Este procedimiento es aplicable para la revisión de todos los procedimientos del Sistema de Gestión de la Empresa.

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1 1 Objetivo El propósito de este documento es establecer el mecanismo a utilizar para la planificación y realización de Auditorías de Gestión y definir el criterio para la calificación de los auditores internos de la Empresa. 2 Alcance Este procedimiento es aplicable para la revisión de todos los procedimientos del Sistema de Gestión de la Empresa. 3 Responsabilidades Las responsabilidades del personal se describen en el Manual de Descripción de Cargo de la empresa. 4 Documentos aplicables Procedimiento SMS-04 Acciones Correctivas y Preventivas 5 Terminología a. Auditoría Interna: Proceso sistemático y documentado que efectúa la empresa internamente para verificar el cumplimiento de las actividades especificadas en el Sistema de Gestión, ya sea evaluando objetivamente un proceso, un producto, o verificando si un cambio ha sido asimilado y si está siendo practicado, y si está conforme con los criterios de auditoría establecidos por la organización, comunicando los resultados a la Gerencia. b. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito (propio, Normativo u otros). c. Observaciones: Incumplimiento parcial de un requisito. d. Oportunidad para la Mejora: Sugerencias a criterio del Auditor. Revisado por: Asesor Aeronáutico Página 1 de 7

2 6. Actividades del Procedimiento a. Generalidades La auditoría se realiza en base a verificación de documentos y entrevistas. Este proceso es de carácter muestral. Los hallazgos que se pueden detectar en una auditoria se clasifican en: No Conformidades, Observaciones y Oportunidades para la mejora. Se Informan los resultados a las distintas áreas auditadas de la Organización. La lista de verificación no es un registro obligatorio y se usa como apoyo voluntario en el proceso de auditoría para la realización del informe. b. Calificación de Auditores Internos El Comité de Seguridad es el responsable de seleccionar a los candidatos que serán Auditores Internos. Los auditores son calificados mediante entrenamiento específicos destinados a la formación de auditores de gestión, tras haber recibido una capacitación, los auditores deben participar al menos en una auditoría de gestión como observador. Los requisitos que deben cumplir los auditores son: Ser voluntario para calificarse como auditores de gestión. Tener una antigüedad no inferior a 6 meses en la empresa o tener un cargo Gerencial Haber sido formado como auditor en un curso formal de Auditor de Sistema de Gestión. Aprobar el citado Curso con nota mínima de un 5,0 y con un 100% de asistencia, para aquellas personas que no alcancen la Nota mínima de un 5.00 se les realizara un recurren voluntario a fin de subir su nota y puedan quedar calificado como auditores. Conocimiento del Sistema de Gestión Integrado de la Empresa. Comprometerse a realizar auditorías. Revisado por: Asesor Aeronáutico Página 2 de 7

3 c. Planificación de Auditorias El Jefe Seguridad confecciona el Plan Anual de Auditoría Interna, durante el primer trimestre del año, cubriendo todo los Procedimientos del Sistema de Gestión Integrado de la Empresa en un período de un año. El Plan Anual de Auditoría Interna debe ser revisado por el Comité de Seguridad con el propósito de efectuar los ajustes o cambios que procedan. El Plan Anual de Auditoría Interna debe ser documentado y dado a conocer a toda la organización. El Jefe Seguridad antes de cada auditoria, es responsable de elaborar el Programa de Auditoría Interna, y distribuirlo a las jefaturas de cada área. El Programa incluye a lo menos, los objetivos de la Auditoria, fecha, área auditada, duración, auditor(es), cláusulas principales de la norma a auditar. Las auditorias del Sistema de Gestión Integrado se llevan a cabo con los auditores calificados e independientes del área auditada. d. Ejecución de la Auditoria El Jefe Seguridad es responsable de asegurar la disponibilidad de documentación requerida por los auditores para la ejecución de la Auditoria. Uno de los Auditores será designado como Auditor Líder el cual tendrá la responsabilidad de conducir las reuniones de apertura y cierre y de elaborar el informe final de la Auditoria, Informe que distribuye a la Persona Responsable y a los Gerentes de áreas y/o responsables de las áreas auditadas en un plazo de 6 días hábiles una vez finalizada la Auditoria, con la finalidad conozcan los hallazgos y tomen las acciones correctivas de cada caso. El auditor que cursa una no conformidad, la informa directamente al auditado y/o al responsable del área auditada al término de dicho proceso. Todas las no conformidades detectadas en las auditorías internas son registradas como Acciones Correctivas. Al término de la auditoria y durante la reunión de cierre, los auditores entregan las no conformidades a los Responsables de las áreas auditadas, quienes en un Revisado por: Asesor Aeronáutico Página 3 de 7

4 plazo de 10 días hábiles analizan la causa de la no conformidad y se comprometen con las acciones correctivas y las fechas para su implementación, esta última, debe ser de común acuerdo entre el responsable de Área y el Jefe Seguridad Si el análisis de la causa de la no conformidad requiere de mayor tiempo, lo indican en la misma sección del formato. El auditor que cursó la no conformidad, efectúa el seguimiento de la acción correctiva en la fecha comprometida, verificando que ésta haya sido cumplida y efectiva en la corrección de la no conformidad y lo informa al Jefe Seguridad. Las auditorias fuera de programa son coordinadas por el Jefe Seguridad y autorizadas por la Persona Responsable o quien lo reemplace. Los resultados de las auditorías internas son considerados en el Comité de Seguridad operacional en las Reuniones de Revisión por la Dirección. 7. Indicadores de Gestión Indicador de Gestión Criterio de Aceptación Malo Regular Bueno Frecuencia de Medición Responsable Medición 8. Control de Registros Control de Registros N Nombre Responsable Lugar / Responsable Almacenamiento Medio / Recuperación Tiempo Disposició n final 1 Plan Anual de Auditoria Interna Jefe Seguridad Formatos en Servidor PC/ Jefe Seg. Óp. Digital/ Carpeta SG/procedimien tos/ Por año indefinido 2 Programa de Auditoria Interna Jefe Seguridad Formatos en Servidor PC/ Jefe Seg. Óp. Digital/ Carpeta SG/procedimien tos/ Por año indefinido Revisado por: Asesor Aeronáutico Página 4 de 7

5 3 Informe de Auditoria Interna Jefe Seguridad Formatos en Servidor PC/ Jefe Seg. Óp. Digital/ Carpeta SG/procedimien tos/ Por año indefinido 9. Control de Cambios Control de Cambios Versión Fecha Resumen de Modificaciones V oct. 13 Se revisa y actualiza procedimiento se incluyen requisitos de aprobación de auditores 10. Anexos Anexo 2: Formato Programa de Auditoria Plan de Auditorias Gestión Año: Para la Empresa: Área a auditar Fecha de la Auditoria Auditor Líder Seguimiento Auditoria (fechas) R Realizada P Programada C Cerrada Programada por Jefe Seguridad Aprobado por Persona Responsable SMS Stgo., Revisado por: Asesor Aeronáutico Página 5 de 7

6 Anexo 2: Formato Programa de Auditoria Programa de Auditoria Auditoria N Auditor Criterio (Norma a Auditar) Alcance (procesos a Auditar) Objetivo Fecha / Hora Proceso / Área / Documento Participantes Auditados Auditor (iniciales) Reunión Inicial Seguimiento a Auditorias Anteriores Sistema de Gestión de la Seguridad Procedimientos SMS Manuales Mapa de Procesos Documentacion Fase uno Documentacion Fase dos Documentacion Fase Tres Documentacion Fase Cuatro 4 Sistema de Gestión de la Calidad 5 Revisión por la Dirección 6 Gestión de Recursos 7 Realización del Producto 8 Análisis Medición y Mejora Reunión Final Observaciones Revisado por: Asesor Aeronáutico Página 6 de 7

7 Anexo 3: Formato Informe de Auditoria Informe de Auditoria Fecha Auditoria Nº Auditor Lider Auditor 2 Alcance Criterio Objetivo Auditoria Participantes 1.- Fortalezas Debilidades NO CONFORMIDADES COMUNES A - Evidencia o Fotos BASE XXXXX BASE xxxxx BASE xxxx Conclusiones Revisado por: Asesor Aeronáutico Página 7 de 7

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