1 CONSTRUIMOS FUTURO

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1 CONSTRUIMOS FUTURO 1

2 Implementación n del SGC en los procesos de apoyo a las actividades misionales de la UIS CONSTRUIMOS FUTURO

3 3 Enfoque de uditoría Estamos comprometidos con ISO 9001:2000

4 4 1 Qué es Auditoría Sistemático Independiente Documentado Evidencia Cumplimiento de los Criterios de la auditoria Proceso sistemático, independiente, documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en que grado se cumplen los criterios de la auditoria ISO 19011

5 5 2 Definiciones CRITERIO DE AUDITORIA Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos a tener en cuenta en la auditoria CONCLUSIÓN DE AUDITORIA Resultado de una auditoria suministrado por el equipo auditor después de haber considerado los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de auditoria.

6 6 2 Definiciones EVIDENCIA DE AUDITORIA Declaraciones de hechos o cualquier otra información, que son: Pertinentes para los criterios de la auditoria. Verificables HALLAZGO DE AUDITORIA Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria. Recopilado frente a los criterios de la auditoria.

7 7 EL PROCESO DE AUDITORIA CRITERIOS Especificaciones /Normas Pliego de condiciones Reglamentos Manual de calidad Procedimientos Plan de calidad Lo Que se debe hacer Conveniente REALIDAD DE LOS PROCESOS Lo que se hace Adecuado OBJETIVO Cumplir sistemáticamente requisitos de calidad especificados Lo que se quiere lograr Eficaz

8 8 3 Por qué hacer Auditorías El SGC cumple con los Requisitos (norma, ley, Reglamentarios) Cambio Organizacional Estimular el enfoque por proceso Satisfacer un requisito del cliente Ejecutar seguimiento a las acciones Correctivas Evaluar el compromiso del recurso humano Promover el Mejoramiento Continuo

9 9 CONOCIMIENTO DEL PROCESO Están definidos los requisitos para garantizar que las entradas de mi proceso son las mejores? Objetivo del Proceso Conozco y tengo claridad acerca de los requerimientos de mis clientes internos/externos? PROVEEDORES ENTRADAS De qué manera he definido que satisfago los requerimientos de mis clientes? Tengo establecidos los indicadores para medir si cumplo con el objetivo? Trabajo conjuntamente con mis procesos proveedores para gestionar el adecuado flujo de información y de recursos? PROCESO (Transformación) Mano de Obra, Materiales, Cuál es mi gestión como Maquinaria, Método líder para garantizar que cumplo con el objetivo? Medición PRODUCTOS Conozco qué necesito para gestionar correctamente? Conozco los procedimientos? Conozco las aptitudes de mis colaboradores? CLIENTES Sé cuáles son los productos que genero para cumplir con los requerimientos de mis clientes?

10 10 4 Cuándo hacer Auditorías Programa de auditoria Cambios en Procesos / productos / servicios Implementación Nuevos procesos / productos / servicios Auditorias no programadas

11 11 5 Clases de Auditorías PRIMERA PARTE ORGANIZACIÓN SEGUNDA PARTE CLIENTES, PROVEEDORES TERCERA PARTE ORGANIZACIÓN AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA EXTERNA AUDITORÍA EXTERNA OBJETIVOS: Determinar si el SGC: Es conforme con los requisitos planificados Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz PARA: Evaluar la eficacia del SGC Identificar oportunidades de mejora OBJETIVOS: Evaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos del SGC del desarrollo del proveedor Verificar la aplicación de disposiciones contractuales PARA: Evaluar y seleccionar proveedores Ejecutar re evaluación a proveedores Mantener relaciones ganar - ganar OBJETIVOS: Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos mínimos del modelo ISO 9001 PARA: CERTIFICACIÓN O RECONOCIMIENTO POR UN TERCERO

12 12 6 Tipos de Auditorías AUDITORÍA DE PROCESOS AUDITORÍA DE PRODUCTO AUDITORÍA DE REGISTROS AUDITORÍA DE SISTEMA Sirve para examinar y revisar que un proceso cumple con los procedimientos escritos. Es la verificación de que un producto ha sido fabricado, o un servicio ha sido prestado de acuerdo con la especificación y de que hay evidencia de que cumple con los requisitos del cliente. Verificación de que los registros cumplen los requisitos legales, reglamentarios y de los clientes, brindando evidencia. Examen de un área especifica del sistema de gestión de la organización, o del sistema en general.

13 13 LA PPP PARADOJA DE PERCEPCIÓN DEL PROCESO CUATRO VERSIONES DE CÓMO TRABAJA UN PROCESO: 1. La forma en que el procedimiento actual dice que trabaja 2. La forma en que la dirección dice que trabaja 3. La forma en que realmente trabaja 4. La forma en que se supone que esta trabajando

14 14 7 Proceso de Auditorías Programación auditorias Planeación Ejecución Presentación de Informes Seguimiento y medición Evaluación de competencia De auditores Definición de acciones De mejoramiento del proceso De Auditorias

15 15 EN LA PLANEACIÓN TENER EN CUENTA Priorizar procesos que han presentado fallas o tiene mayor probabilidad de presentarse No conformidades. Realizar estudio de los documentos Asignar claramente las responsabilidades al equipo auditor Definir la logística necesaria para realizar la auditoria

16 16 PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA DE CAMPO Auditor Preparación de documentos de trabajo: Plan de auditoria Listas de verificación Auditado Preparación de documentos a presentar: Manual de calidad Documentos de los procesos Registros Indicadores Acciones Correctivas Acciones Preventivas Productos no Conformes Mejoras

17 17 CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA FECHA: Día, Mes y Año OBJETIVO: Evaluación del nivel de conformidad de las actividades, sistemas, procesos o servicios ALCANCE: Nivel de profundidad de la auditoria, sitios, productos, servicios, procesos a auditar. CRITERIOS: Establecer claramente que Especificaciones /Normas, Pliego de condiciones, Reglamentos, Manual de calidad, Procedimientos Plan de calidad son tenidos en cuenta como referencia para el desarrollo de la auditoria. CRONOGRAMA DE TRABAJO: Fecha, hora, Actividad, requisitos, auditado, equipo auditor. OBSERVACIONES: espacio para registrar comentarios especiales para ampliar la información del plan de auditoria.

18 18 LISTA DE VERIFICACIÓN Apoya la administración del tiempo Es una guía para el cubrimiento total del proceso Es una lista de chequeo Ayuda a centrar la auditoria en aspectos relevantes Permite recopilar las evidencias de la auditoria de acuerdo al desarrollo.

19 19 REUNIÓN DE APERTURA Confirmar el Plan de Auditoría Describir las actividades de la auditoría en sitio. Confirmar los Canales de comunicación. Responder dudas e inquietudes.

20 20 REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA Fuentes de Información Recopilación mediante muestreo y verificación Evaluación vs. Criterios Generación de hallazgos Conclusiones de auditoría

21 FUENTES DE INFORMACIÓN 21 EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO MEDICIÓN OBSERVACIÓN REGISTROS CONDICIONES DE OPERACIÓN CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO ESTADÍSTICAS (DATOS)

22 22 PROCESO DE ENTREVISTA COMO FUNCIONA EL PROCESO DE...? COMO LO PLANIFICA? COMO LO IMPLEMENTA? COMO LO MIDE? COMO RETROALIMENTA? Describa el proceso de...? Como ha establecido los controles para...? Muéstreme el acta de divulgación? Como evidencia la ejecución del proceso Permítame los registros de...

23 23 GENERACIÓN DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA CRITERIOS DE AUDITORÍA A VS. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA Aspectos Relevantes Fortalezas Aspectos a proyectar Oportunidades de mejora Debilidades Aspectos por mejorar OBSERVACIÓN NO CONFORMIDAD Requisito Incumplido: Evidencia Impacto

24 24 EJEMPLO DE NO CONFORMIDAD No existe registro de las acciones tomadas ante la queja reportada por el cliente JB LTDA con respecto a la entrega de la orden No. 506 de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de control de quejas y reclamos PRCA01.

25 25 INFORME DE AUDITORIA Objetivo, alcance y criterios Auditor líder, equipo auditor Descripción de las actividades realizadas en la auditoría Procesos auditados Responsables de los procesos y personal entrevistado Aspectos favorables Aspectos débiles Solicitud de acciones correctivas Conclusiones de la auditoría

26 26 REUNIÓN DE CIERRE Procesos auditados, interacciones, niveles de la organización. Hallazgos y conclusiones de la auditoría. Solicitud de acción correctiva. Fechas tentativas para las Acciones Correctivas. Eventualmente, acuerdos sobre la precisión de las No Conformidades.

27 27 REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE UNA AUDITORÍA Auditor Líder, Equipo Auditor, Auditado Verificar las respuestas a las solicitudes de acciones correctivas Verificar la eficacia de las acciones implementadas En caso de tener acciones pendientes, reprogramar un nuevo seguimiento Elaborar el programa de la auditoría de seguimiento, de ser necesario

28 ACTITUD FRENTE. A LA AUDITORIA 28 Demostrar seguridad Confianza Respetar al Auditor Tranquilidad Cortesía Contestar claramente y sin extenderse a temas no relacionados con la pregunta Escuchar muy bien las preguntas

29 29 PREGUNTAS FRECUENTES PLANEAR Como planeo mis actividades?, En cuales procesos participo? Cuales son los propósitos de esos procesos? Quienes son mis clientes al interior de la organización?, Cual es la política de calidad de la empresa?, Como contribuyo a lograr la política de calidad de la empresa?, Sobre cuales objetivos de calidad es responsable mi cargo?, Cual es la meta establecida para ese objetivo de calidad?, En cuanto esta el nivel de cumplimiento de ese objetivo?, Que estoy haciendo para mejorar y poder cumplir con los objetivos de calidad sobre los cuales participo? HACER Qué registros directamente soy responsable de diligenciar?, En cuales documentos estoy involucrado? VERIFICAR Qué mecanismos tengo para hacer seguimiento o control de las actividades que desarrollo?, Sobre que indicadores del proceso soy responsable?, Que productos no conformes se han generado en las actividades que desarrollo? ACTUAR Qué mecanismos se tienen para mejorar continuamente en la organización?, Qué tratamiento se da a las acciones correctivas y preventivas que se generan?, Que se hace cuando se genera un producto no conforme o una no conformidad?

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