PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAMBIO

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1 Pagina 1 1. OBJETO Asegurar la integridad del sistema de gestión en la cuando se hace necesario efectuar cambios debido al desarrollo o modificación de uno o varios procesos, productos y/o servicios, analizando los riesgos generados y las medidas de mitigación requeridas. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos aquellos procesos, productos y/o servicios que impliquen algún tipo de ajuste dentro del Sistema de Gestión, ya sea por su modificación, eliminación o creación. Involucra el registro, análisis, evaluación, planeación y desarrollo de los cambios. 3. DEFINICIONES Cambio: Referente a cualquier adición, eliminación, modificación temporal o permanente realizada a un sistema existente. Modificaciones: Cambiar o variar en sus caracteres no esenciales una actividad o un proceso. Introducción de cambios que se consideren necesarios en cuanto a fondo y a la forma de un documento. Actividades: Conjunto de tareas o acciones que se hacen con un fin determinado o son propias de una persona, una profesión o una entidad. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 ANÁLISIS DE RIESGOS En la medida que se estudia la necesidad de cambio, se definen los riesgos generados por la modificación y dado el caso en que el cambio se desarrolle, dichos riesgos son registrados en el mapa del respectivo proceso. 4.2 NECESIDAD DEL CAMBIO Establecer indicadores internos eficaces de los procesos que aporten la información necesaria para detectar una necesidad de cambio. Aprovechar la información aportada por los miembros de la empresa para detectar necesidades de cambio. Difundir la necesidad de cambio.

2 Pagina DIAGNÓSTICO DEL CAMBIO Recopilar y analizar la información necesaria para conocer la situación actual del factor a modificar como de aquellos otros factores que vayan a apoyar este cambio: factores estructurales, operativos, culturales. Materializar el diagnóstico en el formato Acta de reunión de gestión del cambio. 4.4 PLANIFICACIÓN DEL CAMBIO Definir de forma clara los objetivos que se pretenden alcanzar a través del cambio que se va a llevar a cabo. Detallar las actuaciones que se van a llevar a cabo en el factor a cambiar, así como, todas aquellas relativas a los otros factores que apoyan al factor origen del cambio. Reflejar los resultados en el formato Acta de reunión de gestión del cambio. 4.5 IMPLANTACIÓN DEL CAMBIO Llevar a cabo la implantación del cambio prevista en las fases planeadas, es importante asegurarse de no dejar de lado las prácticas y los controles ya implementados hasta no tener completamente funcional los cambios dispuestos Si dentro del proceso de implementación del cambio, se observa la necesidad de incluir acciones temporales, estas se dejan registradas en el acta de gestión de cambio y antes de iniciar su aplicación, se establecen los controles necesarios para asegurar el correcto funcionamiento de las actividades. Recopilar información que se va generando como fruto de dicha implantación Esta información es muy útil para poder llevar a cabo una correcta evaluación y control del cambio así como para futuros cambios que se puedan plantear en la. 4.6 EVALUACIÓN Y CONTROL DEL CAMBIO Resultados que la implantación del cambio va produciendo. Esta información se ha de referir a todos los factores del cambio no solo al que lo ha originado.

3 Pagina 3 5. PROCEDIMIENTO Inicio Funcionario Designado por la Gerencia Registrar y exponer ante el comité de Seguimiento ó reunión Gerencial la propuesta de creación o modificación del proceso mediante el Acta Reunión Gestión de Cambio. En caso de ser el comité, la información la registra el Representante de la Dirección Funcionario Designado por la Gerencia Realización de estudios necesarios para determinar viabilidad de propuesta Registrar en Acta de reunión gestión del cambio Funcionario Designado por la Gerencia Identificar los recursos físicos, tecnológicos, financieros y humanos necesarios para implementar la propuesta Fin NO Viable SI Gerente General Determinar características integrales de calidad con la creación o modificación del proceso. Registrar en Acta reunión gestión del cambio Gerente General Revisar coherencia de política y objetivos de calidad, efectuar modificaciones necesarias. Representante de la Dirección Analizar el impacto causado en el Sistema de gestión de Calidad definiendo cambios o anexos requeridos en documentación y los riesgos generadas 1

4 Pagina 4 1 Gerente General, Funcionario delegado por la Gerencia Generar plan de acción detallando actividades a realizar, responsables y fechas de ejecución. Registrar en Acta reunión gestión del cambio. Incluye actividades de mitigación del riesgo Gerente General con apoyo de los directos involucrados con el nuevo proceso Definir necesidades de formación y capacitación al personal Gerente General, funcionario delegado por la Gerencia Efectuar seguimiento al plan de acción y registrar resultados en Acta reunión gestión del cambio. Grupo Auditores Realizar auditorías internas de calidad Fin

5 ACTA REUNIÓN GESTIÓN DEL CAMBIO Pagina 1 NOMBRE DEL EVENTO / PROYECTO: FECHA DE INICIO: LUGAR: RESPONSABLE: ASISTENTES: DURACIÓN: PERIODICIDAD: GENERALIDADES FECHA FIN: DESCRIPCIÓN (INCLUIR LIMITACIONES Y CONDICIONES) GENERALIDADES OBJETIVOS INDICADOR ALCANCE PLAN DE ACCIÓN ACTIVIDADES FECHA PROGRAMADA RESPONSABLE RECURSOS Dirección Web Teléfonos Dirección Correo electrónico

6 ACTA REUNIÓN GESTIÓN DEL CAMBIO Pagina 2 TIPO DETALLE CANTIDAD CARACTERÍSTICAS COSTOS HUMANOS ECONÓMICOS MATERIALES MAT. PROMOCIONAL SEGUIMIENTO FECHA OBSERVACIONES DEL DESARROLLO RESPONSABLE PROBLEMAS Y RIESGOS DETECTADOS ACCIONES A TOMAR OBSERVACIONES Dirección Web Teléfonos Dirección Correo electrónico

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