PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA

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1 Procedimiento AUDITORIA INTERNA Página 1 de 9 PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de LUTROMO INDUSTRIAS LTDA. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorización del Representante de la Gerencia. Fecha de Vigencia: Revisión N : 02 Elaborado por: Pamela Ampuero Saavedra Encargada de Calidad Aprobado por: Javier Troncoso Anderson Representante de la Gerencia

2 Procedimiento AUDITORIA INTERNA Página 2 de 9 INDICE 0. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABILIDADES 4. DEFINICIONES 5. DOCUMENTACIÓN APLICABLE 6. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 8. REGISTROS 9. ANEXOS

3 Procedimiento AUDITORIA INTERNA Página 3 de 9 0. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS Rev. Nº Fecha Alcance de la Modificación Nº Página Aprobado por 00 Representante Versión inicial Gerencia 01 11/04/ /01/10 Modificación en la definición de responsabilidades Cambio de Logo y nombre Corporativo. Actualización de la documentación aplicada. 5 Representante Gerencia Representante Gerencia

4 Procedimiento AUDITORIA INTERNA Página 4 de 9 1. Objetivo: Establecer una forma estandarizada de establecer los requisitos para la planificación y realización de las auditorias internas, informar los resultados y la mantención de los registros. También tiene como objetivo definir las responsabilidades del personal que en ella participa. 2. Alcance: Aplica a la programación, planificación, ejecución de todas las auditorias internas y al personal que en ella participa. 3. Responsabilidades: Jefe de área, sección o proceso auditado: es responsable por disponer de todos los recursos de su área y dar las facilidades correspondientes para el buen funcionamiento de la auditoria y que ésta logre los objetivos propuestos. También es responsable, en el caso que se encontrasen no conformidades, que se tomen sin demora alguna, las acciones correspondientes a eliminar la causa raíz de las desviaciones. Auditor Líder: es responsable por dirigir al equipo auditor con el fin de lograr el propósito de la auditoria. También es responsable por hacer cumplir las disposiciones planificadas y de actuar como mediador entre el equipo auditor y los auditados. También es responsable por completar los registros Planificación de Auditoria y el Informe de Auditoria. Auditor: es responsable por seguir las instrucciones del auditor líder, también es responsable por ejecutar sus labores asignadas garantizando que se cumplen las disposiciones planificadas y los objetivos de la auditoria. Encargado SGC: responsable de efectuar la programación de auditoria, llenando el registro correspondiente. También es responsable por nominar al equipo auditor y al auditor líder por cada una de las auditorias.

5 Procedimiento AUDITORIA INTERNA Página 5 de 9 4. Definiciones: Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta que punto los criterios de auditoría se cumplen. Auditado: organización objeto de una auditoría Auditor: persona con la competencia para realizar una auditoría Equipo auditor: uno o más auditores que realizan una auditoría, ayudado por expertos técnicos, si es necesario 5. Documentación Aplicable ISO 9001:2008 Procedimiento No Conformidad, Acción Correctiva y Preventiva 6. Diagrama de Flujo: No Aplica 7. Modo Operativo: Programa de Auditorias Internas El Encargado de Calidad prepara el programa de auditoria mediante el registro Programación de Auditorias, este programa tiene carácter anual y es elaborado y comunicado en el mes de diciembre de cada año para el año siguiente. Es aprobado por el Representante de la Gerencia y comunicado a toda la organización, incluyéndolo en la intranet. La programación de auditorias abarca en el transcurso de un año, la revisión de todos los elementos del SGC, así como también de todos los procesos incluidos en el alcance del sistema.

6 Procedimiento AUDITORIA INTERNA Página 6 de 9 Para la confección del programa de auditoria se debe considerar al menos: Estado e importancia de los procesos. Cambios significativos en el sistema u organización de la Empresa. Resultados de las auditorias anteriores. Planificación de una auditoria El Encargado del SGC, conforma el equipo de auditores internos que llevarán a cabo la actividad (El equipo puede estar conformado por uno o más auditores) y nomina al auditor líder para la auditoria. Los auditores internos planificarán el desarrollo de la auditoria guiándose por las indicaciones del Auditor Líder, para lo cual llenará el registro Planificación de Auditoria Interna, el cual es el único documento válido para comunicar dentro de la organización la fecha, hora, objetivo, áreas y cargos que serán auditados. Estas planificaciones estarán disponibles en la intranet. Inicio de la auditoria La auditoria comienza con la Reunión de Apertura, a la que asisten representantes de las áreas que serán auditadas y el equipo auditor. En la reunión de apertura el Auditor Líder repasa el registro Planificación de Auditoria ya completo, y lo valida con los asistentes a la reunión de apertura. Desarrollo de la auditoria El equipo auditor, se ciñe a lo planificado y comienza a realizar la auditoria al personal involucrado. Las técnicas y habilidades para desarrollar de buena manera las auditorias son de entero conocimiento de cada uno de los auditores, quienes han sido capacitados y entrenados para tales efectos. (Ver la cláusula de Competencia de los Auditores Internos, en este procedimiento).

7 Procedimiento AUDITORIA INTERNA Página 7 de 9 Detección de hallazgos Toda desviación o incumplimiento observado con respecto a lo estipulado en la documentación del SGC o en los requisitos de la norma ISO 9001, es considerado como un hallazgo de auditoria. Estos hallazgos podrán ser consignados posteriormente en el registro Informe de Auditoria si es que el Auditor Líder ayudado por el equipo de auditores, así lo manifestase. Todo hallazgo encontrado durante el desarrollo de las entrevistas de auditoria debe ser indicado por los auditores al auditado o al representante de la sección, antes de hacer abandono del área que se está auditando. Es en ese momento en que el auditado o encargado del área auditada se da por enterado y asimila las desviaciones indicadas por el equipo auditor. Categorización de hallazgos Una vez terminadas las entrevistas que conforman la auditoria, el equipo auditor se reúne para revisar y categorizar los hallazgos de auditoria. Los hallazgos pueden dar lugar a No conformidades u Observaciones, según las siguientes indicaciones: No Conformidad mayor: incumplimiento total de un requisito de la norma ISO 9001:2008 (de un debe ) o de los requisitos del sistema de calidad asociados con la norma. No Conformidad menor: Incumplimiento parcial de una cláusula de la norma o de los requisitos establecidos para el sistema. Observación: Hallazgo que implica una eventual desviación de lo establecido en los requisitos del sistema, pero que dada la inexistencia de evidencias no es posible determinar su conformidad.

8 Procedimiento AUDITORIA INTERNA Página 8 de 9 Informe de auditoria El Auditor Líder es quien genera un informe final de la auditoria con todos los hallazgos relevantes detectados en la actividad, indicando las no conformidades y observaciones identificadas. En este informe sólo se deben incluir aquellas desviaciones que fueron previamente señaladas, conversadas y aceptadas por los auditados o los encargados de las áreas auditadas. El informe debe contener toda la información que se solicita en el registro Informe de Auditoria Interna. Reunión de Cierre La reunión de cierre, previamente acordada en el registro Planificación de Auditoria Interna, contempla la presentación, entrega y explicación por parte de Auditor Líder, del Informe de Auditoria. En caso que el Auditor Líder no pudiese entregar el Informe al momento de la reunión de cierre, éste debe realizar la explicación de los hallazgos detectados y posteriormente hacer llegar el informe al Representante de Gerencia y al encargado del SGC quien lo incorporará a la intranet, para conocimiento de la organización. No Conformidades, Acciones Correctivas y seguimiento Una vez recibido el Informe de Auditoria, los Jefes de Área o encargados de los procesos afectados por una o más no conformidades, deben las acciones correctivas que permitan eliminar la causa raíz de la no conformidad. (Revisar el procedimiento Acciones Correctivas y Acciones Preventivas para más información.) Competencias y evaluación de los auditores. Los auditores internos deberán estar calificados y ser competentes. La calificación la obtienen mediante la asistencia y aprobación de un curso de auditores internos. La competencia le es reconocida luego de haber participado a lo menos en una auditoria interna.

9 Procedimiento AUDITORIA INTERNA Página 9 de 9 Los auditores internos mantienen su vigencia como tal, participando en al menos una auditoria cada 12 meses o asistiendo a un nuevo curso de auditor interno en un plazo de 24 meses. Los registros de competencia y formación corresponden a los certificados emitidos por la entidad que realiza los cursos de capacitación. 8. Registros Identificación No conformidad Acción Correctiva y Preventiva Programación de Auditoria Planificación de Auditoria Almacenamiento Tiempo de retención Intranet Lutromo Indefinido Por fecha Indexación Llenado Disposición Según corresponda No aplica Intranet Lutromo Tres años Por fecha Encargado SGC Se elimina Intranet Lutromo Tres años Por fecha Auditor Líder Se elimina Informe de Auditoria Intranet Lutromo Tres años Por fecha Auditor Líder Se almacena en histórico 9. Anexos No aplica