Procedimiento AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

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1 COOPERATIVA DE AHORO Y CREDITO CAMARA DE COMERCIO DE AMBATO LTDA PROCESO: GESTIÓN DE CONTROL SUBPROCESO: AUDITORIA INTERNA PROCEDIMIENTO: AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD Código: DOCOGEGG Proceso: Gestión de Control Tipo de Proceso Gobernante Productivo Apoyo X Status: Propuesto Aprobado X Publicado Fecha de Elaboración: Fecha de Ultima Revisión: Procedimiento AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD ELABORADO POR: JEFE DE PROCESOS REVISADO POR: GERENTE GENERAL APROBADO POR: CONSEJO DE ADMINISTRACION FIRMA: FIRMA: FIRMA: Fecha: Fecha: Fecha:

2 Contenido Planificación e implementación de nuevos servicios... Error! Marcador no definido. Propósito:... 1 Alcance:... 1 Definiciones y Abreviaturas:... 1 Responsabilidad:... 2 Procedimiento... 3 Planificación. Programa Anual de Auditoría... 3 Preparación de la Auditoría... 4 Referencias... 9 Registros Documentos controlados por el Sistema de Calidad de la Cooperativa Cámara de Comercio de Ambato

3 0 Modificaciones No Versión Tipo de Revisado Aprobado Fecha Modificación 00 Levantamiento Gerente Consejo de General Administración

4 Procedimiento Auditoria Interna de Calidad Propósito: Disponer de una Planificación de Auditorías Internas para verificar el cumplimiento de lo establecido por el Sistema de Gestión de Calidad y evaluar su eficacia. Alcance: Este procedimiento abarca toda la Planificación y ejecución de las Auditorías Internas en los procesos de la Cooperativa que forman parte del SGC ISO hasta la verificación de las acciones correctivas tomadas Definiciones y Abreviaturas: A = Auditoría.- Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. AIN = Auditorías Internas.- Llamadas también auditorías de primera parte, son realizadas por o en nombre de la propia organización para fines internos y puede constituir la base para la auto - declaración de no conformidades de una organización. 1

5 PA = Programas de Auditoría.- Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. EA = Evidencia de la Auditoría.- Registro, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. HA = Hallazgo de Auditoría.- Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. CA = Conclusiones de la Auditoría.- Resultados de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. CL.A. = Cliente de la Auditoría.- Organización o persona que solicita una auditoría. AUDITADO.- Organización que es auditada. AUDITOR.- Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. GG = Gerente General RG = Representante de Gerencia AI = Auditor Interno Responsabilidad: GG.- Elaboración del Programa de Auditorías, autorización y ejecución. 2

6 RG.- Seguimiento y Evaluación. AI.- Prepara Plan de Auditoría y su Ejecución Funcionarios.- Mantener documentación actualizada y proporcionar facilidades para las auditorías. Procedimiento Planificación. Programa Anual de Auditoría El Gerente General GG determina la programación anual y a largo plazo mediante el Formato RGCOGEGG a1 que señala las áreas de la Cooperativa que serán revisadas y la fechas de su ejecución. Estas planificaciones pueden ser modificadas, considerando el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías anteriores, dichos cambios se registran en el Acta de Comité de Calidad RGCOGEGG b1. Para la elaboración del programa de auditoría se considera que los auditores internos no deben auditar su propio trabajo. El Representante de Gerencia RG prepara y presenta la propuesta al Comité de Calidad CC, y en base a su decisión el GG aprueba dejando constancia en el Acta del Comité de Calidad El programa aprobado será revisado y/o ratificado anualmente y cuando el comité de calidad lo requiera. La frecuencia de las auditorias pueden ser modificadas en función de: a) El estado e importancia de la actividad auditada 3

7 b) Reportes de no conformidades c) Quejas de los clientes d) Resultados de auditorias externas e) Resultados de acciones correctivas f) Solicitud expresa del cliente interno o externo g) Cambios significativos en la cooperativa Si en la revisión del programa se produjo reformas se procederá de igual manera que en la programación inicial para su aprobación. Se emiten versiones actualizadas cada vez que amerite. Preparación de la Auditoría a) En base a la calificación del Auditor Interno AI, Registro de Auditores Calificados: RGCOGEGG a1 y Evaluación de auditores internos de calidad, RGCOGEGG a2, el GG designa al auditor líder, quien prepara el plan de auditorías. Ref: RGCOGEGG a3, el mismo que es comunicado vía Internet. b) El AI debe ser independiente de las actividades a auditar. c) Se dispone de una Instrucción de Trabajo en la cual la Cooperativa define los requisitos que necesita una persona como auditor. Ref: ITCOGEGG c1 d) El número de auditores que intervienen en las auditorías internas, AI se lo define según el tamaño de la auditoría a realizarse. 4

8 Lista de Verificación El AI designado prepara la lista de verificación. RGCOGEGG a1. Los auditores seleccionan una muestra de auditoría a partir de una representación física de la población o se realizara la auditoria a una auto evaluación por parte del auditado de acuerdo al entendimiento de la norma y el cumplimiento del procedimiento La Cooperativa ha seleccionado la muestra por dos métodos Selección al Azar Los auditores seleccionan los elementos de la población en forma arbitraria, pero sin un sesgo consciente. Selección Sistemática a) Esta técnica incluye la selección de cada enésimo elemento en la población que siga uno o más puntos de iniciación aleatorios. b) Las observaciones, resultados y puntuaciones de la auditoría son registrados en el formato lista de verificación RGCOGEGG a1 La lista de verificación debe ser anexada al Informe, Plan de Auditoría y archivada por el RG. c) Comunicación al Responsable del Area Auditada Comunicar al responsable del área auditada con 3 a 7 días de anticipación, mediante el envío de un oficio. RGCOGEGG a1 Dicha comunicación contiene: 5

9 El objetivo de la Auditoría Alcance de la Auditoría. Norma de la Auditoría Actividades a ser Auditadas Documentos Aplicables Equipo de Auditores Detalle de la Ejecución. d) Reunión de Apertura Para la reunión de apertura el auditor debe presentarse con el Reporte Plan de Auditoría. RGCOGEGG a1 El Auditor Líder es la persona encargada de dirigir la reunión, la misma que debe ser de corta duración, se comunica objetivo y alcance de la auditoría. e) Ejecución de Auditorías El auditor o equipo de auditores debe cumplir con: Revisión de la norma ISO Revisión del manual de calidad y procedimientos documentados relevantes, instrucciones. Revisión de planes de calidad Revisión de la política Revisión del reportes de no conformidades de las últimas Auditorias. Auditoría del Área Física 6

10 El Auditor realiza una revisión de evidencia objetiva (documentos, registros), mediante la Lista de Verificación RGCOGEGG a1 y la revisión operativa del proceso. El personal auditado debe tomar notas de las observaciones y sugerencias realizadas por el Auditor. Solicitud de Acción Posteriormente el Auditor elabora su Solicitud de Acción por las debilidades RGCOGEGG a1, y observaciones encontradas. Reunión de Cierre Se realizará al final de cada Auditoria, con la presencia del Auditor y los involucrados, con el objeto de comunicar como se desarrollo la Auditoría y entrega a la mayor brevedad posible del Reporte de Auditoría. Se envía al responsable del área auditada un reporte de los resultados de la auditoría a través del Reporte de Auditoría, RGCOGEGG b1, para su aceptación. Acción Correctiva y Seguimiento Por cada debilidad encontrada, el responsable del área auditada en la Solicitud de Acciones respectiva, define la acción correctiva propuesta para levantar la debilidad, y la envía al auditor responsable del reporte, el mismo que hace el seguimiento tomando en cuenta el Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y Mejora DOCOGEGG

11 El Auditor y Auditado acuerdan un plazo adecuado para la implantación de la acción correctiva propuesta según la Solicitud de Acción RGCOGEGG a1 El jefe del área auditada es responsable de asegurarse que las acciones sean realizadas sin retraso alguno. El auditor responsable revisa en la Solicitud de Acción RGCOGEGG a1 y aprueba la acción propuesta. Verificación de las Acciones Correctivas El Auditor designado tiene la responsabilidad de verificar la implantación de las Acciones Correctivas propuestas y de su eficacia. Cuando la acción tomada ha dado como resultado una respuesta positiva se da por CERRADA LA DEBILIDAD por parte del Auditor Interno, quien registra en la Solicitud de Acción RGCOGEGG a1, lo resuelto. La verificación de la implantación de las acciones correctivas propuestas no debe exceder el período de tiempo existente hasta la siguiente auditoría de la misma actividad. Una vez cerradas las debilidades, el informe adjunto cierre de Acciones, es enviado al RG con copia al Auditado y Auditor. Informe 8

12 El RG elabora un informe RGCOGEGG a1 por cada ciclo de auditoría, donde se incluye: * Todos las Solicitudes de Acción establecidas durante el período.. * Detalle del estado de cada elemento del sistema * Número de auditorías * Número de debilidades abiertas, cerradas. * Informe de aumento o reducción de la frecuencia auditada. * Áreas con deficiencias. * Puntuación obtenida por cada procedimiento auditado El informe es analizado en las reuniones de Revisión Gerencial Referencias Norma ISO Manual de Calidad Ley de Cooperativas Ley de Instituciones Financieras Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas Y Mejora Lista maestra de documentos DOCOGGGGMC.01 DOEXCOGE.01 DOEXCOGE.05 DOCOGEGG DOCOGEGG

13 Registros Registro de Auditores Calificados Programa Anual de Auditorías a corto y largo plazo Acta Comité de Calidad Evaluación de Auditores Internos de Calidad Lista de Verificación Notificación Auditado Plan de Auditoría Solicitud de Acción Reporte de Auditoría Informe Ciclo de Auditoría RGCOGEGG a1 RGCOGEGG a1 RGCOGEGG b1 RGCOGEGG a2 RGCOGEGG a1 RGCOGEGG a1 RGCOGEGG a3 RGCOGEGG a1 RGCOGEGG b1 RGCOGEGG a1 10

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