Procedimiento de Auditoría Interna

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1 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de auditoria interna Fecha de versión: Páginas : 1/26 Código de documento: FCE-RD-PR.03 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 08 Nivel: 02 Procedimiento de Auditoría Interna - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado-

2 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de auditoria interna Fecha de versión: Páginas : 2/26 Código de documento: FCE-RD-PR.03 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 08 Nivel: 02 1 OBJETIVO Este documento establece el procedimiento que sigue el Fondo de Cultura Económica para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad mediante la ejecución de auditorías internas. 2 ALCANCE El presente procedimiento es aplicable a todo el Sistema de Gestión de la Calidad del Fondo de Cultura Económica. Comienza con la elaboración del programa anual de auditorias, incluye su autorización, la elaboración del plan de auditoria, la reunión de planeación y la ejecución de la auditoria, termina con la reunión de cierre y evaluación de la auditoria. 3 POLÍTICAS 1. El Representante de la Dirección del Fondo de Cultura Económica, es el responsable de elaborar, modificar, actualizar y vigilar la aplicación de este procedimiento. 2. La Comisión de Calidad otorga la autoridad al Representante de la Dirección para la gestión del programa anual de auditorias. 3. El Representante de la Dirección elabora el programa Anual de Auditorias, que contiene: -Alcance (Áreas del FCE). -Codificación. -Responsable. -Auditor Líder. -Calendario de Auditorias. 4. El Gerente General nombra a los Auditores Internos mediante un oficio de designación, una vez que han acreditado su competencia. 5. Cualquier persona que pertenezca a FCE y quiera participar como auditor de calidad, en primer término deberá ser propuesta por el Gerente o Coordinador General de su área y deberá apegarse a lo siguiente: Para ser Auditor observador-acompañante: a. Contar con escolaridad mínimo a nivel bachillerato. b. Acreditar el curso o taller de formación de auditores ISO Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado-

3 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de auditoria interna Fecha de versión: Páginas : 3/26 Código de documento: FCE-RD-PR.03 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 08 Nivel: 02 c. Trabajo en equipo d. Análisis y solución de hallazgos. Para ser auditor: e. Cumplir con los incisos anteriores (a, b, c, d). f. Haber participado por lo menos en una Auditoria. Para ser Auditor Líder: g. Cumplir con los incisos anteriores (a, b, c, d). h. Haber participado por lo menos en tres auditorías de calidad. i. Ser seleccionado por el Representante de la Dirección. j. Liderazgo 6. Los registros de los auditores serán archivados en su expediente en la Subgerencia de Personal. 7. El auditor líder debe gestionar el plan de auditoría, debe asignar a cada miembro del equipo las responsabilidades con base a independencia y competencia de los auditores, debe considerar el uso eficaz de los recursos, así como las diferentes funciones y responsabilidades de los autores y auditores en formación. 8. Cada miembro del equipo auditor debe tener la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicos. 9. Los auditores observadores- acompañantes, únicamente acompañaran a los auditores como observadores. 10. Se pueden realizar cambios en la asignación de tareas a medida que la auditoría se va llevando a cabo para asegurarse de que se cumplen los objetivos de la auditoría. 11. El Representante de la Dirección elaborará el programa anual de auditorías. 12. La Comisión de Calidad del Fondo de Cultura Económica autorizará el programa anual de auditoría de calidad. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado-

4 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de auditoria interna Fecha de versión: Páginas : 4/26 Código de documento: FCE-RD-PR.03 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 08 Nivel: La auditoria Interna deberá realizarse en intervalos planificados de acuerdo al programa Anual de Auditorias, procurando realizar por lo menos una Auditoria al año a partir del momento de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad. 14. El Plan de auditoría está compuesto por los siguientes elementos: a. Designación del equipo auditor. b. Designación de responsabilidades. c. Designación del auditor líder. d. Definición del objetivo de la auditoria. e. Alcance. f. Viabilidad de la práctica de auditoria. g. Recursos. h. Asignación de tareas (responsable, horarios, área auditada, requisito de la norma a auditar, fecha). 15. El Representante de la Dirección es responsable de conservar los registros de las auditorías internas. 16. El Representante de la Dirección es responsable del seguimiento y revisión del programa de auditoría. 4 DEFINICIONES Auditado: Organización que es auditada. (Norma ISO 19011:2002.) Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización, para efectos del Sistema de Gestión de la Calidad del Fondo, la Alta Dirección Aplica a la Comisión de Calidad. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria. (Norma ISO 19011:2002.) Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo la auditoría. (Norma ISO 19011:2002.) Cliente de la Auditoría: Organización o persona que solicita una auditoria. (Norma ISO 19011:2002.) Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los hallazgos de la Auditoria. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado-

5 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de auditoria interna Fecha de versión: Páginas : 5/26 Código de documento: FCE-RD-PR.03 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 08 Nivel: 02 Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría. (Norma ISO 19011:2002.) Evidencia de auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la Auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria (Norma ISO 19011:2002.), para el caso del Fondo de Cultura Económica, los hallazgos serán clasificados de la siguiente manera: Observaciones: Declaración de un hecho, efectuada durante la Auditoría de Calidad y soportada por evidencias objetivas que no afectan directamente al Sistema de Gestión de la Calidad. Se convierte en una oportunidad de mejora. No conformidad menor: Se considera como la falta o incumplimiento parcial de algún elemento o requerimiento del sistema, que no constituya una ruptura del mismo. No conformidad mayor: Incumplimiento del Sistema de Gestión de la Calidad al no estar documentado e implantado uno o varios requisitos de la norma ISO 9001:2008. Informe de la Revisión: Documento elaborado por el Representante de la Dirección donde asienta las entradas y salidas de la reunión denominada Revisión por la Dirección. Objetivo de la Calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. Plan de Auditoria: Descripción de actividades y de los detalles acordados de una auditoría. (Norma ISO 19011:2002.) Política de Calidad: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. Programa de Auditorias: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. (Norma ISO 19011:2002.) RD. Representante de la Dirección: Miembro de la Alta Dirección, designado por el Director General/Gerente General quien, con independencia de otros compromisos, debe tener la responsabilidad y autoridad para que se implementen y mantengan los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad en el Fondo, informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema, su necesidad de mejora y la promoción de la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de organización. S. G. C. Sistema de Gestión de la Calidad. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado-

6 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de auditoria interna Fecha de versión: Páginas : 6/26 Código de documento: FCE-RD-PR.03 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 08 Nivel: 02 5 DESARROLLO 5.1DIAGRAMA DE FLUJO - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado-

7 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de auditoria interna Fecha de versión: Páginas : 7/26 Código de documento: FCE-RD-PR.03 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 08 Nivel: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1. RD Elabora el Programa anual de acuerdo a las Programa anual políticas de este procedimiento y lo presenta a de auditorías la Comisión de Calidad. internas, FCE-RD-RE Comisión de Autoriza el Programa anual. Calidad 3. RD Auditor líder En caso necesario reúne al equipo auditor para planear la auditoría. 4. RD Elabora el Plan de auditoría de acuerdo a las Plan de auditoría Auditor líder políticas del presente procedimiento. 5. RD Notifica la realización de la auditoría interna, al equipo auditor y a las áreas auditadas, indicando el día, hora y lugar para la celebración de la auditoria interna. 6. RD Auditor líder 7. Auditor líder Equipo auditor 8. Auditor Líder Equipo auditor 9. Auditor Líder Equipo auditor 10. RD Auditor líder Equipo auditor Áreas auditadas Realiza la reunión de apertura. FCE-RD-RE.16 Oficio/ Correo electrónico/ Reunión Ejecuta la auditoria, recopila y verifica la información proporcionada por el área auditada, revisa los documentos pertinentes del Sistema de Gestión incluyendo los registros de acuerdo al Plan de Auditoria. Generan los hallazgos de auditoria. Lista de verificación, Prepara las conclusiones de la auditoría para integrar el informe de la auditoría interna y prepara la logística para la reunión de cierre. Realizan y participan en la reunión de cierre del evento de auditoría. 11. RD Presenta informe a la Comisión de Calidad. 12. Comisión de Calidad Analiza la información y propone acciones de seguimiento (correctivas, preventivas y de mejora). 13. Áreas auditadas Realizan acciones correctivas, preventivas o de mejora. 14. RD Auditor líder Equipo auditor Realiza el seguimiento y cierre de los hallazgos, notificando a las áreas auditadas. FCE-RD-RE.17 Informe de la auditoría, FCE-RD-RE.18 Solicitud de acciones de calidad FCE-RD-RE.07 Solicitud de acciones de calidad FCE-RD-RE.07 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado-

8 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de auditoria interna Fecha de versión: Páginas : 8/26 Código de documento: FCE-RD-PR.03 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 08 Nivel: 02 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 15. RD Realiza la evaluación de la auditoria, identifica Evaluación de las oportunidades de mejora y las registra. auditoría, FCE-RD-RE.20 Fin de procedimiento. 6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad 6.2 N.A Norma ISO 9001:2008, NMX-CC-9001-IMNC- 2008, COPANT/ISO 9001: N.A Norma ISO 19011:2002 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. 6.4 FCE-RD-RE.07 Solicitud de acciones de calidad 7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 FCE-RD-RE.15 Programa anual de auditorías internas 7.2 FCE-RD-RE.16 Plan de auditoría 7.3 FCE-RD-RE.17 Lista de verificación 7.4 FCE-RD-RE.18 Informe de auditoría 7.5 FCE-RD-RE.20 Evaluación de auditoría 8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción V. E Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado-

9 Fecha de liberación: Área responsable: Representante de la Dirección Procedimiento de auditoria interna Fecha de versión: Páginas : 9/26 Código de documento: FCE-RD-PR.03 Tipo de documento: Procedimiento Versión: 08 Nivel: 02 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS Todas Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO Representante de la Dirección Representante de la Dirección Representante de la Dirección NATURALEZA DEL CAMBIO Se complementaron los criterios de educación y habilidades necesarios para ser auditor. Se actualizó el formato de plan de auditoría FCE-RD-RE.16. Se eliminó el formato de notificación de auditoría FCE- RD-RE.21 y en su caso se agregó que puede ser por oficio, correo electrónico ó reunión. Se actualizó el formato de lista de verificación FCE-RD-RE.17. Se actualizó el registro de solicitud y reporte de acciones correctivas, preventivas y de mejora FCE-RD-RE.07 Se sustituyó el término revisión por versión. Se complementaron los criterios de educación y habilidades necesarios para ser auditor. Se actualizó formato de programa de auditoría. Se actualizó el formato de notificación de auditoría. Se eliminó la copia dentro de la lista de distribución. Se complementó la nota de pie de página. Se eliminó el registro FCE-RD- RE.19 ya que la notificación de cierre se hace por medio de la solicitud y reporte de acciones correctivas, preventivas y de mejora, FCE-RD-RE.07. Se especificaron las políticas referentes a los auditores. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado-

10 ANEXO 7.1 FCE-RD-RE.15 PROGRAMA DE AUDITORÍA

11

12 INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: PROGRAMA DE AUDITORÍA. 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Describir en un programa el calendario de las auditorías a realizar durante el año. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Representante de la Dirección 4. FORMA DE LLENADO Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS Id. Elemento Descripción 1. Proceso a Auditar Indicar el nombre del proceso a auditar. 2. Fecha Indicar la fecha en la que se elabora el programa de auditoría. 3. Periodo Indicar el periodo que abarca la auditoría. 4. Revisión Indicar los apartados de la norma a auditar. 5. No./ Norma Orden cronológico que asigna el número de auditoría y norma con la que se va a auditar 6. Área Nombre del área donde se aplica la auditoría. 7. Codificación Código del procedimiento a auditar. 8. Responsable Nombre del responsable de la auditoría. 9. Tipo de auditoría Indicar el tipo de auditoría Auditoría Interna Auditoría de certificación Auditoría de mantenimiento, etc. 10. Periodo a realizar Indicar las fechas en las que se llevará a cabo la auditoría. 11. Meses Indicar en qué mes o meses se realizará.

13 Id. Elemento Descripción 12. Atención de hallazgos Indicar el número de días en los que se atenderán los hallazgos de la auditoría que se trate. 13. Periodo a realizar Indicar la fecha en la que se llevará a cabo la atención de los hallazgos 14. Elaboró Nombre y firma del Representante de la Dirección 15. Aprobó Nombre y firma del Gerente General

14 ANEXO 7.2 FCE-RD-RE.16 PLAN DE AUDITORÍA

15

16 1. TÍTULO: PLAN DE AUDITORÍA 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: INSTRUCTIVO DE LLENADO Integrar la agenda correspondiente para la realización de la auditoría que corresponda. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Representante de la Dirección 4. FORMA DE LLENADO: Manual/Electrónico 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1. Plan de auditoría 20.. Indicar el año que corresponda según el ejercicio de auditoría por iniciar. 2. Objetivo Indicar el objetivo de la misma y su alcance. 3. Auditor Líder Nombre del Auditor designado como líder para este evento. 4. Reunión de apertura Día, hora y lugar de la reunión de apertura. 5. Reunión de cierre Día, hora y lugar de cierre. 6. Fecha Indicar la fecha en que se llevará a cabo la auditoría. 7. Auditor Nombre del auditor que corresponda. 8. Auditor acompañante Nombre del auditor acompañante. 9. Área Nombre del área a auditar 10. Hora de inicio Indicar la hora en que iniciará la auditoría. 11. Hora de término Indicar la hora de término de la auditoria.

17 ANEXO 7.3 FCE-RD-RE.17 LISTA DE VERIFICACIÓN

18

19 INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: LISTA DE VERIFICACIÓN. 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Asentar en él los hallazgos de auditoría en relación al cumplimiento del Sistema de Gestión de la Calidad contra los requisitos establecidos por la norma internacional ISO 9001:2008 en forma de verificación. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Representante de la Dirección. 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1. Fecha Fecha de realización. 2. Área que visita Área de adscripción de la persona auditada. 3. Documento de referencia Nombre del procedimiento que se auditó. 4. Personal auditado Indicar el nombre de la(s) persona(s) auditada(s). 5. Elemento de la norma Elementos de la norma ISO 9001:2008 a auditar. 6. Aspecto a revisar (pregunta, Cuestionamiento en relación al requerimiento de tema, situación) la norma ISO. 7. Cumple Si contestó de acuerdo al requerimiento. 8. No cumple No contestó de acuerdo al requerimiento. 9. Observaciones Integrar la respuesta y las evidencias o anotaciones necesarias. 10. Nombre y firma de auditores Nombre y firma del auditor que elaboró la lista de verificación.

20 ANEXO 7.4 FCE-RD-RE.18 INFORME DE AUDITORÍA

21 Fecha de versión: Referencia: FCE-RD-PR.03 Código de documento: FCE-RD-RE.18 Versión: 1 INFORME DE AUDITORÍA Fecha: 1.- INFORMACIÓN GENERAL. Objetivo: Alcance: Periodo de la Auditoría: 2.- DESARROLLO. La junta de apertura empezó a las hrs., en la sala con la participación de las siguientes personas: Asistentes Puesto Ejecutándose la auditoria conforme al programa, con excepción de área de. Así mismo la junta de Cierre se llevó a cabo en la Sala, en la fecha y hora programadas. Los asistentes a esta junta fueron: Asistentes Puesto

22 En donde se reportaron No-Conformidades y observaciones, las cuales fueron aceptadas en su totalidad por los asistentes a la junta. 3.- RESUMEN DE NO CONFORMIDADES Se describen las siguientes no conformidades: Referencia de la Norma Resultados Descripción Causa: Acción: Elaboró: Auditor Líder Aprobó: R.D.

23 INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: INFORME DE AUDITORÍA 2. OBJETIVO DEL REGISTRO Integrar los resultados de la auditoría en forma de informe 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Representante de la Dirección 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 INFORMACIÓN GENERAL Describir el objetivo, alcance y período de la auditoría. 2 DESARROLLO Registrar hora de inicio, cierre y el lugar de la junta de apertura, los asistentes y el puesto de cada uno de ellos. 3 RESUMEN DE NO Indicar los resultados, describiendo los mismos y CONFORMIDADES referenciándolos con la norma ISO.

24 ANEXO 7.5 FCE-RD-RE.20 EVALUACIÓN DE AUDITORÍA

25 EVALUACIÓN DE AUDITORÍA 1. DATOS DEL AUDITOR: 2. FUNCIÓN EN LA AUDITORÍA 3. DATOS DE LA AUDITORÍA: 4. PROCESO AUDITADO 5. SECCION PARA LA EVALUACIÓN DEL AUDITOR ACTIVIDAD Acudió a todas las juntas Cooperó con el auditor líder en las diferentes etapas del proceso Realizó su lista de verificación Recopiló evidencias de las no conformidades Fecha de versión Referencia: FCE-RD-PR.03 SI/NO Código de documento: FCE-RD-RE.20 Versión: 2 6. SECCIÓN PARA LA EVALUACIÓN DEL AUDITOR LÍDER. ACTIVIDAD Coordinó adecuadamente al equipo auditor desde su selección, integración, asignación de tareas, realización de entrevistas y redacción de informe de auditoría. Elaboró el plan de auditoría en tiempo Mantuvo una comunicación constante y clara con el cliente de la auditoría Realizó las reuniones de apertura y cierre adecuadamente Clarificó dudas Entregó los registros correspondientes a la auditoría interna completos y de acuerdo con el procedimiento de auditoría interna vigente. SI/NO

26 1. TÍTULO: EVALUACIÓN DE AUDITORÍA 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: INSTRUCTIVO DE LLENADO Realizar una evaluación del equipo auditor que desarrolla las auditorías internas. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: La evaluación de los auditores la realizará el auditor líder y la evaluación del auditor líder la realizará el Representante de la Dirección. 4. FORMA DE LLENADO: Manual, y se aplicarán los siguientes criterios: El auditor líder tomará una muestra igual al 25% de personas que participaron como auditores en la auditoría interna que coordinó. No se consideran para la evaluación a los observadoresacompañantes. Para cada ejercicio de auditoría se llenará un formato para auditor líder y la cantidad de formatos que resulten de la selección de la muestra de acuerdo al criterio antes mencionado para los auditores. En cada ejercicio la muestra deberá ser de diferentes personas para que aproximadamente cada tres o cuatro ejercicios quede completamente evaluado el equipo auditor. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1. Datos del auditor Nombre y cargo del personal designado como auditor. 2. Función en la auditoría Acompañante, auditor, auditor líder. 3. Datos de la auditoría Número de la auditoría. 4. Procedimiento auditado Nombre del procedimiento que fue sujeto a auditoría. 5. Sección para la evaluación del Contestar si o no la pregunta concreta. auditor 6. Sección para la evaluación del Contestar si o no la pregunta concreta. auditor líder

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