PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS PC DF 09

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1 Definiciones: Auditoria interna Se entiende por Auditoria interna al proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la aplicación de normas, políticas, procesos y requisitos, a fin de evaluarlas de manera objetiva y determinar el grado de cumplimiento de los criterios establecidos en el Sistema de Gestión de la de la Dependencia. Criterio de Auditoria Conjunto de políticas, procesos o requisitos utilizados como referencia. Auditorias internas cruzadas Las Auditorias internas cruzadas consisten en permitir a auditores internos calificados auditar en otra unidad administrativa diferente a la de su adscripción. Auditor Interno Personal con la competencia para llevar a cabo una auditoria. Auditor Líder Integrante del Equipo Auditor que administra y dirige la Auditoria. Registro Documento que presenta resultados obtenidos ó proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Hallazgos de Auditoria Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria, recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos ó requisitos utilizados como referencia. Versión:2 Página 1 de 13

2 Área de Oportunidad Recomendaciones que realiza el auditor para mejorar el sistema, a partir de las cuales se deben generar Acciones Preventivas o de Mejora. No Conformidad Incumplimiento total o parcial de un requisito. Objetivo Es política de la Dirección de Finanzas del ISEM el planear, desarrollar, documentar y brindar seguimiento a las auditorias internas de calidad a fin de asegurar que el SGC está siendo conducido de acuerdo con los lineamientos previamente establecidos. Algunos de los objetivos perseguidos en una auditoria interna son: Verificar por evaluación de evidencias objetivas, que el SGC ha sido implantado. Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestión de la, con las normas, políticas, procesos y requisitos establecidos por la Dirección General. Evaluar la capacidad del sistema para asegurar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios aplicables al Instituto de Salud del Estado de México. Evaluar la eficacia del sistema para lograr los objetivos especificados. Identificar inconformidades y deficiencias del Sistema de Gestión de la. Identificar área(s) de mejora potencial en el Sistema de Gestión de la evaluado. Verificar la corrección de deficiencias identificadas. Alcance Las auditorias internas son aplicables a las áreas de la Dirección de Finanzas del ISEM que participen en el SGC. La periodicidad de ejecución deberá ser de por lo menos una vez cada SEIS MESES, considerando el estado que guarda y la importancia de la actividad o proceso a evaluar, debiéndose evidenciar en el Programa Anual de Auditorias (FO DF 16), elaborado por el Representante de la Dirección y aprobado por el Comité de. Versión:2 Página 2 de 13

3 Descripción 1. El Comité de calidad realiza la selección de Auditores Internos y del Auditor Líder, los cuales deben cumplir con los requisitos establecidos en el anexo I criterios para la selección de Auditores. Planeación de Auditorias 2. Durante el primer mes del año el Representante de la Dirección elabora el Formato de Programa Anual de Auditorias (FO DF 16), asegurándose que se realicen por lo menos dos Auditorias a todo el Sistema de Gestión de la durante el año. Para la programación de las auditorias deberán tomarse en cuenta los resultados de la última auditoria inmediata anterior (excepto en la primera auditoria realizada al sistema), para determinar las unidades administrativas a evaluar así como el alcance de la misma y la fecha de ejecución. En dicho programa se indican las fechas de realización de las auditorias, tanto integrales como parciales (cuando aplique) El Programa Anual de Auditorias (FO DF 16) puede adecuarse o complementarse para la ejecución de auditorias no programadas, si el Representante de la Dirección o el Auditor Líder lo determinan como resultado de modificaciones representativas en los procesos, o como resultados de las revisiones por la dirección o cuando el Coordinador lo solicite. 3. El Representante de la Dirección, presenta el Programa Anual de Auditorias (FO DF 16), al Director para su autorización. En caso de que no exista ninguna modificación, el Coordinador firma el Programa Anual de Auditorias junto con el Representante de la Dirección y Auditor Líder. Si se tiene que modificar el Programa Anual de Auditorias (FO DF 16) el Auditor Líder realiza las modificaciones pertinentes y continúa a partir del paso anterior. 4. El Representante de la Dirección, una vez autorizado el Programa Anual de Auditorias (FO DF 16), entrega una copia de la misma al Dirección de Finanzas. 5. El Representante de la Dirección verifica los meses programados para la realización de las auditorias, para que con anticipación a la misma realice la asignación del auditor, asegurándose que éstos no auditen los procesos en los que participen directamente o estén involucrados directa o indirectamente en la ejecución de los mismos. Versión:2 Página 3 de 13

4 Realización de la Auditoria 6. El Auditor Líder elabora Plan de Auditoria (FO DF 18), en la cual indica el objetivo, el alcance y los datos relativos a la ejecución de la auditoria (requisitos auditados, reuniones de apertura y cierre), dicho plan es dado a conocer a la dirección, y al personal en general en forma escrita al colocarlo a la vista de estos (por ejemplo en pizarrones, o por correo electrónico) al menos con una semana de anticipación. Anexo IV Actividades de Auditoria. 7. El Representante de la Dirección entrega copia del Plan de Auditoria (FO DF 18), a los titulares de las unidades administrativas y personal responsable. Estos informan al personal a su cargo sobre la Agenda de Notificación de la Auditoria. Cualquiera de los responsables puede solicitar modificaciones al Plan de Auditoria (FO DF 18), en caso de que por alguna situación justificada no pueda estar en el día u horario establecido en la agenda, estas solicitudes de modificación se informarán al Auditor Líder para que realice las modificaciones pertinentes a la agenda; las solicitudes de modificación se deben notificar por lo menos con 12 horas de anticipación a la ejecución de la auditoria. 8. Por lo menos dos días antes a la fecha de ejecución de la Auditoria, el Equipo auditor se reúne para revisar la documentación del Sistema de, para elaborar las Listas de Verificación (FO DF 19) de los puntos que Auditará de acuerdo a lo establecido en el Plan de Auditoria (FO DF 18), cuidando que en las Listas de Verificación (FO DF 19) se contemplen la totalidad de los requisitos aplicables, los procesos incluidos dentro del alcance del Sistema de Gestión de la y los objetivos planteados para la Auditoria Interna. 9. Pueden utilizar como referencia los siguientes documentos: Norma (ISO 9001:2000) NMX-CC-9001:2000 IMNC Sistema de Gestión de la Requisitos; Norma (ISO ) NMX-CC-SAA IMNC-2002 Directrices para la Auditoria de los Sistemas de gestión de y/o ambientales Manual de Procedimientos Otros Documentos aplicables 10. El día de la ejecución de la Auditoria el Grupo Auditor podrá realizar junta de apertura para recordar a los auditados: el objetivo y alcance de la auditoria, presentar a los Integrantes del Grupo Auditor, confirmar lugar y hora de la junta final o de informes parciales de auditoria y resolver cualquier duda que surja con respecto a la ejecución de la misma, todo esto se registra en la minuta de apertura 11. El Grupo Auditor ejecuta la auditoria obteniendo evidencias que permitan el análisis y evaluación de los objetivos planteados para la misma; las evidencias pueden ser recolectadas a Versión:2 Página 4 de 13

5 través de: entrevistas, revisión de documentos, observación tanto de actividades como de condiciones de las áreas auditadas, apoyándose en las Listas de Verificación (FO DF 19) Todos los resultados serán considerados como hallazgos hasta que el equipo auditor se reúna y determine el criterio de clasificación de los mismos. Las evidencias recopiladas durante la auditoria que sugieran la posibilidad de No Conformidades, serán evaluadas por el Auditor Líder y el Equipo Auditor; considerando en todo momento que el análisis de las No Conformidades, será revisado por personal distinto al área afectada, por lo que si se detectan No Conformidades que involucren al Auditor Líder o algún miembro del Grupo Auditor, éstas serán analizadas por los Auditores Internos que no tengan participación en las áreas en donde se detecta la No Conformidad. 12. Una vez efectuada la revisión y calificación a los incumplimientos anexo II, Método de Evaluación de Listas de Verificación entrega al Auditor Líder las Listas de Verificación (FO DF 19). 13. El Auditor Líder Recibe las Listas de Verificación (FO DF 19) y con base en las mismas genera una semblanza general de cada requisito, pudiendo tomar ejemplos de incumplimientos significativos para informarlos posteriormente en la Junta de cierre de Auditoria, como información preliminar. Anexo III Principios de Auditoria y Clasificación de Hallazgos. 14. Celebran la reunión de Cierre de Auditoria en la que el Auditor Líder informa el resultado de la misma; mencionando las No Conformidades encontradas más relevantes. NOTA: El Auditor Líder conserva la Lista de Asistencia (FO DF 05)de la junta como evidencia de su realización, los participantes en esta junta serán los representantes de las unidades administrativas sujetas a la auditoria, los cuales pueden variar dependiendo del alcance de la Auditoria. 15. Una vez celebrada la Reunión de Cierre el Auditor Líder elabora el Informe de Auditoria (FO DF 24) correspondiente, asegurándose que los hallazgos estén redactados de manera clara, concisa y con la terminología correcta además de que puedan ser respaldados con evidencia objetiva (cuando aplique) y clasificados correctamente de acuerdo al requisito que se incumple. 16. El Auditor Líder entrega el Informe de Auditoria (FO DF 24) al Representante de la Dirección, C. Coordinador, al Director y a los Subdirectores, personal responsable involucrado dentro del alcance del Sistema de. Versión:2 Página 5 de 13

6 17. Al término de la auditoria y con el fin de dar seguimiento e identificar las necesidades de formación y mejora de otras habilidades de los auditores, Instituto de Salud del Estado de México La evidencia de las evaluaciones es de uso confidencial y resguardada en la Carpeta de evaluación de auditores internos por el Representante de la Dirección, la cual inclusive puede no estar codificada. Seguimiento y cierre 18. Las áreas administrativas, responsables de las no conformidades encontradas en la auditoria interna, deberán proponen las Acciones Correctivas y Preventivas necesarias para resolver las No Conformidades detectadas de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas y correctivas (PC DF 06). NOTA: Los Incumplimientos detectados se pueden clasificar y agrupar si son relacionados con el mismo problema y requisito para generar una sola Solicitud de Acción Correctiva. 19. El Auditor Líder y el Responsable de la Dirección dan seguimiento a las Acciones tomadas de acuerdo al Procedimiento de Acciones Preventivas y Acciones Correctivas (PC DF 06), utilizando el Formato de Requisición de Acción Correctivas (FO DF 25), o el Formato de Requisición de Acción Preventiva (FO DF 26), según sea el caso. 20. El Auditor Líder acude en las fechas propuestas para el Cierre de las Acciones a las diferentes Áreas involucradas, para determinar si se ha corregido la No Conformidad y si se han eliminado las causas de las Acciones Correctivas y/o Preventivas, procediendo de acuerdo al Procedimiento de Acciones Preventivas y correctivas(pc DF 06) Cuando todas las No Conformidades han sido resueltas, registra la información en los formatos de Requisición de Acción Correctiva (FO DF 25), o el Formato de Requisición de Acción Preventiva (FO DF 26), según sea el caso dando por Cerrada la Acción Correctiva y/o Preventiva. ANEXO I. CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE AUDITORES INTERNOS Las Auditorias Internas de son llevadas a cabo por personal que cumple los requisitos de calificación establecidos. Versión:2 Página 6 de 13

7 Requisitos generales: Estar adscrito al ISEM. Requisitos de escolaridad: Mínima Escolaridad: carrera técnica o preparatoria. Atributos Personales del Auditor: a) Ética, es decir, integro, sincero, honesto y discreto; b) De mentalidad abierta, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos; c) Diplomático, con tacto en las relaciones con las personas; d) Observador, activamente consiente del entorno físico y las actividades; e) Perceptivo, instintivamente consiente y capaz de entender las situaciones; f) Versátil, se adapta fácilmente a diferentes situaciones; g) Tenaz, persistente, orientado hacia la consecución de los objetivos; h) Decidido, alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamientos lógicos: i) Seguro de sí mismo, actúa y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros. Principios aplicables al auditor: Imparcialidad ( hallazgos con veracidad y exactitud) Profesionalismo (aplicación de diligencia y juicio al auditar) Independencia (imparcialidad y objetividad en las conclusiones de la Auditoria) Enfoque basado en la evidencia (alcanzar conclusiones fiables, verificables, muestra apropiada) Conocimientos y habilidades específicas de los auditores de sistema de gestión de la calidad: Los auditores de sistemas de gestión de la calidad deberán tener conocimientos y habilidades en: Versión:2 Página 7 de 13

8 a) Métodos y técnicas relativas a la calidad, para permitir al auditor examinar los sistemas de gestión de la calidad y ubicar hallazgos y generar conclusiones de la Auditoria apropiados. Los conocimientos y habilidades en esta área deberán contemplar: Terminología de la calidad: Principios de Gestión de la calidad y su aplicación; y Herramientas de gestión de la calidad y su aplicación (por ejemplo: control estadístico del proceso, análisis de causa y efecto de falla, etc.). b) Procesos y productos, incluyendo servicios para permitir al auditor comprender el contexto tecnológico en el cual se está llevando a cabo la Auditoría. Los conocimientos y habilidades en esta área deberán contemplar: Terminología específica del sector; Características técnicas de los procesos y productos, incluyendo servicios; y Procesos y prácticas específicas del sector. Educación, formación, habilidades y experiencias apropiadas: Un auditor deberá: a) Haber completado una educación suficiente para lograr adquirir los conocimientos y habilidades, necesarias. b) Tener la experiencia laboral que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades. La experiencia deberá ser una posición técnica, de gestión o profesional que haya implicado el ejercicio del juicio, resolución de problemas y comunicación con otro personal directivo o profesional, compañeros, clientes y/u otras partes interesadas. Parte de la experiencia laboral deberá ser un puesto de trabajo donde las actividades realizadas contribuyan al desarrollo de conocimientos y habilidades en: El área de gestión de la calidad para auditores de sistema de gestión de la calidad. Versión:2 Página 8 de 13

9 c) Tener formación como auditor que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades. La formación podría ser proporcionada por la propia organización o por una externa. d) Tener experiencia en Auditorias. Esta experiencia deberá haber sido obtenida por la persona o por la organización externa. Nota: el grado de dirección y orientación necesarias durante una Auditoria quedan a elección de aquellos a los que se ha asignado la responsabilidad de gestionar el programa de Auditoria y del auditor jefe del equipo. Proporcionar dirección y orientación no implica una supervisión constante, y no requiere de una persona con dedicación plena a esta tarea. Capacitación: Experiencia: Nivel de compromiso mostrado con las actividades de la Auditoria, así como en el Sistema de Gestión de la. Acreditar un curso de Auditorias Internas de con una calificación mínima de 80 puntos para poder ser seleccionado. Participar en un curso de Interpretación de la Norma ISO 9001:2000. Con el objeto de mantener la aptitud para ser Auditor Interno, se requiere acreditar un curso de Auditoria Interna al menos cada cuatro años y participar en un curso sobre Interpretación de la Norma ISO 9001: 2000 al menos cada dos años. En caso de ocurrir modificaciones a la Norma aplicable, se requiere asistir al curso de actualización, en un plazo no mayor a tres meses después del inicio de la vigencia de las modificaciones. Haber participado como observador en una Auditoria Interna de (no aplicable para los Auditores que participan en la Auditoria Interna de número uno) Certificación: La Autorización final para nombrar a los Auditores Internos del Sistema de Gestión de la, solo puede ser dada por el Representante de la Dirección de acuerdo a su desempeño durante las Auditorias Internas. Versión:2 Página 9 de 13

10 ANEXO II. MÉTODO DE EVALUACIÓN DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN El método que se aplica es el de Puntuación Variable. La calificación final por elemento normativo, es calculada sumando los puntos de cada pregunta y dividiendo entre el total de puntos posibles. Los puntos posibles se obtienen multiplicando el número de preguntas (aplicables) por el valor de dos y la calificación final será expresada en porcentaje. Dentro de cada elemento, el resultado de cada pregunta es marcado en la columna identificada como Valor mismo que a continuación se presenta: Calificación Valor Criterio Cl (cumple y muestra mejora) 3 Si este requerimiento se cumple y esta efectivamente implantado y muestra un mejoramiento en los últimos 12 meses (solo aplica después de la primera Auditoria Interna) Si este requerimiento se cumple y efectivamente esta implantado. C (cumple) 2 m (menor) 1 Cuando cumple en su totalidad un deber normativo; o Cuando las actividades descritas en la estructura documental se están llevando a cabo en su totalidad; o Cuando cumple en su totalidad un Requisito (cláusula) de la norma. Si este requerimiento cumple, pero hay inconsistencias: Cuando en la practica se ejecuta la actividad pero a nivel documental no esta declarado en su totalidad; o Cuando esta documentado pero en la practica existen inconsistencias que no ponen en riesgo la de la prestación del servicio. No, este requisito no se cumple: Cuando se detecta un incumplimiento a un deber M normativo; o (mayor) 0 Cuando se detecta un incumplimiento a un requisito (cláusula) total de la norma; o Cuando las actividades descritas en la estructura documental no se estén llevando a cabo en su totalidad N/A - No aplica en las operaciones particulares de la organización Versión:2 Página 10 de 13

11 ANEXO III. PRINCIPIOS DE AUDITORIA Y CLASIFICACIÓN DE HALLAZGOS La Auditoria se caracteriza por depender de varios principios. Éstos hacen de la Auditoria una herramienta eficaz y fiable en apoyo a las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una Dependencia puede actuar para mejorar el desempeño. La adhesión a estos principios permite mayor certidumbre en las conclusiones de la Auditoría presentadas por el grupo auditor. Grupo auditor Se entiende por auditor a aquella persona que cuenta con cualidades personales y capacidad demostrada para llevar a cabo una Auditoría. Ante la planeación de ésta, se conforma un grupo de auditores teniendo en cuenta la competencia necesaria para alcanzar los objetivos establecidos por la Dependencia. Al conformar el grupo auditor se nombra un líder, mismo que es responsable de: Planificar la Auditoria en colaboración con el Representante de la Dirección y hacer uso eficaz de los recursos. Revisar las listas de verificación o formularios a utilizar. Representar al grupo auditor en las comunicaciones con el auditado. Organizar y dirigir a los miembros de grupo auditor. Proporcionar orientación y dirección a los auditores en formación o bien asignarles un auditor con experiencia constatada que les guíe. Liderear al grupo auditor para alcanzar las conclusiones de la Auditoria. Prevenir y resolver conflictos entre el grupo auditor y/o con el auditado. Preparar, completar y presentar el informe de la Auditoria. Los auditores no deben tener ninguna responsabilidad o relación estructural en el área que revisan, y en definitiva no deben auditar su propio trabajo. En los casos en que la materia de Auditoria es muy técnica, se incluye en el grupo auditor a alguien que comprenda los aspectos técnicos, aunque sólo represente una proporción de la Auditoria, ya que ésta observa la administración de los procesos y no sólo aspectos técnicos de los productos o servicios brindados. Los datos que debe contener el Plan de Auditoria (FO DF 18) cuando menos son: Clave de Auditoria Versión:2 Página 11 de 13

12 Fecha de Elaboración Fecha de Junta de Apertura Fecha de Junta de Cierre Requisitos de la Norma ISO-9001:2000 Área Auditada Responsable del área auditada Fecha/hora Auditor Los hallazgos se clasifican en tres rubros: PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS 1. No conformidad mayor, incumplimiento a los requisitos especificados en la norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 (ISO 9001:2000). 2. No conformidad menor (incumplimiento a los requisitos y/o lineamientos establecidos en el manual de calidad, procesos de calidad y/o Instructivos de trabajo) 3. Oportunidades de mejora (errores en el llenado de los registros derivados de los procesos de calidad, Instructivos de trabajo, formatos o registros). Versión:2 Página 12 de 13

13 ANEXO IV. ACTIVIDADES DE AUDITORIA Este anexo proporciona orientación sobre la planeación y forma de llevar a cabo actividades de auditoria típicas. Inicio de la Auditoria Designación del auditor líder Definición de los objetivos, alcance y criterios de auditoria Establecimiento del equipo auditor Realización de la Auditoria Documental Revisión de los documentos del sistema Realización de la Auditoria in situ Preparación del plan de auditoria Asignación de trabajo al equipo auditor Preparación de documentos de trabajo Informe de Auditoria Preparación del informe de auditoria Aprobación y distribución del informe de auditoria Terminación de la Auditoria Conservación de los documentos Realización del seguimiento de la Auditoria Versión:2 Página 13 de 13

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