auditoría Toda auditoría comienza con una reunión previa, en la que el equipo auditor se pone en contacto con los responsables del área a auditar y durante la cual se confirma el programa y se establecen los canales de comunicación. Se auditarán, con la profundidad que sea necesaria, aquellos elementos del Sistema de Calidad, Gestión Medioambiental y Gestión de Prevención de Riesgos Laborales que previamente se hayan seleccionado, para verificar su puesta en prác tica y su eficacia. Esta verificación podrá realizarse mediante la supervisión, inspección y revisión de las actividades propiamente dichas y/o de la documentación correspondiente. Son objeto de auditoría todas aquellas activi dades que están sometidas al Sistema de tales como organización, control de documentaci ón, requisitos legales, inspección, aspectos medioambientales, evaluación de riesgos, etc. Las actividades a realizar en la auditoría son las siguientes: Se examinarán los procedimientos para determinar si son completos y adecuados. Se procurará obtener evidencia objetiva de que se respetan los procedimientos establecidos. En los casos en que la realización de ciertas operaciones exija una competencia y/o certificación especial del personal responsable de las mismas, se examinarán los requisitos relativos a la formación y cualificación de dicho personal. Se seleccionarán aleatoriamente trabajos aceptados, comparándose con los requisitos aplicables al caso. La auditoría examinará los controles y registros relativos al proceso, para verificar la conformidad de los mismos con las especificaciones aplicables. Para desarrollar todo lo hasta aquí expuesto, durante la realización de la auditoría, se tendrá en cuenta lo siguiente: Seguir el Programa de Auditoría. Buscar evidencias objetivas tales como informes, firmas, certificaciones, etc. Examinar con suficiente profundidad, para det erminar si el sistema está aceptablemente establecido. Tomar notas de todas las deficiencias en el momento que se observen, con el fin de que las conclusiones de la auditoría puedan ser presentadas con exactitud y suficiente detalle. Anotar y conservar todas las observaciones. Anotar detalles específicos que puedan ser comprobados (número de los procedimientos, revisión, fechas, nombres, etc.). Anotar tanto las deficiencias como las actividades aceptadas. Seguir los puntos abiertos, detectados en Auditorías anteriores. Cuando se detecte una No Conformidad, tratar de comp robar si es fortuita o, por el contrario, es un problema genérico. Una vez concluida la auditoría se mantiene una nueva reunión entre el grupo auditor y los responsables de la unidad auditada, con el fin de presentar los resultados y aclarar cualquier confusión. Se advierte al auditado que se emitirá un informe detallado, al cual deberá contestar identificando las resoluciones o Acciones Correctivas perti nentes en un periodo de tiempo establecido por ambas partes.

5 OSP-PG / Elaboración del Informe de Auditoría El Auditor Jefe prepara el Informe de Auditoría (Formato 07.IA), donde describe con el suficiente detalle las deficiencias encontradas, para asegurar que la unidad auditada pueda poner en práctica las acciones necesarias. El Informe de Auditoría, firmado por ambas partes, es remitido en el plazo especificado al Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevenc ión de Delegación, quien lo difundirá al Consejero Delegado y al personal afectado Seguimiento y cierre de la Auditoría Si existen No Conformidades, el Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevención con la colaboración de los responsables de las áreas auditadas analiza las causas, determina las acciones apropiadas, el responsable y el plazo para su ejecución, y de ello dejan registro en el Seguimiento de Auditoría (Formato 07.SA). Terminado el plazo, el Jefe de Calidad, Medi o Ambiente y Prevención, con la ayuda de los Responsables de Calidad, Medio Ambiente y Prev ención de Delegación comprobará la correcta implantación y eficacia de las medidas adoptadas, y dará por cerrada la auditoría. 6. ARCHIVO Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevención: Plan de Auditorías. Programa de Auditoría. CV del Auditor Jefe subcontratado. Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Delegación: Informe de Auditoría. Seguimiento de Auditoría. 7. CONTROL DE MODIFICACIONES REVISIÓN Nº FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN PÁGINAS REVISADAS Revisión inicial Ampliación planificación auditorías Simplificación y adaptación a las normas UNE-EN-ISO 9001: 2000 y UNE- EN-ISO : 1996 Inclusión del formato 07.SA, Seguimiento de Auditoría y reparto de funciones a los Responsables de Calidad y Medio Ambiente de Delegación. Todas 2, 5

6 OSP-PG / Adaptación a la especificación OHSAS 18001:1999 Todas Cambios en la sistemática de seguimiento y cierre de auditoría Modificación de los criterios para establecer el plan de auditorias internas 3