PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

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1 Página 1 de 7 1. OBJETIVO Establecer la metodología para realizar las auditorías internas, hacer seguimiento a los hallazgos y oportunidades de mejora, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE Inicia con la planificación, elaboración y ejecución del programa de Auditorías del Sistema de Gestión de Calidad y finaliza con la verificación a la implementación de las acciones correctivas, preventivas generadas a partir de las Auditorias del Sistema de Gestión de Calidad. 3. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Nº DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO 1 Programa El representante de la Dirección del Sistema de Gestión de Calidad, realiza la programación anual de las auditorías internas de los procesos de la organización que afectan el Sistema de Gestion de Calidad, y la consigna en el formato SGC.FR.004 Programa anual de auditorias internas, en el que se definen los objetivos, el responsable y el calendario; se planifica para un periodo de un año las fechas, procesos o áreas de trabajo a auditar, y los auditores asignados. Este programa se actualizará cuando surjan nuevas necesidades de efectuar auditorías adicionales. Dicha programación es presentada al grupo Directivo para su aprobación y posteriormente se debe divulgar a los auditores y las partes pertinentes. Representante de la Dirección del SGC SGC.FR.004 Programa Anual de Auditorias Internas

2 Página 2 de 7 2 Auditor Se selecciona un auditor o equipo auditor competente para realizar el proceso, asegurando la objetividad e imparcialidad y teniendo en cuenta que los auditores no deben auditar su propio trabajo. Las personas que hagan parte del equipo auditor deben tener estudios secundarios completos, haber recibido formación demostrada en técnicas de auditoría por parte de un auditor interno certificado y/o de una entidad idónea para ello, tener conocimiento y entendimiento de la norma con respecto a la cual se realiza la auditoria, tener facilidad de comunicación verbal y escrita, tener conocimientos de procesos realizados en la empresa. Cuando se auditen aspectos legales debe realizarse una revisión independiente o asistida de la normatividad o referirse a una revisión actualizada de las normas. Los registros de calificación de auditores permanecen en los archivos de personal. Representante de la Dirección del SGC Por Convocatoria a través de correo electrónico de la EAM SGC.FR.005 Lista de verificación para auditoría Dado el caso en que la empresa opte por contratar auditores externos para efectuar auditorías internas, es indispensable que los auditores externos demuestren su competencia. El auditor solicita la documentación que considere necesaria para la auditoría, por ejemplo: Manual del Sistema de gestión Procedimientos Informes de auditorías anteriores Acciones correctivas emprendidas que afecten los procesos a auditar

3 Página 3 de 7 Acciones preventivas emprendidas que afecten los procesos a auditar Con dicha información, el auditor realiza el plan de auditoría interna y un listado de preguntas de verificación, ver formato SGC.FR.005 Lista de verificación para auditoría que sirva de apoyo para comprobar el cumplimiento de los requisitos. 3 4 Plan de Auditoría Para cada auditoría interna, el auditor del Sistema de Gestion de Calidad, hará un plan de auditoría en el cual se especifique las reuniones de apertura y cierre, horarios, dependencias/procesos a entrevistar, procedimientos y requisitos a auditar. Ver formato SGC.FR.006 Planeación de auditorias internas. El plan de auditoría se da a conocer al personal de las áreas auditadas con mínimo 15 días de anticipación a la auditoría. Ejecución El auditor interno o líder del equipo auditor realiza una reunión de apertura con el grupo directivo, en la cual se explica el alcance, objetivo, metodología (forma de entrevistas, tipos de hallazgos), documentos a revisar, confirma la disponiblidad de recursos, fechas y horas establecidas en el plan de auditoría y procede a realizar el proceso. Durante el proceso el auditado deberá facilitar las evidencias objetivas y datos necesarios solicitados por el auditor. El auditor recolecta información descriptiva de las evidencias recolectadas y la registra en la lista de veificación. Auditor Interno Auditor Interno o Líder del Equipo SGC.FR.006 Planeación de auditorias internas. SGC.FR.005 Lista de verificación para auditoría

4 Página 4 de 7 El auditor o equipo auditor analiza la evidencia encontrada y prepara la reunión de cierre, clasificando las evidencias. Si la evidencia objetiva no cumple con alguno de los criterios auditados, entonces se levanta la No Conformidad. Al terminar la auditoría, se debe llevar a cabo la reunión de cierre en la cual se presentarán los resultados; resumen de los aspectos positivos, de las no conformidades y oportunidades de mejora encontradas, se presentan las conclusiones de la auditoría con respecto a la eficacia del Sistema de Gestion de Calidad. 5 El responsable auditado dará aplicación al procedimiento SGC.PR.03 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, para realizar el análisis de causa y proponer las acciones correctivas para cada una de las no conformidades detectadas, acordando con los Dueños o Responsables de los Procesos una fecha para su ejecución. Informe El auditor o líder del equipo auditor presenta un informe final de la auditoría que contenga: Alcance, objetivos, auditor Descripción de resultados de la auditoría interna Observaciones y recomendaciones Conclusiones Listado de No conformidades detectadas Auditor Interno o Líder del Equipo SGC.FR.007 Informe de auditoria interna Ver formato SGC.FR.007 Informe de auditoria interna

5 Página 5 de 7 6 Seguimiento a las Acciones Correctivas y Preventivas El Dueño o responsable de los Procesos realiza seguimiento a la ejecución de las acciones correctivas y preventivas generadas por los hallazgos encontrados. Dueños o Responsables de los Procesos SGC.FR.008 Reporte de no conformidades, acciones correctivas, preventivas y de mejora 7 Evaluación del Programa de auditoría El Representante de la Dirección del SGC es responsable por hacer el seguimiento al programa de auditoría referente a: - Evaluar el desempeño de las auditorías - Asegurar que se haya cubierto el alcance programado. - Asegurar la retroalimentación de lo hallado durante la auditoría. Representante de la Dirección del SGC SGC.FR.008 Reporte de no conformidades, acciones correctivas, preventivas y de mejora 4. TERMINOS Y DEFINICIONES Auditado Es la persona, proceso o dependencia al cual se le realiza la auditoria. La persona auditada debe colaborar en todas las acciones y actividades necesarias para llevar a cabo la auditoria, proponer y desarrollar actividades para implementar las acciones correctivas y preventivas de auditoria, definir fecha limites para la implantacion de estas acciones y verificar su eficacia. Auditor Persona con habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes, que lleva a cabo la auditoria. Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Criterios de Auditoria Conjunto de politicas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

6 Página 6 de 7 Conformidad Cumplimiento de los requisitos especificados. Evidencia de la Auditoría Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditorías y que son verificables. Evidencia Objetiva Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. (La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observación, medición, ensayo u otros medios). Hallazgos de la Auditoria Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. No conformidad (NC) Incumplimiento de un requisito que afecta la gestion eficaz de los procesos (Estrategicos, Apoyo y Evaluacion) e indirectamente afecta la prestacion del servicio. Servicio No Conforme Incumplimiento de un requisito especificado en los Procesos Misionales. Plan de Auditoria Descripcion de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria. Programa de Auditoria Conjunto de una o mas auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un proposito especifico. Requisito Necesidad o expectativa establecida, generalmente implicita u obligatoria. 5. REGISTROS SGC.FR.004 Programación anual de auditorias internas SGC.FR.005 Lista de verificación para auditoría

7 Página 7 de 7 SGC.FR.006 Planeación de auditorias internas SGC.FR.007 Informe de auditoria interna SGC.FR.008 Reporte de no conformidades, acciones correctivas, preventivas y de mejora 6. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio

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