POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. Grupo: Gestión de Seguridad y Salud Laboral Proceso: Gestión Administrativa. Descripción del cambio

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3 Página: 3 de 11 Índice 1. Propósito del Documento Objetivo del Proceso Alcance Terminología y Definiciones Responsabilidades Políticas Procedimiento Inventario de Entradas Salidas y Aplicaciones Tecnológicas Referencias Difusión... 11

4 Página: 4 de Propósito del Documento 1.1 Establecer las políticas que regulan el proceso de Gestión Administrativa. 1.2 Definir los procedimientos bajo los cuales se llevan a cabo las actividades relacionadas con el proceso de Gestión Administrativa. 2. Objetivo del Proceso 2.1 Elaborar, actualizar y monitorear los elementos que conforman el marco de gestión de seguridad y salud laboral para prevenir y controlar riesgos que originan incidentes, accidentes o enfermedades ocupacionales. 3. Alcance 3.1 Las políticas y procedimientos contenidos en este documento abarcan las actividades relacionadas con el subproceso de: Elaborar o actualizar elementos del marco de gestión de seguridad y salud laboral para su aplicación empresarial Planificar y ejecutar auditorías de cumplimiento Ejecutar monitoreo continuo 3.2 Las políticas y procedimientos contenidos en este documento son de aplicación para todas las locaciones geográficas de la Unidad de Negocio. 3.3 Las excepciones no contempladas en este documento deben ser consultadas y aprobadas por el Gerente de la Unidad de Negocio. 4. Terminología y Definiciones Área Requirente Componentes del marco de seguridad y salud laboral Corresponde al Departamento o Sección de la Unidad de Negocio que solicita el inicio de una actividad a un tercero. Los principales componentes del marco de seguridad y salud laborar son: Política, Planificación y Programación, Reglamentos, Manuales, Procedimientos, Instructivos de trabajo y otros. Conformidad Cumplimiento con los requisitos especificados. Instructivo Conjunto de tareas secuenciales que tiene la finalidad de ejecutar una actividad.

5 Página: 5 de 11 No conformidad Falta de cumplimiento con los requisitos especificados. Norma Reglas que imponen un determinado modo de obrar o de abstenernos. Política Criterio o directriz elegida que regula un proceso. Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo un proceso. Proceso Reglamento Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Conjunto de reglas o conceptos establecidos por un agente competente a fin de establecer parámetros de dependencia para realizar una tarea. Responsable Corresponde al funcionario que realiza la actividad. Revisor Subcomité Central Titular del Área Corresponde al funcionario diferente a aquel que realizó la actividad y está designado a revisar su resultado. Integrado en forma paritaria por: Tres representantes del Comité de Empresa de los Trabajadores de la Empresa Pública Estratégica Corporación Eléctrica del Ecuador CETRA-CELEC de los trabajadores Tres representantes de los empleadores Corresponde al Subgerente; y, en el caso de que el Departamento dependa directamente de la Gerencia de la Unidad de Negocio, el Titular corresponderá al Jefe del Departamento. 5. Responsabilidades 5.1 Es responsabilidad de los servidores involucrados en el proceso realizar sus actividades de acuerdo a los que se detalla en el presente documento. 5.2 Es responsabilidad del Titular del Área involucrado en el proceso establecer y notificar al Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad cualquier cambio al presente documento. 5.3 Es responsabilidad del Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad aplicar los cambios al presente documento y socializarlo a los involucrados. 6. Políticas 6.1 Generales Cumplimiento de Normas

6 Página: 6 de 11 La Unidad de Negocio acatará las normas dictadas en materia de seguridad y salud laboral y medidas de prevención de riesgos del trabajo establecidas en: la Constitución de la República, Convenios y Tratados Internacionales, Ley de Seguridad Social, Código del Trabajo, Reglamentos, Resoluciones, Acuerdos Ministeriales y demás disposiciones reglamentarias de prevención de riesgos laborales. 6.2 Elaborar o actualizar elementos del marco de gestión de seguridad y salud laboral para su aplicación empresarial Revisión de documentos del marco de gestión seguridad y salud laboral Los documentos del marco de gestión de seguridad y salud laboral serán revisados de acuerdo a la normativa vigente o en base a las necesidades específicas de la Unidad de Negocio. 6.3 Planificar y ejecutar auditorías de cumplimiento Ejecución de auditorías En la Unidad de Negocio a través del Departamento de Seguridad y Salud Laboral ejecutarán auditorías de cumplimiento relacionadas a la programación y avance de la implementación del sistema de gestión preventivo, así como del desarrollo del sistema de prevención de riesgos que los proveedores de servicios u obras brindan a la empresa para el fortalecimiento o reformulación de acciones que contribuyan a su adecuada realización. 6.4 Ejecutar monitoreo continuo Monitoreo continuo En la Unidad de Negocio a través del Departamento de Seguridad y Salud Laboral se ejecutará periódicamente el monitoreo continuo del sistema de gestión de seguridad y salud laboral para el fortalecimiento o reformulación de acciones que contribuyan a su adecuada realización. 7. Procedimiento 7.1 Elaborar o actualizar elementos del marco de gestión de seguridad y salud laboral para su aplicación empresarial Involucrados: Gerente de la Unidad de Negocio, Subcomité de Seguridad y Salud Laboral, Jefe del Departamento de Seguridad y Salud Laboral, Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral y Responsable del Departamento de Comunicación Identificar marco regulatorio: El Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral identifica el marco regulatorio de cumplimiento en materia de seguridad y salud laboral.

7 Página: 7 de Identificar necesidad de elaborar/actualizar elementos del marco regulatorio interno: En base a lo que establece el marco regulatorio, el Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral detecta la necesidad de elaborar o actualizar elementos del marco regulatorio de gestión de seguridad y salud laboral, como: Política, Planificación y Programación, Reglamentos, Manuales, Procedimientos, Instructivos, Formatos, y otros Recopilar información relacionada al marco de seguridad y salud laboral: El Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral en base a reuniones de trabajo con personal de diferentes áreas de la empresa y demás información obtenida de fuentes externas, recopila comentarios o información relacionada al marco de seguridad y salud laboral en proceso de elaboración o actualización Elaborar/actualizar marco de seguridad y salud laboral: Una vez recopilada la información, el Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral elabora o actualiza el marco de gestión de seguridad y salud laboral. Posteriormente, el Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral remite el marco regulatorio elaborado o actualizado al Jefe del Departamento de Seguridad y Salud Laboral para su revisión Revisar marco de seguridad y salud laboral: El Jefe del Departamento de Seguridad y Salud Laboral valida la propuesta del marco de gestión de seguridad y salud laboral elaborado o actualizado. De requerir correcciones comunica del particular al Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral para su modificación reprocesando la actividad De no requerir correcciones el marco de seguridad y salud laboral se envía al Subcomité Central de la Unidad de Negocio respectivo para conocimiento y acotaciones del caso Emitir criterios sobre propuesta del marco de seguridad y salud laboral: Los integrantes del Subcomité de Seguridad y Salud Laboral emiten sus criterios sobre la propuesta del marco de seguridad y salud laboral, mismos que de ser pertinentes se incorporan, luego de lo cual el Departamento de Seguridad y Salud Laboral remite al Gerente de la Unidad de Negocio Revisar y aprobar marco de seguridad y salud laboral: El Gerente de la Unidad de Negocio revisa y aprueba el marco de seguridad y salud laboral elaborado o actualizado y remite al Departamento de Seguridad y Salud Laboral Definir estrategia de difusión y sensibilización: El Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud propone la estrategia de difusión y sensibilización del marco de seguridad y salud laboral elaborado o actualizado. Posteriormente, el Jefe del Departamento de Seguridad y Salud Laboral

8 Página: 8 de 11 comunica la estrategia de difusión Comunicación Corporativa. y sensibilización al Departamento de Realizar difusión del marco de seguridad y salud laboral: Definida la estrategia de difusión, el Responsable del Departamento de Comunicación Corporativa procede a difundir a través de los medios y estrategias identificados el marco de seguridad y salud laboral. 7.2 Planificar y ejecutar auditorías de cumplimiento Involucrados: Gerente de la Unidad de Negocio, Jefe del Departamento de Seguridad y Salud Laboral, Jefe de cada Área y Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral Elaborar plan y programa de auditoría: El Responsable de la Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral formula el plan y programa de auditoría relacionado con la implementación del sistema de gestión interno así como del desarrollo de los Programas de prevención de riesgos de parte de las contratistas de servicios u obras de la empresa, mismo que en conocimiento y aval respectivo del Jefe del Departamento de Seguridad y Salud Laboral lo remite al Gerente de la Unidad de Negocio para su aprobación Revisar y aprobar plan y programa de auditoría: El Gerente de la Unidad de Negocio revisa, aprueba y devuelve el plan y programa de auditoría al Departamento de Seguridad y Salud Laboral para su ejecución Especificar la programación de auditoría conforme al plan global de trabajo: El Responsable del Proceso de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral especifica, detalla y clarifica los diferentes campos, aspectos o elementos sujetos de auditoría, además de fechas, lugares, departamentos, personas o trabajadores, responsables, entre otros Enviar requerimiento de información: El Jefe del Departamento de Seguridad y Salud Laboral notifica a los responsables de los Procesos de Implementación del Sistema de Gestión de SSL y/o a los Contratistas con el requerimiento de información y especificaciones adicionales para la preparación de la información Recopilar información: El Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral recopila la información necesaria para realizar la auditoría Ejecutar verificaciones: En base a la información recopilada, el Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral ejecuta las verificaciones, entre ellas se mencionan: pruebas de auditoría, recorrido o avance de procesos o implementación o cumplimiento del programa de prevención de riesgos, cumplimiento de normativas, entre otros.

9 Página: 9 de Identificar conformidades y no conformidades: Una vez auditadas todas las actividades, Responsable de Gestión Administrativa el Departamento de Seguridad y Salud Laboral procede a revisar los resultados para determinar los que deben considerarse como conformidades y no conformidades Elaborar informe de auditoría preliminar: En base a los resultados obtenidos, el Jefe del Departamento de Seguridad y Salud Laboral elabora el reporte de auditoría preliminar con el detalle de conformidades, no conformidades y recomendaciones Realizar reunión de cierre: Preparado el informe de auditoría, Responsable de Gestión Administrativa conjuntamente con el Jefe el Departamento de Seguridad y Salud Laboral realiza la reunión de cierre con los responsables de los procesos, áreas o Contratistas. En la reunión se dará a conocer las conformidades y no conformidades de la auditoría; de ser el caso de incluirán las observaciones realizadas por las partes. Al final de la reunión se suscribirá entre las partes una Acta de Cierre de la auditoría Emitir informe de auditoría final: El Jefe del Departamento de Seguridad y Salud Laboral emite el informe de auditoría final; luego se envía el reporte vía correo electrónico al Gerente de la Unidad de Negocio para la toma de conocimiento Tomar conocimiento y emitir directrices sobre el informe de auditoría final: El Gerente de Unidad de Negocio toma conocimiento de las conformidades y no conformidades, así como de las recomendaciones y sugerencias de acción y en base a ello emite directrices; luego se envía al Departamento de Seguridad y Salud Laboral para su ejecución Establecer mejoras correctivas: En base a las no conformidades identificadas en la auditoría, el Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral prepara documento de ejecución de mejoras correctivas que remitido por el Jefe del Departamento de Seguridad y Salud Laboral debe ser ejecutado por el departamento o contratista conforme corresponda Ejecutar mejoras correctivas: Los Jefes de las diferentes áreas de trabajo y contratistas ejecutan las mejoras correctivas en materia de seguridad y salud laboral. 7.3 Ejecutar monitoreo continuo Involucrados: Gerente de la Unidad de Negocio, Jefe del Departamento de Seguridad y Salud Laboral, y Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral Recopilar y verificar información: El Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral recopila y verifica la información para iniciar el monitoreo continuo.

10 Página: 10 de Analizar y comparar ejecución vs planeado: El Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral analiza y compara las actividades ejecutadas vs planeadas para conocer el grado de desvíos de las mismas Identificar causas de desvíos y definir acciones correctivas: El Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral procede a identificar y analizar las causas que provocan desvíos para luego definir acciones correctivas para corregir los desvíos identificados Elaborar informe de resultados de monitoreo: Definida las recomendaciones ante desvíos, el Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral elabora el informe de resultados del monitoreo. De requerir modificaciones, las mismas son solicitadas vía correo electrónico al Responsable de Gestión Administrativa del Departamento de Seguridad y Salud Laboral. Luego, envía al Jefe del Departamento de Seguridad y Salud Laboral para su revisión Remitir informe de resultados de monitoreo: El Jefe del Departamento de Seguridad y Salud Laboral revisa el informe de resultados y lo remite al Gerente de la Unidad de Negocio para su conocimiento y establecimiento de directrices Conocer y establecer directrices sobre informe de resultados de monitoreo: El Gerente de Unidad de Negocio conoce y establece directrices sobre el informe de resultados de monitoreo en materia de seguridad y salud laboral. 8. Inventario de Entradas Salidas y Aplicaciones Tecnológicas Cód. Subproceso Entradas Salidas Aplicación Elaborar o actualizar elementos del marco de gestión de seguridad y salud laboral para su aplicación empresarial Planificar y ejecutar auditorías de cumplimiento Ejecutar monitoreo continuo Necesidad de elaborar o actualizar elementos del marco de seguridad y salud laboral Necesidad de realizar auditoría en cuanto a seguridad y salud laboral Necesidad de realizar monitoreo continuo en cuanto a Marco de seguridad y salud laboral Informe de auditoría Identificación y ejecución de mejoras correctivas Informe de resultados de monitoreo N/A N/A N/A

11 Página: 11 de 11 seguridad y salud laboral 9. Referencias 9.1 Reglamento para el sistema de auditoría de riesgos del trabajo SART 9.2 Reglamento del Seguro General de Riesgos del Trabajo. 9.3 Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos. 10. Difusión 10.1 Este procedimiento será distribuido por el Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad a través de la intranet de CELEC EP Unidad de Negocio Transelectric El original de este procedimiento permanecerá en el Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad. Procedimiento sin restricción de acceso La última versión de este procedimiento se encuentra en la Intranet o la copia del mismo puede ser obtenida a través del Responsable de Programación, Seguimiento y Calidad, quién administra las versiones impresas originales de los documentos.

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