AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

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1 Hoja de Control de Actualizaciones del Documento VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION 01 15/03/2011 Se modifica el numeral 4.2 Planeación de auditoria. ELABORO REVISO APROBO NOMBRE: Jorge Gómez Hernández NOMBRE: Jorge Gómez Hernández NOMBRE: José Arturo Restrepo Decano Académico Representante de la Dirección Rector

2 1. OBJETIVO Disponer de un procedimiento para realizar las auditorías internas de calidad en la USTA, con el propósito de verificar la adecuación, la aplicación y el mantenimiento de la eficacia de los procesos del sistema de Gestión de la Calidad. Conformidad de la norma 2. ALCANCE Aplica para los procesos involucrados en el Sistema de Gestión de la Calidad de la UNIVERSIDAD SANTO TOMAS. TERMINOS Y DEFINICIONES Acción correctiva Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Puede haber más de una causa para una no conformidad. La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse. Auditoría de calidad Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría y evaluarla de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Auditor Interno de Calidad Persona con los atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoria. Auditado Organización que es auditada. Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos y hallazgos de la auditoria Cliente Interno Persona o proceso dentro de la organización que recibe un producto (bien y/o servicio). Criterios de Auditoría Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.

3 Equipo Auditor Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. Evidencia de auditoría Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. No conformidad Incumplimiento de un requisito. Los requisitos pueden ser del estudiante, padres de familia, de carácter legal, de la NTC ISO 9001:2008 o establecidos por la Universidad Procesador Persona que interviene en la ejecución de las actividades que constituyen el proceso. Observación de auditoría Comentario escrito del auditor, acerca de una situación que genera riesgo de convertirse en una no conformidad, o que puede ser una oportunidad de mejora. Puede tratarse como una acción preventiva o de mejora. Tratamiento de una no conformidad (corrección) Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada; también recibe el nombre de corrección o de correctivo. Mejoramiento de la calidad Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad. USTA Sigla que significa: Universidad Santo Tomás. SGC Sistema de Gestión de la Calidad. Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria.

4 4. CONTENIDO 4.1. CONDICIONES GENERALES La USTA realiza las auditorías internas para determinar si el Sistema de Gestión de Calidad es conforme, se ha implementado y mantenido dando cumplimiento a los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y lo establecido por la Universidad. Las auditorias pueden ser realizadas por un auditor externo o interno y en cualquiera de los casos se debe cumplir con el procedimiento descrito a continuación. Las auditorías internas de calidad deben actuar como una herramienta de gestión que permita evaluar en forma objetiva e independiente un proceso o una actividad, con el fin de determinar si se han cumplido las disposiciones establecidas por la USTA en relación con la eficacia y la eficiencia de los procesos. El Auditor Interno de Calidad debe ser independiente del proceso a auditar, por lo tanto no puede auditar aquellos procesos que están bajo su autoridad, ni aquellos en los cuales interviene como procesador. Las auditorías internas solo podrán ser realizadas por Auditores de calidad competentes. Las competencias para ser auditor de calidad se encuentran determinadas en el formato FT-GT-01 Perfil de Cargo Auditor Interno. Tanto los auditores como los responsables de los procesos auditados, deben seguir las directrices y procedimientos establecidos en este documento. Quienes tienen la autoridad en cada proceso deben velar porque se tomen las correcciones, acciones correctivas, acciones preventivas y de mejora, previa entrega del informe de auditoría.

5 4.2. PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA El Responsable del proceso de Mejora Continua conjuntamente con el Rector programan anualmente las Auditorías internas a realizar en la USTA. Cuando se identifiquen debilidades en un proceso específico el responsable del proceso, el líder de calidad, el representante por la dirección pueden solicitar la ejecución de una auditoria interna adicional con el propósito de verificar el estado de dicho proceso. En la planeación de la auditoria se deben establecer las siguientes actividades: Determinar el Objetivo del Programa de Auditoria: se debe tener en cuenta que sea coherente con la política y objetivos de calidad. Determinar el alcance general de la Auditoria: se debe tener en cuenta la importancia y el grado de desarrollo del proceso o tema a auditar y el resultado de las auditorías anteriores. Programar la Auditoria Interna: se debe definir los criterios de auditoría, procesos a auditar, lugar, fecha y hora en que se va a auditar cada una, se asigna el equipo auditor responsable de realizar la auditoria,. La programación de la auditoría se evidencia en el formato FT-MC-06 Programa de Auditorías. Definir Auditor: Precisar si se va a contratar personal externo o la asignación de los auditores internos. En ambos casos la persona encargada de realizar la auditoria deber cumplir con los aspectos definidos para Auditor Interno en el perfil del cargo. NOTA: El auditor externo debe adjuntar la siguiente documentación: Certificados de estudios Certificado de experiencia en auditorías internas (mínimo un ciclo de auditorías) Certificado como auditor interno 4.3. PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA Para llevar a cabo la ejecución de las auditorías internas al SGC, se deben seguir los siguientes pasos previos a la ejecución:

6 Elaborar el formato FT-MC-07 Notificación de Auditorias, en el cual se registra la fecha, hora, objetivo de la auditoria, alcance de la auditoria, procesos a auditar, responsables de los procesos, documentos a auditar. El Auditor debe dar lectura preliminar de la documentación a auditar, indicada en el formato FT-MC-07 Notificación de Auditorias, esta notificación debe ser entregada previamente al auditor y al auditado por el responsable de Mejora Continua. Elaborar las Listas de verificación FT-MC-08, en este formato el auditor interno debe registrar las preguntas que va a realizar en la auditoria con base en los requisitos de norma y del proceso al cual va a auditar, adicionalmente debe indicar las evidencias que le debe solicitar al auditado. La Lista de verificación es una guía en la Auditoría y es flexible de acuerdo al desarrollo de la misma EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA: En la fecha establecida el Auditor realiza la Auditoria teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Reunión previa con Los responsables de los procesos auditados, con el fin de informar el objetivo, el alcance de la auditoría, métodos y procedimientos que van a ser usados en ésta. Inicio de la auditoría: A manera de entrevista tomando nota de la información que expone el auditado y registrando también las observaciones o anomalías que se encuentren en el desarrollo de ésta. Cada una de las afirmaciones del auditado debe ser probada por medio de registros o evidencias físicas. Recopilación de información: En el formato FT-MC-08 Listas de Verificación, el auditor diligencia toda la información brindada por el auditado y los registros que se presenten como evidencia de las actividades. Elaboración del informe de la auditoria: El Auditor teniendo en cuenta los hallazgos de la auditoria, elabora el informe en el formato FT-MC-09 Informe de Auditoría, el cual debe ser entregado durante los ocho (8) días hábiles siguientes a la realización de la auditoria. Este informe queda como herramienta para el análisis de los resultados e implementación de acciones de acuerdo a los hallazgos definidos por el auditor. El Responsable de Mejora continua realiza presentación del informe de auditoría a los responsables de procesos en la cual se indican los aspectos

7 favorables y las no conformidades encontradas, a las cuales se les inicia seguimiento en el FT-MC-05 Plan de Acción REGISTRO DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORIA: El responsable del proceso de Mejora Continua realiza el registro de las No Conformidades y/o observaciones encontradas en la Auditoria cumpliendo con los requisitos establecidos en el procedimiento de PR-MC-03 Acciones Correctivas y Preventivas. Los resultados de las Auditorias deben ser analizados por los responsables de procesos SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA: Con base en los compromisos establecidos por el auditado en el FT-MC-05 Plan de Acción, el responsable de Mejora Continua realiza seguimiento y verificación a la implementación y eficacia de las acciones tomadas, con el propósito de proceder a su cierre. El informe de auditoría interna es presentado a la Rectoría por el Responsable del Proceso de Mejora Continua, queda como herramienta para la revisión del sistema FORMACIÓN, SELECCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS AUDITORES: El responsable del proceso de Mejora Continua selecciona los auditores teniendo en cuenta el perfil definido en FT-GT-01 Auditor interno. La formación de los auditores de calidad de la Universidad consta de una parte teórica y otra práctica, la cual se valida con el certificado de la Empresa que presta el servicio de capacitación. Finalmente, se debe realizar la evaluación al desempeño del auditor interno, la cual se registra en el formato FT-MC-10 Evaluación, Calificación y Seguimiento de Auditores Internos de Calidad. El líder del proceso de Mejora Continua debe realizar seguimiento a los auditores internos de calidad mediante el registro de todas las auditorías internas realizadas a cada uno de los procesos de la Universidad. 5. ANEXOS FT-MC-06 Programa de Auditorias FT-MC-07 Notificación de Auditorias FT-MC-08 Listas de Verificación

8 FT-MC-09 Informe de Auditoria FT-MC-10 Evaluación, calificación y seguimiento de auditores internos.

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